Estamos en el tercer mes del año 2024 y siguen las actualizaciones de nuestro software en la nube para la gestión de empresas de servicios. Han sido tres versiones que hemos subido mejorando la tecnología para recibir un gran cambio que se verá muy pronto al entrar a nuestra aplicación.
Por el momento me enfocaré en comentaros lo que trajo las versiones 2.509.0, 2.510.0 y 2.511.0 que, además de estar enfocada a mejoras tecnológicas que no son visibles, traen correcciones de pequeños bugs y actualizaciones como la selección de múltiples pasarelas de correo por usuarios y los múltiples descuentos que puedes manejar en las líneas de presupuestos.
Si estás interesado en saber más continua leyendo este blog que no toma más de 5 minutos en completar su lectura.
Selección de múltiples pasarelas SMTP por usuario
Desde hace mucho tiempo nuestro software de gestión te permitía configurar una pasarela de pago con la que puedes enviar los documentos que generas en Fixner. Si aún no sabes cómo configurarlo puedes verlo en el enlace a nuestra página de soporte que tienes aquí.
A partir de la versión 2.509 que se subió a comienzos de febrero de 2024 Fixner te permite configurar múltiples pasarelas SMTP para brindarte la oportunidad de seleccionar el correo de tu preferencia al momento de enviar un email.
Esta configuración no solo está disponible a nivel de empresa, sino que al momento de un usuario enviar un correo puede configurar otra pasarela de su preferencia.
Para poder configurar esta opción debes ir a la vista Mi Empresa o en el perfil del usuario en los enlaces que tienes en el menú superior.
Múltiples descuentos en las líneas de presupuestos
A partir también de la versión 2.509.0 en las líneas de presupuestos puedes aplicar múltiples descuentos a los productos o servicios que estés configurando, ofreciéndote la posibilidad de detallar en una línea varios porcentajes de descuentos.
Esta opción la tienes disponible al momento de editar los presupuestos y puedes agregar el número de descuentos que quieras, sin tener límites de cantidades.
Esto sin duda será de utilidad para detallar descuentos que sean acumulables con distintas promociones o perfiles de clientes.
Otras actualizaciones y mejoras
En las tres últimas versiones de nuestro software hemos continuado con una variedad de actualizaciones y mejoras tecnológicas así como mejoras de funcionalidades que actualmente usas en Fixner, entre las que están:
Copia avanzada de formularios dinámicos al copiar documentos
Nueva pantalla de registros de accesos a Fixner
Restricción de flujos de facturas TicketBAI
Nuevas validaciones de campos de TicketBAI
Campos adicionales en la API pública
Y nuevos campos al volcado de tarifas
En resumen, las últimas versiones de Fixner han estado enfocadas a mejorar la tecnología como preparación a un gran cambio que en un futuro podrás ver en tu software de gestión. Hasta el momento se han realizado actualizaciones y mejoras grandes en funcionalidades que son de gran utilidad para facilitarte el trabajo, pero lo más impactante vendrá pronto.
Recuerda que las dudas que tengas puedes resolverlas entrando en el sitio web de soporte que ofrecemos nuestros usuarios y que si aún no estás dado de alta puedes hacerlo aquí.
https://fixner.com/wp-content/uploads/2024/03/Portada-entrada-blog-v2511.jpg4691119jorge.mendez@fixner.comhttps://fixner.com/wp-content/uploads/2021/02/logo-full_526x255.pngjorge.mendez@fixner.com2024-03-08 12:12:592024-03-08 12:20:25Actualizaciones y mejoras tecnológicas
El día de 24 de enero de 2024 hemos publicado la más reciente versión de nuestro software de gestión, la cual 2.508.0. Siendo esta la cuarta actualización realizada en el último trimestre de 2023.
En este último trimestre, hemos trabajado en varias mejoras que están relacionadas a nuevas funcionalidades en la vista Planificador, actualizaciones en la gestión de inventarios, novedades en la característica de generar facturas digitales para TicketBAI, algunas mejoras en las exportaciones de distintas entidades, entre otras actualizaciones.
Si estás interesado en las mejoras que estamos trabajando sigue leyendo este blog. Como siempre invitamos a todas aquellas personas que aún no han probado nuestro software de gestión que se den de alta en enlace que les dejo aquí.
Un Planificador y un Planificador de Asignaciones más potente.
Las vistas de Planificador y Planificador de asignaciones es una de las funcionalidades que más tiempo le hemos dedicado en las últimas versiones, adquiriendo está cada vez más potencia al momento de gestionar tu organización.
Para la versión 2.505 se le añadió el botón de imprimir al widget “Información de la entidad” específicamente para las de Orden de Trabajo e Incidencia. Además, en esta versión habilitamos la opción de poder generar agrupaciones por etiquetas de órdenes de trabajo para la columna del recurso del planificador.
Asimismo, en las versiones 2.507 y 2.508 se habilitaron las opciones de copiar tareas desde el planificador y se han añadido las Órdenes de trabajo a las entidades que se pueden visualizar en el Planificador de Asignaciones.
Mejoras en Inventarios
La versión 2.505 fue una de las versiones que trajo más novedades a la funcionalidad de Gestión de inventarios permitiendo añadir bloquear los movimientos de inventario cuando suponga tener stock en negativo, como también generar avisos de “Stock bajo” en Ordenes de Trabajos y Albaranes de venta en los que no se posee suficiente stock para realizar un movimiento de inventario.
Por otro lado, al momento de seleccionar todas las líneas de materiales en las órdenes de trabajo se tenía que realizar una a una siendo esto un poco tedioso por lo que se ha facilitado la selección con un “Check Global” de líneas en la parte superior de las columnas.
Al momento de rellenar el formulario de movimiento de inventario de alguna de las líneas de material, se agiliza la opción de seleccionar el almacén, rescatando el valor que posee la orden de trabajo en este campo.
Sin duda estas mejoras son pequeñas cosas que hacen que la gestión de inventarios sea mucho más amena.
Un software garante TicketBAI mucho más capaz.
Uno de los grandes compromisos que tenemos es la de digitalizar las facturas, facilitando así el ejercicio frente a las oficinas de Hacienda de los distintos países y en especial las de España.
Por esta razón, hemos añadido una nueva funcionalidad para poder enviar Facturas Digitales a la Administración de Bizkaia / Vizcaya. La cuál está vigente desde la versión 2.506.
De igual forma la versión 2.507 trajo consigo actualizaciones para la facturación digital de TicketBAI añadiendo un aviso a modo de información para encadenar las facturas consecutivas y un campo para rellenar la fecha en la que se envía la Factura Digital a la oficina de Hacienda correspondiente.
Por último, se ha añadió un parámetro de configuración para poder anular facturas de presentadas mediante el protocolo TicketBAI.
Otras pequeñas novedades y mejoras
Por último, se realizaron otras mejoras relacionadas a la API para sincronizar las Etiquetas. Se habilitaron nuevos permisos para ver todas las asignaciones, como también los datos exportados de Proyectos y Activos los cuales te permite exportar los campos “Referencia”, “Dirección”, “Teléfono”, y “Descripción” del activo.
En resumen, nuestro software ha seguido en constante mejora durante el último trimestre facilitando la gestión a través del planificador, la administración de recursos materiales de las empresas y la gestión de facturas digitales presentadas por TicketBAI.
Solo quiero recordarte que cualquier duda que tengas sobre las nuevas funcionalidades puedes resolverlas entrando a nuestra web de soporte.
Y si estás leyendo esta entrada y aún no estás dado de alta en nuestro software puedes hacerlo haciendo clic en el botón que tienes a continuación.
https://fixner.com/wp-content/uploads/2024/01/Novedades-y-Mejoras-ultimo-trimestre-2023.jpg7001080jorge.mendez@fixner.comhttps://fixner.com/wp-content/uploads/2021/02/logo-full_526x255.pngjorge.mendez@fixner.com2024-01-25 18:03:362024-02-12 11:08:26Mejoras y actualizaciones del último trimestre de 2023
El pasado 15 de noviembre de 2023 lanzamos una nueva versión de nuestro software de gestión; y esta está enfocada a dar más potencia y otorgarle más funcionalidades principalmente al Planificador y al Planificador de Asignaciones de nuestra aplicación en la nube.
También incorpora otras mejoras como el buscador avanzado en órdenes de trabajo, del cual te hablaremos más adelante. Estamos seguros de que varias de las mejoras que hemos realizado te facilitarán el trabajo y harán de Fixner una herramienta más valiosa en el momento de planificar tus recursos.
Si quiere obtener más información de nuestro software de gestión para empresas de servicios puedes tener más información aquí.
Mejoras en las vistas de Planificadores
La versión 2.504.0 de Fixner trae mejoras en las vistas de Planificador de Asignaciones y Planificador. Entre ellas tienes la posibilidad de visualizar los Formularios Dinámicos de las entidades en el Widget lateral y la ordenación de los recursos por código, nombre o referencia. Además, de otros cambios que te comentamos a continuación.
La primera actualización de la que te vamos a hablar es la de visualizar formularios dinámicos en el Widget lateral. Esta mejora consideramos que será de gran ayuda en el momento de Asignar Activos, ya que desde una misma pantalla puedes tener la agilidad de crear una Orden de trabajo, programarla en el tiempo y rellenar el formulario necesario para asignar a un trabajador el activo a utilizar.
Otro cambio que se ha implantado es el de poder ordenar Recursos del Planificador por nombre, código o referencia para encontrarlo de forma más sencilla.
Actualizaciones del Planificador de Asignaciones
A partir de esta versión en el Planificador de Asignaciones puedes rellenar de forma fácil el formulario de creación de una entidad y que se autocompleten los campos Proyecto y Tipo de activo. Además, puedes configurar la visualización de las asignaciones por rangos de tiempos, por días, semanas, un mes, 3 meses o un año.
Entre otras mejoras tienes la de visualizar el tipo de entidad en la Información a mostrar de los datos. También hemos añadido más filtros para identificar recursos por los campos “Referencia activos” y “Etiquetas”. Asimismo, puedes visualizar activos “No Disponibles” y ver “Todos los activos asignables” mediante un checkbox en los campos Activo y Activo raíz.
Por otro lado, puedes ocultar la línea “Sin recurso” de los datos de nivel 1, así como visualizar las fechas de inicio o fin y el cliente de una entidad.
Por último, a partir de la versión 2.504.0 puedes borrar entidades (Asignación / Incidencias) desde el Widget lateral.
Mejoras en la vista Planificador
Al haber implementado varias actualizaciones al Planificador de Asignaciones, el Planificador no podía quedarse atrás. Es por esto que, implementamos el auto rellenado en los campos de Proyecto y Cliente al generar una OT cuando se tiene como recurso Proyecto y en Datos a visualizar las Órdenes de trabajo.
La posibilidad de configurar de forma automática en un Tipo de OT el Responsable del cliente es otra actualización que ofrece la nueva versión. De este modo puedes asignar de forma automática a un responsable cuando se tiene siempre a un responsable de un Tipo de OT en la empresa.
El Planificador cuenta también con nuevos filtros por campo de visión y rangos de tiempo por días, semanas, un mes, 3 meses o un año. Nuevos filtros por Entidades sin responsables cuando se tienen trabajadores seleccionados y nuevos filtros por Iteración de Órdenes de trabajo, todos creados con la finalidad de visualizar solo la información que sea relevante en el momento de la planificación.
Búsquedas avanzadas en el listado de Órdenes de trabajo
Como te había mencionado al principio de esta entrada, la nueva versión te da la opción de realizar búsquedas avanzadas en el Listado de Órdenes de Trabajo para poder encontrar aquellas OTs que no recuerdas su nombre o Código, pero sabes que dentro de su descripción o en el trabajo a realizar dice una palabra u oración en concreto.
Para ello debes solicitar al equipo de soporte que habilite esta opción y podrás visualizar al lado del buscador un selector de búsqueda por Datos generales o el Contenido de una OT.
Otras mejoras y correcciones de la versión 2.504.0
Como en todas las versiones solemos realizar mejoras y correcciones que, aunque puedan parecer “menores” dan una mayor usabilidad y facilidad a Fixner, entre ellas están:
La nueva columna de «Trabajadores» en los listados de Equipos que puedes visualizar en la vista Equipos, así no tienes que entrar en los detalles para saber quiénes son los miembros que lo integran.
El nuevo permiso EDITAR_ASIGNACION para poder editar los campos de las asignaciones.
Por último, la nueva opción de seleccionar email principal del cliente, responsable o colaborador al enviar un email en la vista de Listado de OT. Esta es una extensión de una mejora que llegó en la versión anterior y que traía todos los correos que tenía el cliente. Lo que cambia es que en la versión 2.504.0 solo se coloca en el correo del responsable la dirección que tengas marcada como principal.
En conclusión, la nueva versión potencia la capacidad de planificar por recursos y asignar activos a estos para el trabajo que quieras planificar; facilita la forma de encontrar entidades desde los planificadores o el listado de OTs y ofrece algunas mejoras de funcionalidades que teníamos previamente.
Quiero recordarte que cualquier duda que tengas sobre las nuevas funcionalidades puedes resolverlas entrando a nuestra web de soporte.
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https://fixner.com/wp-content/uploads/2023/11/Novedades-version-2-504-0-Planificadores.jpg10291920jorge.mendez@fixner.comhttps://fixner.com/wp-content/uploads/2021/02/logo-full_526x255.pngjorge.mendez@fixner.com2023-11-22 16:06:202023-11-22 16:06:22Más potencia al planificar gracias a la versión 2.504.0
Ha llegado la última actualización de nuestro software de gestión y viene cargada con funcionalidades que aceleran la creación de OT, la generación de Facturas de Compras y la nueva forma de gestionar los permisos de tu equipo de trabajo, entre otras mejoras que te ayudarán a gestionar tu empresa de servicios.
La versión de la que te vamos a hablar a continuación es la que viene serializada con la numeración 2.503.0 y que ha sido publicada el día 27 de octubre de 2023. Esta actualización ofrece más agilidad en tu flujo de trabajo.
Antes de seguir, quiero hacer una pausa para invitarte a darte de alta en nuestra aplicación si aún no lo has hecho y si ya eres usuario de Fixner no dejes de consultar otros artículos de interés de nuestro blog que puedes leer aquí.
Generación avanzada de OTs
Procesos de generación avanzada de una OT creandola desde una copia en Fixner.
Una de las principales mejoras que ofrece la nueva versión de nuestro software de gestión viene a solucionar un detalle de continuidad de ficheros y de traspaso de información entre documentos.
Antes, al generar una OT desde una Factura o desde una Incidencia que tenía imágenes, adjuntos o formularios dinámicos; la información permanecía en el documento de origen sin traspasarse a la OT. Esto podría ser un inconveniente dado el caso que no se tuviera el permiso para acceder al documento que poseía la información.
Ahora con la generación avanzada de OTs puedes copiar los campos personalizados, las imágenes, los adjuntos, los formularios o las vinculaciones que tenga el documento. Al accionar la Generación avanzada puedes transferir está información para tenerla disponible en la OT que generes.
Genera facturas de compra desde líneas de materiales de una Orden de Trabajo
Funcionalidad de generación de facturas de compra desde las líneas de materiales de una OT en software de gestión para empresas de servicios.
Otra mejora que hemos desarrollado en esta versión es la generación de Facturas de compra desde las líneas de materiales de una OT. Esto te permite facturar uno, dos o todos los materiales utilizados en una orden de trabajo asignando distintos proveedores, formas de pagos o tipos de gastos.
Con esto podrás llevar un mayor control de los costes y de los márgenes de beneficio, gracias al trabajo colaborativo de tus operarios. Al igual que puedes llevar un mejor control de los materiales que solicitas a tus proveedores.
Nuevos permisos por funcionalidad de documentos
Nuestro software de gestión permite conceder permisos a los usuarios según su rol a las diversas funcionalidades que puede utilizar.
Esto por un lado es una ventaja ya que personalizas la usabilidad de Fixner por perfil de usuario, pero por otro lado podrías llegar a quitarle permisos de edición a alguna herramienta de un documento que un miembro de tu equipo necesite modificar.
Por esta razón, hemos ampliado la funcionalidad de concesión de permisos para poder editar o ver información sin tener el permiso global. Esto puedes entenderlo mejor al leer sobre las dos nuevas funcionalidades que te ofrecemos en esta versión.
Edición de Formularios dinámicos de OTs por Rol
El primero de los permisos por funcionalidad tiene que ver con la capacidad de editar un Formulario Dinámico de una OT sin requerir el permiso global de editar la Orden de Trabajo.
Esto autoriza a los usuarios la manipulación de una parte puntual de la información de la OT que lo contiene sin comprometer información relevante como puede ser la fecha, el tipo, los materiales, el tiempo empleado, entre otras.
Permisos de tipologías de Tareas por Rol
Pantalla de permisos de Tareas según su tipo
El segundo permiso por funcionalidad que se puede utilizar a partir de la nueva versión está relacionado con los Tipos de tareas. El cuál te permite configurar las acciones de crear, editar, eliminar, listar o ver tareas asignando los roles de usuario que están permitidos para cada acción.
Con esto puedes crear un tipo de tarea desde el maestro de Tipos de tareas, como pueden ser los días de Vacaciones o los días de Permisos no remunerados solicitados por los empleados, para que sean vistos únicamente por el departamento de RRHH.
Otras mejoras realizadas en la novedades de octubre de Fixner
La versión 2.503.0 viene con mejoras en la interfaz que mejoran la experiencia de usuario.
Entre otras actualizaciones realizadas encontramos los pequeños ajustes en la interfaz de usuario que ayudan a mejorar la experiencia y usabilidad, por mencionar algunos de estos puedes encontrar:
se ha agregado la hora de emisión en las facturas generadas para Ticketbai
se ha agregado la opción de poder enviar un correo a un responsable, un colaborador o a ambos desde el botón de acción del listado de OTs
se modificaron algunos avisos para mejorar la usabilidad
se insertaron campos para seleccionar el servicio por defecto en el Maestro Tipo de tarea
se añadieron los Subtipos de Orden de trabajo al selector de entidades de los formularios dinámicos
entre otras.
En conclusión, esta versión le da agilidad a la creación de Órdenes de trabajo y a la generación de Facturas de compra relacionados a los materiales de una OT. También ofrece más personalización y customización del entorno para ajustarse más a tu forma de trabajar.
Por último, solo me queda invitarte a estar atento a las nuevas versiones que iremos incorporando de forma periódica, para estar al día de de todo lo que nuestro software de gestión para empresas de servicios tiene que ofrecerte.
Recuerda que si necesitas soporte de cualquier funcionalidad puedes visitar la web de soporte de Fixner.
Y si estás leyendo esta entrada y aún no estás dado de alta en nuestro software de gestión puedes hacerlo entrando en el botón que te dejo a continuación.
https://fixner.com/wp-content/uploads/2023/11/novedades-de-octubre-de-fixner-version-2-503-0.jpg522782jorge.mendez@fixner.comhttps://fixner.com/wp-content/uploads/2021/02/logo-full_526x255.pngjorge.mendez@fixner.com2023-11-06 13:49:272023-11-06 13:49:29Más agilidad en tu flujo de trabajo con las novedades de octubre de Fixner.
I2E adquiere la ISO 9001 utilizando Fixner como su Software de gestión de Sistemas de Estándares Internacionales. La entrega del sello relacionado a la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad se hizo oficial el pasado martes 18 de julio de 2023 por parte de la empresa auditora AENOR.
Este nuevo hito adquirido por Ingeniería Informática Empresarial (I2E) corrobora que Fixner se adapta de forma efectiva al diseño de sistemas de mejora continua tanto de la certificación ISO 9001 relacionada a la Gestión de la Calidad, como otras.
Hay que destacar que esta certificación es la segunda que adquiere la empresa en dos años. El día 13 de mayo de 2022 obtuvo la certificación ISO 27001 relacionada a la implantación de un sistema de Gestión de la Seguridad de la Información, certificado que renovó nuevamente este año.
En diálogos con Arleth Torres encargada de la implantación del sistema nos comenta que:
“Fixner ha sido de gran ayuda para la implantación del sistema gracias a muchas funcionalidades que posee; nos permitió personalizar nuestros procesos y diseñar las herramientas necesarias para poder presentar las evidencias en las auditorías. Además, nos da la facilidad de mantener el sistema de mejora continua a futuro sin representar un esfuerzo adicional.”
Con el tiempo nuestro software de gestión sigue evolucionando, sacando nuevas funcionalidades que permiten a las empresas cubrir necesidades de gestión de facturas, de órdenes de trabajo, de proyectos, de inventarios, de mantenimiento de instalaciones y como lo prueba i2e, ahora también, de sistemas de mejoras continuas para la adquisición de certificaciones ISO.
Para conocer más sobre cómo es trabajar con Fixner en una auditoría para una certificación internacional, puedes leer la entrevista realizada a la encargada de la implantación del sistema aquí.
https://fixner.com/wp-content/uploads/2023/07/Foto-ISO-1.jpg6101028jorge.mendez@fixner.comhttps://fixner.com/wp-content/uploads/2021/02/logo-full_526x255.pngjorge.mendez@fixner.com2023-07-21 11:24:462023-07-21 14:42:12I2E adquiere su segunda Certificación ISO utilizando Fixner.
La gestión de proyectos requiere de diversos factores que deben estar coordinados para poder cumplir un objetivo trazado en un tiempo determinado.
Entre estos factores podemos encontrar: los procesos, los presupuestos, los equipos de trabajo, los activos del proyecto, los materiales en inventario, entre muchos otros.
Cada uno de los elementos anteriormente mencionados requieren de una correcta administración para poder mantener el proyecto dentro de los tiempos trazados y del presupuesto asignado.
Esto no es tarea fácil, pero puedes llegar a ser un buen gestor de proyectos si conoces los conceptos básicos y manejas algunas herramientas avanzadas relacionadas al tema, que espero poder ofrecerte en este artículo.
Es el método mediante el cual se aplican conocimientos, habilidades y técnicas enfocadas al correcto diseño, planificación, puesta en marcha, mantenimiento y entrega de un proyecto.
Es un proceso que tiene unas características definidas como: el tiempo de vida, los estados por los que pasan las órdenes de trabajo, los objetivos que se deben cumplir, entre muchas otras.
A lo largo de la gestión de un proyecto es de gran importancia la medición de su evolución y el seguimiento de los KPIs (indicadores clave de desempeño) para poder evaluar si el proyecto está cumpliendo las expectativas trazadas en la fase de diseño y planificación.
¿Qué metodologías de gestión de proyectos existen?
Las metodologías de gestión de proyectos se pueden resumir en dos grandes grupos: las metodologías tradicionales y las metodologías ágiles.
Las metodologías tradicionales centran su atención en llevar una documentación exhaustiva de todo el proyecto y en cumplir con un plan de proyecto, definido en la fase inicial del desarrollo.
Como ejemplo de estás metodologías puedes encontrar: la RUP, Lean o la de tipo Cascada.
Las ágiles se enfocan en responder a los cambios más que a seguir con un plan establecido. Permite adaptar la forma de trabajo a las condiciones del proyecto consiguiendo inmediatez y flexibilidad.
Entre las más conocidas están Scrum, Kanban o Crystal Clear.
Herramientas para la gestión de proyectos
Existen diversas herramientas para la gestión de proyectos. Algunas se especializan en la gestión de tareas u órdenes de trabajos, otras en la venta y la gestión de presupuestos.
Aunque también existen herramientas más completas, como la de nuestro software de gestión (Fixner), que te permiten gestionar todo lo relacionado a tu proyecto desde un mismo espacio integrando la gestión de presupuestos, con las órdenes de trabajo, la facturación, la planificación, entre muchos otros elementos.
Lo importante de la herramienta que vayas a usar es que cubra las distintas necesidades que puedas tener al momento de gestionar tu proyecto. Así como permitir una mejor comunicación con los miembros de tu equipo facilitando la visualización de la evolución y el conocimiento de su papel para cumplir los objetivos trazados.
Fases de la gestión de un proyecto
Comúnmente los proyectos llevan distintas fases que ayudan a determinar el estado en el que se encuentra durante el ciclo de vida de este.
Entre las fases que se suelen utilizar para definir el progreso de un proyecto están:
Fase inicial: Tiene que ver con la etapa del proyecto en el que se diseña el proyecto, se fijan objetivos, requisitos básicos, presupuestos generales, tiempos de entrega general, entre otras cosas.
Planificación: Se elabora un plan de trabajo, se establecen responsabilidades, presupuestos para realizar las órdenes de trabajo, se adquieren materiales y herramientas, etc.
Ejecución: Es la etapa cuando se lleva a cabo todo lo plasmado en fase de planeación.
Control: Cuando se revisa la ejecución y se compara con la hoja de requisitos para establecer si se cumplen o no.
Cierre: Es la etapa cuando se realiza una reunión con el cliente y los participantes del proyecto para analizar lo sucedido.
Planificación y gestión de proyectos
La planificación de un proyecto consiste en organizar: los procesos, los trabajos, las tareas, los recursos, el personal, entre otros elementos. A modo de poder llevarlo a cabo de la manera más rápida posible, cumpliendo siempre con los requisitos establecidos en la fase inicial.
En esta etapa se define un documento donde se sientan bases como: equipos de trabajos, proveedores, materiales a utilizar, tiempos de entregas, hitos corporativos, elementos de medición del progreso, etc.
Este documento es conocido como plan de proyecto y el contenido puede variar según la metodología que adopte tu proyecto.
Para las metodologías tradicionales se puede definir unos rangos de tiempos para cada fase del proceso, mientras que en las metodologías ágiles se suelen establecer fechas de Sprints o entregas para mostrar el progreso de lo adelantado y corregir detalles de la mano del cliente.
Por lo general lo que suelen tener todas las metodologías es un cronograma de trabajo, con una relación de responsables por tareas, además de una fecha de entrega final que suele visualizarse en un cronograma de trabajo.
Control de proyectos
El control del proyecto es una de las fases más importantes debido a que valora si se puede cumplir con lo establecido en el plan de proyecto.
Se conoce si existe una variación en el presupuesto general que pueda llegar a dejar el proyecto sin recursos económicos. También se valora si existe un retraso en la entrega de algún trabajo y sus razones.
Además de verificar si los requisitos básicos establecidos en la fase inicial se pueden cumplir o no.
Para esta fase es de gran ayuda contar con todo un sistema que te permita extraer información de las distintas fases del proyecto y lo más importante que puedas integrar los distintos sistemas de medición para poder revisar información actualizada.
Adicionalmente, si estas herramientas son aplicaciones en la nube que permiten alojar información en un servidor para su consulta en cualquier lugar y dispositivo con internet es mucho mejor.
Entre otras cosas, debo decirte que si estás buscando un software de gestión de proyectos con estas características puedes darte de alta aquí para probarlo durante 30 días. Con la ventaja que no tendrás límite de funcionalidades y tampoco costo inicial.
En resumen.
Para gestionar de forma correcta un proyecto debes manejar una estructura de trabajo basada en metodologías que se vienen poniendo en práctica desde muchísimos años atrás. Algunas metodologías están basadas en una flexibilidad y colaboración con el cliente que pueden agilizar las tomas de decisiones y corregir errores del diseño del proyecto.
Por otro lado, existen metodologías basadas en estructuras de cascadas que son ideales para poder llevar a cabo trabajos en los que se requiere terminar una fase previa para poder avanzar con la siguiente. Siendo de gran vitalidad el seguimiento y el control de los recursos disponibles para cumplir los objetivos trazados en la fase de diseño.
También debemos decir que los software en la nube para la gestión de proyectos son de gran ayuda para el control de este, ya que permite monitorizar las acciones del equipo de trabajo, los activos que requieren y poseen el proyecto que se lleva a cabo. Además de que son de gran utilidad para la generación y recolección de información relacionada al proyecto que pueden ser visualizados en informes en tiempo real.
Por último, solo quiero decirte que, si lees esta entrada y aún no estás dado de alta en nuestro software de gestión puedes hacerlo entrando en el botón que te dejo a continuación.
Y si eres usuario de nuestro software de gestión en la nube y necesitas soporte en el uso de algunas de nuestras funcionalidades puedes recibirlo contactando con nuestras oficinas o consultando nuestra web de soporte.
Dos nuevas actualizaciones han llegado en el mes de los enamorados y traen consigo mejoras para gestionar equipo por proyecto, la gestión de activos, el TPV, la gestión de presupuestos, entre otras funcionalidades que reciben pequeñas actualizaciones para mejorar de algún modo tu experiencia.
Algunas actualizaciones de las que te vengo a hablar son la continuación de mejoras que subimos en la versión 2.157 que, por cierto, puedes saber más sobre las actualizaciones de esta versión en el artículo que te dejo aquí.
Otras son novedades que indudablemente te ayudarán a coordinar tu equipo de trabajo como lo son las de gestionar equipos por proyecto y la de generar órdenes recurrentes copiando a los colaboradores de la orden de trabajo.
Gestión de equipos por proyecto y visualización de histórico de equipos.
Uno de los grandes cambios que trae esta versión es la de poder gestionar equipos de trabajo dentro de los proyectos. Esto te permite crear y gestionar dentro del proyecto varios equipos para así coordinar tareas comunes de forma más fácil.
Una de las ventajas que trae esta nueva característica es la de poder ver un histórico de cambios que sufren los equipos creados.
De este modo puedes ver cuando una persona empezó y terminó de ser miembro de un equipo y a nivel de organización poder crear informes donde rastrees la participación de un miembro en los distintos proyectos.
Adicionalmente se ha creado un parámetro donde se puede restringir la participación de una persona a un equipo, si esta se encuentra vinculada a otro equipo de trabajo de un proyecto en curso.
Crea órdenes recurrentes para colaboradores.
En versiones anteriores, la herramienta de generar recurrencias que tenían las órdenes de trabajo (repetir la orden de trabajo en fechas específicas), en el momento de crear una nueva no permitía copiar los colaboradores que ya habías asignado a la OT.
Es por esta razón que hemos activado un parámetro en el que puedes configurar que se copien los colaboradores al generar una recurrencia de orden de trabajo.
Y bueno, debo aclarar que, si eres un usuario habitual de nuestro software de gestión este parámetro deberás activarlo para que las recurrencias que tienes creadas habiliten el copiado de los colaboradores.
De este modo puedes establecer trabajos periódicos asignando esta labor a un equipo de trabajo fijo.
Sustituye y rectifica presupuestos copiando datos, ficheros y vinculaciones.
Ahora en la nueva versión de tu software de gestión podrás copiar presupuestos duplicando datos de campos personalizados, formularios, ficheros de imágenes y adjuntos. Así mismo, puedes copiar las vinculaciones que se encuentran en el presupuesto de origen al sustituir o rectificar un presupuesto.
Los datos que quieres copiar de forma predeterminada los puedes configurar entrando en el apartado que lleva de nombre “Configuración” y al final del apartado de Ventas encontrarás una tabla titulada “Copia avanzada de presupuestos” donde puedes seleccionar los campos que deseas.
De igual forma al momento de generar tu nuevo documento podrás cambiar la configuración predeterminada a la que requieras en el momento.
Mejores plantillas de correos.
Ahora en la versión 2.159.0 tienes más etiquetas para configurar tus plantillas de correos electrónicos. Puntualmente nos referimos a las etiquetas sustituibles de “Tipo de proyecto” para el tipo de entidad Proyecto de las plantillas de email y “Total de presupuesto” para el tipo de entidad Presupuestos.
También hemos ampliado en los correos de notificaciones el número total de caracteres del subject para que puedas agregar más información relacionada a tus notificaciones.
Otras pequeñas mejoras que enamoran.
Como bien sabéis siempre estamos en constante renovación de nuestras funcionalidades vigentes y en estas dos últimas versiones las hemos actualizado con pequeñas mejoras, como:
Un parámetro de configuración para comprobar que el número de serie de los presupuestos sean únicos.
Filtros generales de los activos.
Habilitar el bloqueo de cambios en el momento de enviar una factura digital.
Poder crear copias de entradas de formularios privados asociados a una entidad.
Añadir la columna serie producto a la exportación de los productos desde stock.
Añadir la opción de poder definir el precio final de un producto desde el TPV en el momento de la venta.
Visualizar solo las exportaciones generadas por un usuario.
En resumen.
En las dos últimas versiones hemos mejorado la gestión de equipos de trabajo dentro de los proyectos, la copia de presupuestos, la creación de órdenes recurrentes, al igual que algunas funcionalidades de los activos y otras pequeñas mejoras.
Como siempre debo decirte que puedes recibir soporte en el uso de estas nuevas funcionalidades y cualquier otra funcionalidad de tu software de gestión contactando con nuestras oficinas o consultando la web de soporte.
Hoy queremos saludarte y decirte que en las últimas versiones que hemos subido, la 2.156.0 y la 2.157.0 hemos publicado dos funcionalidades que pueden ser de gran ayuda para tu negocio.
Nos referimos a dos nuevas herramientas que podrás utilizar en el momento que realices un inventario de activos de tu empresa. Como también puedes usarlo en situaciones que quieras llevar el control del personal al que se le asignan estos activos.
¡A Gestionar Activos de Empresa! Llegó el momento.
Gestión de instalaciones es cuestión del pasado, el presente es Gestionar Activos de Empresa.
Anteriormente podías gestionar activos de empresa, pero solamente los que eran de tipo instalaciones. Esta funcionalidad se encontraba dentro de la ficha de un proyecto en la pestaña de Mantenimiento.
En estas podías crear instalaciones para gestionar hasta un complejo de edificios, configurando instalaciones hijas para llevar un seguimiento de salas o espacios que requerían un seguimiento especial. Limitando la funcionalidad a la gestión de activos que fueran solo de este tipo.
En la última versión subida la 2.157.0 la funcionalidad de gestión de Instalaciones pasó a ser gestión de Activos; abriendo un conjunto de posibilidades donde no solo puedes gestionar activos de Tipo Instalación, sino también de tipo: Vehículo, Mobiliario, Material de Oficina y cualquier otro tipo de “Activo Maestro” que desees gestionar.
De este modo puedes crear un inventario de activos donde tendrás relacionados, no solo las instalaciones sino todos los elementos que se encuentran dentro de este.
Asignación de activos e histórico de asignaciones.
Entre las nuevas funcionalidades también podemos encontrar “Asignaciones”; las cuales nos permiten conceder un activo a un trabajador y llevar un histórico de las asignaciones del activo.
Esta es una de las principales razones por las que hemos cambiado la funcionalidad de gestión de Instalaciones a gestión de Activos. Ya que nos permite crear un activo tan pequeño dentro de un edificio como lo es una calculadora y asignar su uso a un empleado en un tiempo determinado.
Con esto puedes conocer los periodos que tus trabajadores estuvieron utilizando un activo de tus instalaciones, ya sean: salas, material audiovisual, herramientas o cualquier otro tipo de Activo que requiera tu empresa.
Formularios cada vez más potentes
La creación de formularios es una herramienta a la que le puedes sacar un gran partido, si conoces bien las características y el potencial de estos. Es por esto por lo que trataré de darte más información de su uso a la vez que te explico sus nuevas funcionalidades.
En un principio cuando pensamos en formularios nos viene a la mente la palabra “encuestas” y solemos encasillar el uso de esta herramienta solo a realizar encuestas de satisfacción.
Esto está muy alejado de la realidad de la herramienta, ya que nos sirve para otras muchas cosas:
Subida de Ficheros en Formularios
Una de las situaciones donde puedes sacar más provecho de esta herramienta es cuando creas una documentación previa al inicio de un trabajo, por ejemplo: si vas a realizar una obra necesitarás permisos, un anticipo, seguros y altas en la seguridad social.
En esta situación los Formularios Dinámicos te permiten incrustar un formulario en la OT, o el Proyecto para digitalizar toda esta información que debe acompañar el inicio del trabajo y que puedes necesitar, por ejemplo, en el momento de una inspección.
Es aquí donde la nueva funcionalidad de subir ficheros (documentos adjuntos) que acompaña la versión 2.157.0 te es de gran utilidad ya que puedes tener toda la documentación en tu software de gestión sin tener riesgos de pérdidas.
Formularios Dinámicos en Proveedores y Organización
Los formularios dinámicos podíamos incrustarlos en documentación como el proyecto, la OT, las incidencias, entre otros. Sin embargo, en nuestra propia organización o en los proveedores aún no teníamos activa esta funcionalidad.
En esta nueva versión hemos habilitado la opción de poder vincular un Formulario Dinámico a estas entidades como el proveedor para así poder solicitarle documentación que necesites para darle de alta.
Como ves, los formularios pueden ayudarnos a muchas otras cosas más aparte de crear encuestas. Y con la nueva funcionalidad de Activos puedes incrustar formularios dinámicos para relacionar documentación de garantías, manuales y otros tipos de documentación de interés.
Si conoces otra forma de utilizarlos te invitamos a escribirlas en nuestras redes sociales de Facebook, Twitter o LinkedIn con el hashtag #formularioFixner.
Otras pequeñas mejoras
En nuestro día a día también continuamos incorporando mejoras a las funcionalidades ya existentes gracias a las peticiones que normalmente nos hacen los usuarios, para hacer de nuestro software de gestión una herramienta a la medida de todos.
En las últimas dos versiones hemos agregado a parte de las grandes funcionalidades antes mencionadas lo siguiente:
Dos Tabs de navegación entre Documentos Vencidos y el Panel de Control en la vista Panel de Control.
Hora de inicio y Hora de fin de los documentos tipo OT
Un nuevo filtro por Referencia de proyecto
La hora al guardar una nota cuando se envía un email desde un pedido de compra
Una tarjeta para manejar información de los almacenes
Un selector para especificar el país del proveedor para ser usado en la exportación de la contabilidad
En resumen
Las últimas dos versiones traen funcionalidades especialmente diseñadas para la gestión de activos de empresa, sus asignaciones y la recopilación de información a través de formularios dinámicos.
Por otro lado, hemos comentado rápidamente otros usos que puedes darles a los formularios diferentes a las encuestas de satisfacción.
Por último, solo me queda comentarte que puedes recibir soporte en el uso de estas nuevas funcionalidades y cualquier otra funcionalidad llamando a nuestras oficinas o en la página de soporte de Fixner.
Si aún no te has dado de alta y estás leyendo este blog te invito a probar Fixner durante 30 días dándote de alta en el enlace que está a continuación.
https://fixner.com/wp-content/uploads/2023/01/Activos-y-asignaciones-Imagen-destacada-ohne-text.jpg600950jorge.mendez@fixner.comhttps://fixner.com/wp-content/uploads/2021/02/logo-full_526x255.pngjorge.mendez@fixner.com2023-01-26 13:12:182023-02-01 14:35:40¡A Gestionar Activos de Empresa! Llegó el momento.
La transformación digital la vivimos día a día ya que estamos en la era de la digitalización, todo es digital, desde nuestro despertador por la mañana hasta las plataformas en donde vemos nuestras series preferidas…
Pero a la hora de llevarlo a nuestra vida laboral a veces nos cuesta más dar el paso, a pesar de ser una ayuda para nuestra empresa a la hora de competir en el mercado a medida que la tecnología sigue avanzando.
Básicamente la transformación digital permite seguir las nuevas tendencias de mercado. Adaptando vuestra empresa a las necesidades que tienen vuestros clientes.
Esta transformación está impulsada por un cambio en los consumidores, en su comportamiento social, sus expectativas de inmediatez y la forma en la que compran e interactúan.
Para que podáis valorar su implantación, os quiero describir qué es la transformación digital, además de enumerar los beneficios que podríais obtener al digitalizar vuestra empresa.
Qué es la Transformación Digital y qué beneficios trae a tu empresa
La transformación digital algunos dirán que es orientar una compañía hacia la aplicación y el uso de las tecnologías emergentes. Otros podrán entender la transformación digital como integrar la tecnología digital en todas las áreas de la empresa.
Sin embargo, para transformar digitalmente un negocio no se necesita ser tan radical; se necesita saber que proceso puntual se debe digitalizar y entender que la tecnología a aplicar puede ser emergente o haber estado ya un tiempo en vigencia, siempre y cuando brinde una solución que va acorde a la mejoría de nuestro negocio.
Entonces podemos decir que la transformación digital es aplicar tecnologías digitales, sin importar su novedad, a procesos que previamente eran análogos o que directamente no existían por solo poder ser viables a través de un entorno digital. Con el fin de lograr una mejora en la empresa.
Beneficios de la transformación digital
Los beneficios de digitalizar tu empresa varían según el proceso que quieras transformar. Indudablemente siempre que se convierte un proceso usando las tecnologías digitales tiene un impacto económico, ya sea en la reducción de costes o en el incremento de las ganancias.
Para darte a conocer los distintos beneficios que puedes tener al digitalizar tu empresa te dejamos a continuación listado de cinco beneficios que te ofrece la transformación digital:
1. Reducción de costes.
El proceso de transformación digital en las empresas reduce los costes, ya que permite optimizar los recursos de una empresa, esta se vuelve más ágil y centrada en lo que hay que hacer, en lo realmente importante.
Pongamos el caso de subir a la nube toda la información de un proceso. Esto permite disminuir el tiempo a la hora, por ejemplo, de introducir manualmente datos administrativos al sistema.
2. Incremento de la productividad.
Optimizar los recursos permite liberar a los equipos de carga de trabajo innecesaria y repetitiva, favorece que se puedan centrar totalmente en tareas mucho más analíticas y productivas para la empresa.
Y es que el tiempo que normalmente se dedica a tareas administrativas, reuniones o desplazamientos, en un negocio digitalizado puede aprovecharse para centrarse en elaborar estrategia y conseguir más clientes en el departamento comercial, o producir más desde el servicio técnico. Además, la integración de procesos aumenta las ventas.
Dentro de este beneficio tenemos la retención del talento en la empresa; es decir, todas las tareas que son rutinarias y repetitivas pueden provocar que el personal se aburra y piense en un cambio de rumbo profesional que evite que su carrera se estanque. Si este tipo de tareas se deja en manos de las máquinas, evitaremos esa consecuencia negativa.
3. Procesos más ágiles.
La posibilidad de estructurar, organizar y planificar procesos nos da un mayor control real sobre todas las acciones, nos permite mejorar la gestión y la organización interna de la empresa. Lo que aporta mucha información, y muy válida, a la hora de la toma de decisiones.
Debo aquí decirte que si deseas automatizar tus procesos o gestionar tus proyectos puedes darte de alta aquí y probar durante 30 días nuestra aplicación
4. Aumento de la facturación.
Al digitalizar la empresa, como hemos comentado antes, reducimos costes y aumentamos la productividad, por lo que nos podemos centrar en el aumento de ventas.
5. Mejor relación con los clientes. Mejora las comunicaciones
La digitalización nos abre la puerta a nuevas formas de comunicación, bien sea a nivel interno o a nivel externo con nuestros clientes. El correo electrónico nos ofrece una mayor inmediatez tanto a la hora de transmitir como de responder.
Además, la transformación digital nos abre otras vías de comunicación, como las redes sociales, las herramientas colaborativas, las plataformas de multiconferencia o el envío de newsletters para informar sobre las novedades del negocio.
Estas herramientas nos dan la opción de crear nuevas estrategias de comunicación con los clientes, de llegar a muchos más clientes potenciales y de mejorar el posicionamiento de nuestra marca.
Porque es importante la transformación digital
Hay que entender que iniciar un proceso de transformación digital atiende unas necesidades previas de operatividad, adaptación cultural o económica que de no ser atendidas puede causar grandes pérdidas o incluso la desaparición de un negocio.
De aquí la importancia de la misma, de no llevarse a cabo nos puede dificultar la gestión de nuestra empresa, la relación con nuestros clientes, la satisfacción de nuestros empleados o incluso nuestro propio bienestar. Ya que tiene un impacto en el esfuerzo y el tiempo de vuestros trabajadores y clientes.
La digitalización de los procesos organizacionales en la actualidad es una prioridad para la supervivencia de la empresa. Ya que de no implementar una mejora necesaria nos puede llevar a la baja competitividad y la pérdida de posición en el mercado.
Tecnologías base de la transformación digital
Al querer identificar tecnologías base de la transformación digital, se puede hacer una clasificación entre tecnologías de difícil acceso y tecnologías digitales de fácil acceso (que actualmente son imprescindibles).
Las tecnologías de difícil acceso, son aquellas que requieren una inversión económica bastante alta, además no suelen ser fáciles de implantar en un negocio.
Entre estás tecnologías podemos encontrar:
el internet de las cosas (IoT)
el internet del comportamiento (IoB)
el Big Data (BI),
la inteligencia artificial (IA), entre otros.
Cuando hablamos de tecnologías base de la transformación digital de fácil acceso, estamos citando herramientas que cualquier empresa o negocio puede tener e implantar. Además hay que aclarar que estás tecnologías ya se encuentran activas en todos los sectores económicos, entre estas están:
Arquitecturas de información compartida en la nube
Herramientas para el intercambio de servicios (página web, medios sociales, tiendas online, entre otros)
Los beneficios de la digitalización se resumen en una producción mucho más eficiente y enfocada en conseguir resultados reduciendo los costes y aumentando la rentabilidad.
Si estás interesado contacta alguna empresa certificada como Agente Digitalizador como nosotros, o consultalo en la página de Kit Digital directamente.
https://fixner.com/wp-content/uploads/2022/11/Transformacion-digital.jpg404800jorge.mendez@fixner.comhttps://fixner.com/wp-content/uploads/2021/02/logo-full_526x255.pngjorge.mendez@fixner.com2022-11-24 17:16:152022-11-24 17:25:20Qué es la Transformación Digital y qué beneficios trae a tu empresa
Una nueva estación comienza, una nueva versión llega y con ella nuevas herramientas de gestión que nos facilitan el trabajo diario. La versión 2.151.0 trae con ella una nueva forma de crear facturas rectificativas, además de herramientas en los campos de textos de los documentos que brinda ayudas visuales.
Por otro lado, también tenemos mejoras al momento de exportar la contabilidad a A3, nuevos filtros por tipo de producto y control de inventario en la tabla de materiales, entre otras que te estaré contando más adelante en esta entrada de blog.
Mejoras y nuevas funcionalidades para terminar el verano
Las facturas rectificativas es uno de los documentos de gran relevancia al momento de gestionar la contabilidad. Ya que en algunos casos es necesaria su creación por haber expedido una factura en cualquiera circunstancias que pueda incurrir en una infracción legal, como por ejemplo:
Un segundo caso se se puede producir en circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA a razón de: devolución de envases o embalajes, descuentos, resolución de operaciones, entre otras razones establecidas en el artículo 80 de la Ley 37/1992
También puede suceder que las cuotas repercutidas del IVA se hubiesen determinado incorrectamente.
Entre otras circunstancias.
Para estos y otros tipos de casos normalmente se generaba de forma manual una factura nueva con el estado rectificativa y se enviaba al cliente, además se cambiaba la serie de forma manual y adicionalmente se debía escribir en la factura rectificada que correspondía a una rectificación de la factura tal.
Sin embargo, con la nueva funcionalidad solo debes hacer clic en el botón de acción crear nueva factura rectificativa y la factura rectificada cambiará de estado. Además, la nueva factura tendrá una vinculación y un campo de texto al comienzo de las líneas que explica a que factura está rectificando.
Describe tus OTs en imágenes
Al momento de redactar el trabajo a realizar o las observaciones del trabajo realizado de un OT, solo se permitía en los campos de textos utilizar caracteres y no imágenes que podían acompañar la descripción.
Si querías usar una imagen se podía agregar en las opciones de imágenes o adjuntos que se encuentran en la parte superior de la ficha de la OT. Esto era una ventaja indudablemente, pero al momento de estar leyendo la descripción del trabajo se requería navegar a otra pestaña para poder visualizarla.
Con la nueva actualización esta navegación no es necesaria, ya que podemos insertar en el campo de texto del trabajo a realizar la imagen que hemos cargado en la vista de imágenes. De este modo podrás decir que una imagen vale más que mil caracteres.
Nuevas opciones de documentos de identidad en la ficha de cliente
Vivimos en la actualidad en un mundo globalizado y los clientes que cada día llegan a solicitar nuestros servicios son de una gran variedad.
Así, muchos de ellos manejan un número de identificación fiscal, otros simplemente manejan otro tipo de documentación igual de valida para realizar una negociación.
Por esta razón, se ha creado una actualización en el selector Documento Identificativo de la ficha de cliente para poder detallar otros tipos de documentos distintos al NIF/IVA, entre los que ahora puedes encontrar:
Pasaporte
Documento oficial expedido por el país de residencia o territorio de residencia
Certificado de residencia
U Otro documento probatorio.
Estos tipos de documentos están acorde a los requerimientos de la factura digital TicketBai que se maneja en el País Vasco. Que, por cierto, nos encontramos dados de alta en el listado de software garante TicketBai.
Otras mejoras que caen de los árboles
Entre otras pequeñas actualizaciones que siguen cayendo de los árboles de este otoño, que son las ramas de los desarrollos. Podemos ver mejoras en las exportaciones de la contabilidad a A3.
Con esta actualización se habilita la opción de poner un código especial que marca el régimen especial de IVA y Operaciones.
Adicionalmente, se crean dos nuevos filtros por tipo de producto y control de inventario en la tabla de materiales de proyecto.
También, se han realizado mejoras visuales en los botones de acción de los documentos donde se agrupan las acciones que se pueden realizar en facturas de venta, pedido de compra, factura de compra y albarán de venta.
Un último paseo de vuelta
Para daros un último paseo por la hojarasca naranja que dibuja el otoño de nuestras actualizaciones antes de regresar a casa. Daremos un repaso a lo que la versión 2.151.0 nos ofrece.
En principio una forma más automatizada para crear facturas rectificativas, luego una nueva opción de insertar imágenes en los campos de textos de las OTs, un nuevo selector con campos de identificación en concordancia con protocolos de facturación electrónica de TicketBai, y otras actualizaciones que mejoran la interfaz y la exportación de documentos de contabilidad.
Por último, solo me queda comentar que puedes recibir soporte en el uso de estas nuevas funcionalidades y cualquier otra funcionalidad llamando a nuestras oficinas o en la página de soporte de Fixner.
Si aún no te has dado de alta y está leyendo este blog te invito a probar Fixner durante 30 días sin ningún compromiso dándote de alta en el enlace que está a continuación.
https://fixner.com/wp-content/uploads/2022/10/Imagen-destacada-2.jpg600950jorge.mendez@fixner.comhttps://fixner.com/wp-content/uploads/2021/02/logo-full_526x255.pngjorge.mendez@fixner.com2022-10-03 11:42:312022-10-06 16:25:53Empiezan a caer las novedades de los árboles en otoño
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Actualizaciones y mejoras tecnológicas
Estamos en el tercer mes del año 2024 y siguen las actualizaciones de nuestro software en la nube para la gestión de empresas de servicios. Han sido tres versiones que hemos subido mejorando la tecnología para recibir un gran cambio que se verá muy pronto al entrar a nuestra aplicación.
Por el momento me enfocaré en comentaros lo que trajo las versiones 2.509.0, 2.510.0 y 2.511.0 que, además de estar enfocada a mejoras tecnológicas que no son visibles, traen correcciones de pequeños bugs y actualizaciones como la selección de múltiples pasarelas de correo por usuarios y los múltiples descuentos que puedes manejar en las líneas de presupuestos.
Si estás interesado en saber más continua leyendo este blog que no toma más de 5 minutos en completar su lectura.
Selección de múltiples pasarelas SMTP por usuario
Desde hace mucho tiempo nuestro software de gestión te permitía configurar una pasarela de pago con la que puedes enviar los documentos que generas en Fixner. Si aún no sabes cómo configurarlo puedes verlo en el enlace a nuestra página de soporte que tienes aquí.
A partir de la versión 2.509 que se subió a comienzos de febrero de 2024 Fixner te permite configurar múltiples pasarelas SMTP para brindarte la oportunidad de seleccionar el correo de tu preferencia al momento de enviar un email.
Esta configuración no solo está disponible a nivel de empresa, sino que al momento de un usuario enviar un correo puede configurar otra pasarela de su preferencia.
Para poder configurar esta opción debes ir a la vista Mi Empresa o en el perfil del usuario en los enlaces que tienes en el menú superior.
Múltiples descuentos en las líneas de presupuestos
A partir también de la versión 2.509.0 en las líneas de presupuestos puedes aplicar múltiples descuentos a los productos o servicios que estés configurando, ofreciéndote la posibilidad de detallar en una línea varios porcentajes de descuentos.
Esta opción la tienes disponible al momento de editar los presupuestos y puedes agregar el número de descuentos que quieras, sin tener límites de cantidades.
Esto sin duda será de utilidad para detallar descuentos que sean acumulables con distintas promociones o perfiles de clientes.
Otras actualizaciones y mejoras
En las tres últimas versiones de nuestro software hemos continuado con una variedad de actualizaciones y mejoras tecnológicas así como mejoras de funcionalidades que actualmente usas en Fixner, entre las que están:
En resumen, las últimas versiones de Fixner han estado enfocadas a mejorar la tecnología como preparación a un gran cambio que en un futuro podrás ver en tu software de gestión. Hasta el momento se han realizado actualizaciones y mejoras grandes en funcionalidades que son de gran utilidad para facilitarte el trabajo, pero lo más impactante vendrá pronto.
Recuerda que las dudas que tengas puedes resolverlas entrando en el sitio web de soporte que ofrecemos nuestros usuarios y que si aún no estás dado de alta puedes hacerlo aquí.
Mejoras y actualizaciones del último trimestre de 2023
El día de 24 de enero de 2024 hemos publicado la más reciente versión de nuestro software de gestión, la cual 2.508.0. Siendo esta la cuarta actualización realizada en el último trimestre de 2023.
En este último trimestre, hemos trabajado en varias mejoras que están relacionadas a nuevas funcionalidades en la vista Planificador, actualizaciones en la gestión de inventarios, novedades en la característica de generar facturas digitales para TicketBAI, algunas mejoras en las exportaciones de distintas entidades, entre otras actualizaciones.
Si estás interesado en las mejoras que estamos trabajando sigue leyendo este blog. Como siempre invitamos a todas aquellas personas que aún no han probado nuestro software de gestión que se den de alta en enlace que les dejo aquí.
Un Planificador y un Planificador de Asignaciones más potente.
Las vistas de Planificador y Planificador de asignaciones es una de las funcionalidades que más tiempo le hemos dedicado en las últimas versiones, adquiriendo está cada vez más potencia al momento de gestionar tu organización.
Para la versión 2.505 se le añadió el botón de imprimir al widget “Información de la entidad” específicamente para las de Orden de Trabajo e Incidencia. Además, en esta versión habilitamos la opción de poder generar agrupaciones por etiquetas de órdenes de trabajo para la columna del recurso del planificador.
Asimismo, en las versiones 2.507 y 2.508 se habilitaron las opciones de copiar tareas desde el planificador y se han añadido las Órdenes de trabajo a las entidades que se pueden visualizar en el Planificador de Asignaciones.
Mejoras en Inventarios
La versión 2.505 fue una de las versiones que trajo más novedades a la funcionalidad de Gestión de inventarios permitiendo añadir bloquear los movimientos de inventario cuando suponga tener stock en negativo, como también generar avisos de “Stock bajo” en Ordenes de Trabajos y Albaranes de venta en los que no se posee suficiente stock para realizar un movimiento de inventario.
Por otro lado, al momento de seleccionar todas las líneas de materiales en las órdenes de trabajo se tenía que realizar una a una siendo esto un poco tedioso por lo que se ha facilitado la selección con un “Check Global” de líneas en la parte superior de las columnas.
Al momento de rellenar el formulario de movimiento de inventario de alguna de las líneas de material, se agiliza la opción de seleccionar el almacén, rescatando el valor que posee la orden de trabajo en este campo.
Sin duda estas mejoras son pequeñas cosas que hacen que la gestión de inventarios sea mucho más amena.
Un software garante TicketBAI mucho más capaz.
Uno de los grandes compromisos que tenemos es la de digitalizar las facturas, facilitando así el ejercicio frente a las oficinas de Hacienda de los distintos países y en especial las de España.
Por esta razón, hemos añadido una nueva funcionalidad para poder enviar Facturas Digitales a la Administración de Bizkaia / Vizcaya. La cuál está vigente desde la versión 2.506.
De igual forma la versión 2.507 trajo consigo actualizaciones para la facturación digital de TicketBAI añadiendo un aviso a modo de información para encadenar las facturas consecutivas y un campo para rellenar la fecha en la que se envía la Factura Digital a la oficina de Hacienda correspondiente.
Por último, se ha añadió un parámetro de configuración para poder anular facturas de presentadas mediante el protocolo TicketBAI.
Otras pequeñas novedades y mejoras
Por último, se realizaron otras mejoras relacionadas a la API para sincronizar las Etiquetas. Se habilitaron nuevos permisos para ver todas las asignaciones, como también los datos exportados de Proyectos y Activos los cuales te permite exportar los campos “Referencia”, “Dirección”, “Teléfono”, y “Descripción” del activo.
En resumen, nuestro software ha seguido en constante mejora durante el último trimestre facilitando la gestión a través del planificador, la administración de recursos materiales de las empresas y la gestión de facturas digitales presentadas por TicketBAI.
Solo quiero recordarte que cualquier duda que tengas sobre las nuevas funcionalidades puedes resolverlas entrando a nuestra web de soporte.
Y si estás leyendo esta entrada y aún no estás dado de alta en nuestro software puedes hacerlo haciendo clic en el botón que tienes a continuación.
Más potencia al planificar gracias a la versión 2.504.0
El pasado 15 de noviembre de 2023 lanzamos una nueva versión de nuestro software de gestión; y esta está enfocada a dar más potencia y otorgarle más funcionalidades principalmente al Planificador y al Planificador de Asignaciones de nuestra aplicación en la nube.
También incorpora otras mejoras como el buscador avanzado en órdenes de trabajo, del cual te hablaremos más adelante. Estamos seguros de que varias de las mejoras que hemos realizado te facilitarán el trabajo y harán de Fixner una herramienta más valiosa en el momento de planificar tus recursos.
Si quiere obtener más información de nuestro software de gestión para empresas de servicios puedes tener más información aquí.
Mejoras en las vistas de Planificadores
La versión 2.504.0 de Fixner trae mejoras en las vistas de Planificador de Asignaciones y Planificador. Entre ellas tienes la posibilidad de visualizar los Formularios Dinámicos de las entidades en el Widget lateral y la ordenación de los recursos por código, nombre o referencia. Además, de otros cambios que te comentamos a continuación.
La primera actualización de la que te vamos a hablar es la de visualizar formularios dinámicos en el Widget lateral. Esta mejora consideramos que será de gran ayuda en el momento de Asignar Activos, ya que desde una misma pantalla puedes tener la agilidad de crear una Orden de trabajo, programarla en el tiempo y rellenar el formulario necesario para asignar a un trabajador el activo a utilizar.
Otro cambio que se ha implantado es el de poder ordenar Recursos del Planificador por nombre, código o referencia para encontrarlo de forma más sencilla.
Actualizaciones del Planificador de Asignaciones
A partir de esta versión en el Planificador de Asignaciones puedes rellenar de forma fácil el formulario de creación de una entidad y que se autocompleten los campos Proyecto y Tipo de activo. Además, puedes configurar la visualización de las asignaciones por rangos de tiempos, por días, semanas, un mes, 3 meses o un año.
Entre otras mejoras tienes la de visualizar el tipo de entidad en la Información a mostrar de los datos. También hemos añadido más filtros para identificar recursos por los campos “Referencia activos” y “Etiquetas”. Asimismo, puedes visualizar activos “No Disponibles” y ver “Todos los activos asignables” mediante un checkbox en los campos Activo y Activo raíz.
Por otro lado, puedes ocultar la línea “Sin recurso” de los datos de nivel 1, así como visualizar las fechas de inicio o fin y el cliente de una entidad.
Por último, a partir de la versión 2.504.0 puedes borrar entidades (Asignación / Incidencias) desde el Widget lateral.
Mejoras en la vista Planificador
Al haber implementado varias actualizaciones al Planificador de Asignaciones, el Planificador no podía quedarse atrás. Es por esto que, implementamos el auto rellenado en los campos de Proyecto y Cliente al generar una OT cuando se tiene como recurso Proyecto y en Datos a visualizar las Órdenes de trabajo.
La posibilidad de configurar de forma automática en un Tipo de OT el Responsable del cliente es otra actualización que ofrece la nueva versión. De este modo puedes asignar de forma automática a un responsable cuando se tiene siempre a un responsable de un Tipo de OT en la empresa.
El Planificador cuenta también con nuevos filtros por campo de visión y rangos de tiempo por días, semanas, un mes, 3 meses o un año. Nuevos filtros por Entidades sin responsables cuando se tienen trabajadores seleccionados y nuevos filtros por Iteración de Órdenes de trabajo, todos creados con la finalidad de visualizar solo la información que sea relevante en el momento de la planificación.
Búsquedas avanzadas en el listado de Órdenes de trabajo
Como te había mencionado al principio de esta entrada, la nueva versión te da la opción de realizar búsquedas avanzadas en el Listado de Órdenes de Trabajo para poder encontrar aquellas OTs que no recuerdas su nombre o Código, pero sabes que dentro de su descripción o en el trabajo a realizar dice una palabra u oración en concreto.
Para ello debes solicitar al equipo de soporte que habilite esta opción y podrás visualizar al lado del buscador un selector de búsqueda por Datos generales o el Contenido de una OT.
Otras mejoras y correcciones de la versión 2.504.0
Como en todas las versiones solemos realizar mejoras y correcciones que, aunque puedan parecer “menores” dan una mayor usabilidad y facilidad a Fixner, entre ellas están:
En conclusión, la nueva versión potencia la capacidad de planificar por recursos y asignar activos a estos para el trabajo que quieras planificar; facilita la forma de encontrar entidades desde los planificadores o el listado de OTs y ofrece algunas mejoras de funcionalidades que teníamos previamente.
Quiero recordarte que cualquier duda que tengas sobre las nuevas funcionalidades puedes resolverlas entrando a nuestra web de soporte.
Y si estás leyendo esta entrada y aún no estás dado de alta en nuestro software de gestión puedes hacerlo haciendo clic en el botón que tienes a continuación.
Más agilidad en tu flujo de trabajo con las novedades de octubre de Fixner.
Ha llegado la última actualización de nuestro software de gestión y viene cargada con funcionalidades que aceleran la creación de OT, la generación de Facturas de Compras y la nueva forma de gestionar los permisos de tu equipo de trabajo, entre otras mejoras que te ayudarán a gestionar tu empresa de servicios.
La versión de la que te vamos a hablar a continuación es la que viene serializada con la numeración 2.503.0 y que ha sido publicada el día 27 de octubre de 2023. Esta actualización ofrece más agilidad en tu flujo de trabajo.
Antes de seguir, quiero hacer una pausa para invitarte a darte de alta en nuestra aplicación si aún no lo has hecho y si ya eres usuario de Fixner no dejes de consultar otros artículos de interés de nuestro blog que puedes leer aquí.
Generación avanzada de OTs
Una de las principales mejoras que ofrece la nueva versión de nuestro software de gestión viene a solucionar un detalle de continuidad de ficheros y de traspaso de información entre documentos.
Antes, al generar una OT desde una Factura o desde una Incidencia que tenía imágenes, adjuntos o formularios dinámicos; la información permanecía en el documento de origen sin traspasarse a la OT. Esto podría ser un inconveniente dado el caso que no se tuviera el permiso para acceder al documento que poseía la información.
Ahora con la generación avanzada de OTs puedes copiar los campos personalizados, las imágenes, los adjuntos, los formularios o las vinculaciones que tenga el documento. Al accionar la Generación avanzada puedes transferir está información para tenerla disponible en la OT que generes.
Genera facturas de compra desde líneas de materiales de una Orden de Trabajo
Otra mejora que hemos desarrollado en esta versión es la generación de Facturas de compra desde las líneas de materiales de una OT. Esto te permite facturar uno, dos o todos los materiales utilizados en una orden de trabajo asignando distintos proveedores, formas de pagos o tipos de gastos.
Con esto podrás llevar un mayor control de los costes y de los márgenes de beneficio, gracias al trabajo colaborativo de tus operarios. Al igual que puedes llevar un mejor control de los materiales que solicitas a tus proveedores.
Nuevos permisos por funcionalidad de documentos
Nuestro software de gestión permite conceder permisos a los usuarios según su rol a las diversas funcionalidades que puede utilizar.
Esto por un lado es una ventaja ya que personalizas la usabilidad de Fixner por perfil de usuario, pero por otro lado podrías llegar a quitarle permisos de edición a alguna herramienta de un documento que un miembro de tu equipo necesite modificar.
Por esta razón, hemos ampliado la funcionalidad de concesión de permisos para poder editar o ver información sin tener el permiso global. Esto puedes entenderlo mejor al leer sobre las dos nuevas funcionalidades que te ofrecemos en esta versión.
Edición de Formularios dinámicos de OTs por Rol
El primero de los permisos por funcionalidad tiene que ver con la capacidad de editar un Formulario Dinámico de una OT sin requerir el permiso global de editar la Orden de Trabajo.
Esto autoriza a los usuarios la manipulación de una parte puntual de la información de la OT que lo contiene sin comprometer información relevante como puede ser la fecha, el tipo, los materiales, el tiempo empleado, entre otras.
Permisos de tipologías de Tareas por Rol
El segundo permiso por funcionalidad que se puede utilizar a partir de la nueva versión está relacionado con los Tipos de tareas. El cuál te permite configurar las acciones de crear, editar, eliminar, listar o ver tareas asignando los roles de usuario que están permitidos para cada acción.
Con esto puedes crear un tipo de tarea desde el maestro de Tipos de tareas, como pueden ser los días de Vacaciones o los días de Permisos no remunerados solicitados por los empleados, para que sean vistos únicamente por el departamento de RRHH.
Otras mejoras realizadas en la novedades de octubre de Fixner
Entre otras actualizaciones realizadas encontramos los pequeños ajustes en la interfaz de usuario que ayudan a mejorar la experiencia y usabilidad, por mencionar algunos de estos puedes encontrar:
En conclusión, esta versión le da agilidad a la creación de Órdenes de trabajo y a la generación de Facturas de compra relacionados a los materiales de una OT. También ofrece más personalización y customización del entorno para ajustarse más a tu forma de trabajar.
Por último, solo me queda invitarte a estar atento a las nuevas versiones que iremos incorporando de forma periódica, para estar al día de de todo lo que nuestro software de gestión para empresas de servicios tiene que ofrecerte.
Recuerda que si necesitas soporte de cualquier funcionalidad puedes visitar la web de soporte de Fixner.
Y si estás leyendo esta entrada y aún no estás dado de alta en nuestro software de gestión puedes hacerlo entrando en el botón que te dejo a continuación.
I2E adquiere su segunda Certificación ISO utilizando Fixner.
I2E adquiere la ISO 9001 utilizando Fixner como su Software de gestión de Sistemas de Estándares Internacionales. La entrega del sello relacionado a la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad se hizo oficial el pasado martes 18 de julio de 2023 por parte de la empresa auditora AENOR.
Este nuevo hito adquirido por Ingeniería Informática Empresarial (I2E) corrobora que Fixner se adapta de forma efectiva al diseño de sistemas de mejora continua tanto de la certificación ISO 9001 relacionada a la Gestión de la Calidad, como otras.
Hay que destacar que esta certificación es la segunda que adquiere la empresa en dos años. El día 13 de mayo de 2022 obtuvo la certificación ISO 27001 relacionada a la implantación de un sistema de Gestión de la Seguridad de la Información, certificado que renovó nuevamente este año.
En diálogos con Arleth Torres encargada de la implantación del sistema nos comenta que:
“Fixner ha sido de gran ayuda para la implantación del sistema gracias a muchas funcionalidades que posee; nos permitió personalizar nuestros procesos y diseñar las herramientas necesarias para poder presentar las evidencias en las auditorías. Además, nos da la facilidad de mantener el sistema de mejora continua a futuro sin representar un esfuerzo adicional.”
Con el tiempo nuestro software de gestión sigue evolucionando, sacando nuevas funcionalidades que permiten a las empresas cubrir necesidades de gestión de facturas, de órdenes de trabajo, de proyectos, de inventarios, de mantenimiento de instalaciones y como lo prueba i2e, ahora también, de sistemas de mejoras continuas para la adquisición de certificaciones ISO.
Para conocer más sobre cómo es trabajar con Fixner en una auditoría para una certificación internacional, puedes leer la entrevista realizada a la encargada de la implantación del sistema aquí.
Gestión de proyectos conceptos básicos
La gestión de proyectos requiere de diversos factores que deben estar coordinados para poder cumplir un objetivo trazado en un tiempo determinado.
Entre estos factores podemos encontrar: los procesos, los presupuestos, los equipos de trabajo, los activos del proyecto, los materiales en inventario, entre muchos otros.
Cada uno de los elementos anteriormente mencionados requieren de una correcta administración para poder mantener el proyecto dentro de los tiempos trazados y del presupuesto asignado.
Esto no es tarea fácil, pero puedes llegar a ser un buen gestor de proyectos si conoces los conceptos básicos y manejas algunas herramientas avanzadas relacionadas al tema, que espero poder ofrecerte en este artículo.
Gestión de proyectos
¿Qué es la gestión de proyectos?
Es el método mediante el cual se aplican conocimientos, habilidades y técnicas enfocadas al correcto diseño, planificación, puesta en marcha, mantenimiento y entrega de un proyecto.
Es un proceso que tiene unas características definidas como: el tiempo de vida, los estados por los que pasan las órdenes de trabajo, los objetivos que se deben cumplir, entre muchas otras.
A lo largo de la gestión de un proyecto es de gran importancia la medición de su evolución y el seguimiento de los KPIs (indicadores clave de desempeño) para poder evaluar si el proyecto está cumpliendo las expectativas trazadas en la fase de diseño y planificación.
¿Qué metodologías de gestión de proyectos existen?
Las metodologías de gestión de proyectos se pueden resumir en dos grandes grupos: las metodologías tradicionales y las metodologías ágiles.
Las metodologías tradicionales centran su atención en llevar una documentación exhaustiva de todo el proyecto y en cumplir con un plan de proyecto, definido en la fase inicial del desarrollo.
Como ejemplo de estás metodologías puedes encontrar: la RUP, Lean o la de tipo Cascada.
Las ágiles se enfocan en responder a los cambios más que a seguir con un plan establecido. Permite adaptar la forma de trabajo a las condiciones del proyecto consiguiendo inmediatez y flexibilidad.
Entre las más conocidas están Scrum, Kanban o Crystal Clear.
Herramientas para la gestión de proyectos
Existen diversas herramientas para la gestión de proyectos. Algunas se especializan en la gestión de tareas u órdenes de trabajos, otras en la venta y la gestión de presupuestos.
Aunque también existen herramientas más completas, como la de nuestro software de gestión (Fixner), que te permiten gestionar todo lo relacionado a tu proyecto desde un mismo espacio integrando la gestión de presupuestos, con las órdenes de trabajo, la facturación, la planificación, entre muchos otros elementos.
Lo importante de la herramienta que vayas a usar es que cubra las distintas necesidades que puedas tener al momento de gestionar tu proyecto. Así como permitir una mejor comunicación con los miembros de tu equipo facilitando la visualización de la evolución y el conocimiento de su papel para cumplir los objetivos trazados.
Fases de la gestión de un proyecto
Comúnmente los proyectos llevan distintas fases que ayudan a determinar el estado en el que se encuentra durante el ciclo de vida de este.
Entre las fases que se suelen utilizar para definir el progreso de un proyecto están:
Planificación y gestión de proyectos
La planificación de un proyecto consiste en organizar: los procesos, los trabajos, las tareas, los recursos, el personal, entre otros elementos. A modo de poder llevarlo a cabo de la manera más rápida posible, cumpliendo siempre con los requisitos establecidos en la fase inicial.
En esta etapa se define un documento donde se sientan bases como: equipos de trabajos, proveedores, materiales a utilizar, tiempos de entregas, hitos corporativos, elementos de medición del progreso, etc.
Este documento es conocido como plan de proyecto y el contenido puede variar según la metodología que adopte tu proyecto.
Para las metodologías tradicionales se puede definir unos rangos de tiempos para cada fase del proceso, mientras que en las metodologías ágiles se suelen establecer fechas de Sprints o entregas para mostrar el progreso de lo adelantado y corregir detalles de la mano del cliente.
Por lo general lo que suelen tener todas las metodologías es un cronograma de trabajo, con una relación de responsables por tareas, además de una fecha de entrega final que suele visualizarse en un cronograma de trabajo.
Control de proyectos
El control del proyecto es una de las fases más importantes debido a que valora si se puede cumplir con lo establecido en el plan de proyecto.
Se conoce si existe una variación en el presupuesto general que pueda llegar a dejar el proyecto sin recursos económicos. También se valora si existe un retraso en la entrega de algún trabajo y sus razones.
Además de verificar si los requisitos básicos establecidos en la fase inicial se pueden cumplir o no.
Para esta fase es de gran ayuda contar con todo un sistema que te permita extraer información de las distintas fases del proyecto y lo más importante que puedas integrar los distintos sistemas de medición para poder revisar información actualizada.
Adicionalmente, si estas herramientas son aplicaciones en la nube que permiten alojar información en un servidor para su consulta en cualquier lugar y dispositivo con internet es mucho mejor.
Entre otras cosas, debo decirte que si estás buscando un software de gestión de proyectos con estas características puedes darte de alta aquí para probarlo durante 30 días. Con la ventaja que no tendrás límite de funcionalidades y tampoco costo inicial.
En resumen.
Para gestionar de forma correcta un proyecto debes manejar una estructura de trabajo basada en metodologías que se vienen poniendo en práctica desde muchísimos años atrás. Algunas metodologías están basadas en una flexibilidad y colaboración con el cliente que pueden agilizar las tomas de decisiones y corregir errores del diseño del proyecto.
Por otro lado, existen metodologías basadas en estructuras de cascadas que son ideales para poder llevar a cabo trabajos en los que se requiere terminar una fase previa para poder avanzar con la siguiente. Siendo de gran vitalidad el seguimiento y el control de los recursos disponibles para cumplir los objetivos trazados en la fase de diseño.
También debemos decir que los software en la nube para la gestión de proyectos son de gran ayuda para el control de este, ya que permite monitorizar las acciones del equipo de trabajo, los activos que requieren y poseen el proyecto que se lleva a cabo. Además de que son de gran utilidad para la generación y recolección de información relacionada al proyecto que pueden ser visualizados en informes en tiempo real.
Por último, solo quiero decirte que, si lees esta entrada y aún no estás dado de alta en nuestro software de gestión puedes hacerlo entrando en el botón que te dejo a continuación.
Y si eres usuario de nuestro software de gestión en la nube y necesitas soporte en el uso de algunas de nuestras funcionalidades puedes recibirlo contactando con nuestras oficinas o consultando nuestra web de soporte.
¡A gestionar equipos por proyectos!
Dos nuevas actualizaciones han llegado en el mes de los enamorados y traen consigo mejoras para gestionar equipo por proyecto, la gestión de activos, el TPV, la gestión de presupuestos, entre otras funcionalidades que reciben pequeñas actualizaciones para mejorar de algún modo tu experiencia.
Algunas actualizaciones de las que te vengo a hablar son la continuación de mejoras que subimos en la versión 2.157 que, por cierto, puedes saber más sobre las actualizaciones de esta versión en el artículo que te dejo aquí.
Otras son novedades que indudablemente te ayudarán a coordinar tu equipo de trabajo como lo son las de gestionar equipos por proyecto y la de generar órdenes recurrentes copiando a los colaboradores de la orden de trabajo.
¡A formar equipos por proyectos!
Gestión de equipos por proyecto y visualización de histórico de equipos.
Uno de los grandes cambios que trae esta versión es la de poder gestionar equipos de trabajo dentro de los proyectos. Esto te permite crear y gestionar dentro del proyecto varios equipos para así coordinar tareas comunes de forma más fácil.
Una de las ventajas que trae esta nueva característica es la de poder ver un histórico de cambios que sufren los equipos creados.
De este modo puedes ver cuando una persona empezó y terminó de ser miembro de un equipo y a nivel de organización poder crear informes donde rastrees la participación de un miembro en los distintos proyectos.
Adicionalmente se ha creado un parámetro donde se puede restringir la participación de una persona a un equipo, si esta se encuentra vinculada a otro equipo de trabajo de un proyecto en curso.
Crea órdenes recurrentes para colaboradores.
En versiones anteriores, la herramienta de generar recurrencias que tenían las órdenes de trabajo (repetir la orden de trabajo en fechas específicas), en el momento de crear una nueva no permitía copiar los colaboradores que ya habías asignado a la OT.
Es por esta razón que hemos activado un parámetro en el que puedes configurar que se copien los colaboradores al generar una recurrencia de orden de trabajo.
Y bueno, debo aclarar que, si eres un usuario habitual de nuestro software de gestión este parámetro deberás activarlo para que las recurrencias que tienes creadas habiliten el copiado de los colaboradores.
De este modo puedes establecer trabajos periódicos asignando esta labor a un equipo de trabajo fijo.
Sustituye y rectifica presupuestos copiando datos, ficheros y vinculaciones.
Ahora en la nueva versión de tu software de gestión podrás copiar presupuestos duplicando datos de campos personalizados, formularios, ficheros de imágenes y adjuntos. Así mismo, puedes copiar las vinculaciones que se encuentran en el presupuesto de origen al sustituir o rectificar un presupuesto.
Los datos que quieres copiar de forma predeterminada los puedes configurar entrando en el apartado que lleva de nombre “Configuración” y al final del apartado de Ventas encontrarás una tabla titulada “Copia avanzada de presupuestos” donde puedes seleccionar los campos que deseas.
De igual forma al momento de generar tu nuevo documento podrás cambiar la configuración predeterminada a la que requieras en el momento.
Mejores plantillas de correos.
Ahora en la versión 2.159.0 tienes más etiquetas para configurar tus plantillas de correos electrónicos. Puntualmente nos referimos a las etiquetas sustituibles de “Tipo de proyecto” para el tipo de entidad Proyecto de las plantillas de email y “Total de presupuesto” para el tipo de entidad Presupuestos.
También hemos ampliado en los correos de notificaciones el número total de caracteres del subject para que puedas agregar más información relacionada a tus notificaciones.
Otras pequeñas mejoras que enamoran.
Como bien sabéis siempre estamos en constante renovación de nuestras funcionalidades vigentes y en estas dos últimas versiones las hemos actualizado con pequeñas mejoras, como:
En resumen.
En las dos últimas versiones hemos mejorado la gestión de equipos de trabajo dentro de los proyectos, la copia de presupuestos, la creación de órdenes recurrentes, al igual que algunas funcionalidades de los activos y otras pequeñas mejoras.
Como siempre debo decirte que puedes recibir soporte en el uso de estas nuevas funcionalidades y cualquier otra funcionalidad de tu software de gestión contactando con nuestras oficinas o consultando la web de soporte.
Y si lees esta entrada y aún no estás dado de alta en nuestro software de gestión puedes hacerlo entrando en el botón que te dejo a continuación.
¡A Gestionar Activos de Empresa! Llegó el momento.
Hoy queremos saludarte y decirte que en las últimas versiones que hemos subido, la 2.156.0 y la 2.157.0 hemos publicado dos funcionalidades que pueden ser de gran ayuda para tu negocio.
Nos referimos a dos nuevas herramientas que podrás utilizar en el momento que realices un inventario de activos de tu empresa. Como también puedes usarlo en situaciones que quieras llevar el control del personal al que se le asignan estos activos.
¡A Gestionar Activos de Empresa! Llegó el momento.
Gestión de instalaciones es cuestión del pasado, el presente es Gestionar Activos de Empresa.
Anteriormente podías gestionar activos de empresa, pero solamente los que eran de tipo instalaciones. Esta funcionalidad se encontraba dentro de la ficha de un proyecto en la pestaña de Mantenimiento.
En estas podías crear instalaciones para gestionar hasta un complejo de edificios, configurando instalaciones hijas para llevar un seguimiento de salas o espacios que requerían un seguimiento especial. Limitando la funcionalidad a la gestión de activos que fueran solo de este tipo.
En la última versión subida la 2.157.0 la funcionalidad de gestión de Instalaciones pasó a ser gestión de Activos; abriendo un conjunto de posibilidades donde no solo puedes gestionar activos de Tipo Instalación, sino también de tipo: Vehículo, Mobiliario, Material de Oficina y cualquier otro tipo de “Activo Maestro” que desees gestionar.
De este modo puedes crear un inventario de activos donde tendrás relacionados, no solo las instalaciones sino todos los elementos que se encuentran dentro de este.
Asignación de activos e histórico de asignaciones.
Entre las nuevas funcionalidades también podemos encontrar “Asignaciones”; las cuales nos permiten conceder un activo a un trabajador y llevar un histórico de las asignaciones del activo.
Esta es una de las principales razones por las que hemos cambiado la funcionalidad de gestión de Instalaciones a gestión de Activos. Ya que nos permite crear un activo tan pequeño dentro de un edificio como lo es una calculadora y asignar su uso a un empleado en un tiempo determinado.
Con esto puedes conocer los periodos que tus trabajadores estuvieron utilizando un activo de tus instalaciones, ya sean: salas, material audiovisual, herramientas o cualquier otro tipo de Activo que requiera tu empresa.
Formularios cada vez más potentes
La creación de formularios es una herramienta a la que le puedes sacar un gran partido, si conoces bien las características y el potencial de estos. Es por esto por lo que trataré de darte más información de su uso a la vez que te explico sus nuevas funcionalidades.
En un principio cuando pensamos en formularios nos viene a la mente la palabra “encuestas” y solemos encasillar el uso de esta herramienta solo a realizar encuestas de satisfacción.
Esto está muy alejado de la realidad de la herramienta, ya que nos sirve para otras muchas cosas:
Subida de Ficheros en Formularios
Una de las situaciones donde puedes sacar más provecho de esta herramienta es cuando creas una documentación previa al inicio de un trabajo, por ejemplo: si vas a realizar una obra necesitarás permisos, un anticipo, seguros y altas en la seguridad social.
En esta situación los Formularios Dinámicos te permiten incrustar un formulario en la OT, o el Proyecto para digitalizar toda esta información que debe acompañar el inicio del trabajo y que puedes necesitar, por ejemplo, en el momento de una inspección.
Es aquí donde la nueva funcionalidad de subir ficheros (documentos adjuntos) que acompaña la versión 2.157.0 te es de gran utilidad ya que puedes tener toda la documentación en tu software de gestión sin tener riesgos de pérdidas.
Formularios Dinámicos en Proveedores y Organización
Los formularios dinámicos podíamos incrustarlos en documentación como el proyecto, la OT, las incidencias, entre otros. Sin embargo, en nuestra propia organización o en los proveedores aún no teníamos activa esta funcionalidad.
En esta nueva versión hemos habilitado la opción de poder vincular un Formulario Dinámico a estas entidades como el proveedor para así poder solicitarle documentación que necesites para darle de alta.
Como ves, los formularios pueden ayudarnos a muchas otras cosas más aparte de crear encuestas. Y con la nueva funcionalidad de Activos puedes incrustar formularios dinámicos para relacionar documentación de garantías, manuales y otros tipos de documentación de interés.
Si conoces otra forma de utilizarlos te invitamos a escribirlas en nuestras redes sociales de Facebook, Twitter o LinkedIn con el hashtag #formularioFixner.
Otras pequeñas mejoras
En nuestro día a día también continuamos incorporando mejoras a las funcionalidades ya existentes gracias a las peticiones que normalmente nos hacen los usuarios, para hacer de nuestro software de gestión una herramienta a la medida de todos.
En las últimas dos versiones hemos agregado a parte de las grandes funcionalidades antes mencionadas lo siguiente:
En resumen
Las últimas dos versiones traen funcionalidades especialmente diseñadas para la gestión de activos de empresa, sus asignaciones y la recopilación de información a través de formularios dinámicos.
Por otro lado, hemos comentado rápidamente otros usos que puedes darles a los formularios diferentes a las encuestas de satisfacción.
Por último, solo me queda comentarte que puedes recibir soporte en el uso de estas nuevas funcionalidades y cualquier otra funcionalidad llamando a nuestras oficinas o en la página de soporte de Fixner.
Si aún no te has dado de alta y estás leyendo este blog te invito a probar Fixner durante 30 días dándote de alta en el enlace que está a continuación.
Qué es la Transformación Digital y qué beneficios trae a tu empresa
La transformación digital la vivimos día a día ya que estamos en la era de la digitalización, todo es digital, desde nuestro despertador por la mañana hasta las plataformas en donde vemos nuestras series preferidas…
Pero a la hora de llevarlo a nuestra vida laboral a veces nos cuesta más dar el paso, a pesar de ser una ayuda para nuestra empresa a la hora de competir en el mercado a medida que la tecnología sigue avanzando.
Básicamente la transformación digital permite seguir las nuevas tendencias de mercado. Adaptando vuestra empresa a las necesidades que tienen vuestros clientes.
Esta transformación está impulsada por un cambio en los consumidores, en su comportamiento social, sus expectativas de inmediatez y la forma en la que compran e interactúan.
Para que podáis valorar su implantación, os quiero describir qué es la transformación digital, además de enumerar los beneficios que podríais obtener al digitalizar vuestra empresa.
Qué es la Transformación Digital y qué beneficios trae a tu empresa
¿Qué es la
Transformación Digital
La transformación digital algunos dirán que es orientar una compañía hacia la aplicación y el uso de las tecnologías emergentes. Otros podrán entender la transformación digital como integrar la tecnología digital en todas las áreas de la empresa.
Sin embargo, para transformar digitalmente un negocio no se necesita ser tan radical; se necesita saber que proceso puntual se debe digitalizar y entender que la tecnología a aplicar puede ser emergente o haber estado ya un tiempo en vigencia, siempre y cuando brinde una solución que va acorde a la mejoría de nuestro negocio.
Entonces podemos decir que la transformación digital es aplicar tecnologías digitales, sin importar su novedad, a procesos que previamente eran análogos o que directamente no existían por solo poder ser viables a través de un entorno digital. Con el fin de lograr una mejora en la empresa.
Beneficios de la transformación digital
Los beneficios de digitalizar tu empresa varían según el proceso que quieras transformar. Indudablemente siempre que se convierte un proceso usando las tecnologías digitales tiene un impacto económico, ya sea en la reducción de costes o en el incremento de las ganancias.
Para darte a conocer los distintos beneficios que puedes tener al digitalizar tu empresa te dejamos a continuación listado de cinco beneficios que te ofrece la transformación digital:
1. Reducción de costes.
El proceso de transformación digital en las empresas reduce los costes, ya que permite optimizar los recursos de una empresa, esta se vuelve más ágil y centrada en lo que hay que hacer, en lo realmente importante.
Pongamos el caso de subir a la nube toda la información de un proceso. Esto permite disminuir el tiempo a la hora, por ejemplo, de introducir manualmente datos administrativos al sistema.
2. Incremento de la productividad.
Optimizar los recursos permite liberar a los equipos de carga de trabajo innecesaria y repetitiva, favorece que se puedan centrar totalmente en tareas mucho más analíticas y productivas para la empresa.
Y es que el tiempo que normalmente se dedica a tareas administrativas, reuniones o desplazamientos, en un negocio digitalizado puede aprovecharse para centrarse en elaborar estrategia y conseguir más clientes en el departamento comercial, o producir más desde el servicio técnico. Además, la integración de procesos aumenta las ventas.
Dentro de este beneficio tenemos la retención del talento en la empresa; es decir, todas las tareas que son rutinarias y repetitivas pueden provocar que el personal se aburra y piense en un cambio de rumbo profesional que evite que su carrera se estanque. Si este tipo de tareas se deja en manos de las máquinas, evitaremos esa consecuencia negativa.
3. Procesos más ágiles.
La posibilidad de estructurar, organizar y planificar procesos nos da un mayor control real sobre todas las acciones, nos permite mejorar la gestión y la organización interna de la empresa. Lo que aporta mucha información, y muy válida, a la hora de la toma de decisiones.
Debo aquí decirte que si deseas automatizar tus procesos o gestionar tus proyectos puedes darte de alta aquí y probar durante 30 días nuestra aplicación
4. Aumento de la facturación.
Al digitalizar la empresa, como hemos comentado antes, reducimos costes y aumentamos la productividad, por lo que nos podemos centrar en el aumento de ventas.
5. Mejor relación con los clientes.
Mejora las comunicaciones
La digitalización nos abre la puerta a nuevas formas de comunicación, bien sea a nivel interno o a nivel externo con nuestros clientes. El correo electrónico nos ofrece una mayor inmediatez tanto a la hora de transmitir como de responder.
Además, la transformación digital nos abre otras vías de comunicación, como las redes sociales, las herramientas colaborativas, las plataformas de multiconferencia o el envío de newsletters para informar sobre las novedades del negocio.
Estas herramientas nos dan la opción de crear nuevas estrategias de comunicación con los clientes, de llegar a muchos más clientes potenciales y de mejorar el posicionamiento de nuestra marca.
Porque es importante la transformación digital
Hay que entender que iniciar un proceso de transformación digital atiende unas necesidades previas de operatividad, adaptación cultural o económica que de no ser atendidas puede causar grandes pérdidas o incluso la desaparición de un negocio.
De aquí la importancia de la misma, de no llevarse a cabo nos puede dificultar la gestión de nuestra empresa, la relación con nuestros clientes, la satisfacción de nuestros empleados o incluso nuestro propio bienestar. Ya que tiene un impacto en el esfuerzo y el tiempo de vuestros trabajadores y clientes.
La digitalización de los procesos organizacionales en la actualidad es una prioridad para la supervivencia de la empresa. Ya que de no implementar una mejora necesaria nos puede llevar a la baja competitividad y la pérdida de posición en el mercado.
Tecnologías base de la transformación digital
Al querer identificar tecnologías base de la transformación digital, se puede hacer una clasificación entre tecnologías de difícil acceso y tecnologías digitales de fácil acceso (que actualmente son imprescindibles).
Las tecnologías de difícil acceso, son aquellas que requieren una inversión económica bastante alta, además no suelen ser fáciles de implantar en un negocio.
Entre estás tecnologías podemos encontrar:
Cuando hablamos de tecnologías base de la transformación digital de fácil acceso, estamos citando herramientas que cualquier empresa o negocio puede tener e implantar. Además hay que aclarar que estás tecnologías ya se encuentran activas en todos los sectores económicos, entre estas están:
Conclusión
Los beneficios de la digitalización se resumen en una producción mucho más eficiente y enfocada en conseguir resultados reduciendo los costes y aumentando la rentabilidad.
El futuro de tu empresa pasa por la vía de la digitalización y estás en el momento de subirte en este vagón con el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia Económica financiado por la Unión Europea.
Si estás interesado contacta alguna empresa certificada como Agente Digitalizador como nosotros, o consultalo en la página de Kit Digital directamente.
Empiezan a caer las novedades de los árboles en otoño
Una nueva estación comienza, una nueva versión llega y con ella nuevas herramientas de gestión que nos facilitan el trabajo diario. La versión 2.151.0 trae con ella una nueva forma de crear facturas rectificativas, además de herramientas en los campos de textos de los documentos que brinda ayudas visuales.
Por otro lado, también tenemos mejoras al momento de exportar la contabilidad a A3, nuevos filtros por tipo de producto y control de inventario en la tabla de materiales, entre otras que te estaré contando más adelante en esta entrada de blog.
Mejoras y nuevas funcionalidades para terminar el verano
Crea facturas rectificativas en pocos clics
Las facturas rectificativas es uno de los documentos de gran relevancia al momento de gestionar la contabilidad. Ya que en algunos casos es necesaria su creación por haber expedido una factura en cualquiera circunstancias que pueda incurrir en una infracción legal, como por ejemplo:
Para estos y otros tipos de casos normalmente se generaba de forma manual una factura nueva con el estado rectificativa y se enviaba al cliente, además se cambiaba la serie de forma manual y adicionalmente se debía escribir en la factura rectificada que correspondía a una rectificación de la factura tal.
Sin embargo, con la nueva funcionalidad solo debes hacer clic en el botón de acción crear nueva factura rectificativa y la factura rectificada cambiará de estado. Además, la nueva factura tendrá una vinculación y un campo de texto al comienzo de las líneas que explica a que factura está rectificando.
Describe tus OTs en imágenes
Al momento de redactar el trabajo a realizar o las observaciones del trabajo realizado de un OT, solo se permitía en los campos de textos utilizar caracteres y no imágenes que podían acompañar la descripción.
Si querías usar una imagen se podía agregar en las opciones de imágenes o adjuntos que se encuentran en la parte superior de la ficha de la OT. Esto era una ventaja indudablemente, pero al momento de estar leyendo la descripción del trabajo se requería navegar a otra pestaña para poder visualizarla.
Con la nueva actualización esta navegación no es necesaria, ya que podemos insertar en el campo de texto del trabajo a realizar la imagen que hemos cargado en la vista de imágenes. De este modo podrás decir que una imagen vale más que mil caracteres.
Nuevas opciones de documentos de identidad en la ficha de cliente
Vivimos en la actualidad en un mundo globalizado y los clientes que cada día llegan a solicitar nuestros servicios son de una gran variedad.
Así, muchos de ellos manejan un número de identificación fiscal, otros simplemente manejan otro tipo de documentación igual de valida para realizar una negociación.
Por esta razón, se ha creado una actualización en el selector Documento Identificativo de la ficha de cliente para poder detallar otros tipos de documentos distintos al NIF/IVA, entre los que ahora puedes encontrar:
Estos tipos de documentos están acorde a los requerimientos de la factura digital TicketBai que se maneja en el País Vasco. Que, por cierto, nos encontramos dados de alta en el listado de software garante TicketBai.
Otras mejoras que caen de los árboles
Entre otras pequeñas actualizaciones que siguen cayendo de los árboles de este otoño, que son las ramas de los desarrollos. Podemos ver mejoras en las exportaciones de la contabilidad a A3.
Con esta actualización se habilita la opción de poner un código especial que marca el régimen especial de IVA y Operaciones.
Adicionalmente, se crean dos nuevos filtros por tipo de producto y control de inventario en la tabla de materiales de proyecto.
También, se han realizado mejoras visuales en los botones de acción de los documentos donde se agrupan las acciones que se pueden realizar en facturas de venta, pedido de compra, factura de compra y albarán de venta.
Un último paseo de vuelta
Para daros un último paseo por la hojarasca naranja que dibuja el otoño de nuestras actualizaciones antes de regresar a casa. Daremos un repaso a lo que la versión 2.151.0 nos ofrece.
En principio una forma más automatizada para crear facturas rectificativas, luego una nueva opción de insertar imágenes en los campos de textos de las OTs, un nuevo selector con campos de identificación en concordancia con protocolos de facturación electrónica de TicketBai, y otras actualizaciones que mejoran la interfaz y la exportación de documentos de contabilidad.
Por último, solo me queda comentar que puedes recibir soporte en el uso de estas nuevas funcionalidades y cualquier otra funcionalidad llamando a nuestras oficinas o en la página de soporte de Fixner.
Si aún no te has dado de alta y está leyendo este blog te invito a probar Fixner durante 30 días sin ningún compromiso dándote de alta en el enlace que está a continuación.