Cómo emitir facturas con Verifactu: configuración y operativa en Fixner
La entrada en vigor de las nuevas normativas de facturación en España está generando muchas dudas. Aunque la obligación de Verifactu se ha prorrogado hasta 2027, adaptar tu negocio desde hoy es la mejor decisión para evitar prisas y sanciones de última hora.
Cuando los requerimientos fiscales se vuelven más estrictos, el margen para la improvisación desaparece. La solución no pasa por memorizar cientos de páginas del Boletín Oficial del Estado, sino por estructurar el proceso dentro del software de facturación para que el cumplimiento ocurra de fondo, sin añadir pasos innecesarios a tu jornada.
Si necesitas consultar las fechas límite por colectivo o los fundamentos legales del reglamento, puedes revisar en detalle qué es el sistema Verifactu y cuándo entra en vigor. En esta guía nos centramos exclusivamente en la parte práctica: te mostramos cómo emitir facturas con Verifactu en Fixner y dejar lista tu cuenta para expedir registros verificables sin tropiezos.
Guía: Emitir facturas con Verifactu
- 1 Cómo opera la modalidad de remisión directa en Fixner
- 2 Configuración inicial antes de expedir la primera factura
- 3 El ciclo de vida de la factura: control previo en Borrador y registro fiscal en Emitida
- 4 Qué hacer ante una factura errónea: subsanación y rectificación
- 5 Preguntas operativas sobre el uso de Verifactu en Fixner
Cómo opera la modalidad de remisión directa en Fixner
El reglamento técnico contempla dos caminos para los programas de facturación: conservar los ficheros encadenados en los propios equipos o remitirlos directamente a los servidores tributarios. En Fixner la operativa trabaja por defecto mediante la remisión inmediata.
Cada vez que se expide un documento definitivo, el sistema genera de forma automática un fichero estructurado y firmado que viaja a la sede electrónica de la AEAT. Este envío simultáneo aporta una ventaja operativa inmediata: descarga a tu empresa de la custodia técnica de registros durante años y reduce la probabilidad de requerimientos aclaratorios, ya que Hacienda dispone del asiento contable en el mismo segundo en que lo recibe tu cliente.
El código QR y la verificación en la sede tributaria
El cambio visual más evidente en cada documento emitido es la incorporación del código QR oficial.
Fixner estampa este elemento en la primera página de la factura, ajustando los márgenes, el nivel de contraste y el tamaño exacto que exige la normativa. Al apuntar con la cámara de un teléfono, el receptor accede directamente a la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Allí comprueba en pantalla que el importe, la fecha y el emisor coinciden al céntimo con lo registrado en el censo público. La transparencia es instantánea.
Configuración inicial antes de expedir la primera factura
Antes de poner en marcha la emisión continua, es necesario revisar un par de ajustes dentro del panel de Fixner, en la ruta Mi Empresa > Facturación Electrónica. Es una tarea que se realiza una sola vez.
1. Elección del certificado digital de firma
Para que Hacienda acepte los paquetes de datos, cada lote debe llevar una firma electrónica válida. Dispones de dos vías:
- Sello electrónico corporativo: Es un certificado específico emitido a nombre de la persona jurídica. Su gran ventaja es que permite firmar de forma desatendida en segundo plano, sin requerir claves manuales cada vez que un técnico o administrativo genera una factura.
- Acuerdo de Colaboración Social con Fixner: Si prefieres no asumir el coste anual recurrente de contratar y renovar un certificado de sello de empresa, puedes acogerte a nuestro convenio de colaboración social. Mediante esta autorización formal, el sistema utiliza el certificado autorizado de Fixner para entregar tus registros ante la AEAT con total validez jurídica y sin costes añadidos en tu cuota.
Punto clave: Los profesionales autónomos pueden utilizar directamente su certificado digital FNMT de persona física sin necesidad de tramitar un sello mercantil.
2. Nuevos filtros censales en la ficha de cliente
Hasta ahora, un error tipográfico en el nombre comercial o en la dirección postal pasaba desapercibido hasta el cierre del trimestre. Con la remisión directa, el validador tributario rechaza el apunte al instante si detecta discrepancias.
Para evitar bloqueos al facturar, conviene asegurarse de que las fichas de clientes habituales cumplen tres criterios:
- NIF limpio: El identificador no debe contener guiones, barras ni espacios en blanco.
- Razón social exacta: Debe coincidir de forma literal con el registro censal de la Agencia Tributaria (evitando nombres comerciales o abreviaturas no registradas).
- Causa digital en regímenes especiales: En entregas intracomunitarias, exportaciones, operaciones exentas de IVA o supuestos de inversión del sujeto pasivo, es obligatorio pulsar el botón «Configurar causa digital» dentro de la edición de la factura para asociar el precepto normativo que justifica la exención.
El ciclo de vida de la factura: control previo en Borrador y registro fiscal en Emitida
En cualquier empresa de servicios, la realidad técnica rara vez encaja a la primera en un formato contable rígido. Horas de mano de obra pendientes de imputar, mediciones de obra que sufren variaciones de última hora o albaranes de proveedores que llegan con retraso obligan a revisar los números varias veces antes de darlos por buenos.
Para absorber este ritmo de trabajo sin generar fricciones legales, Fixner establece una separación tajante entre la fase de preparación y el compromiso fiscal del documento.
Estado Borrador: espacio seguro para ajustes y mediciones
Mientras una factura permanece en estado Borrador, el documento es completamente maleable. Puedes modificar importes, reorganizar líneas, alterar descripciones, aplicar descuentos o eliminar conceptos tantas veces como necesites.
Durante esta etapa preparatoria ocurren tres cosas determinantes:
- No se genera registro fiscal ni encadenamiento criptográfico.
- El documento carece de código QR tributario.
- No existe ningún tipo de comunicación con los servidores de la Agencia Tributaria.
Esto permite que los responsables de equipo o el departamento de administración contrasten presupuestos y partes de trabajo con tranquilidad. La factura no existe a ojos de Hacienda hasta que tú decides que está lista.
Cambio a estado Emitida: bloqueo y remisión inmediata a la AEAT
El punto de «no retorno» operativo ocurre al pulsar sobre el selector de estado y marcar la factura como Emitida. En esa fracción de segundo, el sistema ejecuta de manera desatendida toda la cadena de requerimientos Verifactu:
- Sellado e inalterabilidad: El documento queda blindado contra cualquier edición o eliminación directa. Los datos quedan fijados en base de datos.
- Encadenamiento y huella digital: El software vincula el documento con la factura inmediatamente anterior mediante un algoritmo criptográfico (hash) que garantiza la correlación temporal.
- Firma y entrega telemática: Se genera el fichero estructurado (XML), se estampa la firma electrónica correspondiente y se remite de forma directa a la sede electrónica de la AEAT.
- Impresión del código QR: El sistema genera y estampa en el pie de la factura el código QR tributario con los datos validados por el servidor público.
Esta frontera transparente entre preparación y declaración oficial resulta indispensable al implantar un software de facturación Verifactu, permitiendo que el rigor normativo conviva con el día a día del negocio sin paralizar la operativa.
Qué hacer ante una factura errónea: subsanación y rectificación
Un principio elemental del nuevo sistema es la inalterabilidad: una vez que el documento ha pasado al estado Emitida y ha viajado a Hacienda, no se puede modificar ni borrar de la base de datos. La integridad del histórico debe permanecer intacta.
Frente a una equivocación, el procedimiento depende del origen del fallo:
| Situación del documento | Vía de resolución | Procedimiento en Fixner |
|---|---|---|
| Rechazo técnico por la AEAT (NIF erróneo, código postal discordante) | Subsanación | Se corrige el campo señalado en la ficha y se reintenta el envío del registro sin alterar numeración. |
| Factura admitida con error comercial (precio incorrecto, omisión de conceptos) | Factura rectificativa | Se expide una rectificativa con serie propia, ya sea por sustitución o por diferencia de importes. |
Cuando el error afecta al contenido comercial del documento y la Agencia Tributaria ya ha validado el apunte original, la única vía válida es emitir un documento rectificativo por diferencias o sustitución que preserve la cadena de registros. Para conocer en detalle las diferencias entre series, plazos y motivos de expedición, puedes revisar nuestra guía práctica para emitir facturas rectificativas.
Preguntas operativas sobre el uso de Verifactu en Fixner
¿Fixner cobra un extra por procesar facturas con Verifactu?
No. La compatibilidad con Verifactu está integrada dentro de las funcionalidades estándar de la plataforma, sin coste por volumen de facturas ni suplementos en la suscripción.
¿Verifactu sustituye a la factura electrónica de la Ley Crea y Crece?
No; responden a marcos distintos. Verifactu gestiona el control fiscal de las operaciones ante el Ministerio de Hacienda (B2B, B2C y B2G). Por su parte, la factura electrónica entre empresas busca reducir los plazos de morosidad comercial entre clientes y proveedores. Un software de gestión robusto como Fixner está concebido para dar cobertura a ambos requerimientos dentro de un único flujo administrativo.
¿Cómo afecta Verifactu a los tickets y facturas simplificadas emitidos desde el TPV?
Las facturas simplificadas expedidas en mostrador o terminal de venta están sometidas al mismo encadenamiento criptográfico y reporte fiscal que una factura ordinaria. En el momento en que se cobra la venta y se imprime el ticket, Fixner genera el apunte y añade el código QR correspondiente al pie del recibo. La emisión posterior de una factura recapitulativa a final de jornada no exime del registro individual de cada operación previa.
¿Qué información exacta ve mi cliente cuando escanea el código QR de la factura?
Al escanear el QR con la cámara de su teléfono, el cliente es redirigido a la sede electrónica de la Agencia Tributaria. En esa pantalla oficial se contrastan cuatro datos básicos: el NIF de tu empresa, el número y serie de la factura, la fecha exacta de expedición y el importe total. De este modo, tu cliente comprueba al segundo que el documento que tiene entre manos es legítimo y que el apunte ya obra en poder de la Administración.
¿Tengo que mantener copias de seguridad en discos locales si facturo en la nube?
No es obligatorio almacenar copias físicas locales de los ficheros de remisión. Al trabajar con la modalidad Verifactu de envío inmediato, la propia Agencia Tributaria actúa como repositorio legal de los registros entregados, mientras que Fixner mantiene el histórico cifrado y accesible en sus servidores. No necesitas mantener discos duros dedicados ni servidores propios en tus oficinas para cumplir con el periodo legal de custodia.
