Gestión de trabajos 2

Gestión de trabajos: tareas y actividades. ¿En qué consiste?

En artículos anteriores ya te he hablado de la gestión de clientes y de cómo crear y gestionar presupuestos en Fixner. Y hoy continuamos con esta serie de post sobre la gestión integral de una empresa, centrándonos en la gestión de trabajos, una parte vital de la gestión de tu empresa de servicios.

Por lo que respecta a Fixner, voy a explicarte los distintos trabajos que puedes crear en nuestro software, las diferencias entre ellos y cómo puedes hacer su gestión y seguimiento.

Aunque en un principio pensaba hablarte de todos los tipos de trabajos y de todo lo que Fixner te ofrece para cada uno de ellos, he decidido dividir el contenido en varias partes. Aún así, no es un post corto, así que léelo con calma.

Hoy nos centraremos en los «pequeños trabajos»: actividades y las tareas. No voy a adelantarte nada, porque tienes toda la información en el resto del post.

Pero antes, por si es la primera vez que llegas a este blog, debo decirte que puedes probar Fixner gratis durante 30 días. Si aún no lo has hecho, no esperes más.

Leer más
Rentabilidad de un proyecto portada

Rentabilidad de un proyecto, ¡domínala con Fixner!

Conocer la rentabilidad de un proyecto desde el momento de hacer el presupuesto es vital para saber si te conviene aceptarlo o no.

Voy a ponerte un ejemplo muy claro: imagina que un cliente te dijera que quiere contratar uno de los servicios que ofrece tu empresa, pero pagando la mitad de su precio. ¿Aceptarías? Seguramente no. Rápidamente verías que ese encargo hace perder dinero a tu empresa.

Ahora bien, ¿sabes exactamente cuál es el margen de beneficio de cada uno de los proyectos o trabajos que se presupuestan en tu empresa?

No es un dato fácil de saber, ya que intervienen muchos factores, como: el coste por hora de tus trabajadores, los gastos fijos de tu empresa, los costes del trabajo, etc. Además, dentro de los gastos fijos de tu empresa debes tener en cuenta: el alquiler o hipoteca, luz y agua, impuestos,…

Con todo esto quiero hacerte ver que, aunque no es un cálculo complicado, sí que es laborioso. Y deberías hacerlo para cada presupuesto, pues es la única forma de saber si a tu empresa le interesa o no aceptar el encargo.

Y ahora la buena noticia: Fixner puede calcular la rentabilidad estimada de un proyecto desde el mismo momento en que introduces los datos del presupuesto. Pero debes introducir ciertos datos para realizar este cálculo.

¿Qué datos debo tener en cuenta para calcular la rentabilidad de un proyecto?

Rentabilidad de un proyecto: dashboard

Este es un tema que ya hemos tratado en este blog. De hecho, tenemos un artículo en el que te explicamos cómo calcular el coste hora de tus trabajadores y otro donde te damos indicaciones para calcular el precio de venta de tus servicios.

Y es que tener estas cifras bien calculadas es la base para conocer la rentabilidad de un proyecto desde su inicio.

Costes de los trabajadores

A modo de resumen, para calcular el coste hora de tus trabajadores debes tener en cuenta los costes humanos, y los costes fijos de tu empresa. En ambos casos, son los costes que tu empresa debe asumir sí o sí, independientemente de si tiene o no encargos.

Algunos datos que debes tener en cuenta son: el sueldo anual de tus trabajadores (incluyendo la seguridad social), los gastos derivados del local de tu empresa, seguros varios, papelería, consumibles informáticos, etc. Es decir, siempre que tengas que hacer algún pago sencillamente por tener tu empresa abierta, es un coste que debes tener en cuenta.

De acuerdo, algunos costes son fijos y otros son variables. De estos últimos es recomendable hacer una estimación lo más fiel posible a la realidad.

Ahora puedes ir  a nuestro post «Consejos para calcular el coste hora de tus trabajadores«. En él puedes encontrar un excel en el que puedes ir introduciendo los datos de sueldo anual y seguridad social de cada trabajador, así como los gastos fijos anuales de tu empresa. La tabla está preparada para calcular el coste total de un empleado por cada hora de trabajo a partir de estos datos.

Para que Fixner pueda calcular la rentabilidad de un proyecto, debes introducir el coste por hora de cada trabajador en su ficha de Fixner. Ten en cuenta que también debes calcular e introducir el tuyo propio.

Por cierto, para que este dato tenga utilidad en Fixner, debes tener activada la gestión de costes.

Define el precio de venta de tus servicios o productos

Una vez tienes calculado el coste por hora de tus trabajadores, definir el coste y el precio de venta de tus servicios es sencillo.

Ya te contamos en el artículo «Cómo calcular el precio de venta de tus servicios» que existen dos formas de hacer este cálculo. Tú decides cual prefieres utilizar (y será la que Fixner use para hacer los cálculos).

Para hacer este cálculo, también necesitarás tener en cuenta el coste de los materiales o productos de tu catálogo.

¿Cómo me ayuda Fixner a calcular la rentabilidad de un proyecto?

La importancia del presupuesto para calcular la rentabilidad

En este punto ya debes tener definidos tus costes y tus precios de venta. De esta forma, cuando crees un presupuesto ya podrás ver, en el resumen de importes, la rentabilidad estimada del mismo. A modo de resumen, Fixner utiliza el coste de los productos o servicios del presupuesto y la rentabilidad deseada para calcular el precio de venta, y después le aplica el impuesto correspondiente.

rentabilidad de un proyecto 7

Quiero que te des cuenta de que el presupuesto es la base para calcular la rentabilidad de un proyecto, pues supone tener en cuenta el importe máximo que puedes dedicar al proyecto.

Y es que tienes dos formas de calcular el presupuesto total de un proyecto:

  1. De forma manual
  2. Por presupuesto

En ambas formas de control del presupuesto total del proyecto, los datos se calculan en función de los costes de servicios y materiales que has calculado anteriormente. Por eso es importante que dediques el tiempo necesario a ese paso previo.

Calcular el presupuesto de un proyecto de forma manual

Este tipo de control del presupuesto del proyecto consiste en introducir el importe máximo que puedes gastar en el proyecto.

Conforme vayas agregando los distintos materiales o productos que facturarás a tu cliente, Fixner irá calculando el montante económico restante y la rentabilidad del proyecto.

Calcular el presupuesto de un proyecto por presupuesto

En esta modalidad, el control total del presupuesto del proyecto se calcula con la suma de todos los presupuestos ganados asociados al mismo.

Con esta opción, puedes obtener la rentabilidad estimada de un proyecto antes de comenzar a trabajar en él. Pero recuerda que es sólo estimada, la rentabilidad real la verás una vez tengas el trabajo realizado.

Seguimiento de la rentabilidad de un proyecto

Como ya has visto en este post, hasta ahora puedes haber calculado la rentabilidad estimada del proyecto. Pero para conocer la rentabilidad real debes saber las horas reales de trabajo dedicadas al proyecto, los gastos reales asociados al mismo, etc.

Por tanto, voy a explicarte cómo hacer el seguimiento de la rentabilidad de un proyecto de trabajo.

Una vez tengas el proyecto creado, en su dashboard de seguimiento podrás ver la rentabilidad. Como la información económica se actualiza cada vez que introduces un material comprado o un nuevo registro de tiempo de tus trabajadores, puedes ver rápidamente si un proyecto sigue siendo rentable… o amenaza con dejar de serlo.

calcular rentabilidad de un proyecto

Es más, este dashboard de seguimiento de rentabilidad es tan importante que quiero mostrártelo más detalladamente. En concreto quiero centrarme en las diferentes opciones que tienes para que Fixner realice el cálculo de ingresos y el cálculo de costes.

2 formas diferentes de calcular los ingresos del proyecto

Puedes seleccionar que Fixner calcule los ingresos del proyecto, bien por las órdenes de trabajo asociadas al mismo, bien por las facturas de venta generadas para el proyecto.

Si quieres que los ingresos se calculen a partir de las órdenes de trabajo, Fixner sumará los precios de los registros de tiempo, materiales y otros costes facturados asociados a las distintas órdenes de trabajo. Al hablar de registros facturados me refiero al apartado «Facturación» de las órdenes de trabajo, por lo que no es necesario que hayas emitido ninguna factura.

Pero si quieres que los ingresos se calculen a partir de facturas de venta, Fixner sumará los importes de las distintas facturas que emitas a tu cliente. En la siguiente imagen puedes ver la gráfica del análisis económico con esta forma de calcular los ingresos.

rentabilidad de un proyecto facturas de venta

3 formas de calcular los costes del proyecto

De igual forma que ocurre con los ingresos del proyecto, existen varias maneras de calcular los costes: a partir de las órdenes de trabajo, de los pedidos de compra o de las facturas de compra.

Si decides calcular los costes a partir de las órdenes de trabajo, Fixner sumará los costes de todas las horas realizadas por los trabajadores imputadas en el registro de trabajo del proyecto.

Para calcular los costes a partir de los pedidos de compra, Fixner sumará los importes de todos los pedidos de compra asociados al proyecto.

Si decides calcular los costes a partir de las facturas de compra, el importe total se calculará sumando todas las facturas imputadas al proyecto y que debe pagar tu empresa. En la inmensa mayoría de los casos, estas facturas corresponden a los distintos pedidos de compra.

Algunas consideraciones respecto a la rentabilidad de un proyecto

Una vez que ya tienes la rentabilidad de un proyecto, ¿sabes qué hacer con ella?

En primer lugar, debes evaluar el dato numérico de la rentabilidad:

  • Si es negativa, estás trabajando con pérdidas. En este caso, debes evaluar las causas que hacen que el trabajo no sea rentable, para poder corregir la rentabilidad y que no vuelva a suceder.
  • Si es baja, implica un gran riesgo. Ten en cuenta que por ahora el cálculo se ha basado en estimaciones, por lo que ante cualquier imprevisto esta rentabilidad podría volverse negativa, y de nuevo caerías en pérdidas con este trabajo.
  • Según los expertos, la rentabilidad mínima estimada recomendable sería del 20-30%.

Por tanto, cuando tengas estimada la rentabilidad de un proyecto a partir del presupuesto, lo primero que debes evaluar es si a tu empresa le interesa aceptar ese trabajo.

En segundo lugar, debes tener en cuenta otras consideraciones respecto a la rentabilidad:

  • Si trabajas con costes, y según las explicaciones de los artículos de este post, Fixner calcula el precio del trabajo a partir de los costes y la rentabilidad que tú elijas. De esta forma te aseguras estimar unos precios de venta de tus productos y servicios dentro de una rentabilidad estimada aceptable.
  • Debes comparar las estimaciones realizadas en el presupuesto con la realidad del proyecto. En el dashboard del seguimiento del proyecto puedes comprobar la evolución del mismo tanto a nivel económico como de seguimiento de la ejecución de los trabajos. Puedes actualizar la información de las diferentes órdenes del trabajo, añadir incidencias, etc. Esta opción te permite saber la rentabilidad real de un proyecto, una vez finalizado.

¿Qué hacer si la rentabilidad real se desvía mucho de la estimada?

Si esto sucede puede ser por varias razones:

  1. Al realizar las distintas estimaciones has pasado algún punto por alto. Esto implica revisar los aspectos de gestión de tu empresa para intentar ajustar al máximo las estimaciones a la realidad.
  2. ¿Has tenido en cuenta todos esos «trabajitos extra»? Son los que suelen ir surgiendo durante la realización de un proyecto y que realizas sin facturar a tu cliente. Es cierto que esto aumenta la confianza del cliente, pero hacen que disminuya la rentabilidad real de un proyecto.

¿Cómo puedes aumentar la rentabilidad de un proyecto?

Hay tres formas básicas de aumentar la rentabilidad de un proyecto:

  1. Subir los precios. Debes estudiar este punto. Si tus precios de venta hacen que tu empresa tenga una rentabilidad baja deberías subirlos.
  2. Disminuir los costes. Ojo, que esto no quiere decir abaratar costes perdiendo calidad. Hay formas de reducirlos sin que afecte a la calidad de tu trabajo. Ten en cuenta que aquí también entran los gastos derivados de la sede física y de la flota de vehículos de la empresa, no sólo los proveedores de materiales o el sueldo de tus trabajadores.
  3. Mejorar la efectividad de tu empresa. Por ejemplo, si tienes bien definido el cliente ideal de tu empresa, ahorrarás tiempo al no tener que realizar presupuestos que sabes de antemano que no saldrán adelante.

En conclusión

Para terminar este post, voy a resumirte lo que debes tener en cuenta a la hora de calcular y evaluar la rentabilidad de un proyecto.

Teniendo bien definidos tus precios de coste y venta (tanto de tus productos y servicios, como de tus trabajadores), puedes tener una idea de la rentabilidad estimada de un proyecto desde que haces el presupuesto. Así puedes evaluar si a tu empresa le conviene aceptar el encargo, o si debes realizar alguna modificación en el presupuesto.

Mientras el proyecto está en curso, puedes controlar que todo siga bajo control desde su dashboard. El seguimiento de proyectos es la herramienta más valiosa en este momento para solucionar rápidamente posibles imprevistos. Con ello conseguirás que la rentabilidad no se vea afectada.

Por último, debes evaluar la rentabilidad real del proyecto al finalizar el mismo. Recuerda que una buena evaluación, y una reflexión sobre las causas que han podido hacer que la rentabilidad real se desvíe de la estimada, no sólo te hará tomar medidas para mejorar las situaciones de proyectos futuros, sino también para mejorar la efectividad de tu empresa.

Espero que el post te haya resultado útil. Además de leerlo detenidamente, te aconsejo que vayas poniendo en práctica los distintos consejos que te hemos mostrado (y los de los otros artículos del blog relacionados).

Y recuerda: Fixner puede ayudarte en la gestión de proyectos. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

seguimiento-de-proyectos

Cómo realizar el seguimiento de proyectos con Fixner

Si estás realizando seguimiento a un proyecto en estos momentos, necesitas de habilidades y conocimientos en gestión de proyectos para realizar de forma eficiente tu trabajo. Debes tener la capacidad de identificar cuando te estás saliendo de lo planeado y presupuestado, de igual forma que, cuando estás dando beneficios a tu empresa y tu cliente.

El seguimiento de proyectos tiene como propósito ofrecer información de valor sobre los procesos que se llevan a cabo. Así mismo, controlar y programar acciones correctivas, si fuese necesario, para estar lo más cerca de lo presupuestado. Por esta razón, la información cumple un papel importante en los procesos de control y para ello es igual de importante las herramientas que utilizamos para la recolección de esta.

Existen distintas herramientas para recolectar información relacionada a los procesos y una de las mejores son los softwares de gestión para empresas. Estos te facilitan el control de las órdenes de trabajo, las tareas, los costes, los tiempos, entre muchas otras cosas que lidias al momento de estar a cargo de un proyecto.

A continuación te voy a dar unas pautas con nuestro software de gestión que seguro serán de gran utilidad al momento de realizar seguimiento del mismo. Puedes darte de alta en nuestra página de registro y tener acceso de forma gratuita durante 30 días a nuestro software en la nube.

Seguimiento de proyectos en Fixner.

Seguimiento de proyectos pestañas

Como hemos comentado al principio, uno de los principales objetivos es cumplir con los presupuestos establecidos. Todo proyecto debe poseer un plan que defina: tiempos, personal, recursos materiales y costes mínimos para ejecutar el proyecto.

Con Fixner, puedes realizar la gestión de cada uno de estos procesos de forma manual o calcularlo automáticamente. Al ingresar al software en app.fixner.com encontrarás un enlace en la barra lateral al submenú Trabajos y en él encontrarás el acceso a la sección Proyectos. Aquí podrás crear uno nuevo, ver un listado de los distintos proyectos en los que estás trabajando y gestionar cada proyecto. Realizando seguimiento a todas las tareas y a las personas implicadas en ellos.

Los softwares de gestión tienen como finalidad recolectar, organizar y suministrar información. Es por ello que, puedes ver una serie de pestañas que te ofrecen toda la información del mismo, de una forma ordenada y de fácil acceso. En el dashboard de cada proyecto puedes visualizar todo lo que necesitas saber.

Para este artículo nos vamos a centrar en cuatro apartados principales, que son: El presupuesto, el seguimiento del trabajo, el seguimiento de la facturación y la tesorería.

El presupuesto del proyecto.

Cada proyecto requiere un presupuesto para llevarse a cabo. Esto se puede generar debido a que viene establecido a causa de un ejercicio de venta y nos han dado unos recursos con los que trabajar, o porque dentro del diseño del proyecto nosotros estamos estableciendo unos recursos que estamos solicitando para la ejecución.

Para cada uno de estos casos podemos trabajar en nuestro software de gestión. Si el presupuesto viene a causa de una oferta ganada, siempre que hayas gestionado la oferta desde nuestra sección de gestión de ofertas, podemos calcularlo de forma automática. Si por otro lado, estamos diseñando el presupuesto dentro de nuestra ficha, podemos ingresar de forma manual la información directamente.

El presupuesto nos da una visión muy clara de lo que esperamos del proyecto; ya que vemos los costes, los descuentos realizados y el margen de beneficio esperado.

seguimiento-de-proyectos-presupuestos

Seguimiento del trabajo en curso.

El dashboard por proyecto te ofrece información relacionada a los márgenes de tu proyecto, esto te ayudará a optimizar beneficios. Lo ideal de los softwares de gestión es que tienes a tu disposición, los costes, el margen y los ingresos que obtendrás del proyecto en curso; esto en cuanto a la parte económica.

También tienes la parte de ejecución del proyecto, en donde, tienes a tu disposición datos como: las órdenes de trabajo y su estado, el registro de tiempos y la planificación para así hacer un seguimiento mucho más exhaustivo.

Seguimiento económico de los trabajos.

Otra de las ventajas de nuestro software, es que también puedes ver el porcentaje del coste consumido en relación con el presupuestado; el porcentaje de costes del proyecto según los estados de las órdenes de trabajo asociadas al mismo; y la evolución temporal de los costes del proyecto.

En el momento que creamos las ofertas asociadas a un proyecto debemos de introducir ciertos datos, como son: el coste de la mano de obra, de los materiales a utilizar, entre otros. De este modo, al entrar en el dashboard del proyecto tendremos a simple vista si se están cumpliendo o no los costes estimados.

Pero si no utilizas las ofertas, tienes la posibilidad de introducir los costes eligiendo la opción manual en la pestaña de presupuesto y, podrás introducir los costes del proyecto, el margen y el descuento realizado.

Control-costes-proyecto-1

Seguimiento de la ejecución de los trabajos

Para llevar el control de todo el proyecto es muy importante tener registrada la ejecución; desde Fixner puedes conocer rápidamente el estado de las órdenes de trabajo que se están llevando a cabo, la planificación realizada y el tiempo que cada trabajador de tu equipo o subcontratados ha registrado. Las ofertas asociadas a este proyecto, si está facturado o no, etc…

En este apartado tendrás información muy útil para el control del proyecto. Podrás observar el número de órdenes, si han sido resueltas o no, si tiene una fecha límite para su realización, si se está cumpliendo la planificación que realizamos, si se están cumpliendo los tiempos estimados en la órden de trabajo.

Seguimiento-ejecución-proyecto

A lo largo del proyecto puedes ir añadiendo órdenes de trabajo y tareas a realizar, para que cada uno lo utilice según su forma de trabajar.

Todas nuestras funcionalidades están orientadas a que lleves una buena gestión de proyectos de la forma más sencilla, rápida y que puedas llevar un buen control de costes tan importante hoy en día.

Seguimiento de la facturación del proyecto.

Dentro del dashboard de cada proyecto, tienes la parte correspondiente a la facturación de ese proyecto. De esta forma tendrás totalmente controladas las facturas de compra y de venta referentes al proyecto y poder llevar un control pormenorizado.

seguimiento-de-proyectos-facturas-compra

En este gráfico puedes ver la agrupación de las facturas de venta y de las de compra, ademas en la parte de documentos tienes la relación completa de las facturas asociadas al proyecto, y puedes entrar en cada una de ellas desde ahí mismo, así como cambiar su estado, imprimirlas, etc…

Seguimiento de la tesorería de cada proyecto.

En cuanto a la tesorería correspondiente a cada uno de tus proyectos, tendrás a la vista cuales son los ingresos (cobros) y los gastos (pagos) que se van realizando durante el proyecto y que están directamente relacionados con él entre las fechas que tu has elegido.

tesoreria-seguimiento-de-proyectos

Como ocurre con las facturas, en la parte de documentos, tienes los movimientos correspondientes al proyecto, todos los cobros y pagos detallados y al igual que con los demás documentos también puedes entrar desde aquí mismo a cada uno de los movimientos.

Con estos cuatro puntos controlados conseguirás llevar un seguimiento de proyectos eficiente de una forma sencilla sin rompederos de cabeza.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a en la gestión integral de proyectos. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

gestionar_un_proyecto

Cómo gestionar un proyecto de reforma o rehabilitación con Fixner

Los proyectos de reformas o rehabilitación conllevan el trabajo de forma organizada y conjunta de varios trabajadores especializados en distintos sectores. Afortunadamente, Fixner te permite tener un control sobre toda la información referida a la gestión y realización del proyecto de una forma sencilla, rápida y desde cualquier lugar.

En este post vamos a explicar cómo gestionar un proyecto de reforma o rehabilitación, realizaremos la reforma de un baño, con Fixner: desde la creación de la oferta hasta la facturación del trabajo.

Leer más

Seguimiento económico del proyecto

Nuevo panel de control de proyectos

A principios de junio comentamos en el blog la actualización de software realizado de cara a conseguir una mejor gestión de las órdenes de trabajo, pudiendo adaptarse éstas a las necesidades de tu negocio.

Desde Fixner hemos realizado una nueva actualización del software introduciendo un nuevo panel de seguimiento y control de proyectos en donde rápidamente puedes verificar que cumples con el presupuesto establecido en las ofertas. En esta nueva versión encontramos varios cambios, que pasaremos a comentar detalladamente en este post.

Leer más