Cómo gestionar cobros y pagos en tu empresa

La tesorería, la forma de gestionar el cash y el cumplimiento de nuestras obligaciones de pago y por supuesto, nuestro derecho de cobrar, son uno de los principales pilares que debemos tener en cuenta para que nuestra empresa se mantenga en pie y sea eficiente. Porque, aunque a priori te parezca que los cobros es lo más importante, nunca debes de descuidar los pagos, ya que, podrías perder la confianza de tus proveedores y/o acreedores, lo que traería consecuencias negativas para tu negocio.

Gestionar cobros y pagos en una empresa es un proceso que debemos realizar casi a la par, ya que, la gestión de los cobros y la gestión de los pagos está directamente relacionados. Por ello es importante llevar un control exhaustivo de la fechas para poder disponer siempre de un flujo de caja saneado que garantice el funcionamiento diario de la empresa.

En una empresa tenemos dos tipos de cobros y pagos, vamos a ver cuales son y como gestionarlos:

Como gestionar cobros y pagos documentados en factura.

Este tipo de cobros y pagos son fáciles de controlar a través de una herramienta de gestión, ya que vienen acreditados por las facturas de venta que realizas a tus clientes y las que te envían tus propios proveedores. Debes de ser capaz de fijar vencimientos a cobrar y pagar que sean reales, es decir, debes intentar que los cobros los realices con anterioridad a los pagos para que la financiación de nuestros pagos se realice por vía interna.

Para que el punto anterior lo puedas realizar con éxito, debes tener en cuenta que la gestión de cobros y pagos comienza con la negociación de los pagos con los proveedores y de los cobros con los clientes; siempre cuidando la relación que tienes con tus clientes y proveedores, siendo consciente de hasta donde puedes llegar en cada caso.

Como gestionar cobros y pagos no documentados en factura.

La gestión de cobros y pagos no documentados se refiere a los cobros puntuales y excepcionales como pueden ser las subvenciones, cobro de intereses. En la parte de pagos no documentados nos encontramos con gastos fijos y periódicos como pueden ser el pago  de las nóminas, la seguridad social, préstamos o determinados impuestos con una periodicidad fija; lo que supone una ventaja a la hora de planificar la tesorería de tu negocio.

Por ejemplo, si eres autónomo sabes que todos los 30 de cada mes debes de pagar tu cuota de autónomo, este pago es periódico y por lo tanto, presupuestable.

Como puede Fixner ayudarte a gestionar cobros y pagos de tu empresa.

Muy muy lejos han quedado los tiempos en los que realizabas la gestión de cobros y pagos diaria de tu empresa con un excel, en pleno siglo XXI sería totalmente contraproducente el no contar con una herramienta eficiente que te permita gestionar fácilmente la tesorería de tu empresa. Fixner te permite agilizar todos estos procesos y que puedas centrar toda tu atención en el funcionamiento de tu negocio.

Configuración de las formas de pago.

En Fixner hemos configurado ya las formas de pago más comunes para que te sea más fácil; aunque si necesitas otras diferentes puedes crear por ti mismo tantas formas y variedades de pago como necesites y asignarlas a tus clientes, de este modo cada vez que les realices una factura la forma de pago ya te vendrá marcada en la factura. Y se genera automáticamente el correspodiente recibo con sus vencimientos según la forma de pago seleccionada.

Si en una determinada factura acuerdas con tu cliente el cambio de la forma de pago, puedes cambiarla desde la misma factura.

Gestión de recibos de cobro y de pago.

Tanto para los recibos de cobro como para los de pago, tienes un listado donde esta especificado en cada uno de ellos, la factura a la que corresponde, el cliente, la fecha de emisión,  de vencimiento, el estado etc… además en la fecha de vencimiento existe un código de colores que a simple vista ya ves el estado en que se encuentra cada recibo.

Desde el propio listado podrás cobrar o devolver un recibo tanto de cobro como de pago, con Fixner tienes todas las posibilidades para que trabajes con la que mejor se adapte a tus necesidades.

Una de las características que tiene mucha utilidad es que puedes ordenar el listado de recibos de cobro o de pago por el vencimiento, de esta forma sabrás rapidamente que cobros o pagos tienes que realizar próximamente; y así gestionar cobros y pagos de una manera fácil y rápida.

Gestión de otros ingresos y otros gastos.

La gestión de otros ingresos y gastos es para la parte de la gestión que no está documentada con facturas, como pueden ser los gastos que se repiten todos los meses, cuota de autónomo, seguridad social, o los temidos tickets que al cabo de una semana se han borrado, con Fixner puedes hacerles una foto y la adjuntas.

Dispones de la opción de duplicar gasto o ingreso, de esta forma trabajarás de una forma más cómoda y eficaz acortando el proceso de inserción de documentos.

Movimientos que generan los cobros y pagos.

Este apartado lejos de ser el menos importante, te ofrece una visión general y conjunta de todos tus ingresos y pagos realizados; y lo más importante es que sabes en todo momento en que cuenta bancaria o caja te ha sido realizado el ingreso o has hecho tú el pago, para que no se te escape nada.

Para que esto te sea fácil, cuando introduces en el apartado de Mi empresa tus datos, puedes crear tantas cajas y cuentas bancarias como utilices en la gestión de tus cobros y pagos.

Otra de las ventajas de este apartado de movimientos, es que puedes filtrar por cliente para ver todo lo que te ha pagado, por proveedor, o simplemente por recibos de cobro o de pago independientemente y, como no también puedes filtrar por fechas.

Desde cada movimiento puedes acceder a la acción que lo genera, para así, poder ver o modificar la información que necesitas de cada uno de ellos.

Si quieres saber más sobre gestión de cobros y pagos…

Tenemos una guía específica sobre cómo Fixner puede ayudarte a gestionar facturas, recibos, movimientos, etc. Puedes consultarla en PDF haciendo clic en el siguiente botón:

Conclusión.

Una buena gestión de cobros y pagos demuestra la profesionalidad de una empresa, con una herramienta como Fixner serás capaz de realizar una buena gestión, porque puedes controlar lo que ganas y lo que tienes que pagar, y lo mejor de todo es que puedes hacerlo desde cualquier lugar, puedes acceder a tus datos desde cualquier dispositivo, solo necesitas una conexión a internet. ¿Qué te parece? ¿Quieres probralo verdad?

Las empresas que consiguen como gestionar cobros y pagos eficientemente multiplican sus probabilidades de éxito empresarial.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.