Por qué necesitas un plan de trabajo: organízate y cumple tus metas

¿Sabes qué es un plan de trabajo? ¿Crees que vale la pena dedicar tiempo a trabajar en él en lugar de en trabajos facturables?

Déjame hacerte una pregunta: ¿qué harías si de pronto te dejara en una ciudad totalmente desconocida, en la que no dominas el idioma y sólo con el nombre de un destino apuntado en  un papel? Ten en cuenta que no dispones de absolutamente nada: ni móvil, ni mapas, ni siquiera la facilidad de poder preguntar a alguien… Una de tus opciones sería ponerte a andar, con la esperanza de llegar a tu destino lo antes y lo mejor posible.

Pues bien, esta situación es más o menos lo que ocurre si no tienes un plan de empresa: vas haciendo cosas sin una estrategia clara y sin centrarte en un objetivo definido. Puede que veas ingresos y pienses que lo que haces no funciona mal, pero seguramente algunas acciones te hacen perder tiempo y dinero.

Volvamos al ejemplo del primer párrafo, ¿no sería mucho mejor si tuvieras un mapa que te orientara y te guiara? Pues eso es el plan de trabajo: una hoja de ruta donde defines una meta, estableces una estrategia y te marcas unos objetivos. Todo ello para llegar a esa meta.

Así, el plan de trabajo hace que no te desvíes de tu meta final. Con él, cada paso que das en el camino está meditado y planificado. Sí, implica un trabajo previo, pero también implica centrar tus esfuerzos en una meta definida. Y esto quiere decir, que tu trabajo estará bien aprovechado y dará frutos.

Y ahora, vamos a ir creando el plan de trabajo, paso a paso.

1. ¿Cuál es la situación actual? ¿Qué quieres dentro de un año? Define tu meta.

Estas dos preguntas van relacionadas. La segunda de ella define la meta final dentro de un año, por lo que según lo que establezcas debes analizar más o menos puntos de tu situación actual.

Algunas metas anuales que puede marcarse una empresa son: aumentar los ingresos, mejorar el beneficio, generar y lanzar un nuevo producto, centrarte en aumentar ventas en un determinado nicho, etc. En definitiva, hay tantas metas como empresas. Y, como estarás viendo, en cada una se parte de una situación inicial diferente.

Voy a ponerte un ejemplo: voy a establecer como meta para mi empresa aumentar el beneficio un 20% de aquí a un año. Parece una meta clara y viable, ¿no?

Ahora bien, ¿cuál es tu situación actual? ¿A qué actividad se dedica tu empresa? ¿La venta es física, online, o ambas? ¿Quién es tu competencia directa?… Para la misma meta, no es lo mismo un taller ubicado en un barrio donde el 80% de los negocios están desapareciendo; que una empresa de marketing online, cuyo sector empresarial está en auge estos últimos años. Al ser una situación inicial diferente, las estrategias y objetivos a definir también deben serlo.

Siguiendo con el ejemplo anterior, si quiero aumentar un 20% el beneficio de mi empresa, para empezar debo conocer el beneficio real que tengo actualmente. También sería conveniente conocer el beneficio de los últimos 3-5 años, para saber si se mantiene o ver la tendencia que ha seguido (lo que ayudará también a decidir si la meta decidida es viable o hay que reconsiderarla).

Esto puedes verlo en el Cuadro de mandos de Fixner. Tan sólo debes seleccionar el rango de tiempo que quieres visualizar y te mostrará, entre otros datos, un resumen de la tesorería de tu empresa.

2. ¿Qué recursos tienes para tu plan de trabajo?

Aquí tienes que tener en cuenta de qué dispones para alcanzar tu meta y definir tu plan de trabajo. Puedes dividir estos recursos en 4 categorías:

1. Recursos físicos: Por ejemplo, la maquinaria, instalaciones, etc. de tu empresa. Debes tener en cuenta los que sean relevantes para alcanzar tu meta.
2. Recursos financieros: Es decir, ¿cuánto puedes gastar en poner en marcha el plan de trabajo?
3. Recursos de personal: ¿Vas a trabajar solo o formarás un equipo para alcanzar tu meta?
4. Tiempo: ¿De cuanto tiempo real dispones?

Por ejemplo, en el punto anterior te he hablado de definir una meta para dentro de un año. Ahora bien, ¿realmente tienes un año para alcanzarla? Por supuesto, la respuesta es NO.

Al planificar tu año, debes tener en cuenta el tiempo real de trabajo, tanto tuyo como de tus trabajadores, que puedes dedicar a tu meta. En este punto, te recomiendo que introduzcas en el calendario las vacaciones de tu plantilla (si tienes ya estas fechas claras) o al menos que tengas en cuenta esos días. Si en tu empresa parte del tiempo laboral se dedica a asistir a algún curso, evento, feria, congreso, etc… lo mismo, marca esas tareas en el calendario para ver el tiempo real del que dispones en el año para perseguir tu meta.

Y por supuesto, recuerda que no puedes dedicar todo el tiempo a este plan de trabajo: debes continuar atendiendo a tus clientes y sacando adelante los proyectos y la actividad de tu empresa.

En cualquier caso, evaluando los recursos de los que dispones podrás realizar los siguientes puntos del plan de trabajo de una forma más realista.

3. Establece tus objetivos

Ha llegado el momento de pensar, definir y establecer tus objetivos anuales. Ten en cuenta que todos y cada uno de los objetivos que formules deben tener como fin alcanzar tu meta.

Por ejemplo, si tu meta es aumentar el beneficio un 20%, un posible objetivo sería reducir costes. Si además haces venta web, otro posible objetivo sería aumentar la tasa de conversión entre visitas y ventas.

Aquí te recomiendo que hagas un listado de objetivos y que después realices una criba. El primer criterio que debes tener en cuenta es que sean SMART:

• S: Específicos
• M: Medibles
• A: Alcanzable
• R: Relevantes
• T: Con fecha límite (Tiempo)

Con este criterio, aumentar la tasa de conversión no sería un objetivo SMART, porque no tiene fecha límite y no está bien formulado para ser medible. ¿Cuánto quieres aumentar la tasa de conversión? ¿Un 1% o un 23%? Y antes de pensar esa cifra recuerda que debe ser alcanzable… Pero podemos reformular el objetivo para convertirlo en SMART. Sería: «Aumentar un 1% la tasa de conversión en la web durante el primer semestre del año».

Y el segundo criterio al establecer tu plan de trabajo y definir los objetivos es el tiempo. Te recomiendo que hagas 1-3 objetivos por trimestre, y que los escribas por orden de prioridad (aunque trabajes los 3 objetivos a la vez). Si en el futuro ves que puedes abarcar más objetivos, los añades sin problema. Pero al principio es mejor ser realista y tener en cuenta que no vas a dedicar todo tu tiempo a este plan de trabajo (tendrás reuniones con clientes, etc.). Tener una lista de 10 objetivos y sólo tiempo para cumplir 2 te desmotivará y abandonarás tu meta. No te excedas, te facilitará cumplir tus objetivos.

4. Es hora de crear una estrategia

O lo que es lo mismo, ¿cómo vas a conseguir cada uno de los objetivos?

Volvamos al objetivo «Aumentar un 1% la tasa de conversión en la web durante el primer semestre del año», ¿cómo puedes lograrlo?

• Puedes mejorar el diseño de la web para que facilite el proceso de compra.
• También puedes reescribir los textos para que «atraigan» más al cliente a comprar.
• Puedes ofrecer un plan de fidelización a tus clientes para obtener ventajas en sus futuras compras.
• Etc

Aquí puedes tener todas las estrategias que quieras. Eso sí, cada objetivo tendrá su propio listado de estrategias, así que de nuevo sé realista con el tiempo (y los costes) de cada una.

5. Acciones a tomar

Una vez tengas los objetivos y las estrategias de cada uno, es hora de decidir qué acciones seguirás para cada estrategia.

Por ejemplo, para la estrategia «mejorar el diseño de la web para que facilite el proceso de compra» puedes decidir realizar las siguientes acciones:

• Comprar una nueva plantilla para la web
• Volver a fotografiar los productos que ofreces (para mejorar la calidad, ofrecer más detalles, etc)
• Reestructurar las distintas páginas de la web para facilitar el proceso de compra
• Agregar más opciones de pago

En cualquier caso, y esto lo hago extensivo a las estrategias, no es necesario que lo hagas tú: puedes decidir contratar a un profesional experto en maquetación de páginas web o en escritura de textos web.

Lo importante es que debes crear tareas para las distintas acciones y marcarlas en tu calendario. Y recuerda dejar un margen de tiempo para solucionar posibles imprevistos. La siguiente imagen te muestra un ejemplo de cómo puedes hacer esto con Fixner.

Al definir las acciones, debes pensar también quiénes serán los responsables de llevarlas a cabo y los canales donde las vas a realizar. Recuerda que no debes hacer todo el trabajo personalmente, sino que puedes crear un equipo de trabajo, por lo que también es importante que los distintos miembros estén coordinados y conozcan todos los puntos del plan de trabajo.

6. Haz un seguimiento

Por ahora, el resumen del proceso sería:

1. Define una meta
2. Divídela en objetivos (mensuales, trimestrales, semestrales)
3. Establece estrategias para alcanzar cada uno de los objetivos
4. Decide acciones o tareas para cada una de las estrategias

Y el último paso sería comprobar el proceso. Para cada fecha límite que te has marcado en los pasos anteriores, comprueba que has cumplido con lo que te habías propuesto. Y comprueba también si el proceso está dando resultados. Aunque esto depende del objetivo: algunos ofrecen resultados a corto-medio plazo y con otros deberás esperar algo más.

Sin embargo, es importante que compruebes si tu plan sobre el papel avanza adecuadamente, o si por el contrario debes abandonar alguna estrategia porque te está perjudicando.

Si aún no lo has leído, en nuestro blog tenemos un artículo que te muestra cómo Fixner puede ayudarte a controlar la rentabilidad de un proyecto. En este caso, puedes crear un proyecto con el nombre de la meta que quieres conseguir, y desgranar el plan de trabajo en órdenes de trabajo y tareas. Puedes ayudarte del calendario para controlar los plazos, y gestionar los distintos recursos desde los materiales de las órdenes de trabajo.

Tener el control del seguimiento te ayuda a detectar a tiempo los posibles desajustes, y a tener esto en cuenta a la hora de crear futuros planes de trabajo (tomando las medidas oportunas).

Pero, al mismo tiempo, al hacer este seguimiento y el balance final, no te centres sólo en lo que no has alcanzado: valora también todos los pasos y acciones que se han realizado bien.

A modo de conclusión…

Y aunque te esté hablando de un plan anual, no significa que deba comenzar el 1 de enero. Ahora que se acerca la Semana Santa, ¿por qué no aprovechar esos días festivos para comenzar a definir tu meta y tu plan de trabajo?

Tener definido tu plan de trabajo te llevará un período de tiempo. Pero también te ayudará a tener clara tu meta. Y esta meta actuará como filtro para tomar cualquier decisión sobre qué trabajos realizar. Y al final del proceso, al decidir qué trabajos son importantes y prioritarios porque te acercas a tu meta, y cuáles son prescindibles… además de llegar al fin que te habías marcado, habrás mejorado tu productividad. Aunque de esto te hablaré más en otro post.

Te animo a que des el paso más difícil: el primero. Dí «voy a hacerlo» y coge papel y boli para comenzar el camino hacia la meta. Y no te quedes en este paso, ¡ponte en marcha y cumple tu plan de trabajo!

Y recuerda: Fixner puede ayudarte en el seguimiento del plan de trabajo. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante un mes.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra web de soporte.