Guía práctica sobre cómo gestionar una empresa de servicios

Gestionar una empresa de servicios puede llegar a ser una tarea titánica: tienes que dedicarte a vender tus servicios, planificar el trabajo, controlar que todo esté dentro de lo presupuestado, facturar a tus clientes y, por último pero lo más importante, ¡cobrar!

En Fixner llevamos tiempo trabajando en una aplicación para facilitar todo este trabajo. Además, durante este tiempo hemos publicado diferentes artículos para ayudarte. Hoy queremos ofrecerte una guía práctica con toda la información esencial para que realices una buena gestión de tu empresa.

Para ello, hemos dividido esta guía en 5 grandes bloques, que coinciden con las 5 áreas de gestión de una empresa de servicios:

1. CRM y gestión del embudo de ventas
2. Planificación y gestión del trabajo y los proyectos
3. Facturación del trabajo realizado
4. Gestión de la tesorería
5. Gestión de compras

Eso sí, te aviso que este post es un resumen. Pero si haces clic en los distintos enlaces podrás ampliar toda la información que irás leyendo y no te quedarán dudas.

No me enrollo más, comencemos con la guía práctica «Cómo gestionar una empresa de servicios«.

CRM y gestión del embudo de ventas

Las ventas es una de partes mas importantes de cualquier empresa. Si no tienes claro cual es tu cliente ideal y no tienes bien definido tu proceso de ventas, invertirás muchas horas en oportunidades que no saldrán adelante o en el caso de que consigas cerrar la venta, no le podrás ofrecer tu mejor servicio.

El primer paso para controlar tu proceso de ventas es una buena gestión de tus clientes potenciales. Sé que esto es laborioso porque debes tener toda la información sobre ellos bien organizada: sus necesidades, sus peticiones, su estado de predisposición para realizar la compra, horarios en los que puedes contactar con ellos, etc.

Una vez que has conseguido la atención de tu cliente potencial el siguiente paso es tener un embudo de ventas que te ayude a gestionar el proceso de ventas y conseguir cerrar la oportunidad.

Una buena idea es simplificar la gestión de las ventas con nuestro CRM, de esta manera puedes tener toda la información bien organizada y te resultará fácil consultarla. De esta forma, puedes realizar un seguimiento de tus clientes potenciales sin invertir mucho tiempo.

1. Define a tu cliente ideal

Ya os lo hemos comentado en alguna ocasión, pero no queremos que olvides que una empresa necesita clientes para sobrevivir.

El primer paso para conseguir estos futuros clientes es definir tu cliente ideal para tu catálogo de servicios. Por tanto: haz los deberes y define a tu cliente ideal. Ten en cuenta que el tiempo y el esfuerzo que inviertas en este punto no es una pérdida, pues es el primer paso a dar para mejorar tu proceso de venta.

2. Define tu catálogo de productos y servicios para tu cliente ideal

Este punto tiene dos pasos: hacer un listado con los productos y servicios de tu empresa y ponerles precio. Sencillo, ¿verdad? Nada más lejos de la realidad, un pequeño fallo en este paso puede hacer perder dinero a tu empresa. Así que vamos a ver cómo puedes evitar el desastre.

Debes tener claro el listado de productos y servicios que formarán tu catálogo. De esta forma después podrás calcular el precio de venta de tus productos y servicios. Recuerda que Fixner te ahorra los cálculos, pues sólo debes introducir el coste y el margen de beneficio y el software realizará todos los cálculos automáticamente.

3. Gestiona tus clientes potenciales

Sé que todo el tema captación y gestión de clientes puede parecer complicado, pero es vital para el éxito de tu empresa. Podemos resumirlo diciendo que Fixner, entre otras cosas, funciona como un CRM completo que te permite gestionar clientes potenciales de manera ágil y profesional.

Pero además de gestionar clientes, también te permite gestionar contactos. De esta forma puedes tener controladas todas las personas que se relacionan con tu empresa de servicios.

4. Haz que el embudo de ventas te ayude a mejorar tu proceso de ventas

El proceso que va desde que un cliente potencial está en estado caliente para comprar hasta que se convierte en cliente real o incluso en cliente fiel, este proceso es lo que se conoce como gestionar el embudo de ventas.

Este embudo tiene distintas fases, que nos ayudan a convertir a nuestro cliente potencial en un nuevo cliente. Y para guiar al cliente a pasar de una etapa a otra realizamos distintas acciones comerciales. Entre ellas encontramos la preparación de presupuestos, el contestar mails con dudas por parte del cliente, concertar reuniones, etc.

Este embudo también sirve como evaluación interna del proceso de ventas de la empresa. Si detectas el motivo por el que tus clientes no compran, podrás solucionarlo y realizar más ventas.

5. Realiza presupuestos profesionales que te ayuden a vender

Una de las acciones más comunes es la realización de ofertas o presupuestos. No olvides que la rapidez a la hora de entregar el presupuesto es vital. Si tardas demasiado perderás la oportunidad de venta. Pero el tiempo no es ningún problema, porque con Fixner puedes elaborar un presupuesto profesional en pocos minutos. Además, podrás gestionar los distintos presupuestos que realices desde el panel de control para así controlar tu proceso de ventas.

Planificación y gestión del trabajo y los proyectos

De nada sirve vender tus servicios si no tienes un gran control de la planificación y el trabajo a realizar. Me refiero a la gestión del servicio que estas prestando a tus clientes, porque, como muchos estudios ratifican, cuesta mucho mas conseguir un nuevo cliente que mantener tus clientes actuales ofreciéndoles un gran servicio.

1. Calcular el coste hora de de tus trabajadores.

Tanto en la planificación como en la gestión de los trabajos que realiza tu empresa debes tener en cuenta las horas realizadas por tus operarios y el coste de las mismas.

Parece una obviedad, pero si no sabes cómo calcular correctamente el coste hora de los trabajadores de tu empresa, puede que los trabajos realizados no den los beneficios económicos esperados y tu empresa puede perder dinero.

2. Planificación, gestión y control de las órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo te ayudan a llevar una buena gestión de los trabajos y/o proyectos. Es importante determinar bien las prioridades de las distintas órdenes, para así asignar el trabajo con mayor eficiencia. Si los trabajadores tienen claro el trabajo a realizar en cada momento, evitarás retrasos y prestaras un mejor servicios a tu cliente.

En cuanto a la gestión de las órdenes de trabajo, son muchos los puntos a tener en cuenta: la fecha de finalización, las horas realizadas por tus trabajadores, posibles imprevistos, etc.

3. Planificación, gestión y control de proyectos

La planificación, gestión y control de proyectos es vital para el buen funcionamiento de tu empresa y dar una imagen profesional de cara a tus clientes. Si tienes este proceso bien organizado, podrás solucionar con la mayor brevedad cualquier imprevisto que surja y así cumplir con los plazos de tiempo establecidos.

¿Cómo puede Fixner ayudarte a conseguir un buen control? Desde el dashboard de cada proyecto puedes consultar toda la información de una forma muy visual, sus gráficos te permitirán realizar los seguimientos económico y de ejecución de cada proyecto con un sencillo golpe de vista.

Si todo esto te parece sólo «teoría», comprueba cómo Fixner puede ayudarte a gestionar un proyecto de reforma desde su inicio hasta su completa finalización.

Facturación del trabajo realizado

Una vez que has realizado el trabajo, llega el momento de facturar el servicio a tu cliente. Pero tu trabajo no termina con la factura, sino que también debes realizar un seguimiento de los vencimientos de los recibos y gestionar los cobros de tus facturas.

Si realizar estas facturas te lleva bastante tiempo, debo recordarte que con Fixner puedes facturar servicios en pocos minutos. Como todos los documentos que genera Fixner en PDF, tu factura tendrá un aspecto profesional, con los colores corporativos de tu empresa y su logo.

Ahora es cuando debes realizar el trabajo de gestión de facturas, y nosotros te permitimos comprobar de un simple vistazo el estado de todas y cada una de tus facturas. Así evitarás que alguna factura caiga en el olvido y no se cobre.

Gestión de la tesorería

Tan importante es tener una buena planificación y control de tus clientes, trabajos y facturas, como también es de vital importancia tener una tesorería controlada y saneada, debes tener organizados los cobros y pagos, y sus vencimientos para no tener sorpresas.

Si te estás preguntando qué sucede con los clientes que solicitan un pago aplazado, nuestro software te permite generar los recibos con los plazos definidos automáticamente según la forma de pago elegida. Y por supuesto, puedes ver el estado e importe de todos los recibos generados, asociados a su factura correspondiente, y con sus fechas de emisión y cobro.

A modo de resumen, con Fixner podrás controlar la tesorería y gestionar los cobros y pagos de tu empresa, pues te permite:

• Generar automáticamente los recibos de cobro y pago a partir de la factura
• Filtrar los recibos de cobro y pago por el estado
• Realizar traspasos entre las diferentes cuentas de tu empresa
• Gestionar cobros y pagos documentados en la factura
• Gestionar cobros y pagos NO documentados en la factura
• Gestionar otros ingresos y otros gastos
• Configurar las formas de pago

Gestión de compras

La mayoría de las empresas de servicios necesitan proveedores externos para poder llevar a cabo su labor profesional. Pero lo que a ti realmente te interesa es que una buena gestión de pedidos de compra puede hacer aumentar los márgenes de beneficios de tu empresa. Esta función te permite controlar todo aquello que tu empresa necesite comprar a otros proveedores: materiales para la realización de un proyecto, maquinaria, etc.

La gestión de pedidos de compra es, al igual que el resto de gestiones con Fixner es sencilla y muy visual. Lo tendrás todo ordenado, a la vista y bien catalogado para ahorrar tiempo.

Además, y como los pedidos van asociados a proyectos, Fixner también te ofrece la posibilidad de consultar los pedidos y facturas de compra para cada proyecto.

Gestionar una empresa de servicios puede parecer complicado, pero…

Después de leer todo el post, entiendo que gestionar una empresa de servicios te parezca una tarea extensa y complicada. Pero para que veas que puedes simplificarla hemos preparado la siguiente infografía que resume, a grandes rasgos, todo el proceso.

«Cómo gestionar una empresa de servicios» no es sólo teoría…

Todo lo que has leído en esta guía resumida no es sólo teoría sobre cómo gestionar una empresa de servicios. En nuestro blog puedes descubrir testimonios de varias empresas, como la ingeniería Osmobra o la empresa Eventual del sector eventos han aumentado su productividad utilizando Fixner.

Ellos, entre otras cosas, destacan la facilidad y efectividad en el seguimiento de proyectos y órdenes de trabajo, la reducción de los plazos de cobro a los clientes, la reducción del plazo de entrega de las ofertas, y la potencia y facilidad de uso del software.