Gestión de proyectos conceptos básicos

La gestión de proyectos requiere de diversos factores que deben estar coordinados para poder cumplir un objetivo trazado en un tiempo determinado.

Entre estos factores podemos encontrar: los procesos, los presupuestos, los equipos de trabajo, los activos del proyecto, los materiales en inventario, entre muchos otros.

Cada uno de los elementos anteriormente mencionados requieren de una correcta administración para poder mantener el proyecto dentro de los tiempos trazados y del presupuesto asignado.

Esto no es tarea fácil, pero puedes llegar a ser un buen gestor de proyectos si conoces los conceptos básicos y manejas algunas herramientas avanzadas relacionadas al tema, que espero poder ofrecerte en este artículo.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Es el método mediante el cual se aplican conocimientos, habilidades y técnicas enfocadas al correcto diseño, planificación, puesta en marcha, mantenimiento y entrega de un proyecto.

Es un proceso que tiene unas características definidas como: el tiempo de vida, los estados por los que pasan las órdenes de trabajo, los objetivos que se deben cumplir, entre muchas otras.

A lo largo de la gestión de un proyecto es de gran importancia la medición de su evolución y el seguimiento de los KPIs (indicadores clave de desempeño) para poder evaluar si el proyecto está cumpliendo las expectativas trazadas en la fase de diseño y planificación.

¿Qué metodologías de gestión de proyectos existen?

Las metodologías de gestión de proyectos se pueden resumir en dos grandes grupos: las metodologías tradicionales y las metodologías ágiles.

Las metodologías tradicionales centran su atención en llevar una documentación exhaustiva de todo el proyecto y en cumplir con un plan de proyecto, definido en la fase inicial del desarrollo.

Como ejemplo de estás metodologías puedes encontrar: la RUP, Lean o la de tipo Cascada.

Las ágiles se enfocan en responder a los cambios más que a seguir con un plan establecido. Permite adaptar la forma de trabajo a las condiciones del proyecto consiguiendo inmediatez y flexibilidad.

Entre las más conocidas están Scrum, Kanban o Crystal Clear.

Herramientas para la gestión de proyectos

Existen diversas herramientas para la gestión de proyectos. Algunas se especializan en la gestión de tareas u órdenes de trabajos, otras en la venta y la gestión de presupuestos.

Aunque también existen herramientas más completas, como la de nuestro software de gestión (Fixner), que te permiten gestionar todo lo relacionado a tu proyecto desde un mismo espacio integrando la gestión de presupuestos, con las órdenes de trabajo, la facturación, la planificación, entre muchos otros elementos.

Lo importante de la herramienta que vayas a usar es que cubra las distintas necesidades que puedas tener al momento de gestionar tu proyecto. Así como permitir una mejor comunicación con los miembros de tu equipo facilitando la visualización de la evolución y el conocimiento de su papel para cumplir los objetivos trazados.

Fases de la gestión de un proyecto

Comúnmente los proyectos llevan distintas fases que ayudan a determinar el estado en el que se encuentra durante el ciclo de vida de este.

Entre las fases que se suelen utilizar para definir el progreso de un proyecto están:

• Fase inicial: Tiene que ver con la etapa del proyecto en el que se diseña el proyecto, se fijan objetivos, requisitos básicos, presupuestos generales, tiempos de entrega general, entre otras cosas.
• Planificación: Se elabora un plan de trabajo, se establecen responsabilidades, presupuestos para realizar las órdenes de trabajo, se adquieren materiales y herramientas, etc.
• Ejecución: Es la etapa cuando se lleva a cabo todo lo plasmado en fase de planeación.
• Control: Cuando se revisa la ejecución y se compara con la hoja de requisitos para establecer si se cumplen o no.
• Cierre: Es la etapa cuando se realiza una reunión con el cliente y los participantes del proyecto para analizar lo sucedido.

Planificación y gestión de proyectos

La planificación de un proyecto consiste en organizar: los procesos, los trabajos, las tareas, los recursos, el personal, entre otros elementos. A modo de poder llevarlo a cabo de la manera más rápida posible, cumpliendo siempre con los requisitos establecidos en la fase inicial.

En esta etapa se define un documento donde se sientan bases como: equipos de trabajos, proveedores, materiales a utilizar, tiempos de entregas, hitos corporativos, elementos de medición del progreso, etc.

Este documento es conocido como plan de proyecto y el contenido puede variar según la metodología que adopte tu proyecto.

Para las metodologías tradicionales se puede definir unos rangos de tiempos para cada fase del proceso, mientras que en las metodologías ágiles se suelen establecer fechas de Sprints o entregas para mostrar el progreso de lo adelantado y corregir detalles de la mano del cliente.

Por lo general lo que suelen tener todas las metodologías es un cronograma de trabajo, con una relación de responsables por tareas, además de una fecha de entrega final que suele visualizarse en un cronograma de trabajo.

Control de proyectos

El control del proyecto es una de las fases más importantes debido a que valora si se puede cumplir con lo establecido en el plan de proyecto.

Se conoce si existe una variación en el presupuesto general que pueda llegar a dejar el proyecto sin recursos económicos. También se valora si existe un retraso en la entrega de algún trabajo y sus razones.

Además de verificar si los requisitos básicos establecidos en la fase inicial se pueden cumplir o no.

Para esta fase es de gran ayuda contar con todo un sistema que te permita extraer información de las distintas fases del proyecto y lo más importante que puedas integrar los distintos sistemas de medición para poder revisar información actualizada.

Adicionalmente, si estas herramientas son aplicaciones en la nube que permiten alojar información en un servidor para su consulta en cualquier lugar y dispositivo con internet es mucho mejor.

Entre otras cosas, debo decirte que si estás buscando un software de gestión de proyectos con estas características puedes darte de alta aquí para probarlo durante 30 días. Con la ventaja que no tendrás límite de funcionalidades y tampoco costo inicial.

En resumen.

Para gestionar de forma correcta un proyecto debes manejar una estructura de trabajo basada en metodologías que se vienen poniendo en práctica desde muchísimos años atrás. Algunas metodologías están basadas en una flexibilidad y colaboración con el cliente que pueden agilizar las tomas de decisiones y corregir errores del diseño del proyecto.

Por otro lado, existen metodologías basadas en estructuras de cascadas que son ideales para poder llevar a cabo trabajos en los que se requiere terminar una fase previa para poder avanzar con la siguiente. Siendo de gran vitalidad el seguimiento y el control de los recursos disponibles para cumplir los objetivos trazados en la fase de diseño.

También debemos decir que los software en la nube para la gestión de proyectos son de gran ayuda para el control de este, ya que permite monitorizar las acciones del equipo de trabajo, los activos que requieren y poseen el proyecto que se lleva a cabo. Además de que son de gran utilidad para la generación y recolección de información relacionada al proyecto que pueden ser visualizados en informes en tiempo real.

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