¿Cómo esta empresa de eventos e impresión ha aumentado su productividad?

En Fixner, tenemos la suerte de contar con clientes que gestionan proyectos empresariales en todos los ámbitos de los servicios profesionales. Nuestro sistema se adapta a múltiples sectores, abarcando desde clínicas odontológicas y estudios de ingeniería y arquitectura, hasta empresas instaladoras que trabajan diariamente sobre el terreno. Cada negocio es diferente y posee procesos únicos para llevar a cabo su labor; pero todos comparten una característica común: la búsqueda constante de mejorar su productividad, y en esta búsqueda es donde Fixner puede ayudar adaptándose a las necesidades de cada organización.

Hoy queremos presentaros la experiencia de uno de nuestros clientes, Eventual, que nació siendo una empresa de eventos pero que ahora cuenta con dos líneas de negocio diferentes. Situada en San Vicente del Raspeig (Alicante), para que podáis conocer mejor la empresa y en qué les hemos ayudado, nada mejor que hablar con Raúl Arias, gerente de Eventual.

Háblanos de tu empresa:

Somos una empresa cuyo negocio se divide en dos actividades principales:

• EVENTUAL EVENT SERVICES: Realización técnica de eventos que incluye montaje, alquiler, iluminación, video, sonido, e impresión digital de gran formato.
• EVENTUAL PRINTING SERVICE: Impresión Digital de gran formato adaptada a todo tipo de materiales ya sean rígidos o flexibles. Estamos especializados en soportes publicitarios, lonas, vallas, vinilos, estands de feria y transportes urbanos, gestionando de forma integral los procesos de fabricación y producción a medida para nuestros clientes.

¿Que os llevó a usar Fixner?

Somos una empresa joven, al principio nuestro negocio estaba basado en la realización de eventos, llevábamos la gestión con Excel… lo que hacía que fuese más lenta, perdíamos mucho tiempo realizando cálculos para poder presentar los presupuestos, el control de los trabajadores estaba en la cabeza, y no teníamos una visión real de nuestra situación al final de mes, trimestre o anual, es decir, no sabíamos el estado real de cada uno de nuestros presupuestos o proyectos. Y lo peor de una empresa es que la facturación no sea  rápida, este era nuestro caso lo que nos ocasionaba un importante retraso en el cobro de las facturas.

Pero además, en el momento que incorporamos la nueva línea de negocio de impresión, fue necesario incorporar un sistema para agilizar y controlar toda la gestión de la empresa.

Buscando llegamos a Fixner, que como nosotros sois una empresa joven y estais en Alicante.

Cuéntanos como gestionáis un proyecto, un evento por ejemplo.

Desde el momento que incorporamos Fixner, lo usamos para las dos líneas de negocio. Tenemos incorporada en él toda nuestra base de datos y catálogo de servicios y productos.

Todos los presupuestos los realizamos desde Fixner, ahorrando una gran cantidad de tiempo en su elaboración y sobretodo en las posibilidades que nos ofrece para realizar con detalle nuestros presupuestos y poder convertirlos una vez aceptados en órdenes de trabajo.

A la hora de preparar el evento Fixner nos proporciona la posibilidad que desde la oferta realizada podemos generar el proyecto y las órdenes de trabajo con el responsable de cada una de ellas, la prioridad de realización, el estado, etc… Cada trabajador puede ir introduciendo las horas trabajadas y la descripción del trabajo que ha hecho.

También nos permite controlar los equipos que usamos para los eventos y saber si van a estar disponibles en determinadas fechas y si son facturables o no. Lo que nos reduce el problema que teníamos al solaparse dos eventos y tener que usar los mismos equipos ahora sabemos si hay que comprar o alquilar para ese día; vamos ¡todo bajo control!

La facturación es inmediata a la finalización del trabajo, pudiendo hacerlo por proyecto o por órdenes de trabajo.

¿Qué es lo que más te gusta de Fixner?

Una de las cosas que nos aporta Fixner y que más me gusta es la agilidad que nos proporciona. Por un lado, a la hora de redactar nuestros presupuestos; por ejemplo nuestros comerciales pueden realizar un presupuesto mientras toman un café esperando a un cliente, no tienen que esperar a llegar a la oficina para realizarlos, somos más eficientes.

Por otro lado, también nos ha proporcionado una importante reducción en cuanto a las horas de trabajo del personal de administración. Al contar con un verdadero software de facturación integrado, esta tarea ahora es mucho más rápida, automatizada y está bajo control; y muy importante, se han reducido los tiempos de cobro gracias al control global que se lleva a partir de la implantación de Fixner.

Otra ventaja que me parece muy importante y que antes no teníamos es la visión a tiempo real de cada uno de nuestros proyectos y órdenes de trabajo. Conocemos en todo momento el estado en el que se encuentran nuestros proyectos y quién es el responsable de cada una de las órdenes de trabajo a la vez que su evolución.

¿Aconsejarías Fixner ?

Sin dudarlo, desde el principio puedes ver los resultados, todos los procesos de tu empresa están más controlados, mejorando la eficiencia de toda la organización. Y lo que me parece muy importante es que Fixner es potente pero simple de usar, no tienes que hacer un curso para aprender su uso.