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Cómo calcular el precio de venta de tus productos y servicios

Antes de seguir con la serie de posts sobre las “distintas partes” de la gestión de una empresa, creo que es necesario repasar algunos conceptos que son vitales antes de terminar con la parte de ventas.

Hasta ahora te he hablado de la gestión de clientes y de cómo crear distintos tipos de presupuestos en Fixner. 

Y hoy recupero un tema importante para la economía de tu empresa a la hora de hacer los presupuestos: calcular el precio de venta de tus productos y servicios para evitar perder dinero.

Antes del presupuesto…

Cuando un cliente te solicita un presupuesto (o incluso antes de ello), además de tener listo el producto o servicio que quieres vender, debes tener claros otros dos puntos importantes:

  1. Saber cuáles son los costes por hora de nuestros trabajadores, y los nuestros propios 
  2. Saber calcular el precio de venta de tu producto o servicio, teniendo claro el margen de beneficio que deseas obtener

A la hora de poner el precio de venta, el primer impulso (y el que parece más razonable) es plantear la operación sumando un «margen de beneficio» a los costes del producto. Pero esta no es la forma más adecuada, porque en ocasiones puede llevarte a vender por debajo del precio de coste si ofreces promociones.

A continuación te explico brevemente las dos opciones más comunes y el porqué usar una y no la otra.

Fórmula 1 para calcular el precio

Esta es la primera forma que nos podría venir a la cabeza a la hora de calcular el precio de venta a partir de un margen fijado:

Precio = coste + (coste x %margen/100)

Vamos a hacerlo con un ejemplo numérico para que lo veamos más claro:

Si tenemos un producto o servicio con un coste de 100 € y queremos venderlo con un 30% de margen, quedaría de la siguiente forma:

Precio = 500+(500×30/100) = 500+(500×0,30) = 500+150 = 650 €

Parece claro verdad, si algo me cuesta 500 € y quiero ganar un 30% se sumo 150 y ya tengo calculado el precio de venta; pues no!!!

Mira la siguiente tabla, donde he utilizado esta fórmula para calcular el precio de venta de un producto. En un momen to dado, quiero ofrecer este producto con un descuento del 20% o del 25%.

Calcular el precio de venta formula 1

Ya el descuento del 20% es perjudicial, porque hace que sólo tenga 20€ de beneficio.

Pero, como puedes ver, al ofrecer un descuento del 25% estaría vendiendo por debajo de su coste, por lo que cada vez que vendiera este producto, mi empresa estaría perdiendo dinero.

Y no, no es algo fácil de controlar. Porque al tener más productos y/o servicios a la venta sin descuentos, el balance económico saldría positivo, por lo que no detectarían esas pérdidas.

Fórmula 2 para calcular el precio de venta

Esta segunda fórmula no es mucho más complicada que la primera,  pero si más completa, vamos a verlo:

Precio = Coste / (1 – %margen/100)

Lo realizaremos con el mismo ejemplo que para la fórmula anterior para que lo podamos ver con mayor claridad:

Precio = 500/(1-30/100) = 500/(1-0,30) = 714,29 €

De nuevo, mira la siguiente tabla. Al igual que antes he utilizado esta fórmula para calcular el precio del mismo producto, y cómo quedaría este precio al ofrecer un descuento del 20% y el 25%.

Calcular el precio de venta formula 2

Como puedes ver, esta vez el precio con el 25% de descuento sigue siendo superior al coste del producto, por lo que nuestra empresa no pierde dinero con la venta, sino que gana.

¿Qué fórmula te recomiendo? 

Obviamente: la segunda.

¿Por qué? Porque soy incapaz de decirte que uses la primera sabiendo que puede hacerte perder dinero.

Sólo podría aconsejarte la primera opción en el caso de que nunca ofrezcas descuentos, promociones, ni precios especiales de ningún tipo a tus clientes. Y aquí incluyo los descuentos por cantidad, tarifas especiales, etc.

En cualquier caso, tú decides. Cada empresa es un mundo y, en algunos casos, el precio de coste y de venta viene marcado por el proveedor. Así, desde aquí puedo ofrecerte una recomendación de tipo general, pero todo depende de la forma de trabajar de tu empresa.

¿Cómo puedo calcular el precio de venta en Fixner?

En primer lugar, configura la fórmula

En el menú de configuración puedes seleccionar una de las dos fórmulas que te he mostrado en este post. Así, Fixner hará automáticamente los cálculos a partir de los costes.

En el siguiente artículo puedes ver cómo configurar la fórmula del cálculo del precio de venta:

Ahora, deja que Fixner calcule tus precios

El siguiente artículo de nuestra Web de Soporte te muestra cómo calcular el precio de un producto o servicio a partir de su coste y el margen de beneficio que deseas aplicar. Ya verás que sólo debes introducir los datos y Fixner hace el cálculo automáticamente.

Según en qué parte del proceso estés, y dependiendo de cuánto lleves usando Fixner, te recomiendo la Guía de Catálogo, Inventario y Control de Stock. Ahí tienes el proceso de cómo crear tu catálogo de productos y servicios paso a paso, desde cero.

En cualquier caso, una vez tengas tus precios de venta calculados, en cada artículo tienes la posibilidad de crear varias tarifas con su correspondiente descuento. De este modo a la hora de realizar una oferta para un cliente determinado, se aplicará la tarifa que has asignado al cliente.

Fixner siempre se te mostrará la tarifa y descuento que estás aplicando, para que conozcas en todo momento las variables de la oferta y puedas ir modificándola según creas conveniente.

Y recuerda…

Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

Cómo hacer un presupuesto para cada tipo de trabajo

En Fixner siempre dividimos el trabajo de gestión de una empresa en cuatro grandes bloques:

  1. Gestión de ventas: clientes potenciales y presupuestos
  2. Gestión de trabajos
  3. Gestión de compras
  4. Facturación de trabajos y Tesorería

En posts anteriores tratamos cómo captar clientes potenciales y convertirlos en nuevos clientes, y cómo gestionar tu embudo de ventas para mejorar esta conversión. También tienes este post en el que se habla mucho más de la gestión y seguimiento de los clientes de una empresa, que sería la primera parte de la gestión de ventas.

Y hoy voy a centrarme en la segunda parte de la gestión de ventas: cómo hacer un presupuestos.

Pero antes de ello, vamos a recordar en 3 párrafos la importancia de tener bien definidos tus precios de venta.

Ten definido tu catálogo de productos y servicios

Definir el catálogo de tu empresa de reformas puede resumirse en dos pasos: hacer un listado con los productos y servicios de tu empresa y ponerles precio. Pero esto no significa que este punto sea poco importante, pues no establecer bien tus precios de venta puede llevarte a perder dinero al realizar descuentos a tus clientes.

Debes tener claro el listado de productos y servicios que formarán tu catálogo. De esta forma después podrás calcular el precio de venta de tus productos y servicios. Recuerda que Fixner te ahorra los cálculos, pues sólo debes introducir el coste y el margen de beneficio que quieres aplicar y el software realizará todos los cálculos automáticamente.

Además, en el siguiente post puedes consultar cómo calcular el coste hora de tus trabajadores, ¡e incluye una tabla de excel en la que tú introduces los datos relevantes y el cálculo se hace instantáneamente!

Y ahora sí, vamos a ver cómo puedes hacer distintos tipos de presupuesto con Fixner según el tipo de trabajo a realizar.

Cómo hacer un presupuesto para cada tipo de trabajo

Voy a explicarte 3 formas diferentes de hacer un presupuesto con Fixner. Nosotros las llamamos:

  1. Presupuesto Básico: Con capítulos pero sin costes.
  2. Presupuesto Intermedio: Con costes y capítulos.
  3. Presupuesto Avanzado: para varios trabajos diferentes de un proyecto, en donde se hace un presupuesto por trabajo. Es interesante realizar este presupuesto desde el proyecto.

Vamos a ver cada una de estas formas por separado y con ejemplos aclaratorios.

Presupuesto básico: con capítulos y sin costes

En el caso de que no trabajes con costes, este es el presupuesto que te interesa.

El presupuesto básico es el más sencillo de realizar, ya que agregas los distintos productos o servicios que facturarás a tu cliente, separándolos en capítulos.

Hacer un presupuesto básico 1

El bloque «Resumen de Importes» se rellena automáticamente a partir de la información anterior.

En nuestra Web de Soporte tienes un artículo en el que te explico paso a paso cómo hacer un presupuesto básico. Te recomiendo que la consultes y prestes especial atención al apartado «Facturación Productos/Servicios«.

Presupuesto intermedio: con capítulos y costes

Si al poner el precio de venta a tus productos o servicios lo haces teniendo en cuenta su coste, debes realizar presupuestos con capítulos y costes.

El primer paso para realizar este presupuesto sería activar la gestión de costes:

En nuestra Web de Soporte tienes un artículo en el que te explico cómo hacer un presupuesto con capítulos y costes. Así que en este post me centraré en los puntos más relevantes.

El módulo más relevante a tener en cuenta en este tipo de presupuesto es el de Costes Productos/Servicios.

En este bloque debes añadir todos los costes de los productos o servicios que intervienen en el presupuesto, incluso aquellos que no facturarás al cliente.

Hacer un presupuesto con capítulos y costes 1

Una vez introducidos todos los costes, pulsa el icono «Generar línea de facturación» para facturar a tu cliente los necesarios. Verás que existen 3 tipos de líneas de facturación:

  1. Línea de facturación relacionada. Se creará una línea de facturación relacionada con la línea de coste. Al editar la línea de coste, se modificará también la línea de facturación.
  2. Línea de facturación relacionada y editable. Puedes usar esta línea, por ejemplo, cuando la línea de coste representa una cantidad estimada de horas de trabajo. De esta forma, podrás modificar la línea de facturación con la cantidad real de horas trabajadas.
  3. Línea de facturación No relacionada. Esta línea de facturación se crea a partir de la línea de coste y sólo se aplica el margen de beneficio. Los cambios posteriores en la línea de coste NO modifican la línea de facturación.
Hacer un presupuesto con capítulos y costes 2

El bloque «Resumen de Importes» se rellena automáticamente a partir de la información anterior.

Presupuesto avanzado: varios trabajos diferentes en el mismo proyecto

En el caso de un presupuesto avanzado, hablamos de un trabajo de gran envergadura que incluye varios presupuestos diferentes, en donde el cliente puede aceptarlos todos, o solo una parte de ellos.

Mi primer consejo es que crees el proyecto y desde ahí generes los distintos presupuestos. Para ello debes:

  1. Ir a la pantalla general del proyecto.
  2. Hacer clic sobre el desplegable de la pestaña Ventas.
  3. Hacer clic en Presupuestos.
  4. Clic en Crear Presupuesto.
  5. Hacer un presupuesto intermedio para cada estancia y opción que desees presentar a tu cliente.
Hacer un presupuesto avanzado 1

Voy a ponerte un ejemplo para un proyecto de reforma del baño y la cocina de una vivienda. En este caso se ha creado un proyecto y en él se han creado 4 presupuestos: uno para el baño, otro para la cocina, y 2 presupuestos diferentes para electrodomésticos (así el cliente puede elegir entre estos 2 últimos).

Además, en cada uno de los presupuestos, se han separado los oficios por capítulos.

Y llegados a esta imagen, déjame contarte algunas cosas interesantes.

  1. Puedes seleccionar los presupuestos que desees y hacer clic en el botón de «Ganar presupuestos seleccionados» o «Perder presupuestos seleccionados» para realizar la acción correspondiente.
  2. Puedes decidir en qué orden imprimir los presupuestos. Para ello introduce el orden en la columna correspondiente, poniendo orden 0 a los que no quieras imprimir.

Rechazar y/o Rectificar presupuestos

Desde marzo-abril de 2020, hemos introducido y mejorado una nueva funcionalidad: rechazar y rectificar presupestos.

Se trata de hacer nuevas versiones de un presupuesto cuando un cliente potencial o cliente te solicita modificaciones en el mismo. Rechazar o rectificar un presupuesto depende del subestado del mismo, y te permite tener una trazabilidad de las versiones y el presupuesto original, así como una mayor precisión al conocer la rentabilidad de un proyecto o un trabajo al incluir esta información en los informes.

En nuestra Web de Soporte tienes un artículo donde podrás ver la diferencia entre Rechazar y Rectificar un presupuesto, así como los tutoriales para ambos procesos.

Ya has creado los presupuestos…

Ahora es el momento de esperar a que tu cliente te dé el ok para comenzar a generar trabajos, realizar pedidos de compra, imputar los tiempos, etc y todos los pasos necesarios para llegar al momento de la firma de conformidad y poder facturar el trabajo.

Por supuesto, todos estos pasos también puedes darlos con Fixner. Y, por supuesto, te los explicaré en otros posts.

A modo de resumen…

En este artículo has visto las distintas opciones de crear un presupuesto con Fixner. Puedes usar sólo una de ellas, varias o todas.

Mi consejo es que hagas el presupuesto de una forma o de otra según el tipo de trabajo. Por ejemplo, la gran ventaja de hacer un presupuesto avanzado para trabajos de gran envergadura es que luego puedes realizar el seguimiento del proyecto.

Sin embargo, para trabajos más rápidos y simples, es mucho mejor uno básico o intermedio.

Y recuerda, Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra web de soporte.

cómo hacer la gestión de clientes

CRM Fixner: Cómo hacer la gestión de clientes y su seguimiento

Hoy vengo a hablarte de cómo hacer la gestión de clientes de tu empresa. ¿Por qué? Pues porque he pensado que puede ser muy interesante crear una serie de post específicos sobre el proceso de gestión general, para así no perder nada de información por el camino.

Desde hace un tiempo, en este blog puedes encontrar post o artículos que intentan orientarte en el uso de Fixner dentro de los procesos de gestión interna de tu empresa de servicios. Es más, incluso hemos ido creado guías específicas con el proceso de gestión para distintos sectores.

Recuerda que nosotros dividimos el proceso de gestión de una empresa en 4 grandes puntos:

  1. Gestión de ventas: clientes y presupuestos
  2. Gestión de trabajos
  3. Compras
  4. Facturación y Tesorería

Vamos a centrarnos en la gestión de ventas, especialmente en cómo hacer la gestión de clientes y clientes potenciales. La gestión de ventas es el primer paso para optimizar la gestión de tu empresa. En este punto incluimos todo lo que tiene lugar desde que un cliente potencial contacta con tu empresa hasta que le elaboras un presupuesto. De modo que vamos a ver por un lado la captación de clientes, y en otro post te hablaré de los presupuestos.

Proceso de captación de clientes

El proceso de captación de clientes consiste en convertir clientes potenciales en clientes. En Fixner esta diferenciación se define de la siguiente forma:

  • Clientes potenciales: son empresas o personas que aún no han cerrado ninguna actividad comercial con la empresa, pero muestran interés en ello. En resumen, son prospecciones a clientes futuros.
  • Clientes: son empresas o personas que necesitan un presupuesto para cerrar alguna operación comercial con la empresa.

Ahora bien, ¿cómo se transforma un cliente potencial en cliente? Vamos a ver un ejemplo de este proceso de captación:

  1. Una persona entra en contacto con tu empresa. Puede ser entrando directamente en tu tienda o estudio, a través de una llamada o desde la web de tu empresa.
  2. Un comercial de tu empresa atiende a esa persona y crea un nuevo cliente potencial.
  3. Este cliente potencial comunica al comercial sus necesidades. Este paso se conoce como «Petición de necesidades».
  4. El comercial procesa esta petición y valora:
    1. El cliente no tiene necesidades reales: entonces cierra el cliente potencial.
    2. El cliente sí tiene necesidades reales: entonces convierte al cliente potencial en cliente para realizarle un presupuesto.

Seguro que este proceso te resulta familiar: es lo que lleva sucediendo desde hace años en cualquier empresa de reformas. Seguro que ahora mismo te viene a la mente esa ficha que se rellena a mano con los datos del cliente. Pero, ¿quieres saber cómo puedes hacerlo con Fixner?

Recuerda que todos los pasos que has realizado en el seguimiento y gestión del cliente potencial te acercan a tu objetivo final: realizar ventas. De modo que la gestión de clientes es un punto importante de la gestión de ventas de tu empresa.

Gestión de los clientes potenciales

Al crear un nuevo cliente potencial debes rellenar sus  datos personales y de ventas (responsable, fuente de procedencia, etc). Parte de la información que introduzcas en la ficha de «Nuevo cliente potencial» aparecerá en la pantalla de seguimiento de clientes potenciales.

Esta pantalla de seguimiento recoge la información más importante para gestionar tu proceso de ventas de un simple vistazo.

gestionar-empresa-de-reformas-clientes-potenciales

Es más, respecto a este punto, las columnas «Estado» y «Calificación» son vitales para determinar la posible conversión de cliente potencial a cliente.

gestionar-empresa-de-reformas-estado-cliente-potencial
gestionar-empresa-de-reformas-calificacion-cliente-potencial

Conversión de clientes potenciales a clientes

Una vez que el cliente potencial decide solicitar presupuesto de alguno de los servicios de tu empresa, deja de ser cliente potencial y se convierte en cliente. Con Fixner esto es tan sencillo como pulsar un botón. El software convierte al cliente potencial en cliente copiando todos los datos introducidos en la ficha.

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Gestión de los clientes

Una vez hayas convertido el cliente potencial a cliente, aparecerá en la pantalla de seguimiento de clientes. También puedes crear un nuevo cliente sin necesidad de hacer antes un cliente potencial, por ejemplo, un cliente ya existente en tu empresa.

Al igual que la de clientes potenciales, esta pantalla de seguimiento de clientes recoge la información más importante para gestionar tu proceso de ventas de un simple vistazo.

Pero puedes añadir y conocer mucha más información de tus clientes. Por ejemplo, puedes añadir otra persona de contacto para ese cliente (o varias). También puedes añadirle tareas y notas para facilitar su gestión y seguimiento.

Hay más cosas relacionadas con la gestión de clientes, pero vamos a verlas en el seguimiento del proceso de ventas.

Seguimiento del proceso de venta

Hasta ahora te he hablado de clientes potenciales y clientes, pero lo importante para tí es saber cómo gestionar a los primeros para conseguir realizarles una venta y convertirlos en clientes.

Y este proceso empieza cuando un cliente potencial entra por la puerta.

Una vez tienes hecha la ficha del cliente potencial, puedes añadir tareas o notas para organizar y facilitar el seguimiento del mismo.

En las tareas el comercial puede agregar todas las acciones que va a llevar a cabo para realizar el seguimiento del cliente potencial: llamar por teléfono para recordar que se puso en contacto con la empresa, agregar al cliente potencial a una campaña de mails, valorar sus necesidades para determinar la posibilidad de conversión, etc

Para facilitar el seguimiento de las tareas, Fixner te las clasifica en dos pestañas: tareas pendientes y todas las tareas. De este modo puedes centrarte primero en las tareas pendientes, pero también puedes revisar todas las tareas que has ido apuntando para ese cliente potencial.

En las notas el comercial puede añadir toda la información que considere relevante a la hora de tratar con el cliente potencial. Por ejemplo, imagina que este cliente potencial ha llegado a tu negocio interesándose por mobiliario de estilo minimalista para realizar una reforma de su cocina. Esta información debería insertarse en una nota dentro de su ficha personal para evitar mandarle información que no quiere.

Y, por fin, cuando llega el momento en el que el cliente potencial te pide un presupuesto y entonces lo conviertes en cliente. Desde este momento, le realizarás trabajos que más tarde le facturarás, por lo que es importante poder consultar también parte de esta información.

Como en el caso del cliente potencial, puedes añadir tareas y notas a la ficha del cliente. Ambas sirven tanto para la gestión del cliente como para la planificación del trabajo.

Lo siguiente no aparece en la ficha del cliente, pero es una ayuda increíble para el seguimiento diario del proceso de venta: las tareas aparecen reflejadas en el calendario. Esto te permite organizar la agenda de un simple vistazo. Para hacerlo aún más visual, cada tipo de tarea aparece en un color diferente. Así puedes diferenciar rápidamente llamadas y reuniones, por ejemplo. Por cierto, también aparecen las tareas asociadas a los clientes potenciales.

Otro elemento que puedes añadir a la ficha del cliente es la posibilidad de crear avisos. Por ejemplo, puedes crear uno en el caso de impagos.

Además, puedes consultar también el Dashboard de cada cliente para así comprobar de un vistazo su facturación. Dentro de este dashboard también puedes descargar el listado de facturas de ese cliente.

Por último, debo recordarte que, a la hora de dar de alta un cliente potencial o un cliente en Fixner, rellenes el máximo de campos posibles dentro de los formularios de la ficha. Fixner utilizará esa información a la hora de generar futuros documentos como presupuestos, facturas, etc. De esta forma ahorras tiempo al no tener que buscar e introducir la información manualmente cada vez.

Elaboración de presupuestos

¿Has visto todas las tareas que puedes realizar con Fixner dentro de una de las partes de la gestión de ventas? Pues ha llegado el momento de conocer la otra mitad: la elaboración y gestión de presupuestos.

Próximamente tendrás en el blog de Fixner un post dedicado a la elaboración de presupuestos, en el que verás distintos tipos de presupuestos según el tipo de trabajo.

Recuerda que Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra web de soporte.

que-es-un-crm

Qué es un CRM y cómo puede ayudarte

Para poder explicar y entender que es un CRM, veamos de donde proviene, la traducción del término CRM, en inglés es Customer Relationship Management (Gestor de Relaciones con Clientes). De modo que el centro de un CRM son los clientes, las relaciones que tenemos con ellos, es un software que nos ayuda a gestionar las relaciones con los clientes, nos ayuda a sacar el máximo partido posible a la información de la que disponemos.

Qué es un CRM

El CRM consiste en una estrategia de la organización que se centra en el conocimiento tanto de los clientes potenciales como de los clientes; detectando cuales son sus necesidades e intentando aumentar su satisfacción para conseguir transformarlos en clientes o fidelizarlos si ya lo son.

Este punto es importante porque al igual que no hay dos personas iguales, ninguna empresa tiene dos clientes iguales, por lo que no podemos tratar de la misma forma a todos nuestros clientes, es muy importante saber a que clientes dirigirnos, definir a nuestro cliente ideal nos ayudará a dirigirnos a unos clientes que están más predispuestos a adquirir nuestros servicios.

¿En qué puede ayudarte un CRM?

Si todavía os preguntáis como puede ayudaros un CRM, sabréis que gestionar las distintas acciones que llevamos a cabo con cada uno de nuestros clientes es una tarea minuciosa y de mucho cuidado. Además, cumplir con cada una de estás acciones nos ayuda a tener: una buena relación comercial, una mayor confianza con cada uno de los contactos de nuestro listado y un mayor conocimiento de las necesidades que surgen en las tareas a llevar a cabo.

Por esta razón, intentaré haceros una lista de en que os puede ayudar y como:

– Gestión de clientes potenciales y oportunidades de venta.

Un mayor conocimiento sobre tus clientes potenciales o sobre los ya existentes, te ayudará a realizar una segmentación de clientes eficiente, esta información te será útil para llevar a cabo diferentes acciones para conseguir clientes o fidelizar a los ya existentes, ya que por ejemplo vas a conocer a aquellos en los cuales debes hacer más esfuerzos comerciales, y te permitirá gestionar mejor las campañas de marketing que realices y generar un mayor número de oportunidades de venta y que estas sean de mayor calidad.

Cada interacción que se realice con el cliente quedará registrada en la base de datos de modo que sabrás quién atendió por última vez a tu cliente, qué necesitaba y en qué servicio ha mostrado mayor interés.

– Seguimiento de acciones comerciales.

Es clave para tu empresa que las tareas diarias no te impidan concretar ventas por el simple hecho de que te has olvidado realizar una llamada a alguien o hacer el seguimiento de una oferta en el momento justo. En el calendario del CRM siempre tendrás avisos para que no olvides realizar ninguna de las tareas que tienes asignadas para cada día.

– Mejorar la comunicación interna.

Tanto para las empresas pequeñas como para las pymes que tienen departamentos es importante que la información esté disponible y centralizada, para que las personas encargadas de realizar las labores de marketing, ventas y servicio al cliente, tendrán un flujo de información mucho más fluido, lo que permite que puedan funcionar de una forma mucho más interelacionada y coordinada, incrementatando así su productividad, ya que se conocen en tiempo real las acciones tomadas por cada uno de los departamentos y no se duplicarán acciones; evitando pérdidas de tiempo innecesarias.

– Atención personalizada al cliente.

Siempre se ha dicho que «la información es poder», cuanta más información poseas sobre el cliente que quieres captar o fidelizar, más fácil te resultará. Ya que tendrás información que puede que apriori parezca trivial, pero que es muy importante a la hora de realacionarte con el cliente; por ejemplo en que tono le gusta que le hablen, si prefiere el teléfono o los mails, si le gustan más los descuentos fijos o las ofertas, etc; de este modo te será más fácil llevarlo a tu terreno.

Con un CRM, tendrás siempre la información a mano y cualquier persona que acceda a la ficha de dicho cliente, sabrá que acciones debe realizar, llegando incluso a preveer y satisfacer de una forma más eficaz y eficiente las necesidades del cada cliente.

¿Qué es un CRM online?, te lo descubrimos con Fixner.

Olvídate de tener que llegar a la oficina para tener que transcribir las notas tomadas en una reunión con un cliente, apuntar las futuras visitas que le tengas que realizar o incluso no tendrás que esperar a llegar a tu puesto de trabajo para realizar una oferta profesional; ya que con Fixner al ser online, tan solo necesitarás una conexión a internet, y podrás acceder a toda la información desde cualquier sitio, pudiendo organizar tu trabajo y el de todo tu equipo.

Te permite tener bajo control todo el proceso de venta: desde el primer contacto con el cliente hasta la factura de venta, pasando por las ofertas o los trabajos realizados.

Si me lo permites me gustaría explicarte nuestro CRM online y como este puede ayudarte en la gestión de tus clientes:

1.- Gestión de clientes potenciales.

Con la gestión de clientes puedes organizar tus clientes potenciales por estados y asignarle un color a cada uno de los estados, de esta forma la información que te ofrece es más visual y rápida a la hora de ver en que clientes debes centrar tus esfuerzos.

En la ficha de cada cliente potencial puedes introducir datos como la procedencia de este, los datos generales, los contactos, su califacación , etc…

Listado de Clientes potenciales

2.- Seguimiento de ventas.

Para llevar un buen seguimiento  de las relaciones con los clientes y que no se te pase ninguna acción que quieras realizar, tienes un listado por orden cornológico de todas las tareas a realizar.

Cada usuario puede realizar una selección de las tareas que quiere que le aparezcan en su listado, puede elegir entre ver todas las tareas o solo las pendientes, tanto las de sus compañeros como solo las suyas.

Cuando un comercial visita o habla con un cliente y le dice :»pásate en 2 o 3 meses y lo vemos» tu comercial se lo apuntaba en su excell pero con el paso del tiempo esta nota se iba quedando atrás a y acababa perdida, con un CRM esta tarea es apuntada en ese mismo momento para que dentro de 2 meses te avise que debes llamarle. Con un CRM, nunca mas perderás un cliente por un olvido, en tu calendario podrás ver con antelación las tereas que tienes que realizar en el periodo de tiempo que tu eligas.

CRM-calendario

3.- Contactos, notas y tareas.

Dentro de la ficha de cada cliente potencial tienes la opción de crear notas de cada uno de ellos con datos que creas relevantes,y que quieras tener a mano cuando hablas con ellos; las tareas a realizar con este cliente potencial, por ejemplo, enviar mail con la oferta del mes, estas las puedes ver organizadas en el calendario, indicándote quien es la persona responable del cliente o de esa tarea en concreto.

CRM-notas

Además tienes organizados los contactos a los que debes dirigirte y que relacióón o cargo tiene.

4.- Conversión del cliente potencial a cliente.

 Después de realizar todas las tareas, enviar mails, realizar visitas, etc… llega el momento más esperado, hemos conseguido transformar ese cliente potencial en cliente. 

cliente-potencial-a-acliente

En Fixner entendemos que un cliente potencial pasa a ser cliente cuando ha mostrado interés por nuestros servicios, hemos conseguido que nos pida una oferta (presupuesto).

En nuestro CRM pasar de cliente potencial a cliente es bien sencillo, tan solo con un clic tendrás el cliente creado con todos los datos correspondientes al mismo que has ido introduciento durante el proceso de conversión. Y en la lista de clientes potenciales automáticamente se cambiará el estado a convertido.

crm-gestion-clientes-potenciales

5.- Seguimiento de ofertas.

Pero nuestro trabajo no se acaba aquí, ahora debemos realizar un seguimiento de las ofertas realizadas, que son oportunidades de venta.

Realizaremos acciones que también estarán registradas en nuestro CRM para poder saber en todo momento el estado en el que se encuentra la oferta realizada y las probalididades que tenemos de ganarla.

6.- Fixner, una visión 360º de tus clientes

En Fixner vamos un pasito más allá de conseguir en cliente, una vez que has realizado el presupuesto a tu cliente y este lo aceptado,¡buen trabajo!, debes seguir la realación con tu cliente, además esta debe ser más intensa. Una vez que la oferta ha sido aceptado generas el proyecto, lo que conlleva una serie tereas para la realización y seguimiento del proyecto, un seguimiento tanto a nivel de ejecución como a nivel económico, controlando costes.

Después podrás realizar la facturación de tus servicios y continuar la realación con los clientes hasta hasta el cobro de las facturas. y seguro que ya les has presentado otra oferta para otro proyecto por lo que tu relación con el cliente no se acaba.

De modo que podrás gestionar desde el primer contacto que tengas con tu cliente potencial hasta la última acción que realices, tendrás cubierto todo el ciclo de venta.

Conclusión

En definitiva, lo que desean las empresas es reducir el coste de obtener nuevos clientes e incrementar la fidelidad de los que ya se convirtieron en clientes. Estos últimos pasan formar parte de uno de los activos más valiosos para las empresas, sus clientes.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte en la gestión y seguimiento de tus clientes. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

embudo-de-ventas

Cómo gestionar el embudo de ventas para vender servicios profesionales

Como os fuí explicando en uno de los últimos posts, los clientes van pasando de unos estados a otros, el famoso embudo de ventas (sales funnel) muy conocido por todos.

Una vez que hemos realizado todo el trabajo de marketing, la siguiente fase del ciclo de ventas que nos toca realizar es el trabajo de ventas propiamente dicho. En esta parte nos encontramos con clientes que han pasado por un cribado previo, clientes que están algo más que interesados en nuestros servicios (SQL).

Ahora el trabajo a realizar es más directo con cada uno de los clientes potenciales, cada uno de ellos es una oportunidad de venta con sus distintas características y necesidades que tenemos que ir descubriendo a lo largo del proceso para conseguir nuestro objetivo: la venta del servicio. En este momento nos encontramos en la tercera etapa del embudo de ventas.

No podemos decir que exista un proceso de venta estrella y válido para todo tipo de sectores, pero sí existe un proceso básico, común a prácticamente la totalidad de las empresas que prestan servicios profesionales:

  • Lead: Este es el estado inicial, nos encontramos con los clientes que marketing ha detectado como clientes potenciales cualificados, clientes que han mostrado algún tipo de interés en nuestros servicios o que simplemente tienen una necesidad que podemos cubrirles.
  • Quote: Aquí nos encontramos con aquellas oportunidades a las que ya se le ha pasado un oferta económica pero no tenemos una respuesta ni positiva ni negativa. Es muy interesante detectar cuándo es el momento que se pasa del estado anterior a este, para así poder medir cuánto nos cuesta realizar una oferta real y también saber qué acciones son las más eficientes para con nuestros clientes.
  • Negotiation: En este estado el cliente ya nos ha dado una respuesta , si ha sido positiva pasaríamos a la siguiente fase, pero si ha sido negativa, debemos negociar y adaptar la oferta para conseguir el éxito.
  • Final decision, win or lost: Este es un paso importante para nosotros, si finalmente resulta ganada, fenomenal hemos conseguido nuestro objetivo. Pero si por el contrario la oferta es rechadaza, nos pueden ocurrir dos cosas la primera es que el posible cliente contrate con la competencia, en cuyo caso no podemos hacer nada, bueno sí, apreder de nuestros errores para la próxima e ir mejorando nuestro proceso. la segunda situación es volver a la negociación siempre y cuando el cliente lo permita y no la decline rotundamente.
  • Not Prospered: Este estado es importante, pero lo más parecido a estar en el «limbo», ni hemos sido aceptados ni rechazados, por causa ajenas el posible cliente no se ha decidido por ninguna oferta ni nuestra ni de la competencia.

Para poder ir pasando de una fase a otra en el ciclo de ventas debemos de realizar acciones con nuestros clientes potenciales para llegar a convertirlos en clientes, no se trata de conseguir clientes de forma masiva y voraz, se trata de seducirlos con los servicios que les ofreces y que sean clientes con una larga vida comercial (fidelizarlos).

Aunque tenemos claro que cada cliente es diferente y cada venta un mundo, debemos de establecer una serie de tareas o actividades de venta a realizar que sean comunes para todos ellos, y que con ellas consigamos que el cliente potencial avance por el embudo de ventas. De entre todas las acciones a realizar para generar oportunidades comerciales, podemos nombrar algunas de las más comunes entre empresas que prestan servicios:

Interacción directa

Según en el momento de maduración en el que se encuentre el cliente potencial nuestras actuaciones deben de ser diferentes, cuando el cliente potencial ha mostrado su interés o necesidad por nuestros servicios, como comentamos en nuestro anterior post se encuentra en el estado SQL, en el periodo de maduración debemos de tener y mantener una relación más directa. Ya podemos enviar mails ofreciendo nuestros servicios, explicarle como podemos ayudarle, porque el cliente potencial ya nos ha mostrado cuales son sus intereses o necesidades.

Una técnica muy utilizada y poco agresiva es el lead nurturing (maduración del lead), esta técnica consiste es atraer a los clientes hacia nuestros servicios más que perseguirlos. Hay que acompañarlo en su ciclo de compra, ir guiándolo según sean sus necesidades, despertarle la curiosidad hacia nuestros servicios; ya que son personas que están decididas a resolver ese problema que tienen, están predispuestas a contratar.

comunicacion-directa-embudo-de-ventas

Tareas o actividades de venta a realizar.

Esta es la fase de venta, donde tenemos que poner «toda la carne en el asador». Se tienen que realizar todo tipo de acciones para ganar una oportunidad de venta, envío de mails para que no te olviden (pero sin llegar a ser pesados), llamadas para que te expliquen las necesidades que tienen, realizar presupuestos, y si es necesario puedes concertar reuniones siempre que el interés mostrado por tus servicios sea lo suficientemente elevado como para concertar esta.

Preparar los presupuestos.

Esta es una labor a la que normalmente no le dedicamos especial interés, pero que no debería de ser así. Ten en cuenta que es una de las últimas fases del proceso de venta, de ella depende en gran parte la decisión del cliente. Los presupuestos que realices, deben ser claros y concisos en cuanto a los servicios que prestas, lo que está o no incluido, plazo de entrega, etc… Su presentación tiene que ser lo más profesional posible siempre con tu imagen corporativa, para dar mayor seguridad al cliente que va a contratar tus servicios.

Realizar estas tareas y llevar un control de las ventas no es difícil si cuentas con las herramientas necesarias que te ayuden a conseguirlo.

Fixner te ayuda a conseguirlo:

No más olvidos. No pierdas ninguna oportunidad de venta.

Olvídate de tener la pantalla del ordenador llena de post-its con las llamadas o tareas que tienes que hacer, con Fixner y su calendario cada mañana verás todas las tareas que tienes pendientes en el periodo de tiempo que tu elijas.

Como ya hemos comentado cada venta es diferente por eso debes de llevar un seguimiento personalizado de cada una de ellas, saber en que estado del embudo de ventas se encuentra cada oferta en todo momento y así saber que actuación debes realizar para ir ganándote al cliente potencial. Al entrar a nuestro panel de control encontrarás toda la información necesaria, como la probabilidad de éxito de cada una de las ofertas, si están asociadas a un proyecto determinado, todo de una forma organizada para que puedas decidir cual va a ser la siguiente acción a realizar  y conseguir así tu objetivo final, realizar la venta.

panel-de-control

Como gestionar las ofertas presentadas.

Fixner te ayuda a realizar tus presupuestos de una forma rápida, concisa y con todos los datos necesarios, para que tus ofertas describan de la forma más clara las necesidades que tiene el cliente y que vea que tu presupuesto le satisface todas y cada una de ellas; con un formato profesional y, por supuesto, con tu imagen corporativa.

Pero una de las ventajas más importantes que te ofrece Fixner es el seguimiento que puedes llevar a cabo de todos y cada uno de estos presupuestos, de una forma individualizada, incluyendo el coste que tiene para ti la realización de este servicio, el margen que le has aplicado, la probabilidad de éxito, la persona de tu equipo que lo gestiona, fecha en la que se espera que ya se haya tomado una decisión, etc.

oferta

De esta forma y al tratarse de un CRM online, tú y tu equipo podéis estar en todo momento informados del estado de las oportunidades de venta y de las modificaciones que se puedan realizar en las mismas.

La mayoría de las veces, las ofertas que realizas son iguales o muy parecidas, por ello en Fixner, tienes la opción de duplicar ofertas y después, modificarlas para adaptarlas a las necesidades de cada cliente. De esta forma ahorrarás tiempo.

Informes para decidir que acciones tomar.

Todas las funcionalidades están pensadas para facilitarte el trabajo y la toma de decisiones. Una de estas funciones que te facilitará el decidir las acciones a realizar es la opción de visualizar e imprimir cualquier estadística de ventas que necesites, cuales son las oportunidades y ofertas ganadas, perdidas, el margen que hemos estimado, etc… para poder tomar decisiones a la hora de qué camino es el más correcto para llegar a tu objetivo, la venta del servicio al cliente y su fidelización.

Toda esta información la encontrarás en nuestro cuadro de mandos.

cuadro de mandos

Conclusiones.

A la hora de gestionar nuestras oportunidades de venta debemos de ser organizados en las acciones que vamos a realizar, conocer o intentar acercarnos lo mejor posible a ese cliente potencial para ofertarle la solución que mejor se adapte a su necesidad. Hay que ir guiarle a través del embudo de ventas.

Para conseguir esto sin ser pesados, debemos contar con un buen CRM online y gestionar toda la información que poseemos en nuestro beneficio, con Fixner podrás conseguirlo, te ayudará entre otras cosas a:

  • Ahorrar tiempo, automatizando por ejemplo muchas tareas de las que realizas a diario varias veces.
  • Gestionar tus contactos y tener toda la información de cada uno de ellos centralizada en un solo sitio.
  • Te proporciona las herramientas necesarias para que sepas en todo momento el estado de tu empresa en  general, ventas, cobros, pagos, etc…

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la gestión de ventas de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

cómo captar clientes potenciales

Cómo captar clientes potenciales y convertirlos en nuevos clientes

Captar clientes potenciales y convertirlos en clientes es uno de los trabajos mas duros y desmotivadores en el día a día de un negocio. Los autónomos y pequeñas empresas dedicamos muchas horas a dar servicio a nuestros clientes actuales y descuidamos el proceso de venta, esto es un error ya que no tener un proceso de venta definido nos va a ocasionar dedicar horas a posibles clientes que no están preparados para comprar o, lo que es peor, descuidar otros que si lo están.

El proceso de venta engloba todo lo que ocurre desde que la empresa define a su cliente ideal hasta que se completa la primera venta. A grandes rasgos, podemos decir que este proceso tiene dos grandes etapas: la de marketing y la de ventas. Y hoy voy a explicarte la etapa de marketing del proceso de venta, que consiste básicamente en captar clientes potenciales y conseguir que estén preparados para comprar.

El proceso de venta

En cualquier proceso de venta, los clientes potenciales pasan por 4 pasos:

  1. Tiene un problema y necesita una solución.
  2. Descubre que tu producto o servicio soluciona su problema.
  3. Se interesa por el producto o servicio, hace preguntas, lo prueba, compara, etc.
  4. Decide convertirse en cliente.

Si has buscado información sobre el proceso de venta en Internet, posiblemente hayas visto el término «lead«. Para entendernos, un lead es un cliente potencial. Es decir, es esa persona que coincide con tus criterios de cliente ideal.

Como empresario, debes visualizar el proceso de venta de la siguiente forma:

  1. Definir al cliente ideal.
  2. Generar clientes potenciales que coincidan con tu cliente ideal.
  3. Informar al cliente potencial sobre tus productos o servicios interesantes para él.
  4. Conseguir que el cliente ideal se transforme en cliente.

Si eres un lector habitual del blog de Fixner, ya conocerás el post que escribimos para ayudarte a definir tu cliente ideal. Este paso es muy importante, porque no es recomendable generar leads sin haber definido previamente a tu cliente ideal.

Definir a tu cliente ideal

Generar leads

Generar leads es encontrar clientes potenciales o empresas que coincidan con nuestro perfil de cliente ideal y conseguir que se conviertan en clientes. Para conseguir esta transformación deberás usar tácticas de marketing, que se dividen en dos grandes tipos:

  • Outbound Marketing. Es el marketing tradicional: anuncios publicitarios en marquesinas, prensa, radio, televisión; emails y/o llamadas telefónicas en frío; y merchandising. Por tanto, en el outbound marketing es el empresario el que busca a sus posibles clientes.
  • Inbound Marketing. Es el marketing online, el que trata de aumentar el número de visitas que llegan a la web, blog o redes sociales. De esta forma, en el inbound marketing el empresario consigue que sus clientes ideales lo encuentren. Seguramente encontrarás más definiciones de inbound marketing, pero esta es la idea básica.

En ambos casos, el marketing tiene como objetivo atraer clientes hacia los productos o servicios de tu marca o empresa. Pero verás que la forma de conseguirlo es muy diferente.

En el caso del outbound marketing, debes estar constantemente «bombardeando» a todos tus clientes ideales para que surta efecto.

Por ejemplo, imagina que diriges una empresa de fontanería. Con el marketing tradicional debes contratar periódicamente anuncios, tarjetas de visita, folletos para buzoneo,… Si durante un año dejas de pagar este tipo de publicidad, dejas de llegar a posibles clientes.

Por contra, el inbound marketing se centra en crear contenido de calidad interesante para los clientes potenciales: artículos de blog, vídeos en tu canal de Youtube, ebooks gratuitos, etc. Además, este contenido se comparte en las distintas redes sociales, eligiendo las que mejor se adaptan a cada negocio.

Otra opción de inbound marketing consiste en dar de alta tu negocio en varios directorios de empresas: infoautónomos, vulka, etc. Es una buena forma de conseguir que te lleguen visitas desde internet (y sabemos que generar contenido de calidad no siempre es viable para todos los tipos de empresas de servicios, depende del sector).

Con este modelo de marketing, los clientes llegan a la web de tu negocio porque hacen clic sobre el enlace de algún contenido de calidad que tú has publicado. Es más, llegan voluntariamente y dispuestos a leer la información que tú has creado para ellos. Por tanto, con el inbound marketing es el cliente el que te encuentra.

Ya tendrás claro que el outbound marketing es efectivo a corto plazo, mientras que el inbound marketing lo es a medio-largo plazo.

Además de ser necesaria una presencia constante y de su alto coste, los resultados del outbound marketing son, en algunos casos, muy difíciles de medir. Pero es importante que sepas también que el inbound marketing supone trabajo para generar el contenido de calidad (o pagar a alguien por este servicio); y aún más importante es que sepas que este contenido permanece en el tiempo.

Por tanto, la mejor estrategia es combinar ambos tipos de marketing para así conseguir mejores resultados en la tarea de encontrar clientes potenciales.

Lead Scoring, o segmentación de clientes potenciales

El primer paso del proceso de venta era generar leads o clientes potenciales. El segundo paso será segmentar y clasificar esos clientes potenciales, lo que en inglés se conoce como Lead Scoring.

Como empresario, las distintas clasificaciones de clientes te permiten saber el grado de predisposición que tiene el cliente potencial para convertirse en cliente real.

lead-scoring

Voy a mostrártelo con un ejemplo. Imagina una empresa de marketing que ofrece un ebook gratuito para multiplicar sus leads o clientes potenciales online a cambio de rellenar un formulario de registro. Supón que tienen 4 categorías para sus clientes potenciales, con las siguientes condiciones o baremos:

  1. Borrador (Abierto): parece que cumple con sus requisitos de cliente ideal y lo agregan a su base de datos, pero sin comprobar más datos.
  2. Frío (Cold): revisan sus requisitos de cliente ideal y comprueban que los cumple.
  3. Templado (Warm o MQL): el cliente muestra interés por la web: rellena el formulario de contacto, descarga el material de la web, visita varias páginas, etc.
  4. Caliente (Hot o SQL): el cliente está preparado para venderle.

Este ejemplo es sencillo, pero permite ver cómo los clientes que están en los puntos 3 y 4 de la clasificación son los más propensos a completar el proceso de venta. Puedes definir esta clasificación y adaptarla al funcionamiento de tu empresa, pero lo importante es que te permiten saber en qué punto están tus clientes potenciales.

Es decir, el lead scoring te permite saber cómo de predispuesto está un lead para comprar un servicio.

Y para guiar al cliente a completar una venta está el último punto de hoy: el lead nurturing.

Lead nurturing

El lead nurturing es el cultivo o maduración de leads o clientes potenciales. A través del lead nurturing puedes convertir en cliente a ese usuario que en principio sólo estaba interesado en tu catálogo de productos o servicios.

Para ello puedes usar cadenas de mails automatizados con contenido personalizado a los intereses del usuario. Así, le ofreces más contenido de valor sobre los temas que lograron atraerlo hasta tu web; la idea es seguir enviando contenido, cada vez un paso más cerca de tu servicio o producto.

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Otra forma de lead nurturing sería enviar ofertas relativas a los intereses del cliente potencial.

A grandes rasgos, el lead nurturing tiene 3 objetivos:

  1. Identificar los leads que están más preparados para realizar una compra.
  2. Conseguir que los leads que están en el punto «Templado» de la clasificación anterior pasen a «Caliente» al recibir información valiosa que les ayude.
  3. Recuperar a los leads de los estados «Abierto» y «Frío» y volver a introducirlos en el proceso de venta.

La principal característica o el gran poder de una campaña de lead nurturing es que los mails que le llegan al cliente potencial están tan personalizados que parece que están escritos exclusivamente para él. ¿Cómo conseguir este grado de personalización? Con 4 pasos:

  1. Definir tus distintos clientes ideales y tener claro cómo dirigirte a cada uno de ellos. Recuerda que distintos colectivos seguramente tengan necesidades diferentes.
  2. Debes tener claro cual es el proceso de venta que tiene tu empresa.
  3. Crear una tabla en la que se crucen los distintos perfiles de tus clientes potenciales con los estadios de tu proceso de venta. En cada celda puedes escribir el contenido específico para ese perfil y estadio determinado.
  4. Pensar una serie de correos electrónicos personalizados para cada perfil. Cada mail debe ofrecer contenido de valor que ayude a los clientes potenciales a avanzar en su proceso de compra.
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Puede parecer un proceso complicado, pero no es tan difícil. Un ejemplo de serie de mails automáticos podría ser la siguiente:

  • Un mail de bienvenida para crear un vínculo con el cliente potencial y ofrecer el contenido de valor prometido en la página que ha llevado al registro.
  • Mail con más contenido de valor relacionado, recordándole al mismo tiempo la propuesta de valor de tu producto o servicio.
  • Mail con una oferta personalizada.

Y en este punto, el cliente está preparado para la venta (está en la categoría «Caliente» que hemos visto en el lead scoring).

Lo último que quiero recordarte es que el lead scoring y el lead nurturing son procesos paralelos. El primero te ayuda a tener claro los mensajes que mandarás en el segundo; de modo que no puedes verlos de forma independiente, sino complementaria.

Gestiona tus clientes potenciales con Fixner

Y ya para terminar, no puedo dejar que te vayas sin que sepas que la última versión de Fixner te permite gestionar clientes potenciales. Toda una ayuda para que te lances de lleno a trabajar en el proceso de ventas de tu empresa.

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Tienes toda la información integrada en la ficha de cliente potencial, entre otras cosas, puedes añadir notas y tareas lo que te permite conocer la evolución que ha seguido cada uno. Además, puedes comprobar las tareas que ya has realizado y las que tienes pendientes, evitando así errores en la comunicación con el cliente potencial y entre los miembros de tu empresa.

ficha-clientes-potenciales

Quiero recordarte que este paso es uno de los más importantes del proceso de ventas: si no consigues clientes potenciales nadie se interesa por tu catálogo de servicios, si nadie se interesa no realizas ofertas, si no realizas ofertas no realizas ventas. Puede que al leerlo te resulte un poco confuso o veas que requiere un poco de esfuerzo, pero para tu negocio no actuar es el mayor riesgo que existe.

Ahora que ya tienes una mini-estrategia para captar y conseguir nuevos clientes… ¡No lo pienses más y comienza a trabajar en ello!

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la gestión de ventas de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

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6 preguntas que debo hacerme al perder una oportunidad de venta

Sin clientes no hay negocio, si no hay negocio no hay dinero y si no hay dinero, no hay futuro… Nuestro mayor jefe no es el que está sentado en el despacho más grande de la oficina, no, nuestro jefe es el cliente, es el que puede hacer que nuestras oportunidades de venta crezcan o por el contrario pueden acabar con ellas.

Por lo que debemos de cuidar mucho nuestras relaciones con el cliente, y cuando le realizamos una oferta saber que es realmente lo que necesita y saber ofrecérselo, tenemos que aprender de nuestros propios errores y, estar tristes lo justo y necesario para coger aire y sentarnos a ver el porqué hemos perdido esta oportunidad de venta, que es lo que podemos cambiar o mejorar, es muy importante que aprendamos de nuestros errores aunque no nos guste.

Para analizar nuestros errores debemos de hacernos una serie de preguntas y así completar el análisis, no te llevará mucho tiempo, pero es importante porque puede hacer que ganes la siguiente oferta que realices.

¿Qué es lo que realmente busca el cliente?

En primer lugar debemos tener claro cuál es el servicio que el cliente nos está demandando, detectar cuales son sus necesidades. Para entenderlo mejor debes intentar ponerte en su piel, entender sus problemas y necesidades, dice un sabio proverbio chino que: » un hombre no llega a conocer a otro a menos que camine una milla con sus mocasines.»

Tu cliente debe sentir que lo estás entendiendo, que piensas como él, tienes que transmitirle que vas a hacer el trabajo como si fuese para ti.

Es una buena idea explicar el problema que te está planteando y a continuación desarrollar la solución para el mismo. Nunca debes prometer algo que no estás seguro de poder ofrecer.

Es importante que conozcamos muy bien a nuestros clientes, tener a tus clientes bien definidos te ahorrará muchas horas de trabajo. Y te ayudará a convertir a tus clientes potenciales en nuevos clientes.

¿Qué es lo que más valora del servicio que le vamos a prestar? ¿qué cosas son las que le importan más?

Una vez que tenemos a nuestros clientes definidos, es más fácil saber que lo que más o lo que menos valoran en cuanto al servicio que le vamos a ofertar.

Si en este caso se trata de un perfil de cliente que no tenemos definido, debemos de mentener una conversación con él para intentar responder a estas preguntas, que te explique muy bien cual es su principal necesidad, la que hará que se decante por nuestra oferta.

¿Resuelve mi oferta el problema de mi cliente?

Otra de las preguntas importante que debes hacerte cuando te sientes a analizar porqué has perdido esta oportunidad de ventas, es si realmente la oferta que le has pasado a tu cliente resuelve el o los problemas que te había transmitido.

Es muy importante que le escuches con atención, el mismo cuando te expone sus necedidades te dará las claves para que una oferta sea aceptada o no. En todas las reuniones que se mantengan con el cliente debes de tomar el mayor número de notas posibles, por pequeñas que te parezcan, a la hora de desarrollar la oferta seguro te ayudarán a entender mejor a tu cliente, sus necesidades y los beneficios que espera obtener con tu servicio.

Mi oferta, ¿es clara y concisa?

Una oferta siempre debe ser clara, concisa y con una imagen profesional, debes de explicar con mucha claridad el servicio que le vas a prestar a tu cliente, que está y que no está incluido. Debemos de dejar claro cualquier punto de la oferta que pueda llevar a confusión o que pueda crear unas expectativas al cliente que no son las reales.

Uno de los puntos más importantes en lo que a prestación de servicios se refiere es el plazo de realización, debes de calcularlo cuidadosamente, nunca planifiques plazos que nunca podrías cumplir.

Uno de los puntos claves también es el precio, es difiícil calcular el precio de tus servicios, pero debes de decicarle un poco de tiempo, debes conocer el mercado y saber que precios son los que está ofreciendo tu competencia; hay que estar siempre al día. La información es poder.

También debes de dejar clara la forma de pago, para que no haya malos entendidos y tengas en todo momento tu tesorería controlada, que conozcas con la mayor certeza el día en que vas a recibir ingresos y así planificar tus pagos también.

Para ver si tu oferta se entiende bien, puedes pedir a algún familiar o amigo que la lea para ver si se entiende bien los servicios que se están ofertando y las condiciones en que se hacen.

¿Tiene mi oferta todos los puntos requeridos por el cliente?

Uno de los puntos importantes a la hora de analizar, es comprobar si tu oferta estaba cubriendo todas las necesidades que el cliente te había transmitido en las reuniones, si habías entendido y plasmado en la oferta todos los puntos que te pedía el cliente, no debes de dar por supuesto nada, incluso si un servicio va incluido dentro de otro debes de explicarlo para que le quede claro que harás frente a todas sus necesiades.

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¿Por qué creo que me han dicho que no? ¿qué ha fallado?

Después de analizar los anteriores puntos deberías tener un poco más claro porqué has perdido esta oportunidad de venta, si ha sido porque has tardado en dar respuesta, porque no has sabido hacer llegar al cliente la solución a sus necesidades o no lo has hecho de una forma clara, era cara, los plazos no eran los pactados, etc…

No te deben valer excusas como «sus necesidades han cambiado» o «solo busca un precio más bajo» debes de indagar un poco más.

Conclusión

Ahora te toca ponerte a trabajar y estudiar cada oportunidad de venta que has perdido para no cometer los mismos errores en las futuras. Recuerda que el haber perdido una oportunidad de venta, puede hacer que ganes cinco en un futuro.

Fixner te permite hacer un seguimiento de las ofertas perdidas para analizarlas y poder mejorarlas para ganar la siguiente oportunidad de venta.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

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Definir a tu cliente ideal

Definir a tu cliente ideal ajustándolo a tu catálogo de servicios

Vamos a comenzar este post con una afirmación contundente: una empresa NO necesita todos sus clientes para sobrevivir, solo a sus clientes ideales. Como empresario, debes saber definir bien cuál es tu cliente ideal. Si no lo conoces aún seguramente te lanzarás a la calle pensando que cada persona o empresa que se cruza en tu camino es tu cliente, pero no debe porque ser así. Sólo un grupo de la población será tu cliente ideal, buyer persona o público objetivo.

El no tener definido a tu cliente ideal puede llevarte a trabajar muchísimas horas de más, teniendo la sensación de ser improductivo. ¿Te ocurre? En primer lugar, tranquilo, ocurre mucho (y todos hemos pasado por ello). Y ahora, vamos a ver una solución para este problema.

Qué es un cliente ideal

Para empezar a definir un «Cliente ideal» o «Buyer persona», debes saber que es aquel que encaja perfectamente con las soluciones que da tu producto o servicio. Alguna vez habrás trabajado con una persona y te habrás dicho: ojala y todos fueran como él o ella. Pues, enhorabuena, ese es tu cliente ideal y las características por las cuales lo convierten en uno son:

  1. Está dispuesto a invertir el precio que tu pides por obtener la solución a su problema, sin crear inconvenientes.
  2. Se encuentra dispuesto a obtener la solución en el tiempo que tu puedes entregárselo.
  3. Sabés que una vez adquirida la solución estará satisfecho con lo que tu le ofreciste y volverá nuevamente a adquirirlo.
  4. Conoces que puede generarte nuevos clientes y por lo tanto te recomendará a otros.

Las consecuencias de NO definir a tu cliente ideal

Sabemos que nos movemos en un mundo competitivo, que nuestros clientes potenciales suelen pedir ofertas y presupuestos a varias empresas diferentes y que finalmente se deciden sólo por uno tras valorarlos. Ahora bien, ¿cómo afecta ésto a tu empresa? En 4 palabras: pierdes tiempo y dinero.

Haz un pequeño ejercicio: valora el tiempo que dedicas cada mes a preparar ofertas o presupuestos para posibles clientes. Ten en cuenta también cuántas personas se han dedicado a ello. Puede que hayas sido tú el que ha realizado una oferta en pocos minutos; o puede que tengas más de un trabajador implicado en este paso durante varios días. Todo depende del sector, actividad y tamaño de tu empresa.

En cualquier caso, los presupuestos que no se ganan se traducen en tiempo no productivo y sueldos que se pagan para que la empresa no obtenga resultados.

Pero puede ser peor, ¿en algunos casos tus posibles clientes te solicitan servicios que no existen en tu catálogo o portfolio? Para contentar a este cliente tendrás que crear y calcular el precio de venta de estos servicios. En cualquier caso, esta situación termina de dos formas:

  • Preparar presupuestos para servicios que no tengo bien definidos me va a llevar más tiempo y las probabilidades de ganarlos son menores.
  • En caso de ganarlos, realizar el servicio seguramente me va a llevar más tiempo del que tenía previsto con la consiguiente reducción del margen de beneficio o incluso puedo llegar a perder dinero.

En ambos casos (realizar muchos presupuestos para ganar uno o dos, o tener que agregar servicios para contentar a un posible cliente), el problema es el mismo: estos presupuestos no se han realizado para tu cliente ideal, porque no todo el mundo es ese cliente.

Empezar a definir mi cliente ideal

Ya has identificado el problema: necesitas definir bien tus clientes para así orientar bien tu publicidad, tus acciones, tu plan de marketing, etc.

Para empezar, tu empresa ofrece un producto o servicio (o una variedad de ambos). Sea cual sea tu negocio, este producto o servicio debe cumplir un requisito indispensable: debe solucionar una necesidad de tu posible cliente.

Vamos a crear dos grandes grupos a partir de una sencilla pregunta: ¿tu clientes son personas o empresas? Supongamos que diriges una empresa de marketing y publicidad: tus clientes serán otras empresas.

Esta pregunta hace que tengamos dos tipos de modelos de negocio basados en las relaciones:

  1. B2C (Business to Consumer): Empresas que «venden» a consumidores.
  2. B2B (Business to Business): Empresas que «venden» a otras empresas.

Ahora podemos afirmar que tu cliente ideal es aquella persona o empresa que tiene una necesidad o un problema por cuya solución está dispuesta a pagar. Puedes pensar que en el caso del modelo B2B la decisión la toma una persona, pero la tomará para solucionar las necesidades de su empresa, no las suyas propias (o así debería ser).

Ya tienes definido un gran grupo de clientes potenciales: empresas, o personas. Pero el trabajo aún no ha terminado.

¿Qué quiere tu cliente?

¿Prefiere calidad? ¿Se decanta automáticamente por el precio más bajo? ¿Se deja aconsejar sobre lo que necesita por un profesional?

En este paso no importa si tu modelo de negocio es B2B o B2C. Lo importante es realizar una «investigación» sobre los clientes que han generado facturas en tu empresa, para identificar rasgos de personalidad, características, etc que nos ayuden a construir a nuestro cliente ideal. Algunas preguntas que te pueden ayudar a construir este perfil de cliente son:

  • ¿Quienes son nuestros clientes actuales?
  • ¿Qué influye a nuestros clientes a la hora de realizar la compra?
  • ¿Cuál es su rol dentro de la empresa y cuáles son sus responsabilidades? (para B2B)
  • ¿Cómo se distribuyen las ventas a lo largo del año?
  • ¿Cómo han llegado los clientes a tu negocio: prensa, buscadores de internet, páginaweb,…?

Puedes responder a todas las preguntas que consideres oportunas, cuantas más te hagas, mejor; lo importante es que al final tengas establecido un perfil como por ejemplo:

  1. Conoce las necesidades de su empresa
  2. Compara dos o tres presupuestos antes de tomar una decisión
  3. Prefiere presupuestos medios-altos que impliquen buena calidad
  4. Se deja aconsejar
  5. Resulta fácil trabajar con él/ella

Vale, puede que estés pensando que el listado anterior es «demasiado bonito». Por eso lo llamamos cliente ideal. Porque lo siguiente que debes hacer es crear tu propio listado sobre cómo quieres que sea tu cliente. Ahora bien, antes de hacerlo debes tener claro cuáles son los puntos fuertes de tu empresa.

¿Por qué tus clientes necesitan tus servicios?

¿Qué puedes ofrecer como empresa que te diferencie de tu competencia? Si aún no lo sabes, debes investigarlos también: es interesante conocer los puntos fuertes y débiles de tus competidores, no para hacérselo saber a tus clientes, sino para aprender de los errores y tomar nota de los aciertos o estrategias que les funcionan.

¿Tu empresa se centra en ofrecer un precio competitivo o prefiere ofrecer un precio justo porque ofrece una calidad a la que no piensa renunciar? No nos engañemos, los precios bajos significan que el «ahorro» debe salir de algún sitio.

¿Conoces la situación del mercado actual, te has amoldado a él? Imagina que tienes una empresa de publicidad y marketing, y que te has especializado en el último año en marketing online. Una pequeña empresa contacta contigo porque quiere gestionar una pequeña campaña a través de medios tradicionales; pero tú puedes detectar cuáles son los mejores canales para que tu cliente lance su publicidad en función de su público objetivo, y lo más importante: estarás capacitado para asesorarlo y llevar el proyecto a cabo.

Te presento a tu cliente ideal

Volvamos al listado de características de tu cliente ideal que hemos visto antes. Ahora ponte en su piel, ¿qué piensa?, ¿qué siente?, ¿qué le gusta?, ¿qué le da miedo? Anótalo todo en una hoja en blanco: estás creando un perfil de cliente ideal.

Definiendo al cliente ideal

Crea tus propias fichas. Tú eres el que mejor conoce tu propia empresa, piensa qué tipo de cliente es el que mejor se adapta a ella y a sus servicios.

Ahora enfoca y define tus productos, servicios y comunicaciones hacia él. En definitiva, háblale a él, a ese cliente que quieres conseguir, a ese cliente que no genera discusiones constantemente, a ese cliente que no pelea por reducir un céntimo cada una de las partidas del presupuesto, etc.

Es importante que los mensajes que transmite tu empresa al mundo exterior se dirijan a tu público objetivo, porque esta será la primera criba para encontrarlos. Por ejemplo, si tu empresa defiende «la calidad por encima de todo», los posibles clientes que quieran algo extremadamente barato no acudirán a tí. Por el contrario, si defiendes «precios sin competencia», los que piensan que la calidad debe pagarse y desconfían de los chollos no te solicitarán un presupuesto.

En definitiva, si tu mensaje está pensado para tu cliente ideal, quien llame a tu puerta será tu cliente ideal.

¿Y cuál es el mejor mensaje? El que mejor se adapte a tí, a tu empresa y a lo que quieras conseguir. Ahí fuera hay clientes para todos los gustos, con millones de problemas, gustos y miedos. Define tu público, y ve a por el. Y recuerda: tu empresa tiene más de un tipo de cliente ideal, empieza por el primero y créalos todos.

Hacer esto lleva mucho tiempo, ¿vale la pena?

Rotundamente SÍ. Te asegurarás de dirigirte al tipo de clientes que mejor se adaptan a tu empresa. ¿Qué conseguirás con esto? Para empezar, saber si te compensa o no realizar un presupuesto. Si ese posible cliente es justo lo opuesto a las fichas que has creado, no ganarás la oferta que presentes. O la ganarás pero será una odisea realizar el trabajo. Te desgastará. Y eso te hará no estar al 100% para futuros trabajos.

Desde Fixner pensamos que es importante dedicar un tiempo para conocer a tu cliente ideal. No lo vemos como una pérdida de tiempo, lo vemos como una inversión que nos permite optimizar nuestro trabajo y ser más productivos.

Para que lo veas más claro: el cliente ideal es el que tú defines, éste te permitirá identificar a tus clientes potenciales y poder convertirlos en nuevos clientes. Es decir, en el post de hoy te propongo el primer paso a dar para mejorar tu proceso de venta.

¿Y tú? ¿Conoces ya a tu cliente ideal? ¿Te parece necesario conocerlo? ¿Estás interesado en crear tus fichas pero crees que aún necesitas más información? ¿Te interesaría una serie de posts que concreten más cómo encontrar a este cliente? Déjanos un comentario con tu opinión. Nos encantará leerte y ayudarte.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

como gestionar una empresa de servicios: elaborar ofertas

Cómo hacer un presupuesto profesional en pocos minutos.

Un presupuesto es el documento clave para cualquier freelance o autónomo, sobretodo si te dedicas a la prestación de servicios. Nos gustaría explicarte cómo hacer un presupuesto profesional para que puedas aumentar tus posibilidades de éxito. Te explicamos desde los datos básicos que debes incluir hasta como realizar el seguimiento, pasando por los criterios que deberías tener en cuenta para calcular el precio de tus servicios.

Además, te damos también rápidamente unas pautas para hacer presupuestos con facilidad en Fixner, así como para saber si el beneficio económico es el esperado.

Hay una serie de puntos que hay que tener claros a la hora de hacer un presupuesto:

Cómo hacer un presupuesto profesional en pocos minutos

Tenemos que presentar nuestra mejor cara.

Lo primero en lo que tienes que tener en mente a la hora de realizar un presupuesto es que este va a ser tu carta de presentación al cliente. Es lo primero que va a ver de tu empresa, por lo que debes de usarlo adecuadamente: le tienes que explicar a qué te dedicas tú o tu empresa de una forma clara y sin enrollarte.

Debes de tener claro que el cliente puede que no te conozca y que este presupuesto no solo está hablando de tu empresa, sino que también está hablando de ti, de tus conocimientos.

No olvides incluir los datos básicos de tu empresa: nombre, CIF (o NIF en el caso de autónomos), dirección, teléfono, etc. Esto puede parecer obvio, pero he visto presupuestos sin el CIF de la empresa, lo que no da precisamente una imagen de seriedad ni le aporta confianza al cliente.

Redacción del presupuesto.

Está claro que debes cuidar la redacción del presupuesto. Es muy importante que esté claro y se entienda bien el servicio que vas a realizar.

En primer lugar debes exponer cuales son los problemas y las necesidades que el cliente te explicó, describirlas de forma que vea que has entendido lo que necesita. Para seguidamente poder darle las soluciones a sus problemas, explicándole los beneficios específicos que le aportan tus servicios. En este desglose debes de reflejar perfectamente lo que incluye y lo que no incluye el presupuesto.

Cuanto más aclaraciones realices mejor será el resultado final, así el cliente no podrá decirte que tienes que hacer algo que nunca le mencionaste. Si lo dejas abierto tu cliente podría “interpretar” que iba incluido.

La propuesta debe de empezar por lo indispensable del servicio y dejar para el final aquello que pueda ser más opcional.

Los precios.

Esta parte es la más delicada, debes de asegurarte que los servicios presupuestados están directamente relacionados con las soluciones que estas ofreciendo al cliente, que vea que lo que le estás presupuestando es justamente el servicio que le estás ofreciendo.

Para tener claros los precios de venta de tus servicios, tienes que realizar un trabajo previo, en primer lugar debes de calcular el coste de tus trabajadores o el tuyo propio; este trabajo es un poco tedioso pero muy importante, porque así sabrás cual es límite para cubrir costes, hasta donde puedes realizar descuentos a tus clientes sin perder dinero.

En los presupuestos de servicios se suele añadir una aclaración para posibles imprevistos que puedan surgir durante el desarrollo del proyecto y que en un principio no se presupuestaron porque no eran necesarios, suele ser un % del presupuesto o de una partida en concreto.

Además, a ser posible, realiza varios capítulos en el presupuesto diferenciando las distintas partidas. Así, si tu cliente necesita renegociar alguno de ellos, es más fácil centrarse en sólo una parte del presupuesto.

No tardes demasiado, lo puedes perder.

Otro de los puntos a tener en cuenta a la hora de redactar un presupuesto, es la rapidez

Cuando un cliente te solicita un presupuesto «lo quiere para ayer» esta frase debes grabártela… es importante que tu capacidad de reacción sea rápida, porque sería una pena, si después del trabajo que conlleva realizar una buena oferta la pierdes por llegar tarde.

Por supuesto, en algunos sectores no es posible hacer un presupuesto en unos minutos. Por ejemplo, si el cliente pide presupuesto para una cocina primero debe hacerse el diseño (lo que muchas veces implica una toma de medidas previa) y a partir de ahí se realiza el presupuesto.

Lo importante es que, dentro de los plazos que tiene tu negocio, intentes hacer el presupuesto en el menor tiempo posible.

Otros elementos del presupuesto.

Además de los elementos que te he comentado antes, hay otros que no debes olvidar incluir en tus presupuestos y que también son importantes, porque dan confianza y fiabilidad a tu presupuesto: 

  • Plazo de entrega o finalización. Incluir un plazo de finalización aproximado del proyecto genera confianza. Incluso si el proyecto lo permite, podrías incluir diferentes plazos para las etapas intermedias del proyecto. Pero tan importante es que los incluyas como que los cumplas, por ello debes de planificarlos muy bien.
  • Forma de pago. Esto también debe de quedar claro tanto para ti como para el cliente. Al igual que los plazos de entrega, hay que fijar unos plazos de pago (que puedes hacerlos coincidir con los de entrega) de cada una de las fases. Incluso si la cantidad es muy elevada puedes acordar un adelanto al inicio del proyecto. Indistintamente de cómo lo hagas, lo importante es que quede claro y que tanto el cliente como tú estéis de acuerdo.
  • Garantías y condiciones legales. Algunos servicios prestados requieren un soporte técnico. Este puedes incluirlo por separado en el presupuesto o darlo gratuitamente durante un determinado periodo de tiempo. En este último caso es conveniente que establezcas tanto el tipo de soporte como el tiempo por el que lo prestas gratuitamente. En cuanto a las condiciones legales, añade las que creas necesarias para evitar malos entendidos o malas acciones por ambas partes. Así podrás evitar una mala interpretación del presupuesto y ahorrar dolores de cabeza, tiempo y dinero.

El trabajo no acaba con la entrega del presupuesto.

El trabajo no termina con la presentación del presupuesto al cliente. Debes de llevar un seguimiento, estar en contacto con el cliente y realizar las modificaciones oportunas que vayáis acordando. Dependiendo del sector en el que trabajes, los presupuestos tardan más o menos tiempo en ver la luz, no desesperes.

Cómo hacer un presupuesto con Fixner en pocos minutos

En Fixner somos conscientes de la necesidad y la importancia que tiene para ti tanto la realización de los presupuestos, como la evolución de los mismos. Por ello, hemos  diseñado una gestión de ventas rápida y eficaz para realizar tus presupuestos.

Podrás realizar presupuestos en cuestión de minutos, de esta forma no perderás ninguna oportunidad por llegar tarde a ofertar tus servicios, además puedes realizar tus presupuestos estés donde estés, no hace falta que esperes a estar en la oficina, tan solo necesitas una conexión a internet.

Voy a explicarte como hacer un presupuesto con Fixner en tan solo 3 pasos:

Información comercial para un mejor seguimiento del presupuesto.

Aunque tienes un artículo en nuestra Web de Soporte en el que se explica paso a paso cómo crear un presupuesto, voy a darte la información más relevante.

La información general del presupuesto, es lo primero que debes de introducir: la información de tu cliente en cuestión, el nombre de la empresa, nombre de la oferta, el tipo de proyecto a realizar, la fecha de inicio y cierre.

Información comercial, en esta sección tienes que especificar el responsable comercial de la oferta, información muy útil para ti, ya que así sabrás en todo momento quién es el responsable de la gestión de cada oferta; y como ha sido la toma de contacto con el cliente y el estado en el que se encuentra.

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Otro punto importante para el control de tus presupuestos es conocer  el estado en el que se encuentran, al ser un software en la nube tus comerciales o tú podréis tener en todo momento actualizada la información. Tendrás conocimiento de si un presupuesto está ganado, si necesita análisis, si está en estudio, en negociación, etc… y también su probabilidad de éxito. Así podrás centrarte en aquellos que puedan ser más valiosos para ti.

Añade rápidamente productos y servicios.

Como sabemos que necesitas agilidad y libertad en la redacción de tus presupuestos, puedes añadir o quitar artículos o servicios en cuestión de segundos. Si tienes que introducir artículos que no están creados, puedes crearlos en ese momento sin necesidad de cambiar de pantalla ni de navegar a otro sitio: puedes hacerlo desde el mismo sitio donde estás introduciendo los productos o servicios.

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Cada cliente tiene asignada una tarifa y si no es así se le aplicará la tarifa A por defecto. De todas formas, al introducir los artículos o servicios, puedes modificar tanto el precio como el descuento, según las necesidades de cada presupuesto o cliente. Cuando seleccionas el cliente, te informa de la tarifa y del descuento que tiene asignado dicho cliente.

En lo que se refiere a la libertad, tienes la opción de añadir líneas de texto para que puedas introducir cualquier aclaración o comentario que creas oportuno en cualquier parte del presupuesto. también puedes mover la posición de las líneas.

Imprime el presupuesto en un solo click.

Una vez que ya tienes toda la información necesaria, con un simple click puedes generar tu presupuesto en pdf listo para enviar a tu cliente con tu logo y con el color de tu imagen corporativa.

Si necesitas que te realicemos un diseño más personalizado de documentos también lo tienes disponible, intentamos ayudarte en todo lo que necesites. Para ello, sólo tienes que escribirnos a soporte@fixner.com.

Duplicar presupuestos.

Muchas veces tenemos que realizar presupuestos muy parecidos e incluso hay determinados que son tipo y que tenemos que repetir; para estas ocasiones también tenemos soluciones, tienes la opción de duplicar oferta, de esta forma realizarás tus presupuestos de una forma más rápida y sencilla.

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Por ejemplo, puedes crear uno que sea “Plantilla presupuesto (nombre servicio)” y copiarla y editar los campos cada vez que debas crear un presupuesto.

¿Estaré ganando dinero con este presupuesto?

Cuando empezamos a trabajar la mayoría de las veces fijamos nuestros precios de venta en base a los que tiene la competencia sin fijarnos en nuestros costes. Y así, a veces nos pasa lo que nos pasa, que perdemos dinero en algunas ofertas que tenemos que rebajar los precios y no llegamos a cubrir costes.

Si quieres saber cómo poner precio a tus productos y servicios, puedes consultar el siguiente artículo:

Puede que no lo sepas, pero en Fixner siempre estamos pensando cómo podemos añadir valor a nuestras funcionalidades y hacer que tu día a día sea más productivo. Para ello tienes la opción de control de costes que puedes añadir en tus presupuestos. De esta forma tendrás controlada una de las dudas más difíciles a la hora de realizarlos: ¿estaré ganando dinero con este presupuesto?

Con esta opción a la vez que realizas tus presupuestos, puedes ir introduciendo los costes de los servicios que vas a prestar o los costes de los productos que estás incluyendo en el presupuesto. Posteriormente podrás facturar directamente a partir de los costes y un margen de beneficio, o crear una línea de facturación con la cantidad total a facturar.

Configuración costes.

Si tu empresa trabaja con costes, solo debes de activarlo dentro administración en la pestaña de configuración, un simple click y ya está activado para todas tus ofertas.

Costes en tu catálogo de productos y servicios.

Puedes introducir los costes en todo tu catálogo (productos, servicios y equipos). De esta forma el coste se imputará automáticamente en los presupuestos.

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Vamos a realizar la oferta con costes.

Establece el margen y los costes del presupuesto.

Lo primero que debes establecer es el margen que quieres conseguir en el presupuesto.

A continuación puedes introducir las líneas de coste de cada uno de los productos o servicios que componen el presupuesto. Si has establecido los costes en el catálogo se asignarán automáticamente.

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Establece el precio de venta para tu cliente.

Una vez que tienes introducidos los costes, puedes asignar el precio de venta a tu cliente de dos formas:

La primera forma, es en base a los costes que has enumerado en el anterior apartado, simplemente con pulsar el botón del carrito se crea la línea de venta automáticamente aplicando el margen del presupuesto al coste establecido.

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La segunda forma es ir introduciendo los productos y servicios manualmente, si has establecido el precio en la tarifa se copiará automáticamente. Estos no es fijo puedes ir modificando tanto el precio como el descuento.

Resumen del presupuesto.

En el resumen de cada uno de tus presupuestos tienes el desglose de los costes y descuentos aplicados en el mismo, así como, el resumen de los márgenes, margen esperado que habías fijado y el margen real, el que realmente están obteniendo.

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¿Quieres saber más sobre presupuestos con Fixner?

Como ya te he dicho, en Fixner nos actualizamos constantemente añadiendo nuevas funcionalidades. Por eso, la información que tienes aquí puede catalogarse como “lo básico” para elaborar presupuestos.

Pero si quieres saber más, conocer otras funcionalidades relacionadas y utilizarlas en la elaboración de tus presupuestos, te aconsejo leer nuestro post “Cómo hacer un presupuesto para cada tipo de trabajo

Recuerda…

La mejor forma de verlo es probarlo tu mismo, puedes hacerlo de forma gratuita durante 30 días. No lo dejes pasar.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

Consejos para calcular el coste hora de tus trabajadores

Si estás pensando en montar un negocio que se base en la prestación de servicios, o ya lo tienes creado y lo que quieres es contratar gente, para empezar debes de determinar el coste hora de los trabajadores.

La medida común de eficiencia que todos conocemos es el coste por unidad producida. Esto también se traslada a la hora de prestar un servicio, que en este caso sería el coste hora de los trabajadores.

Un autónomo tiene que aprender a pensar como una empresa y valorar qué coste tiene su trabajo. Esto es muy importante porque en la mayoría de los casos los autónomos no valoran su tiempo y no tienen en cuenta todas las horas que le dedican al negocio.

como calcular el coste hora de tus servicios

Debes de conocer cual el es coste de tu servicio para poder calcular su precio y no trabajar por debajo de tus costes. Para ello es importante diferenciar dos tipos de costes: fijos y variables.

Identifica tus costes fijos.

Los costes fijos son aquellos que se tienen que pagar sin importar el nivel de actividad de tu negocio, no dependen de la cantidad de bienes o servicios producidos.

Dentro de los costes fijos podemos englobar: el alquiler del local donde estamos ubicados, los suministros (luz, agua, teléfono), servicios profesionales independientes, material de oficina, amortizaciones, tributos (tasas, licencias de apertura), los sueldos, etc…

Para el funcionamiento de una empresa es recomendable controlar y disminuir los costes fijos ya que estos afectan económicamente a la empresa. Por ejemplo, trasladarte a un lugar menos costoso, o cambiar de compañía de teléfono son las maneras de reducir los costes globales de gestión de una empresa.

Identifica tus costes variables.

Los costes variables son aquellos que cambian con el volumen de actividad de tu empresa. Entre otros cabe destacar: el coste de la mano de obra directa de las personas que intervienen en la prestación del servicio, determinados servicios públicos, los gastos del área de marketing, los materiales a usar, etc…

La ventaja de los costes variables es que al variar con el nivel de actividad, si la actividad disminuye, el coste tambien se reduce, lo que reduce el que la empresa entre en pérdidas.

Calculo del coste hora de tus trabajadores.

Una vez que tienes recopilados y claros cuales son tus costes fijos y variables, hay que calcular el coste por hora de los trabajadores o de tí mismo como autónomo freelance, una vez que tienes todos los datos calculados o recabados puedes introducirlos en la plantilla que te ofrecemos para poder saber cuánto cuesta realmente las horas trabajadas. A continuación puedes acceder a ella en Google Drive o descargarte la plantilla directamente.

Plantilla coste hora trabajador

De los costes que hemos mencionado anteriormente para completar la plantilla, tienes que separar los costes como sueldo, y seguridad social de los empleados productivos del resto de costes. La suma del resto de costes la debes de introducir el coste anual infraestructura y se calculará el coste total por hora.

Otro concepto que debes tener en cuenta, son los trabajadores productivos, estos son los que están relacionados directamente con la facturación, es decir, son los trabajadores por los cuales podemos facturar sus horas de trabajo a nuestros clientes.

Por ejemplo, pongamos una empresa con 6 trabajadores, de los cuales 4 son obreros, uno es el  administrativo y por último el comercial. A la hora de computar los empleados productivos tendríamos a los 4 obreros y por ejemplo al directivo en media jornada. El administrativo no se considera trabajador productivo y el directivo realiza determinadas actividades que tampoco. Por lo que los trabajadores productivos serían 4,5.

Al rellenar la plantilla, verás que se estima que sólo el 80% de las horas de trabajo anuales son facturables. Esto es así porque, a nivel de gestión de empresas, se estima que el resto de horas se dedican a otras tareas cuyo coste no puedes facturar directamente al cliente.

Algunas de estas tareas no facturables serían, por ejemplo: labores comerciales, desplazamientos para visitar clientes, búsqueda de información, tareas de gestión, etc. Por tanto, es algo que debe tenerse en cuenta a la hora de calcular el coste por hora de tus servicios, de ahí que tengamos este campo incluído en la plantilla.

Conclusiones.

Ya sé que te pueden parecer un poco tediosos estos cálculos, pero tienes que entender que son importantes para tu negocio. Debes de tener muy claro cuales son tus costes por hora para poder saber qué precio poner a tus servicios y hasta dónde puedes llegar a la hora de negociar un precio con un cliente.

Aunque en el momento que vivimos el autónomo también tenga en cuenta las circunstancias del mercado, el nivel de dificultad del proyecto las características del cliente que tienes enfrente, etc; pero siempre debes de saber cual es tu límite.

En el siguiente post te explicamos como calcular el precio de venta de tus servicios o productos para que no pierdas dinero.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.