Listado de la categoría: Gestión de empresas y startup

Durante este verano hemos visto que teníais interés en las Acciones Maestras, así que he decidido comenzar la vuelta del blog con una guía que te explica todo sobre ellas y con los enlaces a los tutoriales individuales.

Así que, a lo largo de este post, voy a explicarte qué son las Acciones Maestras, qué ventajas pueden aportarte en la gestión de tu empresa y qué Acciones Maestras puedes configurar en Fixner.

Además, al final podrás descargarte esta guía en formato PDF. Y si en el futuro añadimos nuevas Acciones Maestras, actualizaré tanto este post como la guía, para que así puedas consultar las novedades. Como puedes ver en este post de noviembre de 2019, el listado de Acciones Maestras ha ido creciendo.

Por cierto, si aún no usas Fixner, puedes probarlo gratis durante 30 días.

¿Qué son las Acciones Maestras?

Una de las principales fortalezas que tiene Fixner es poder configurar acciones maestras en el sistema. Estas acciones son disparadas automáticamente por Fixner cuando tú realizas otra acción determinada.

Por ejemplo, puedes crear una Acción Maestra para decrementar el inventario al cambiar el estado de una orden de trabajo. Cuando hagas el cambio configurado, todas las líneas de materiales utilizados se retirarán del inventario, teniendo el stock de los artículos actualizado al momento.

¿Qué Acciones Maestras puedo configurar?

Los tipos de Acciones Maestras que puedes configurar en FIxner son:

Incrementar inventario

Esta Acción Maestra aumenta el stock de los artículos que existan en el documento cuando se cambia el estado del documento. Se puede configurar en el documento de pedidos de compra.

Decrementar inventario

Esta Acción Maestra disminuye el stock de los artículos que existan en el documento. Se puede configurar en los documentos de orden de trabajo y albarán de venta.

Generar plantilla de trabajo

Esta Acción Maestra crea una plantilla de trabajo cuando se cambia el estado de un documentos. Los documentos que se pueden configurar son: pedido compra, albarán de venta, proyecto y orden de trabajo.

Cambiar estado al generar plantilla

Esta Acción Maestra cambia de estado el proyecto cuando se genera una determinada plantilla dentro de él.

Terminar tareas al cambiar de estado

Cuando se configura esta Acción Maestra, terminamos todas las tareas relacionadas con el documento al cambiar a un determinado estado el documento. Los documentos que se pueden configurar son: presupuesto (oferta), proyecto y orden de trabajo.

Cambiar estado de documentos relacionados

Esta Acción Maestra cambia el estado de un documento asociado al proyecto al modificar el estado de éste último. Los documentos que se pueden configurar son: presupuesto (oferta) y orden de trabajo.

Cambiar el estado del proyecto relacionado

Con esta Acción Maestra, el estado del proyecto se cambia gracias al cambio de estado de un documento relacionado con el proyecto. Los documentos relacionados son: presupuesto (oferta) y orden de trabajo.

Enviar email al cambiar de estado

Esta Acción Maestra envía un correo electrónico configurado en las plantillas de email cuando se cambia el estado de un documento. Los documentos configurables son: presupuesto (oferta), proyecto, orden de trabajo, pedido de compra, factura de compra, factura de venta, albarán de venta, recibo de cobro, recibo de pago e incidencia.

Enviar email al operar con un documento

Esta Acción Maestra envía un correo electrónico configurado en las plantillas de email cuando opera con un documento. Los documentos configurables son: presupuesto (oferta), orden de trabajo, proyecto e incidencia.

Enviar email al operar con una entidad

Esta Acción Maestra envía un correo electrónico configurado en las plantillas de email cuando opera con una entidad. Las entidades  configurables son: cliente y cliente potencial.

Crear notificación al adjuntar un archivo a un documento

Esta Acción Maestra crea y envía una notificación cuando adjuntas un archivo a un documento. Los documentos configurables son: pedido de compra, albarán de venta, oferta (presupuesto), proyecto, orden de trabajo, incidencia y tarea.

Crear notificación al adjuntar a una entidad

Esta Acción Maestra crea y envía una notificación cuando adjuntas un archivo a la ficha de un cliente o cliente potencial.

Cambiar el estado de los documentos vinculados

Con esta Acción Maestra, el estado del documento padre se cambia gracias al cambio de estado de un documento vinculado. Los documentos relacionados son: orden de trabajo.

Cambiar el estado del documento al generar/vincular documento

Con esta Acción Maestra, el estado del documento padre se cambia al crear un documento vinculado (o al vincularlo manualmente). Los documentos relacionados son: orden de trabajo.

Pasa al siguiente nivel, y crea Acciones Maestras en cadena

Lo bueno de las Acciones Maestras es que te ahorran muchos “pequeños clics” al no tener que ir haciendo tú manualmente los cambios de estado, mandar las notificaciones o mails, etc.

Lo mejor es que puedes crear varias Acciones Maestras que sean complementarias y así funcionarán a modo “de cadena”.

¿Quieres un ejemplo?

Imagina una empresa de Mantenimiento que detecta una avería en la “máquina 1” durante una revisión.

Se da de alta la incidencia y se genera una orden de trabajo para la reparación. Pero, faltan las piezas necesarias para ello. Entonces se hace un pedido de compra (con otras piezas y materiales adicionales) y todo queda a la espera de la recepción del material.

Ahora supón que se han creado las siguientes Acciones Maestras:

1. Incrementar inventario cuando cambiamos el estado de un pedido de compra a recibido.
2. Generar plantilla de trabajo al cambiar el estado de un pedido de compra a recibido.
3. Enviar un mail al cambiar el estado de un pedido de compra a recibido.

Así, cuando la empresa reciba el pedido de compra y cambie su estado a “Recibido”, automáticamente:

• Se añadirán los artículos del pedido al inventario.
• Se generará la plantilla de trabajo seleccionada y se enviarán notificaciones a los responsables y/o colaboradores (esto último según estén configurados los permisos).
• Se mandará la plantilla de mail seleccionada a los destinatarios elegidos, pudiendo, por ejemplo, avisar que se han creado los trabajos pendientes de realizar y que el plazo previsto de finalización será de X días.

Si además hemos creado la Acción Maestra “decrementar inventario al cambiar el estado de una orden de trabajo”, cuando el estado de la orden de trabajo cambie a “Finalizado” (por ejemplo), los materiales utilizados se restarán del stock total del inventario.

Y en todo esto, el usuario de Fixner habría hecho 2 clics:

1. Para cambiar el estado del pedido de compra.
2. Para cambiar el estado de la orden de trabajo.

El resto de documentos, avisos, etc se generan de forma automática gracias a las Acciones Maestras.

¿Necesitas «verlo en acción»?

En este vídeo de nuestro canal de Soporte puedes ver otro ejemplo de cómo las Acciones Maestras pueden simplificarte la gestión de tu empresa, al ahorrar tiempo automatizando determinadas acciones.

Te aconsejo prudencia

Ten en cuenta que cuando creas una Acción Maestra, afecta a todas las entidades o documentos. 

Por ejemplo, si creas una para generar una plantilla de trabajo al cambiar el estado de un proyecto de “Presupuestando” a “En Progreso”, siempre que hagas este cambio, independientemente del proyecto que sea, se generará la plantilla de trabajo elegida al configurar la Acción Maestra.

Por eso, lo primero que debes hacer es reflexionar sobre los procesos de trabajo de tu empresa, y ver cuáles de ellos es más prudente automatizar con las Acciones Maestras. 

Cuando lleves un tiempo con las básicas, puedes ir creando más.

¡Aquí tienes tu guía!

Y ahora que has llegado hasta aquí, guarda toda la información de este post en un cómodo archivo PDF en tu ordenador o móvil. Así puedes consultar nuestra Guía de Acciones Maestras en cualquier momento. ¡Haz clic y descárgala!

Y recuerda…

Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

En el post de hoy quiero hablarte de la importancia de la automatización de procesos en tu empresa.

Esto es algo que haces en tu día a día sin darte cuenta. Seguro que cuando empezaste a conducir pensabas muchas más acciones que ahora: eso es porque las has interiorizado y automatizado. Ahora todo es más fluido, ¿verdad?

¿Qué significa automatizar procesos?

Un proceso es sencillamente, una relación causa-efecto. Es, sencillamente, una secuencia de pasos definidos con lógica para lograr algún resultado específico.

En este sentido, automatizar un proceso no significa que se haga él solo de manera automática. Es más bien el hecho de tener los pasos del proceso estudiados y definidos para no tener que pensar a cada momento qué hacer a continuación.

Por ejemplo, yo hace un tiempo implementé un proceso de 10 pasos a la hora de redactar y publicar un post. Obviamente, cuando comencé a redactar contenidos invertía mucho más tiempo que ahora en hacerlo (la experiencia es un grado).

Ventajas de la automatización de procesos

Realmente,  lo bueno de haber creado e implementado el proceso del ejemplo anterior es:

• El ahorro de tiempo. Como ya tengo el proceso creado, sé que pasos debo seguir. Además, al generar el trabajo en Fixner, inserto las tareas desde la plantilla que creé con los pasos del proceso. Esto supone un ahorro extra de tiempo al gestionar mi trabajo desde el software.
• Me permite conseguir siempre los mismos resultados, lo que se traduce en un aumento de la eficacia. ¿Por qué? Porque al crear el proceso, lo hice en base a los pasos que funcionaban.
• La anterior ventaja se traduce también en que podría delegar la tarea de escribir posts. Si tuviera tal volumen de trabajo que no pudiera escribirlos personalmente, podría delegar… y seguiría obteniendo los mismos resultados.

En definitiva, la automatización de procesos te aporta libertad. En primer lugar, por el ahorro de tiempo; y en segundo lugar, por la posibilidad de delegar tareas minimizando errores. Y esto es así independientemente de lo grande que sea tu negocio.

Cómo automatizar procesos

Automatizar e implantar procesos requiere seguir una metodología y unos pasos clave. De lo contrario, sólo se consigue de forma parcial.

Uno de los primeros pasos es informar a los empleados, si los hay, de la implantación de procesos. Así estarán al tanto de que habrá una nueva metodología, sabrán que necesitarán una formación e, incluso, pueden participar en la definición del proceso.

Es importante documentar el proceso de forma clara. Algunos consejos para elaborar la documentación son:

• Utilizar un lenguaje sencillo y adecuado.
• Si usas símbolos, que sean estándar, para que todos los implicados puedan entenderlos.
• Que los trabajadores puedan acceder fácilmente a la documentación del proceso. Nadie debe quedar al margen, o implantar el proceso no servirá de nada.
• Siguiendo lo anterior, los trabajadores también pueden colaborar al elaborar el proceso.
• El proceso debe ser coherente con la estrategia interna de la empresa.
• Debes ser consciente de que definir e implantar un proceso requiere tiempo. Es mejor meditar bien la elaboración a implantar algo que no funciona.
• Y recuerda: los procesos están vivos y pueden cambiar con el tiempo, lo que implica volver a definirlos. Esto también es válido si detectas que puedes mejorar el proceso.

Teniendo en cuenta lo anterior, define quién se encargará de definir, implantar y documentar el proceso. Si es un equipo de trabajo, define qué hace cada uno.

Sí, automatizar e implementar procesos lleva un tiempo. Pero una gran ventaja es que el tiempo que inviertes una vez se ahorra cada vez que alguien consulta la documentación, pues no necesita recurrir a tí.

Y el último paso es el más importante: no basta con la teoría, pasa a la práctica. La automatizacion de procesos no sirve si sólo se queda en el papel.

Ejemplos de procesos que puedes automatizar en tu empresa

Una de las primeras cosas que deberías automatizar es tu comunicación. Por ejemplo, en Fixner tenemos fijado que cuando se publica un nuevo post, se manda un mail a nuestros suscriptores y al día siguiente se anuncia el post en redes sociales. Y esto es un proceso porque siempre se hace en este orden. ¿Cómo lo hago? Dedico 2-3 días a crear el contenido y programar las publicaciones. Así, el resto del tiempo lo dedico a otras tareas.

Otro proceso que tengo instaurado es dedicar 1 mañana al mes a programar contenido para redes sociales. Esto facilita que después sólo deba hacer algún retoque puntual, en lugar de dedicar 10 minutos cada día a esta tarea.

Tener automatizada la comunicación hace que, ante un imprevisto o unas vacaciones, tu web y tus redes sociales sigan publicando contenido con total normalidad.

Otra de las cosas que debes automatizar son tus mails. Nosotros intentamos dar una respuesta lo más personalizada posible a vuestras consultas, pero nos dimos cuenta de que ciertas preguntas se repiten mucho. ¿Qué hicimos? Creamos unas plantillas de mail de respuesta básica en Fixner. Esto permite, además de ahorrar tiempo resolviendo consultas, delegar esta tarea a otro trabajador en el futuro.

Si tu empresa realiza ventas online, también deberías automatizarlas. Hacer esto te permite, además de vender fuera del horario laboral, crecer. Piensa que si tuvieras que encargarte personalmente de cada paso de este proceso, dedicarías gran parte de tu tiempo a estas tareas. Y eso significa abandonar otros trabajos de tu negocio.

A la hora pasar a la automatizacion de procesos, cada empresa es un mundo. Eres tú quien mejor conoce tu empresa y quien sabe qué procesos pueden ser interesante automatizar .

Para terminar…

Desde aquí, te recomiendo que comiences a pensar desde ya en automatizar procesos en tu empresa. Si no tienes trabajadores, puede que no lo veas mucho el sentido, pero supone un gran ahorro de tiempo tener los pasos definidos y controlados para no perder minutos pensando qué hacer a continuación. Además, si en el futuro tu empresa crece, o si ya tienes un número considerable de trabajadores a tu cargo, podrás beneficiarte de todo el listado de ventajas que ya te he mencionado.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante un mes.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra web de soporte.

Gestionar una empresa de servicios puede llegar a ser una tarea titánica: tienes que dedicarte a vender tus servicios, planificar el trabajo, controlar que todo esté dentro de lo presupuestado, facturar a tus clientes y, por último pero lo más importante, ¡cobrar!

En Fixner llevamos tiempo trabajando en una aplicación para facilitar todo este trabajo. Además, durante este tiempo hemos publicado diferentes artículos para ayudarte. Hoy queremos ofrecerte una guía práctica con toda la información esencial para que realices una buena gestión de tu empresa.

Para ello, hemos dividido esta guía en 5 grandes bloques, que coinciden con las 5 áreas de gestión de una empresa de servicios:

1. CRM y gestión del embudo de ventas
2. Planificación y gestión del trabajo y los proyectos
3. Facturación del trabajo realizado
4. Gestión de la tesorería
5. Gestión de compras

Eso sí, te aviso que este post es un resumen. Pero si haces clic en los distintos enlaces podrás ampliar toda la información que irás leyendo y no te quedarán dudas.

No me enrollo más, comencemos con la guía práctica «Cómo gestionar una empresa de servicios«.

CRM y gestión del embudo de ventas

Las ventas es una de partes mas importantes de cualquier empresa. Si no tienes claro cual es tu cliente ideal y no tienes bien definido tu proceso de ventas, invertirás muchas horas en oportunidades que no saldrán adelante o en el caso de que consigas cerrar la venta, no le podrás ofrecer tu mejor servicio.

El primer paso para controlar tu proceso de ventas es una buena gestión de tus clientes potenciales. Sé que esto es laborioso porque debes tener toda la información sobre ellos bien organizada: sus necesidades, sus peticiones, su estado de predisposición para realizar la compra, horarios en los que puedes contactar con ellos, etc.

Una vez que has conseguido la atención de tu cliente potencial el siguiente paso es tener un embudo de ventas que te ayude a gestionar el proceso de ventas y conseguir cerrar la oportunidad.

Una buena idea es simplificar la gestión de las ventas con nuestro CRM, de esta manera puedes tener toda la información bien organizada y te resultará fácil consultarla. De esta forma, puedes realizar un seguimiento de tus clientes potenciales sin invertir mucho tiempo.

1. Define a tu cliente ideal

Ya os lo hemos comentado en alguna ocasión, pero no queremos que olvides que una empresa necesita clientes para sobrevivir.

El primer paso para conseguir estos futuros clientes es definir tu cliente ideal para tu catálogo de servicios. Por tanto: haz los deberes y define a tu cliente ideal. Ten en cuenta que el tiempo y el esfuerzo que inviertas en este punto no es una pérdida, pues es el primer paso a dar para mejorar tu proceso de venta.

2. Define tu catálogo de productos y servicios para tu cliente ideal

Este punto tiene dos pasos: hacer un listado con los productos y servicios de tu empresa y ponerles precio. Sencillo, ¿verdad? Nada más lejos de la realidad, un pequeño fallo en este paso puede hacer perder dinero a tu empresa. Así que vamos a ver cómo puedes evitar el desastre.

Debes tener claro el listado de productos y servicios que formarán tu catálogo. De esta forma después podrás calcular el precio de venta de tus productos y servicios. Recuerda que Fixner te ahorra los cálculos, pues sólo debes introducir el coste y el margen de beneficio y el software realizará todos los cálculos automáticamente.

3. Gestiona tus clientes potenciales

Sé que todo el tema captación y gestión de clientes puede parecer complicado, pero es vital para el éxito de tu empresa. Podemos resumirlo diciendo que Fixner, entre otras cosas, funciona como un CRM completo que te permite gestionar clientes potenciales de manera ágil y profesional.

Pero además de gestionar clientes, también te permite gestionar contactos. De esta forma puedes tener controladas todas las personas que se relacionan con tu empresa de servicios.

4. Haz que el embudo de ventas te ayude a mejorar tu proceso de ventas

El proceso que va desde que un cliente potencial está en estado caliente para comprar hasta que se convierte en cliente real o incluso en cliente fiel, este proceso es lo que se conoce como gestionar el embudo de ventas.

Este embudo tiene distintas fases, que nos ayudan a convertir a nuestro cliente potencial en un nuevo cliente. Y para guiar al cliente a pasar de una etapa a otra realizamos distintas acciones comerciales. Entre ellas encontramos la preparación de presupuestos, el contestar mails con dudas por parte del cliente, concertar reuniones, etc.

Este embudo también sirve como evaluación interna del proceso de ventas de la empresa. Si detectas el motivo por el que tus clientes no compran, podrás solucionarlo y realizar más ventas.

5. Realiza presupuestos profesionales que te ayuden a vender

Una de las acciones más comunes es la realización de ofertas o presupuestos. No olvides que la rapidez a la hora de entregar el presupuesto es vital. Si tardas demasiado perderás la oportunidad de venta. Pero el tiempo no es ningún problema, porque con Fixner puedes elaborar un presupuesto profesional en pocos minutos. Además, podrás gestionar los distintos presupuestos que realices desde el panel de control para así controlar tu proceso de ventas.

Planificación y gestión del trabajo y los proyectos

De nada sirve vender tus servicios si no tienes un gran control de la planificación y el trabajo a realizar. Me refiero a la gestión del servicio que estas prestando a tus clientes, porque, como muchos estudios ratifican, cuesta mucho mas conseguir un nuevo cliente que mantener tus clientes actuales ofreciéndoles un gran servicio.

1. Calcular el coste hora de de tus trabajadores.

Tanto en la planificación como en la gestión de los trabajos que realiza tu empresa debes tener en cuenta las horas realizadas por tus operarios y el coste de las mismas.

Parece una obviedad, pero si no sabes cómo calcular correctamente el coste hora de los trabajadores de tu empresa, puede que los trabajos realizados no den los beneficios económicos esperados y tu empresa puede perder dinero.

2. Planificación, gestión y control de las órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo te ayudan a llevar una buena gestión de los trabajos y/o proyectos. Es importante determinar bien las prioridades de las distintas órdenes, para así asignar el trabajo con mayor eficiencia. Si los trabajadores tienen claro el trabajo a realizar en cada momento, evitarás retrasos y prestaras un mejor servicios a tu cliente.

En cuanto a la gestión de las órdenes de trabajo, son muchos los puntos a tener en cuenta: la fecha de finalización, las horas realizadas por tus trabajadores, posibles imprevistos, etc.

3. Planificación, gestión y control de proyectos

La planificación, gestión y control de proyectos es vital para el buen funcionamiento de tu empresa y dar una imagen profesional de cara a tus clientes. Si tienes este proceso bien organizado, podrás solucionar con la mayor brevedad cualquier imprevisto que surja y así cumplir con los plazos de tiempo establecidos.

¿Cómo puede Fixner ayudarte a conseguir un buen control? Desde el dashboard de cada proyecto puedes consultar toda la información de una forma muy visual, sus gráficos te permitirán realizar los seguimientos económico y de ejecución de cada proyecto con un sencillo golpe de vista.

Si todo esto te parece sólo «teoría», comprueba cómo Fixner puede ayudarte a gestionar un proyecto de reforma desde su inicio hasta su completa finalización.

Facturación del trabajo realizado

Una vez que has realizado el trabajo, llega el momento de facturar el servicio a tu cliente. Pero tu trabajo no termina con la factura, sino que también debes realizar un seguimiento de los vencimientos de los recibos y gestionar los cobros de tus facturas.

Si realizar estas facturas te lleva bastante tiempo, debo recordarte que con Fixner puedes facturar servicios en pocos minutos. Como todos los documentos que genera Fixner en PDF, tu factura tendrá un aspecto profesional, con los colores corporativos de tu empresa y su logo.

Ahora es cuando debes realizar el trabajo de gestión de facturas, y nosotros te permitimos comprobar de un simple vistazo el estado de todas y cada una de tus facturas. Así evitarás que alguna factura caiga en el olvido y no se cobre.

Gestión de la tesorería

Tan importante es tener una buena planificación y control de tus clientes, trabajos y facturas, como también es de vital importancia tener una tesorería controlada y saneada, debes tener organizados los cobros y pagos, y sus vencimientos para no tener sorpresas.

Si te estás preguntando qué sucede con los clientes que solicitan un pago aplazado, nuestro software te permite generar los recibos con los plazos definidos automáticamente según la forma de pago elegida. Y por supuesto, puedes ver el estado e importe de todos los recibos generados, asociados a su factura correspondiente, y con sus fechas de emisión y cobro.

A modo de resumen, con Fixner podrás controlar la tesorería y gestionar los cobros y pagos de tu empresa, pues te permite:

• Generar automáticamente los recibos de cobro y pago a partir de la factura
• Filtrar los recibos de cobro y pago por el estado
• Realizar traspasos entre las diferentes cuentas de tu empresa
• Gestionar cobros y pagos documentados en la factura
• Gestionar cobros y pagos NO documentados en la factura
• Gestionar otros ingresos y otros gastos
• Configurar las formas de pago

Gestión de compras

La mayoría de las empresas de servicios necesitan proveedores externos para poder llevar a cabo su labor profesional. Pero lo que a ti realmente te interesa es que una buena gestión de pedidos de compra puede hacer aumentar los márgenes de beneficios de tu empresa. Esta función te permite controlar todo aquello que tu empresa necesite comprar a otros proveedores: materiales para la realización de un proyecto, maquinaria, etc.

La gestión de pedidos de compra es, al igual que el resto de gestiones con Fixner es sencilla y muy visual. Lo tendrás todo ordenado, a la vista y bien catalogado para ahorrar tiempo.

Además, y como los pedidos van asociados a proyectos, Fixner también te ofrece la posibilidad de consultar los pedidos y facturas de compra para cada proyecto.

Gestionar una empresa de servicios puede parecer complicado, pero…

Después de leer todo el post, entiendo que gestionar una empresa de servicios te parezca una tarea extensa y complicada. Pero para que veas que puedes simplificarla hemos preparado la siguiente infografía que resume, a grandes rasgos, todo el proceso.

«Cómo gestionar una empresa de servicios» no es sólo teoría…

Todo lo que has leído en esta guía resumida no es sólo teoría sobre cómo gestionar una empresa de servicios. En nuestro blog puedes descubrir testimonios de varias empresas, como la ingeniería Osmobra o la empresa Eventual del sector eventos han aumentado su productividad utilizando Fixner.

Ellos, entre otras cosas, destacan la facilidad y efectividad en el seguimiento de proyectos y órdenes de trabajo, la reducción de los plazos de cobro a los clientes, la reducción del plazo de entrega de las ofertas, y la potencia y facilidad de uso del software.