Mejorar la productividad: 5 consejos para lograrlo

Mejorar la productividad suele ser la «asignatura pendiente» de la mayoría de la gente. A todos nos pasa. Hay días en los que terminas la jornada con la sensación de no haber hecho casi nada. Es más, seguro que normalmente muchas semanas debes dedicar horas extra a tu trabajo.

Aunque seamos conscientes de trabajar «tiempo de más», poca veces pensamos en trabajar menos. Sí, suena contradictorio, lo sé. Sin embargo, ¿no prefieres tener una jornada de 6 horas en lugar de una de 10? Ojo, no te prometo que esto vaya a pasar tras leer este post, pero sí te garantizo que tendrás la sensación de no necesitar días de más de 24 horas.

Además, recuerda que en todo trabajo el tiempo es dinero. Más aún si se trata de tu propio trabajo (o el de tus empleados) en tu empresa. Todas las pequeñas tareas improductivas del día a día se convierten en tiempo perdido. En tiempo no facturable. En dinero que no entra. ¿No crees que sería mejor eliminar este tiempo no productivo y no tener que hacer esas horas extra a la semana?

Pero como esto trata de ayudarte a mejorar la productividad… dejemos de dar más vueltas y vamos a lo interesante.

Consejo 1. Crea un plan de trabajo y planifica tus objetivos y tareas en función de una meta.

En otro post ya te hablé de las ventajas de tener un plan de trabajo. A modo de resumen, te contaba los pasos para definir una meta y dirigir tu trabajo a alcanzarla, eliminando así las acciones no productivas.

Como verás más adelante, tener un plan de trabajo te permite quedarte sólo con aquellos que te ayudan a mejorar la productividad.

Consejo 2. Diferencia entre Urgente e Importante.

Una tarea urgente tiene fecha límite. Es decir, depende del concepto tiempo.

Una tarea importante implica que no hacerla tiene consecuencias graves.

Por ejemplo, y siguiendo la imagen anterior, ¿una cita o reunión con un cliente es urgente o importante? Si puedes aplazarla, es que no es urgente. Si puedes cancelarla para siempre y sin consecuencias, es que no es importante. En este caso, cancelarla implicaría posiblemente perder a ese cliente; pero aplazarla, si el cliente está de acuerdo, significa tan sólo cambiar la fecha. Por tanto, es importante, pero no urgente.

Así, verás que hay 4 tipos de tareas:

1. Importantes y urgentes. Anótalas en tu agenda para hacerlas lo antes posible.
2. Importantes pero no urgentes. Debes hacerlas, pero puedes aplazarlas un poco en el calendario.
3. Urgentes pero no importantes. Hazlas antes de su fecha límite, pero sin quitarle tiempo a las tareas importantes.
4. Ni urgentes ni importantes. Posiblemente puedas eliminarlas sin «efectos secundarios». Si es posible, hazlo, porque son estas las que más te dificultan mejorar la productividad de tu empresa.

Al establecer estas 4 categorías o prioridades, consigues evitar el agobio de las mil cosas por hacer, porque realmente te centras en lo importante y «eliminas» lo que no lo es. Por cierto, recuerda que con Fixner puedes crear distintas prioridades para tus órdenes de trabajo.

Consejo 3. Implementa procesos y automatiza tareas

En nuestro post «Automatización de procesos: qué es y ventajas para tu empresa» ya te hablé de esta técnica que tiene, como principales ventajas:

• El ahorro de tiempo.
• Te permite conseguir siempre los mismos resultados.
• Puedes delegar tareas… y seguir obteniendo los mismos resultados.

Consejo 4. Prioriza tareas… ¡y delega otras!

No te engañes: no tienes tiempo para hacer todo el trabajo de tu empresa. Necesitas priorizar el trabajo para saber de cuál debes encargarte tú, y cuál puedes delegar. Porque en algún momento debes delegar tareas.

Un buen truco para priorizar tareas, si ya tienes creado un plan de trabajo, es preguntarte «¿me acerca este trabajo a mi meta?». Si la respuesta es no, delégala. Pero si, además, no es ni urgente ni importante… ya sabes: estudia si puedes eliminarla.

Por supuesto, debes tener en cuenta que en toda empresa hay tareas que hacen que la empresa siga funcionando (tareas administrativas, de atención al cliente, etc). Pero estas tareas te quitan mucho tiempo y no te ayudan a avanzar hacia tu meta: ¡delégalas!

En el caso de que debas contratar a alguien para delegar tareas, lo estarás viendo como un gasto. ¿Por qué no verlo como una inversión?

Se trata de delegar las tareas que no te generan ganancias directas y que te impiden centrarte en otras que sí que aportan dinero a tu empresa. Para ello, puedes: contratar un freelancer o estudiar los distintos tipos de contratos vigentes para elegir el que mejor se adapta a tus necesidades (media jornada, 2-3 horas diarias, etc).

Y recuerda: si has implementado procesos de trabajo, te será más fácil delegar el trabajo para reproducir los resultados que obtienes al hacerlo tú.

Consejo 5. Olvídate de la multitarea: céntrate en algo concreto y evita perder el tiempo.

Hace unos años se pensaba que una persona que podía hacer varias cosas a la vez era mucho más productiva. Y en realidad es al contrario.

Intentar ser multitarea suele provocar que vayas saltando de una a otra sin terminar ninguna… o haciendo que tardes mucho más de lo que deberías en terminar.

Cambia el chip: céntrate en una tarea y no pases a otra hasta terminarla. Sé que es más fácil decirlo que hacerlo, pero se trata de ir cambiando poco a poco los hábitos. No lo conseguirás el primer día, pero si te centras en conseguirlo, lo notarás.

Además, el hecho de ir terminando tareas te hará sentir mejor: tendrás la sensación de haber mejorado la productividad de tu jornada.

 

¿Qué te parece empezar a mejorar la productividad hoy mismo?

Estamos a las puertas de las vacaciones de verano, y no se me ocurre mejor momento para leer (o releer) con calma todos los post que te he enlazado hoy.

Es la época ideal para sentarte con calma, con lápiz y papel, y comenzar a planear cómo mejorar la productividad de tu empresa de cara a septiembre. Muchas de las empresas de servicios que constituyen nuestra base de clientes tienen menor volumen de trabajo en verano; otras incluso cierran por vacaciones.

Así que ahora que vienen «los meses de calma», aprovecha para ir poniendo en práctica los consejos de estos últimos meses. Seguramente, con el trabajo que supone llevar una empresa no has tenido el tiempo necesario.

¡Ah! Y al final del verano vendrá un post con otros 5 consejos, ¡porque este tema tan importante no termina aquí!

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante un mes.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra web de soporte.