Listado de la categoría: Ventas y CRM

Antes de seguir con la serie de posts sobre las “distintas partes” de la gestión de una empresa, creo que es necesario repasar algunos conceptos que son vitales antes de terminar con la parte de ventas.

Hasta ahora te he hablado de la gestión de clientes y de cómo crear distintos tipos de presupuestos en Fixner. 

Y hoy recupero un tema importante para la economía de tu empresa a la hora de hacer los presupuestos: calcular el precio de venta de tus productos y servicios para evitar perder dinero.

Antes del presupuesto…

Cuando un cliente te solicita un presupuesto (o incluso antes de ello), además de tener listo el producto o servicio que quieres vender, debes tener claros otros dos puntos importantes:

1. Saber cuáles son los costes por hora de nuestros trabajadores, y los nuestros propios 
2. Saber calcular el precio de venta de tu producto o servicio, teniendo claro el margen de beneficio que deseas obtener

A la hora de poner el precio de venta, el primer impulso (y el que parece más razonable) es plantear la operación sumando un «margen de beneficio» a los costes del producto. Pero esta no es la forma más adecuada, porque en ocasiones puede llevarte a vender por debajo del precio de coste si ofreces promociones.

A continuación te explico brevemente las dos opciones más comunes y el porqué usar una y no la otra.

Fórmula 1 para calcular el precio

Esta es la primera forma que nos podría venir a la cabeza a la hora de calcular el precio de venta a partir de un margen fijado:

Precio = coste + (coste x %margen/100)

Vamos a hacerlo con un ejemplo numérico para que lo veamos más claro:

Si tenemos un producto o servicio con un coste de 100 € y queremos venderlo con un 30% de margen, quedaría de la siguiente forma:

Precio = 500+(500×30/100) = 500+(500×0,30) = 500+150 = 650 €

Parece claro verdad, si algo me cuesta 500 € y quiero ganar un 30% se sumo 150 y ya tengo calculado el precio de venta; pues no!!!

Mira la siguiente tabla, donde he utilizado esta fórmula para calcular el precio de venta de un producto. En un momen to dado, quiero ofrecer este producto con un descuento del 20% o del 25%.

Ya el descuento del 20% es perjudicial, porque hace que sólo tenga 20€ de beneficio.

Pero, como puedes ver, al ofrecer un descuento del 25% estaría vendiendo por debajo de su coste, por lo que cada vez que vendiera este producto, mi empresa estaría perdiendo dinero.

Y no, no es algo fácil de controlar. Porque al tener más productos y/o servicios a la venta sin descuentos, el balance económico saldría positivo, por lo que no detectarían esas pérdidas.

Fórmula 2 para calcular el precio de venta

Esta segunda fórmula no es mucho más complicada que la primera,  pero si más completa, vamos a verlo:

Precio = Coste / (1 – %margen/100)

Lo realizaremos con el mismo ejemplo que para la fórmula anterior para que lo podamos ver con mayor claridad:

Precio = 500/(1-30/100) = 500/(1-0,30) = 714,29 €

De nuevo, mira la siguiente tabla. Al igual que antes he utilizado esta fórmula para calcular el precio del mismo producto, y cómo quedaría este precio al ofrecer un descuento del 20% y el 25%.

Como puedes ver, esta vez el precio con el 25% de descuento sigue siendo superior al coste del producto, por lo que nuestra empresa no pierde dinero con la venta, sino que gana.

¿Qué fórmula te recomiendo? 

Obviamente: la segunda.

¿Por qué? Porque soy incapaz de decirte que uses la primera sabiendo que puede hacerte perder dinero.

Sólo podría aconsejarte la primera opción en el caso de que nunca ofrezcas descuentos, promociones, ni precios especiales de ningún tipo a tus clientes. Y aquí incluyo los descuentos por cantidad, tarifas especiales, etc.

En cualquier caso, tú decides. Cada empresa es un mundo y, en algunos casos, el precio de coste y de venta viene marcado por el proveedor. Así, desde aquí puedo ofrecerte una recomendación de tipo general, pero todo depende de la forma de trabajar de tu empresa.

¿Cómo puedo calcular el precio de venta en Fixner?

En primer lugar, configura la fórmula

En el menú de configuración puedes seleccionar una de las dos fórmulas que te he mostrado en este post. Así, Fixner hará automáticamente los cálculos a partir de los costes.

En el siguiente artículo puedes ver cómo configurar la fórmula del cálculo del precio de venta:

Ahora, deja que Fixner calcule tus precios

El siguiente artículo de nuestra Web de Soporte te muestra cómo calcular el precio de un producto o servicio a partir de su coste y el margen de beneficio que deseas aplicar. Ya verás que sólo debes introducir los datos y Fixner hace el cálculo automáticamente.

Según en qué parte del proceso estés, y dependiendo de cuánto lleves usando Fixner, te recomiendo la Guía de Catálogo, Inventario y Control de Stock. Ahí tienes el proceso de cómo crear tu catálogo de productos y servicios paso a paso, desde cero.

En cualquier caso, una vez tengas tus precios de venta calculados, en cada artículo tienes la posibilidad de crear varias tarifas con su correspondiente descuento. De este modo a la hora de realizar una oferta para un cliente determinado, se aplicará la tarifa que has asignado al cliente.

Fixner siempre se te mostrará la tarifa y descuento que estás aplicando, para que conozcas en todo momento las variables de la oferta y puedas ir modificándola según creas conveniente.

Y recuerda…

Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

Hoy vengo a hablarte de cómo hacer la gestión de clientes de tu empresa. ¿Por qué? Pues porque he pensado que puede ser muy interesante crear una serie de post específicos sobre el proceso de gestión general, para así no perder nada de información por el camino.

Desde hace un tiempo, en este blog puedes encontrar post o artículos que intentan orientarte en el uso de Fixner dentro de los procesos de gestión interna de tu empresa de servicios. Es más, incluso hemos ido creado guías específicas con el proceso de gestión para distintos sectores.

Recuerda que nosotros dividimos el proceso de gestión de una empresa en 4 grandes puntos:

1. Gestión de ventas: clientes y presupuestos
2. Gestión de trabajos
3. Compras
4. Facturación y Tesorería

Vamos a centrarnos en la gestión de ventas, especialmente en cómo hacer la gestión de clientes y clientes potenciales. La gestión de ventas es el primer paso para optimizar la gestión de tu empresa. En este punto incluimos todo lo que tiene lugar desde que un cliente potencial contacta con tu empresa hasta que le elaboras un presupuesto. De modo que vamos a ver por un lado la captación de clientes, y en otro post te hablaré de los presupuestos.

Proceso de captación de clientes

El proceso de captación de clientes consiste en convertir clientes potenciales en clientes. En Fixner esta diferenciación se define de la siguiente forma:

• Clientes potenciales: son empresas o personas que aún no han cerrado ninguna actividad comercial con la empresa, pero muestran interés en ello. En resumen, son prospecciones a clientes futuros.
• Clientes: son empresas o personas que necesitan un presupuesto para cerrar alguna operación comercial con la empresa.

Ahora bien, ¿cómo se transforma un cliente potencial en cliente? Vamos a ver un ejemplo de este proceso de captación:

1. Una persona entra en contacto con tu empresa. Puede ser entrando directamente en tu tienda o estudio, a través de una llamada o desde la web de tu empresa.
2. Un comercial de tu empresa atiende a esa persona y crea un nuevo cliente potencial.
3. Este cliente potencial comunica al comercial sus necesidades. Este paso se conoce como «Petición de necesidades».
4. El comercial procesa esta petición y valora:
   1. El cliente no tiene necesidades reales: entonces cierra el cliente potencial.
   2. El cliente sí tiene necesidades reales: entonces convierte al cliente potencial en cliente para realizarle un presupuesto.

Seguro que este proceso te resulta familiar: es lo que lleva sucediendo desde hace años en cualquier empresa de reformas. Seguro que ahora mismo te viene a la mente esa ficha que se rellena a mano con los datos del cliente. Pero, ¿quieres saber cómo puedes hacerlo con Fixner?

Recuerda que todos los pasos que has realizado en el seguimiento y gestión del cliente potencial te acercan a tu objetivo final: realizar ventas. De modo que la gestión de clientes es un punto importante de la gestión de ventas de tu empresa.

Gestión de los clientes potenciales

Al crear un nuevo cliente potencial debes rellenar sus  datos personales y de ventas (responsable, fuente de procedencia, etc). Parte de la información que introduzcas en la ficha de «Nuevo cliente potencial» aparecerá en la pantalla de seguimiento de clientes potenciales.

Esta pantalla de seguimiento recoge la información más importante para gestionar tu proceso de ventas de un simple vistazo.

Es más, respecto a este punto, las columnas «Estado» y «Calificación» son vitales para determinar la posible conversión de cliente potencial a cliente.

Conversión de clientes potenciales a clientes

Una vez que el cliente potencial decide solicitar presupuesto de alguno de los servicios de tu empresa, deja de ser cliente potencial y se convierte en cliente. Con Fixner esto es tan sencillo como pulsar un botón. El software convierte al cliente potencial en cliente copiando todos los datos introducidos en la ficha.

Gestión de los clientes

Una vez hayas convertido el cliente potencial a cliente, aparecerá en la pantalla de seguimiento de clientes. También puedes crear un nuevo cliente sin necesidad de hacer antes un cliente potencial, por ejemplo, un cliente ya existente en tu empresa.

Al igual que la de clientes potenciales, esta pantalla de seguimiento de clientes recoge la información más importante para gestionar tu proceso de ventas de un simple vistazo.

Pero puedes añadir y conocer mucha más información de tus clientes. Por ejemplo, puedes añadir otra persona de contacto para ese cliente (o varias). También puedes añadirle tareas y notas para facilitar su gestión y seguimiento.

Hay más cosas relacionadas con la gestión de clientes, pero vamos a verlas en el seguimiento del proceso de ventas.

Seguimiento del proceso de venta

Hasta ahora te he hablado de clientes potenciales y clientes, pero lo importante para tí es saber cómo gestionar a los primeros para conseguir realizarles una venta y convertirlos en clientes.

Y este proceso empieza cuando un cliente potencial entra por la puerta.

Una vez tienes hecha la ficha del cliente potencial, puedes añadir tareas o notas para organizar y facilitar el seguimiento del mismo.

En las tareas el comercial puede agregar todas las acciones que va a llevar a cabo para realizar el seguimiento del cliente potencial: llamar por teléfono para recordar que se puso en contacto con la empresa, agregar al cliente potencial a una campaña de mails, valorar sus necesidades para determinar la posibilidad de conversión, etc

Para facilitar el seguimiento de las tareas, Fixner te las clasifica en dos pestañas: tareas pendientes y todas las tareas. De este modo puedes centrarte primero en las tareas pendientes, pero también puedes revisar todas las tareas que has ido apuntando para ese cliente potencial.

En las notas el comercial puede añadir toda la información que considere relevante a la hora de tratar con el cliente potencial. Por ejemplo, imagina que este cliente potencial ha llegado a tu negocio interesándose por mobiliario de estilo minimalista para realizar una reforma de su cocina. Esta información debería insertarse en una nota dentro de su ficha personal para evitar mandarle información que no quiere.

Y, por fin, cuando llega el momento en el que el cliente potencial te pide un presupuesto y entonces lo conviertes en cliente. Desde este momento, le realizarás trabajos que más tarde le facturarás, por lo que es importante poder consultar también parte de esta información.

Como en el caso del cliente potencial, puedes añadir tareas y notas a la ficha del cliente. Ambas sirven tanto para la gestión del cliente como para la planificación del trabajo.

Lo siguiente no aparece en la ficha del cliente, pero es una ayuda increíble para el seguimiento diario del proceso de venta: las tareas aparecen reflejadas en el calendario. Esto te permite organizar la agenda de un simple vistazo. Para hacerlo aún más visual, cada tipo de tarea aparece en un color diferente. Así puedes diferenciar rápidamente llamadas y reuniones, por ejemplo. Por cierto, también aparecen las tareas asociadas a los clientes potenciales.

Otro elemento que puedes añadir a la ficha del cliente es la posibilidad de crear avisos. Por ejemplo, puedes crear uno en el caso de impagos.

Además, puedes consultar también el Dashboard de cada cliente para así comprobar de un vistazo su facturación. Dentro de este dashboard también puedes descargar el listado de facturas de ese cliente.

Por último, debo recordarte que, a la hora de dar de alta un cliente potencial o un cliente en Fixner, rellenes el máximo de campos posibles dentro de los formularios de la ficha. Fixner utilizará esa información a la hora de generar futuros documentos como presupuestos, facturas, etc. De esta forma ahorras tiempo al no tener que buscar e introducir la información manualmente cada vez.

Elaboración de presupuestos

¿Has visto todas las tareas que puedes realizar con Fixner dentro de una de las partes de la gestión de ventas? Pues ha llegado el momento de conocer la otra mitad: la elaboración y gestión de presupuestos.

Próximamente tendrás en el blog de Fixner un post dedicado a la elaboración de presupuestos, en el que verás distintos tipos de presupuestos según el tipo de trabajo.

Recuerda que Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra web de soporte.

Como os fuí explicando en uno de los últimos posts, los clientes van pasando de unos estados a otros, el famoso embudo de ventas (sales funnel) muy conocido por todos.

Una vez que hemos realizado todo el trabajo de marketing, la siguiente fase del ciclo de ventas que nos toca realizar es el trabajo de ventas propiamente dicho. En esta parte nos encontramos con clientes que han pasado por un cribado previo, clientes que están algo más que interesados en nuestros servicios (SQL).

Ahora el trabajo a realizar es más directo con cada uno de los clientes potenciales, cada uno de ellos es una oportunidad de venta con sus distintas características y necesidades que tenemos que ir descubriendo a lo largo del proceso para conseguir nuestro objetivo: la venta del servicio. En este momento nos encontramos en la tercera etapa del embudo de ventas.

No podemos decir que exista un proceso de venta estrella y válido para todo tipo de sectores, pero sí existe un proceso básico, común a prácticamente la totalidad de las empresas que prestan servicios profesionales:

• Lead: Este es el estado inicial, nos encontramos con los clientes que marketing ha detectado como clientes potenciales cualificados, clientes que han mostrado algún tipo de interés en nuestros servicios o que simplemente tienen una necesidad que podemos cubrirles.
• Quote: Aquí nos encontramos con aquellas oportunidades a las que ya se le ha pasado un oferta económica pero no tenemos una respuesta ni positiva ni negativa. Es muy interesante detectar cuándo es el momento que se pasa del estado anterior a este, para así poder medir cuánto nos cuesta realizar una oferta real y también saber qué acciones son las más eficientes para con nuestros clientes.
• Negotiation: En este estado el cliente ya nos ha dado una respuesta , si ha sido positiva pasaríamos a la siguiente fase, pero si ha sido negativa, debemos negociar y adaptar la oferta para conseguir el éxito.
• Final decision, win or lost: Este es un paso importante para nosotros, si finalmente resulta ganada, fenomenal hemos conseguido nuestro objetivo. Pero si por el contrario la oferta es rechadaza, nos pueden ocurrir dos cosas la primera es que el posible cliente contrate con la competencia, en cuyo caso no podemos hacer nada, bueno sí, apreder de nuestros errores para la próxima e ir mejorando nuestro proceso. la segunda situación es volver a la negociación siempre y cuando el cliente lo permita y no la decline rotundamente.
• Not Prospered: Este estado es importante, pero lo más parecido a estar en el «limbo», ni hemos sido aceptados ni rechazados, por causa ajenas el posible cliente no se ha decidido por ninguna oferta ni nuestra ni de la competencia.

Para poder ir pasando de una fase a otra en el ciclo de ventas debemos de realizar acciones con nuestros clientes potenciales para llegar a convertirlos en clientes, no se trata de conseguir clientes de forma masiva y voraz, se trata de seducirlos con los servicios que les ofreces y que sean clientes con una larga vida comercial (fidelizarlos).

Aunque tenemos claro que cada cliente es diferente y cada venta un mundo, debemos de establecer una serie de tareas o actividades de venta a realizar que sean comunes para todos ellos, y que con ellas consigamos que el cliente potencial avance por el embudo de ventas. De entre todas las acciones a realizar para generar oportunidades comerciales, podemos nombrar algunas de las más comunes entre empresas que prestan servicios:

Interacción directa

Según en el momento de maduración en el que se encuentre el cliente potencial nuestras actuaciones deben de ser diferentes, cuando el cliente potencial ha mostrado su interés o necesidad por nuestros servicios, como comentamos en nuestro anterior post se encuentra en el estado SQL, en el periodo de maduración debemos de tener y mantener una relación más directa. Ya podemos enviar mails ofreciendo nuestros servicios, explicarle como podemos ayudarle, porque el cliente potencial ya nos ha mostrado cuales son sus intereses o necesidades.

Una técnica muy utilizada y poco agresiva es el lead nurturing (maduración del lead), esta técnica consiste es atraer a los clientes hacia nuestros servicios más que perseguirlos. Hay que acompañarlo en su ciclo de compra, ir guiándolo según sean sus necesidades, despertarle la curiosidad hacia nuestros servicios; ya que son personas que están decididas a resolver ese problema que tienen, están predispuestas a contratar.

Tareas o actividades de venta a realizar.

Esta es la fase de venta, donde tenemos que poner «toda la carne en el asador». Se tienen que realizar todo tipo de acciones para ganar una oportunidad de venta, envío de mails para que no te olviden (pero sin llegar a ser pesados), llamadas para que te expliquen las necesidades que tienen, realizar presupuestos, y si es necesario puedes concertar reuniones siempre que el interés mostrado por tus servicios sea lo suficientemente elevado como para concertar esta.

Preparar los presupuestos.

Esta es una labor a la que normalmente no le dedicamos especial interés, pero que no debería de ser así. Ten en cuenta que es una de las últimas fases del proceso de venta, de ella depende en gran parte la decisión del cliente. Los presupuestos que realices, deben ser claros y concisos en cuanto a los servicios que prestas, lo que está o no incluido, plazo de entrega, etc… Su presentación tiene que ser lo más profesional posible siempre con tu imagen corporativa, para dar mayor seguridad al cliente que va a contratar tus servicios.

Realizar estas tareas y llevar un control de las ventas no es difícil si cuentas con las herramientas necesarias que te ayuden a conseguirlo.

Fixner te ayuda a conseguirlo:

No más olvidos. No pierdas ninguna oportunidad de venta.

Olvídate de tener la pantalla del ordenador llena de post-its con las llamadas o tareas que tienes que hacer, con Fixner y su calendario cada mañana verás todas las tareas que tienes pendientes en el periodo de tiempo que tu elijas.

Como ya hemos comentado cada venta es diferente por eso debes de llevar un seguimiento personalizado de cada una de ellas, saber en que estado del embudo de ventas se encuentra cada oferta en todo momento y así saber que actuación debes realizar para ir ganándote al cliente potencial. Al entrar a nuestro panel de control encontrarás toda la información necesaria, como la probabilidad de éxito de cada una de las ofertas, si están asociadas a un proyecto determinado, todo de una forma organizada para que puedas decidir cual va a ser la siguiente acción a realizar  y conseguir así tu objetivo final, realizar la venta.

Como gestionar las ofertas presentadas.

Fixner te ayuda a realizar tus presupuestos de una forma rápida, concisa y con todos los datos necesarios, para que tus ofertas describan de la forma más clara las necesidades que tiene el cliente y que vea que tu presupuesto le satisface todas y cada una de ellas; con un formato profesional y, por supuesto, con tu imagen corporativa.

Pero una de las ventajas más importantes que te ofrece Fixner es el seguimiento que puedes llevar a cabo de todos y cada uno de estos presupuestos, de una forma individualizada, incluyendo el coste que tiene para ti la realización de este servicio, el margen que le has aplicado, la probabilidad de éxito, la persona de tu equipo que lo gestiona, fecha en la que se espera que ya se haya tomado una decisión, etc.

De esta forma y al tratarse de un CRM online, tú y tu equipo podéis estar en todo momento informados del estado de las oportunidades de venta y de las modificaciones que se puedan realizar en las mismas.

La mayoría de las veces, las ofertas que realizas son iguales o muy parecidas, por ello en Fixner, tienes la opción de duplicar ofertas y después, modificarlas para adaptarlas a las necesidades de cada cliente. De esta forma ahorrarás tiempo.

Informes para decidir que acciones tomar.

Todas las funcionalidades están pensadas para facilitarte el trabajo y la toma de decisiones. Una de estas funciones que te facilitará el decidir las acciones a realizar es la opción de visualizar e imprimir cualquier estadística de ventas que necesites, cuales son las oportunidades y ofertas ganadas, perdidas, el margen que hemos estimado, etc… para poder tomar decisiones a la hora de qué camino es el más correcto para llegar a tu objetivo, la venta del servicio al cliente y su fidelización.

Toda esta información la encontrarás en nuestro cuadro de mandos.

Conclusiones.

A la hora de gestionar nuestras oportunidades de venta debemos de ser organizados en las acciones que vamos a realizar, conocer o intentar acercarnos lo mejor posible a ese cliente potencial para ofertarle la solución que mejor se adapte a su necesidad. Hay que ir guiarle a través del embudo de ventas.

Para conseguir esto sin ser pesados, debemos contar con un buen CRM online y gestionar toda la información que poseemos en nuestro beneficio, con Fixner podrás conseguirlo, te ayudará entre otras cosas a:

• Ahorrar tiempo, automatizando por ejemplo muchas tareas de las que realizas a diario varias veces.
• Gestionar tus contactos y tener toda la información de cada uno de ellos centralizada en un solo sitio.
• Te proporciona las herramientas necesarias para que sepas en todo momento el estado de tu empresa en  general, ventas, cobros, pagos, etc…

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la gestión de ventas de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

Sin clientes no hay negocio, si no hay negocio no hay dinero y si no hay dinero, no hay futuro… Nuestro mayor jefe no es el que está sentado en el despacho más grande de la oficina, no, nuestro jefe es el cliente, es el que puede hacer que nuestras oportunidades de venta crezcan o por el contrario pueden acabar con ellas.

Por lo que debemos de cuidar mucho nuestras relaciones con el cliente, y cuando le realizamos una oferta saber que es realmente lo que necesita y saber ofrecérselo, tenemos que aprender de nuestros propios errores y, estar tristes lo justo y necesario para coger aire y sentarnos a ver el porqué hemos perdido esta oportunidad de venta, que es lo que podemos cambiar o mejorar, es muy importante que aprendamos de nuestros errores aunque no nos guste.

Para analizar nuestros errores debemos de hacernos una serie de preguntas y así completar el análisis, no te llevará mucho tiempo, pero es importante porque puede hacer que ganes la siguiente oferta que realices.

¿Qué es lo que realmente busca el cliente?

En primer lugar debemos tener claro cuál es el servicio que el cliente nos está demandando, detectar cuales son sus necesidades. Para entenderlo mejor debes intentar ponerte en su piel, entender sus problemas y necesidades, dice un sabio proverbio chino que: » un hombre no llega a conocer a otro a menos que camine una milla con sus mocasines.»

Tu cliente debe sentir que lo estás entendiendo, que piensas como él, tienes que transmitirle que vas a hacer el trabajo como si fuese para ti.

Es una buena idea explicar el problema que te está planteando y a continuación desarrollar la solución para el mismo. Nunca debes prometer algo que no estás seguro de poder ofrecer.

Es importante que conozcamos muy bien a nuestros clientes, tener a tus clientes bien definidos te ahorrará muchas horas de trabajo. Y te ayudará a convertir a tus clientes potenciales en nuevos clientes.

¿Qué es lo que más valora del servicio que le vamos a prestar? ¿qué cosas son las que le importan más?

Una vez que tenemos a nuestros clientes definidos, es más fácil saber que lo que más o lo que menos valoran en cuanto al servicio que le vamos a ofertar.

Si en este caso se trata de un perfil de cliente que no tenemos definido, debemos de mentener una conversación con él para intentar responder a estas preguntas, que te explique muy bien cual es su principal necesidad, la que hará que se decante por nuestra oferta.

¿Resuelve mi oferta el problema de mi cliente?

Otra de las preguntas importante que debes hacerte cuando te sientes a analizar porqué has perdido esta oportunidad de ventas, es si realmente la oferta que le has pasado a tu cliente resuelve el o los problemas que te había transmitido.

Es muy importante que le escuches con atención, el mismo cuando te expone sus necedidades te dará las claves para que una oferta sea aceptada o no. En todas las reuniones que se mantengan con el cliente debes de tomar el mayor número de notas posibles, por pequeñas que te parezcan, a la hora de desarrollar la oferta seguro te ayudarán a entender mejor a tu cliente, sus necesidades y los beneficios que espera obtener con tu servicio.

Mi oferta, ¿es clara y concisa?

Una oferta siempre debe ser clara, concisa y con una imagen profesional, debes de explicar con mucha claridad el servicio que le vas a prestar a tu cliente, que está y que no está incluido. Debemos de dejar claro cualquier punto de la oferta que pueda llevar a confusión o que pueda crear unas expectativas al cliente que no son las reales.

Uno de los puntos más importantes en lo que a prestación de servicios se refiere es el plazo de realización, debes de calcularlo cuidadosamente, nunca planifiques plazos que nunca podrías cumplir.

Uno de los puntos claves también es el precio, es difiícil calcular el precio de tus servicios, pero debes de decicarle un poco de tiempo, debes conocer el mercado y saber que precios son los que está ofreciendo tu competencia; hay que estar siempre al día. La información es poder.

También debes de dejar clara la forma de pago, para que no haya malos entendidos y tengas en todo momento tu tesorería controlada, que conozcas con la mayor certeza el día en que vas a recibir ingresos y así planificar tus pagos también.

Para ver si tu oferta se entiende bien, puedes pedir a algún familiar o amigo que la lea para ver si se entiende bien los servicios que se están ofertando y las condiciones en que se hacen.

¿Tiene mi oferta todos los puntos requeridos por el cliente?

Uno de los puntos importantes a la hora de analizar, es comprobar si tu oferta estaba cubriendo todas las necesidades que el cliente te había transmitido en las reuniones, si habías entendido y plasmado en la oferta todos los puntos que te pedía el cliente, no debes de dar por supuesto nada, incluso si un servicio va incluido dentro de otro debes de explicarlo para que le quede claro que harás frente a todas sus necesiades.

¿Por qué creo que me han dicho que no? ¿qué ha fallado?

Después de analizar los anteriores puntos deberías tener un poco más claro porqué has perdido esta oportunidad de venta, si ha sido porque has tardado en dar respuesta, porque no has sabido hacer llegar al cliente la solución a sus necesidades o no lo has hecho de una forma clara, era cara, los plazos no eran los pactados, etc…

No te deben valer excusas como «sus necesidades han cambiado» o «solo busca un precio más bajo» debes de indagar un poco más.

Conclusión

Ahora te toca ponerte a trabajar y estudiar cada oportunidad de venta que has perdido para no cometer los mismos errores en las futuras. Recuerda que el haber perdido una oportunidad de venta, puede hacer que ganes cinco en un futuro.

Fixner te permite hacer un seguimiento de las ofertas perdidas para analizarlas y poder mejorarlas para ganar la siguiente oportunidad de venta.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

Un presupuesto es el documento clave para cualquier freelance o autónomo, sobretodo si te dedicas a la prestación de servicios. Nos gustaría explicarte cómo hacer un presupuesto profesional para que puedas aumentar tus posibilidades de éxito. Te explicamos desde los datos básicos que debes incluir hasta como realizar el seguimiento, pasando por los criterios que deberías tener en cuenta para calcular el precio de tus servicios.

Además, te damos también rápidamente unas pautas para hacer presupuestos con facilidad en Fixner, así como para saber si el beneficio económico es el esperado.

Hay una serie de puntos que hay que tener claros a la hora de hacer un presupuesto:

Cómo hacer un presupuesto profesional en pocos minutos

Tenemos que presentar nuestra mejor cara.

Lo primero en lo que tienes que tener en mente a la hora de realizar un presupuesto es que este va a ser tu carta de presentación al cliente. Es lo primero que va a ver de tu empresa, por lo que debes de usarlo adecuadamente: le tienes que explicar a qué te dedicas tú o tu empresa de una forma clara y sin enrollarte.

Debes de tener claro que el cliente puede que no te conozca y que este presupuesto no solo está hablando de tu empresa, sino que también está hablando de ti, de tus conocimientos.

No olvides incluir los datos básicos de tu empresa: nombre, CIF (o NIF en el caso de autónomos), dirección, teléfono, etc. Esto puede parecer obvio, pero he visto presupuestos sin el CIF de la empresa, lo que no da precisamente una imagen de seriedad ni le aporta confianza al cliente.

Redacción del presupuesto.

Está claro que debes cuidar la redacción del presupuesto. Es muy importante que esté claro y se entienda bien el servicio que vas a realizar.

En primer lugar debes exponer cuales son los problemas y las necesidades que el cliente te explicó, describirlas de forma que vea que has entendido lo que necesita. Para seguidamente poder darle las soluciones a sus problemas, explicándole los beneficios específicos que le aportan tus servicios. En este desglose debes de reflejar perfectamente lo que incluye y lo que no incluye el presupuesto.

Cuanto más aclaraciones realices mejor será el resultado final, así el cliente no podrá decirte que tienes que hacer algo que nunca le mencionaste. Si lo dejas abierto tu cliente podría “interpretar” que iba incluido.

La propuesta debe de empezar por lo indispensable del servicio y dejar para el final aquello que pueda ser más opcional.

Los precios.

Esta parte es la más delicada, debes de asegurarte que los servicios presupuestados están directamente relacionados con las soluciones que estas ofreciendo al cliente, que vea que lo que le estás presupuestando es justamente el servicio que le estás ofreciendo.

Para tener claros los precios de venta de tus servicios, tienes que realizar un trabajo previo, en primer lugar debes de calcular el coste de tus trabajadores o el tuyo propio; este trabajo es un poco tedioso pero muy importante, porque así sabrás cual es límite para cubrir costes, hasta donde puedes realizar descuentos a tus clientes sin perder dinero.

En los presupuestos de servicios se suele añadir una aclaración para posibles imprevistos que puedan surgir durante el desarrollo del proyecto y que en un principio no se presupuestaron porque no eran necesarios, suele ser un % del presupuesto o de una partida en concreto.

Además, a ser posible, realiza varios capítulos en el presupuesto diferenciando las distintas partidas. Así, si tu cliente necesita renegociar alguno de ellos, es más fácil centrarse en sólo una parte del presupuesto.

No tardes demasiado, lo puedes perder.

Otro de los puntos a tener en cuenta a la hora de redactar un presupuesto, es la rapidez. 

Cuando un cliente te solicita un presupuesto «lo quiere para ayer» esta frase debes grabártela… es importante que tu capacidad de reacción sea rápida, porque sería una pena, si después del trabajo que conlleva realizar una buena oferta la pierdes por llegar tarde.

Por supuesto, en algunos sectores no es posible hacer un presupuesto en unos minutos. Por ejemplo, si el cliente pide presupuesto para una cocina primero debe hacerse el diseño (lo que muchas veces implica una toma de medidas previa) y a partir de ahí se realiza el presupuesto.

Lo importante es que, dentro de los plazos que tiene tu negocio, intentes hacer el presupuesto en el menor tiempo posible.

Otros elementos del presupuesto.

Además de los elementos que te he comentado antes, hay otros que no debes olvidar incluir en tus presupuestos y que también son importantes, porque dan confianza y fiabilidad a tu presupuesto: 

• Plazo de entrega o finalización. Incluir un plazo de finalización aproximado del proyecto genera confianza. Incluso si el proyecto lo permite, podrías incluir diferentes plazos para las etapas intermedias del proyecto. Pero tan importante es que los incluyas como que los cumplas, por ello debes de planificarlos muy bien.
• Forma de pago. Esto también debe de quedar claro tanto para ti como para el cliente. Al igual que los plazos de entrega, hay que fijar unos plazos de pago (que puedes hacerlos coincidir con los de entrega) de cada una de las fases. Incluso si la cantidad es muy elevada puedes acordar un adelanto al inicio del proyecto. Indistintamente de cómo lo hagas, lo importante es que quede claro y que tanto el cliente como tú estéis de acuerdo.
• Garantías y condiciones legales. Algunos servicios prestados requieren un soporte técnico. Este puedes incluirlo por separado en el presupuesto o darlo gratuitamente durante un determinado periodo de tiempo. En este último caso es conveniente que establezcas tanto el tipo de soporte como el tiempo por el que lo prestas gratuitamente. En cuanto a las condiciones legales, añade las que creas necesarias para evitar malos entendidos o malas acciones por ambas partes. Así podrás evitar una mala interpretación del presupuesto y ahorrar dolores de cabeza, tiempo y dinero.

El trabajo no acaba con la entrega del presupuesto.

El trabajo no termina con la presentación del presupuesto al cliente. Debes de llevar un seguimiento, estar en contacto con el cliente y realizar las modificaciones oportunas que vayáis acordando. Dependiendo del sector en el que trabajes, los presupuestos tardan más o menos tiempo en ver la luz, no desesperes.

Cómo hacer un presupuesto con Fixner en pocos minutos

En Fixner somos conscientes de la necesidad y la importancia que tiene para ti tanto la realización de los presupuestos, como la evolución de los mismos. Por ello, hemos  diseñado una gestión de ventas rápida y eficaz para realizar tus presupuestos.

Podrás realizar presupuestos en cuestión de minutos, de esta forma no perderás ninguna oportunidad por llegar tarde a ofertar tus servicios, además puedes realizar tus presupuestos estés donde estés, no hace falta que esperes a estar en la oficina, tan solo necesitas una conexión a internet.

Voy a explicarte como hacer un presupuesto con Fixner en tan solo 3 pasos:

Información comercial para un mejor seguimiento del presupuesto.

Aunque tienes un artículo en nuestra Web de Soporte en el que se explica paso a paso cómo crear un presupuesto, voy a darte la información más relevante.

La información general del presupuesto, es lo primero que debes de introducir: la información de tu cliente en cuestión, el nombre de la empresa, nombre de la oferta, el tipo de proyecto a realizar, la fecha de inicio y cierre.

Información comercial, en esta sección tienes que especificar el responsable comercial de la oferta, información muy útil para ti, ya que así sabrás en todo momento quién es el responsable de la gestión de cada oferta; y como ha sido la toma de contacto con el cliente y el estado en el que se encuentra.

Otro punto importante para el control de tus presupuestos es conocer  el estado en el que se encuentran, al ser un software en la nube tus comerciales o tú podréis tener en todo momento actualizada la información. Tendrás conocimiento de si un presupuesto está ganado, si necesita análisis, si está en estudio, en negociación, etc… y también su probabilidad de éxito. Así podrás centrarte en aquellos que puedan ser más valiosos para ti.

Añade rápidamente productos y servicios.

Como sabemos que necesitas agilidad y libertad en la redacción de tus presupuestos, puedes añadir o quitar artículos o servicios en cuestión de segundos. Si tienes que introducir artículos que no están creados, puedes crearlos en ese momento sin necesidad de cambiar de pantalla ni de navegar a otro sitio: puedes hacerlo desde el mismo sitio donde estás introduciendo los productos o servicios.

Cada cliente tiene asignada una tarifa y si no es así se le aplicará la tarifa A por defecto. De todas formas, al introducir los artículos o servicios, puedes modificar tanto el precio como el descuento, según las necesidades de cada presupuesto o cliente. Cuando seleccionas el cliente, te informa de la tarifa y del descuento que tiene asignado dicho cliente.

En lo que se refiere a la libertad, tienes la opción de añadir líneas de texto para que puedas introducir cualquier aclaración o comentario que creas oportuno en cualquier parte del presupuesto. también puedes mover la posición de las líneas.

Imprime el presupuesto en un solo click.

Una vez que ya tienes toda la información necesaria, con un simple click puedes generar tu presupuesto en pdf listo para enviar a tu cliente con tu logo y con el color de tu imagen corporativa.

Si necesitas que te realicemos un diseño más personalizado de documentos también lo tienes disponible, intentamos ayudarte en todo lo que necesites. Para ello, sólo tienes que escribirnos a soporte@fixner.com.

Duplicar presupuestos.

Muchas veces tenemos que realizar presupuestos muy parecidos e incluso hay determinados que son tipo y que tenemos que repetir; para estas ocasiones también tenemos soluciones, tienes la opción de duplicar oferta, de esta forma realizarás tus presupuestos de una forma más rápida y sencilla.

Por ejemplo, puedes crear uno que sea “Plantilla presupuesto (nombre servicio)” y copiarla y editar los campos cada vez que debas crear un presupuesto.

¿Estaré ganando dinero con este presupuesto?

Cuando empezamos a trabajar la mayoría de las veces fijamos nuestros precios de venta en base a los que tiene la competencia sin fijarnos en nuestros costes. Y así, a veces nos pasa lo que nos pasa, que perdemos dinero en algunas ofertas que tenemos que rebajar los precios y no llegamos a cubrir costes.

Si quieres saber cómo poner precio a tus productos y servicios, puedes consultar el siguiente artículo:

Puede que no lo sepas, pero en Fixner siempre estamos pensando cómo podemos añadir valor a nuestras funcionalidades y hacer que tu día a día sea más productivo. Para ello tienes la opción de control de costes que puedes añadir en tus presupuestos. De esta forma tendrás controlada una de las dudas más difíciles a la hora de realizarlos: ¿estaré ganando dinero con este presupuesto?

Con esta opción a la vez que realizas tus presupuestos, puedes ir introduciendo los costes de los servicios que vas a prestar o los costes de los productos que estás incluyendo en el presupuesto. Posteriormente podrás facturar directamente a partir de los costes y un margen de beneficio, o crear una línea de facturación con la cantidad total a facturar.

Configuración costes.

Si tu empresa trabaja con costes, solo debes de activarlo dentro administración en la pestaña de configuración, un simple click y ya está activado para todas tus ofertas.

Costes en tu catálogo de productos y servicios.

Puedes introducir los costes en todo tu catálogo (productos, servicios y equipos). De esta forma el coste se imputará automáticamente en los presupuestos.

Vamos a realizar la oferta con costes.

Establece el margen y los costes del presupuesto.

Lo primero que debes establecer es el margen que quieres conseguir en el presupuesto.

A continuación puedes introducir las líneas de coste de cada uno de los productos o servicios que componen el presupuesto. Si has establecido los costes en el catálogo se asignarán automáticamente.

Establece el precio de venta para tu cliente.

Una vez que tienes introducidos los costes, puedes asignar el precio de venta a tu cliente de dos formas:

La primera forma, es en base a los costes que has enumerado en el anterior apartado, simplemente con pulsar el botón del carrito se crea la línea de venta automáticamente aplicando el margen del presupuesto al coste establecido.

La segunda forma es ir introduciendo los productos y servicios manualmente, si has establecido el precio en la tarifa se copiará automáticamente. Estos no es fijo puedes ir modificando tanto el precio como el descuento.

Resumen del presupuesto.

En el resumen de cada uno de tus presupuestos tienes el desglose de los costes y descuentos aplicados en el mismo, así como, el resumen de los márgenes, margen esperado que habías fijado y el margen real, el que realmente están obteniendo.

¿Quieres saber más sobre presupuestos con Fixner?

Como ya te he dicho, en Fixner nos actualizamos constantemente añadiendo nuevas funcionalidades. Por eso, la información que tienes aquí puede catalogarse como “lo básico” para elaborar presupuestos.

Pero si quieres saber más, conocer otras funcionalidades relacionadas y utilizarlas en la elaboración de tus presupuestos, te aconsejo leer nuestro post “Cómo hacer un presupuesto para cada tipo de trabajo”

Recuerda…

La mejor forma de verlo es probarlo tu mismo, puedes hacerlo de forma gratuita durante 30 días. No lo dejes pasar.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.