Factura electrónica a ayuntamientos: La guía paso a paso para evitar errores y cobrar antes

Facturar a un ayuntamiento puede parecer una carrera de obstáculos. Has completado el trabajo, has prestado el servicio y ahora llega el momento de cobrar. Pero en lugar de enviar un simple PDF, te encuentras con un universo de términos como FACe, Facturae, códigos DIR3 y firmas electrónicas. Si la gestión de la factura electrónica con ayuntamientos te genera más dudas que certezas, déjame decirte algo: es una sensación completamente normal. La buena noticia es que, si bien el sistema tiene sus propias reglas, dominarlo es más sencillo de lo que parece cuando conoces los pasos correctos.

Y para eso hemos creado este artículo: para que sea tu mapa del tesoro. Vamos a contártelo todo sobre la factura electrónica a ayuntamientos, de principio a fin. Descubrirás si estás obligado a presentarla, cómo tienes que enviarla para que no te la echen para atrás y qué pasa una vez que le das al botón de «enviar».

Olvídate de tecnicismos y de ese lenguaje que nadie entiende. Te lo vamos a explicar claro y al grano, para que puedas gestionar tus facturas con la administración sin cometer errores y, sobre todo, sin que tus cobros se retrasen.

Antes de empezar: ¿estás obligado a emitir factura electrónica?

Esta es la primera gran pregunta, y la respuesta no es un «sí» rotundo para todo el mundo. La obligación principal viene de la Ley 25/2013, que está en vigor desde 2015. Esta ley regula la facturación con el sector público, no confundir con la más reciente Ley Crea y Crece, que regulará la facturación entre empresas del sector privado y que aún está pendiente de desarrollo completo.

Veamos quién debe pasar por este aro y quién, de momento, puede respirar tranquilo.

Quién sí y quién (todavía) no

La ley establece una distinción clara según la forma jurídica de tu negocio. Están obligados a emitir facturas electrónicas a las administraciones públicas:

• Sociedades Anónimas (S.A.)
• Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.L.)
• Cualquier otra persona jurídica y entidades sin personalidad jurídica (como comunidades de bienes, por ejemplo).

Una de las dudas más frecuentes es qué ocurre con los autónomos. Para los profesionales que operan como persona física, la situación es clara: a día de hoy, la ley no os exige presentar vuestras facturas a la administración en formato electrónico.

Sin embargo, tenéis la opción de hacerlo si queréis. Y es una opción muy a tener en cuenta, ya que en la práctica, presentar la factura por esta vía suele acortar los plazos de pago.

La excepción de los 5.000 €: ¿aplica a tu caso?

Aquí llega la letra pequeña, y es importante. La ley da manga ancha para no usar la factura electrónica en importes de hasta 5.000 €.El problema es que la decisión final es de cada ayuntamiento. Unos aplicarán la excepción y otros no. ¿Mi consejo? No des nada por sentado. Antes de facturar, pregunta siempre al ayuntamiento cuáles son sus reglas. Así te curas en salud y te aseguras de cobrar a la primera.

Los 3 pilares de la factura electrónica a la administración pública

Para que una factura electrónica sea válida y llegue a buen puerto, debe sostenerse sobre tres pilares fundamentales. Si entiendes estos tres conceptos, tienes más de la mitad del camino recorrido.

Pilar 1: El formato correcto (adiós al PDF, hola Facturae)

Vamos a desmontar el mito número uno: una factura electrónica no es un simple PDF que mandas por email. Este es, de lejos, el error más común, y para la administración pública, un PDF no es una factura válida.

Piensa en ello de esta manera: un PDF es como una foto de la factura. Se puede leer, pero para un ordenador es solo una imagen plana. Lo que la administración necesita es un archivo de datos estructurado. Es decir, un fichero que sus sistemas informáticos puedan leer y procesar automáticamente, sin que una persona tenga que picar los datos a mano.

En España, ese «idioma» que entienden los ordenadores de la administración se llama Facturae. Es un tipo de archivo específico (basado en un lenguaje llamado XML) que organiza toda la información —tus datos, los del ayuntamiento, los conceptos, el IVA…— de forma estándar.

Gracias a que todo está perfectamente ordenado en este formato, la factura entra directamente en la contabilidad del ayuntamiento. Por eso se agiliza todo el proceso y se evitan errores. No es un capricho, ¡es la clave para que todo funcione como un reloj!

Pilar 2: Tu identidad digital (la firma electrónica)

Igual que una factura de papel necesita tu firma y tu sello para ser válida, en el mundo digital ocurre exactamente lo mismo. El equivalente es la firma electrónica, y déjame decirte que esto no es negociable. Una factura electrónica sin su firma es como un papel en blanco: te la van a rechazar al instante.

Este «sello digital» se consigue con tu certificado (seguro que te suena el de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre – FNMT o el que llevas en el DNI electrónico) y cumple dos misiones clave:

1. Demuestra que eres tú (Autenticidad): Confirma sin lugar a dudas quién ha enviado esa factura. Es tu DNI en el mundo digital.
2. Actúa como un precinto de seguridad (Integridad): Garantiza que nadie ha cambiado ni una coma ni un céntimo de la factura desde el momento en que la firmaste.

Para ponerlo en práctica, tienes dos caminos: o bien instalas tu certificado digital en el ordenador para firmar las facturas tú mismo, o utilizas un programa de facturación que te facilite la vida y se encargue de este paso por ti.

Pilar 3: El GPS de tu factura (los códigos DIR3)

Enviar una factura a un ayuntamiento no es como enviársela a una empresa cualquiera. Son organizaciones grandes, con una estructura interna muy compleja llena de departamentos y unidades distintas.

La pregunta clave es: ¿cómo garantizas que tu factura llegue a la mesa de la persona que la tiene que gestionar y no se pierda por el camino? La respuesta es una pieza clave en todo este proceso: los códigos DIR3.

Piensa en los códigos DIR3 como la dirección postal completa y detallada dentro de la administración. Son una serie de códigos alfanuméricos que identifican de forma única a los tres responsables clave del trámite:

• Oficina Contable: El departamento responsable de la contabilidad.
• Órgano Gestor: La unidad que solicitó el servicio o producto.
• Unidad Tramitadora: El departamento específico que gestionará la factura.

Es el propio ayuntamiento quien debe proporcionarte esta combinación de códigos. Generalmente, los encontrarás en el contrato o en los pliegos de la licitación. Incluirlos correctamente en tu factura es vital, ya que actúan como el GPS que guía tu factura hasta su destino final para que sea procesada y pagada.

Manos a la obra: cómo crear y enviar tu factura electrónica a un ayuntamiento paso a paso

Ya conoces la teoría. Ahora vamos a la práctica. Crear y enviar una factura electrónica es un proceso metódico. Sigue estos pasos y lo conseguirás sin problemas.

Paso 1: Reúne tu kit de herramientas

Antes de teclear nada, asegúrate de tener a mano:

• Tu certificado digital válido y funcionando.
• Los datos fiscales completos del ayuntamiento (NIF, razón social, domicilio).
• Los famosos códigos DIR3 que te ha facilitado el ayuntamiento.
• Un software o plataforma para crear la factura en formato Facturae.

Paso 2: Elige tu software de facturación

No puedes crear un archivo Facturae en un procesador de textos normal. Necesitas una herramienta específica. Tienes principalmente dos opciones:

• El programa gratuito del Gobierno: El Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital ofrece una aplicación de escritorio llamada «Facturae» que puedes descargar e instalar. Es funcional, pero puede resultar algo menos intuitiva para usuarios no técnicos.
• Plataformas de facturación en la nube: Existen numerosas soluciones online (como Fixner, B2Brouter, Quipu y otras) que simplifican enormemente el proceso. Estas plataformas suelen tener interfaces más amigables, rellenan automáticamente muchos datos y te permiten gestionar y hacer seguimiento de tus facturas desde un único lugar.

Paso 3: Crea la factura (¡atención a los detalles!)

Abre tu programa o plataforma y selecciona «Crear nueva factura». Rellena los campos, que serán muy similares a los de una factura tradicional:

• Datos del emisor: Tu NIF, razón social, domicilio.
• Datos del receptor: El NIF y la razón social del ayuntamiento.
• Número y fecha de la factura.
• Líneas de factura: Describe los conceptos, cantidades, precios unitarios, etc.
• Impuestos: Desglosa la base imponible y las cuotas de IVA correspondientes.

Ahora viene la parte específica para la factura electrónica a administraciones públicas: busca las casillas destinadas a los códigos DIR3 e introduce la Oficina Contable, el Órgano Gestor y la Unidad Tramitadora que te proporcionaron.

Paso 4: Firma digitalmente el archivo

Una vez que has revisado que todos los datos son correctos, llega el momento de firmar. El programa te pedirá que selecciones tu certificado digital. Al hacerlo, estarás «sellando» la factura, lo que genera el archivo Facturae (con extensión .xsig o .xml) listo para ser enviado.

Paso 5: Envía la factura a través del punto de entrada correcto

No puedes enviar el archivo por correo electrónico. Debes presentarlo en una especie de «ventanilla única» digital. A nivel nacional, el principal es FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado). La mayoría de los ayuntamientos están adheridos a FACe.

Sin embargo, algunas comunidades autónomas tienen sus propios puntos de entrada (como eFACT en Cataluña o PUEF en el País Vasco) que también son utilizados por los ayuntamientos de su territorio.

Después del envío: ¿y ahora qué?

El trabajo no termina al pulsar «enviar». Una de las grandes ventajas de este sistema es la trazabilidad.

Sigue la pista: el seguimiento de estados

Una vez que la factura se registra en el punto de entrada, puedes hacer un seguimiento de su estado. Los estados más comunes que verás son:

• Registrada: Tu factura ha sido recibida por el punto de entrada.
• Enviada a la Oficina Contable: La factura ya está en manos del departamento correspondiente.
• Aceptada/Rechazada: La administración la ha revisado y la acepta para su tramitación o la rechaza (en cuyo caso indicarán el motivo para que la corrijas).
• Contabilizada: La factura ha sido registrada en el sistema contable y está pendiente de pago.
• Pagada: ¡Misión cumplida!

La obligación de conservar tus facturas

Una vez enviada la factura, el ciclo no ha terminado. Queda un paso fundamental que a menudo se pasa por alto: la conservación. Al igual que ocurre con el formato físico, tienes la obligación legal de archivar una copia de cada factura electrónica que emitas.

El plazo que establece la normativa tributaria suele ser de 4 años, y durante todo ese tiempo debes garantizar que el archivo mantiene su legibilidad, autenticidad e integridad. En otras palabras, la copia debe ser perfecta e inalterable.

La forma más sencilla y segura de cumplir con esta responsabilidad es a través de las plataformas de facturación online como Fixner. Están diseñadas precisamente para esto, encargándose del archivo histórico de manera automática y dándote la tranquilidad de que estás cubierto ante cualquier requerimiento.

Mirando al futuro: la factura electrónica será para todos

Aunque nuestro foco ha sido la factura electrónica a ayuntamientos, es fundamental mirar al horizonte. La facturación electrónica está a punto de convertirse en el estándar para todos gracias a la Ley Crea y Crece, que la hará obligatoria en las operaciones entre empresas y autónomos.

Cuando el reglamento esté aprobado, habrá plazos (un año para grandes empresas, dos para el resto), pero el cambio es imparable. Por eso, familiarizarte ahora con este sistema no es solo una obligación para trabajar con lo público, sino una inversión inteligente que te preparará para el futuro de todos tus negocios.

Dominar este proceso es una habilidad clave. Y aunque al principio la jerga técnica pueda asustar, en el fondo es un camino bien definido: entiendes tus obligaciones, te equipas con un software y un certificado, completas los datos con atención (especialmente los códigos DIR3) y usas el canal correcto.

Con esta guía en la mano, tienes todo lo necesario para que el proceso sea fluido y, sobre todo, para que tus facturas se transformen en pagos sin demoras.