Listado de la categoría: Facturación Electrónica

Si eres empresario o autónomo, es crucial que conozcas cómo estas nuevas legislaciones van a afectar a tu negocio. En este artículo, te presentaremos todo lo que necesitas saber sobre la facturación electrónica obligatoria en España y cómo puede impactar en tu negocio.

La facturación electrónica es un sistema que permite la emisión, recepción y conservación de facturas en formato electrónico, sustituyendo la tradicional factura en papel (o la factura digital en PDF). Esta herramienta tiene como objetivo agilizar y mejorar los procesos de facturación, reducir costes y promover la transparencia y la eficiencia.

En España, la implementación de la facturación electrónica obligatoria es parte de un proceso de modernización y digitalización de la administración tributaria. Con esta medida, se busca simplificar los trámites fiscales y combatir el fraude.

Descubre cómo cumplir con esta nueva obligación legal, cuáles son los beneficios de la facturación electrónica y cómo adaptar tu negocio a este cambio. No te pierdas nuestra guía completa sobre la facturación electrónica obligatoria en España. ¡Sigue leyendo!

Beneficios de la facturación electrónica para las empresas

La adopción de la facturación electrónica ofrece numerosos beneficios para las empresas, tanto en términos operativos como financieros. Uno de los principales beneficios es la reducción de costes asociados con la impresión, el envío y el almacenamiento de facturas en papel. Al digitalizar estos procesos, las empresas pueden destinar esos recursos a otras áreas. Además, la facturación electrónica minimiza el riesgo de errores humanos.

Otro aspecto positivo de la facturación electrónica es la mejora en la velocidad de los procesos de facturación. Las facturas electrónicas pueden ser enviadas y recibidas al instante, lo que acelera el ciclo de cobro y mejora el flujo de caja de las empresas. Esto es especialmente relevante para los autónomos y pequeñas empresas que dependen de un flujo de caja constante para su operación diaria. La posibilidad de realizar un seguimiento en tiempo real también permite a las empresas gestionar mejor las facturas pendientes de cobrar y pagar.

Además la facturación electrónica contribuye a una mayor sostenibilidad y responsabilidad social. Al reducir el uso de papel, las empresas pueden disminuir su huella de carbono y contribuir a la conservación del medio ambiente.

Factura electrónica vs factura digital

Aunque ambos términos se refieren a documentos emitidos en formato digital, existen diferencias significativas entre una factura electrónica y una factura digital. La factura electrónica cumple con estándares técnicos específicos establecidos por las autoridades fiscales, lo que le otorga validez legal y fiscal. Su formato estructurado facilita la automatización de procesos y su integración con otros sistemas. 

Por otro lado, la factura digital, aunque también es un documento digital, carece de un formato estructurado específico y su validez legal puede ser limitada.

Cuando hablamos de Factura digital se hace referencia a cualquier documento contable emitido en formato digital, sin importar su estructura o formato. Esto incluye facturas en PDF, Word, Excel, etc.

Al hablar de Factura electrónica se hace alusión a un tipo específico de factura digital que cumple con requisitos técnicos y legales establecidos por las autoridades fiscales. Estos requisitos varían según el país, pero generalmente incluyen un formato estructurado (como XML), una firma electrónica y otros elementos de seguridad.

IVA en la Era Digital (VAT in the digital age ViDA)

ViDA es un ambicioso plan de la Comisión Europea para modernizar el sistema de IVA en la Unión Europea y adaptarlo a los desafíos de la economía digital. Busca simplificar el cumplimiento del IVA para las empresas, especialmente en el contexto del comercio electrónico transfronterizo, y a la vez, combatir el fraude fiscal, que supone una pérdida millonaria para los Estados miembros.

Para lograr estos objetivos, ViDA propone medidas clave como la obligatoriedad de la factura electrónica para todas las transacciones B2B dentro de la UE, la introducción de nuevos requisitos de informes digitales para las transacciones intracomunitarias y la actualización de las normas sobre el IVA para las plataformas digitales. Estas medidas buscan proporcionar a las administraciones tributarias información en tiempo real sobre las operaciones comerciales, facilitando el control y la recaudación del IVA.

Con la implementación de ViDA, se espera reducir significativamente el fraude fiscal, simplificar la gestión del IVA para las empresas, fomentar el comercio electrónico transfronterizo y, en definitiva, crear un sistema de IVA más eficiente, transparente y adaptado a la realidad digital.

Requisitos de Informes Digitales (Digital Reporting Requirements DRR)

Los Digital Reporting Requirements (DRR), o Requisitos de Informes Digitales, son un conjunto de obligaciones que la Comisión Europea propone introducir para las empresas en el contexto del plan de acción «VAT in the Digital Age».

En esencia, los DRR buscan que las empresas proporcionen información sobre sus operaciones de IVA de forma digital y estandarizada a las administraciones tributarias. Esto se lograría mediante la transmisión electrónica de datos estructurados sobre las transacciones, facilitando el análisis y control por parte de las autoridades fiscales.

¿Qué leyes afectan a la facturación electrónica en España?

Las 2 principales leyes que afectan a los sistemas informáticos de facturación (SIF) y la facturación electrónica y son la Ley antifraude de 2021 y la Ley crea y crece de 2022.

Ley antifraude 2021

La Ley Antifraude, aprobada en 2021, ha marcado un antes y un después en la gestión fiscal de las empresas españolas. Con el objetivo de reforzar la lucha contra el fraude fiscal y fomentar el cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias, esta ley ha introducido cambios significativos que afectan a diversos aspectos de la gestión empresarial.

La Ley Antifraude representa una oportunidad para que las empresas modernicen sus sistemas de gestión y se adapten a un entorno empresarial cada vez más exigente en términos de transparencia y cumplimiento normativo.

¿Cuáles son los principales cambios?

• Mayor control sobre los pagos en efectivo: Se han establecido límites más estrictos para los pagos en efectivo, lo que dificulta la ocultación de ingresos.
• Nuevas obligaciones en materia de facturación: Las empresas deben cumplir con requisitos más exigentes en la emisión y conservación de facturas, garantizando así una mayor trazabilidad de las operaciones.
• Reforzamiento de los controles internos: Se insta a las empresas a implementar sistemas de control interno más robustos para prevenir y detectar posibles irregularidades.
• Mayor transparencia en las operaciones: La ley busca aumentar la transparencia en las operaciones económicas, dificultando la ocultación de activos y rentas.

Ley crea y crece 2022

El objetivo de la Ley crea y crece, aprobada en 2022, busca mejorar el clima de negocios impulsando la creación y el crecimiento empresarial a través de la adopción de medidas que ayuden a agilizar la creación de empresas, mejoren la regulación y eliminen obstáculos que impidan el desarrollo de actividades económicas. Asimismo busca ayudar a reducir la morosidad comercial y el acceso a financiación.

El artículo 12 de la ley establece los requisitos generales para la facturación electrónica en el ámbito privado. Aunque aún se espera la aprobación del desarrollo reglamentario, es fundamental que las empresas se vayan preparando para esta nueva realidad. La facturación electrónica ofrece numerosas ventajas, como la reducción de errores, la agilización de los procesos contables y una mayor seguridad en las transacciones.

La Ley crea y crece es una iniciativa ambiciosa que busca transformar el tejido empresarial español. Sin embargo, su implementación plantea algunos desafíos que las empresas deben tener en cuenta:

• Adaptación a los nuevos requisitos: La ley introduce cambios significativos en la forma de hacer negocios. Las empresas deberán adaptarse a las nuevas normativas y tecnologías.
• Inversión en tecnología: La facturación electrónica requiere la inversión en software y hardware especializado.
• Formación del personal: Los empleados deberán ser capacitados para utilizar las nuevas herramientas y procesos.

Verifactu y los sistemas informáticos de facturación SIF

Verifactu es un conjunto de requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación electrónica SIF impulsado por la Agencia Tributaria aprobados por el Real Decreto 1007/2023 , de 5 de diciembre y publicados en la la Orden ministerial HAC/1177/2024, de 17 de octubre, estos requisitos buscan garantizar la seguridad, transparencia y control en la emisión de facturas. En otras palabras, es como un sello de calidad que certifica que tu software de facturación cumple con los estándares establecidos por la Agencia Tributaria.

¿Por qué es importante Verifactu?

• Lucha contra el fraude: Al establecer unos requisitos mínimos, se dificulta la emisión de facturas falsas o la manipulación de datos.
• Mayor control fiscal: La Agencia Tributaria tiene un control más exhaustivo sobre las operaciones, lo que facilita la comprobación de los impuestos y reduce el riesgo de inspecciones.
• Digitalización: Impulsa la digitalización de los procesos contables y administrativos, lo que supone una mayor eficiencia y ahorro de tiempo.

Beneficios de adaptarse a Verifactu:

• Mayor seguridad: Reducción del riesgo de errores y fraudes.
• Cumplimiento normativo: Te asegurarás de cumplir con todas las obligaciones fiscales.
• Simplificación de procesos: Automatización de la facturación y reducción del papeleo.
• Mejora de la imagen: Demostrarás ser una empresa transparente.

Modalidades de cumplimiento

Modalidad Verifactu

Para el cumplimiento de las obligaciones de facturación bajo la modalidad Verifactu requiere que todas las facturas se envien a la Agencia Tributaria nada más emitirse. Así nos aseguramos de que no se puedan cambiar y de que siempre estén disponibles. Los clientes pueden comprobar si una factura es auténtica escaneando un código QR que se añade a la impresión de la factura en PDF a papel.

Modalidad No Verifactu

Si bien esta modalidad de facturación no obliga a remitir los registros a la Agencia Tributaria, sí exige una serie de medidas de seguridad adicionales para garantizar la integridad de los documentos (conservación, inmutabilidad e inalterabilidad de registros). Entre estas medidas se encuentran la firma electrónica obligatoria y la llevanza de un registro detallado de todas las modificaciones realizadas en las facturas.

Aunque las facturas también incluyen el código QR, este no permite la verificación directa en la sede electrónica de la AEAT, como ocurre con la modalidad Verifactu.

Ventajas de la modalidad Verifactu

Prevención de errores: Al enviar los datos de la factura a la AEAT en tiempo real, Verifactu te permite detectar y corregir errores de forma inmediata. Esto evita problemas posteriores con Hacienda.

Mayor control y seguridad: La validación de las facturas por parte de la AEAT te da mayor seguridad y control sobre tus operaciones, minimizando el riesgo de discrepancias o fraudes.

Imagen de transparencia: Utilizar Verifactu puede proyectar una imagen de transparencia en la gestión de tu negocio.

Menor complejidad técnica: En la «modalidad Verifactu» la propia plataforma de la AEAT se encarga del almacenamiento de las facturas, lo que simplifica el proceso y reduce la carga administrativa. En cambio en la «modalidad No Verifactu» estás obligado a guardar los registros de facturación firmados y encadenados.

Facilita el cambio de proveedor de software SIF: Ante la necesidad de un cambio de proveedor, al estar todas las facturas enviadas a la AEAT no es necesario realizar el proceso de exportar todos los registros de facturación e importar en el nuevo sistema.

Verifactu y el Suministro Inmediato de Información SII

El SII es un sistema electrónico que obliga a algunas empresas a transmitir a la Agencia Tributaria, de forma inmediata y a través de un formato estandarizado, información detallada sobre sus facturas emitidas y recibidas. Esto significa que los libros registro del IVA se llevan de forma electrónica casi instantánea, eliminando la necesidad de presentarlos de forma física.

Si imaginamos que nuestras ventas son como un libro de contabilidad, el SII sería como enviar un resumen de ese libro a Hacienda al final del mes. Nos dice qué hemos vendido, cuánto hemos cobrado y otros datos importantes.

Por otro lado, Verifactu se encarga de que cada factura individual sea como una página de ese libro, pero con un sello especial que garantiza que no se ha cambiado nada. Es decir, mientras el SII nos pide que informemos sobre el total de nuestras ventas, Verifactu se asegura de que cada factura sea auténtica y no pueda ser modificada después de emitirse.

Los contribuyentes que ya están obligados a utilizar el SII quedan excluidos de Verifactu. Esto se debe a que el SII ya implica un sistema de gestión de facturas similar, con envío de información a la AEAT.

Característica	SII	Verifactu
Objetivo principal	Control fiscal	Garantizar la integridad y autenticidad de las facturas
Alcance	Inicialmente limitado, ahora más amplio	Aplicable a todos los sistemas de facturación
Información transmitida	Datos detallados de todas las facturas	Registros de facturación con código QR
Formato de envío	Mensajes electrónicos con formato estándar	Requisitos técnicos establecidos por la AEAT

Plazos de adaptación a la normativa Verifactu

En el Real Decreto 1007/2023 se publicó que el plazo máximo de adaptación era del 1 de julio de 2025 pero por otro lado los fabricantes de software deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente al reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial HAC/1177/2024, como la orden ministerial entro en vigor el 29 de Octubre de 2024 en principio los fabricantes tienen de plazo hasta el 29 Julio de 2025.

Este plazo significa que las empresas y autónomos podrán antes de terminar el plazo ir adquiriendo estas herramientas de facturación electrónica para que una vez sea obligatoria la Ley ya estén realizando los procesos de facturación mediante un SIF.

Actualmente se encuentra en tramitación la modificación de la entrada en vigor del reglamento. Debido a ello, la entrada en vigor de la obligación para los usuarios (empresarios), se desplaza hasta el 1 de enero de 2026 para las personas jurídicas, y hasta el 1 de julio de 2026 para las personas físicas.

Puedes consultarlo en https://www.hacienda.gob.es/SGT/NormativaDoctrina/Proyectos/04112024-Verifactu-Consulta-Publica-Previa.pdf

Facturación electrónica obligatoria para operaciones B2B en España

La Ley crea y crece 2022 regula la obligación de informar sobre el momento del pago efectivo de las facturas recibidas a la vez que se habilitan las vías para hacerlo. También modula esta obligación en función del tamaño de las empresas.

Por el momento tenemos el Proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas en lo referido a la factura electrónica entre empresas y particulares, este proyecto de ley promueve la utilización de plataformas de intercambio de facturas electrónicas, tanto públicas como privadas, que cumplan con los requisitos establecidos. Además, se crea un punto general de entrada de facturas electrónicas en la Administración General del Estado, centralizando y facilitando su gestión.

El punto general de entrada de facturas electrónicas será la Plataforma Pública de Facturación Electrónica (SPFE) y es la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) la encargada del desarrollo de la solución. Este organismo será depositario de todas las facturas B2B a nivel del Estado.

Esta plataforma pública constituye la opción por defecto si no hay acuerdo entre emisores y destinatarios de facturas. La sintaxis de facturas elegidas (la estructura que debe tener la factura electrónica) es Facturae. Entre las funciones que tendrá la plataforma están: la interconexión de plataformas, el depósito de facturas originales y sus copias, la comunicación de pagos, la descarga de facturas, entre otras.

Facturae como formato común para la factura electrónica

Facturae es el estándar español para la facturación electrónica. Básicamente, es como un «idioma digital» que permite a las empresas, autónomos y la Administración Pública intercambiar facturas electrónicas de forma segura y eficiente.

Este formato, basado en el lenguaje XML, fue creado por el Ministerio de Hacienda para facilitar la gestión de las facturas, eliminando el papel y agilizando los procesos. Gracias a Facturae, las empresas pueden automatizar tareas, reducir costes y mejorar la seguridad de sus transacciones.

Plazos de adaptación a la normativa de facturación electrónica en operaciones B2B

El Real Decreto empezará a aplicarse 12 meses después de que se publique en el BOE, y a partir de ese momento será obligatorio para empresas y autónomos. Según el borrador presentado a la Comisión Europea, la implementación se hará por fases:

Al cumplirse un año de la publicación del decreto en el BOE (12 meses): Las empresas y profesionales que facturen más de 8 millones de euros al año tendrán que empezar a emitir y recibir facturas electrónicas, además de notificar los estados de estas facturas.

Al segundo año (24 meses): Las empresas y profesionales que facturen menos de 8 millones de euros al año tendrán que empezar a emitir y recibir facturas electrónicas, salvo por la obligación de la comunicación de los estados de la factura por profesionales.

Tercer año (36 meses): Los profesionales con facturación menor a 8 millones de euros también tendrán que notificar los estados de las facturas.

Durante el primer año en el que se aplique el Real Decreto, las empresas que estén obligadas a emitir facturas electrónicas tendrán que acompañarlas de una copia en PDF para que sean fáciles de leer. Esto será necesario para aquellos clientes que todavía no estén obligados a recibir facturas electrónicas, a menos que estos acepten recibirlas directamente en el formato electrónico.

Diferencias entre la facturación electrónica B2B y Verifactu

En principio puede ser un poco confuso la finalidad que tiene Verifactu y la Facturación Electrónica B2B, pero las diferencias son muy sencillas y fáciles de entender. El proyecto de factura electrónica B2B tiene como principal objetivo la modernización de la sociedad y el control de la morosidad, que es un objetivo diferente del reporting fiscal de los proyectos SII y Verifactu.

Es así como la facturación electrónica B2B quiere ofrecer una herramienta a las empresas y autónomos que ayude en la entrega y el cobro de las facturas. Mientras que Verifactu (al igual que SII) busca ofrecer una herramienta que facilite presentar los asientos contables al momento de declarar ante la Agencia Tributaria.

TicketBAI

TicketBAI es un sistema de facturación electrónica obligatorio en el País Vasco, diseñado para digitalizar y controlar los procesos de facturación de todas las personas físicas y jurídicas que realizan actividades económicas en esta región. Este proyecto conjunto de las tres Haciendas Forales Vascas y el Gobierno Vasco busca garantizar la transparencia y el cumplimiento de las obligaciones tributarias, además de facilitar la gestión administrativa tanto para los contribuyentes como para las administraciones públicas.

¿Qué significa «BAI» en TicketBAI?

Las siglas «BAI» hacen referencia a «Bilbao» en euskera, la capital de Bizkaia, y simbolizan la unión de las tres provincias vascas en este proyecto común.

Objetivos principales de TicketBAI

• Combate al fraude fiscal: Al digitalizar la facturación y enviar los datos directamente a las Haciendas Forales, se dificulta la emisión de facturas falsas o la ocultación de ingresos.
• Mejora del control fiscal: Permite a las administraciones tributarias disponer de información más precisa y actualizada sobre la actividad económica de las empresas y autónomos.
• Simplificación administrativa: Reduce la carga burocrática para los contribuyentes al automatizar muchos de los procesos de facturación.
• Transparencia: Aumenta la transparencia en las operaciones económicas, facilitando el control y la auditoría por parte de las administraciones.
• Impulso de la digitalización: Fomenta la adopción de tecnologías digitales en las empresas vascas, mejorando su competitividad.

¿Quiénes están obligados a utilizar TicketBAI?

Prácticamente todas las personas físicas y jurídicas que realicen actividades económicas en el País Vasco están obligadas a utilizar TicketBAI, independientemente del tamaño de su empresa o del sector al que pertenezcan. Existen algunas excepciones muy específicas, pero en general la aplicación de TicketBAI es muy amplia.

FACe Punto general de entrada de facturas electrónicas B2G

El FACe (Sistema de Interconexión de las Administraciones Públicas) es un sistema digital esencial para la emisión de facturas electrónicas a las administraciones públicas españolas. En pocas palabras, es el portal web oficial a través del cual las empresas y autónomos deben enviar sus facturas a los organismos públicos.

La plataforma FACe permite a proveedores la remisión de las facturas a aquellos órganos de la Administración General del Estado (AGE) y de otras Administraciones Públicas (AAPP) adheridas que tienen la posibilidad de recibir facturas electrónicas.

El sistema remite la factura electrónica al órgano destinatario, simplificando a los proveedores el envío de las mismas, al centralizar en un único punto todos los organismos de dichas AAPP y al unificar el formato de factura electrónica.

¿Por qué es importante el FACe?

• Obligatorio: Desde hace varios años, es obligatorio para todas las empresas y autónomos emitir facturas electrónicas a la Administración General del Estado, las comunidades autónomas y las entidades locales a través del FACe.
• Simplificación: Unifica el proceso de envío de facturas a diferentes administraciones, evitando la necesidad de utilizar múltiples sistemas.
• Digitalización: Fomenta la digitalización de los procesos administrativos, tanto para las empresas como para las administraciones.
• Control: Permite a las administraciones tener un mayor control sobre las facturas recibidas y facilita la gestión de los pagos.

¿Son necesarios todos estos sistemas de facturación electrónica?

Aunque era necesario tener una regulación para fomentar el uso de la facturación electrónica y evitar el fraude, desde nuestro punto de vista vemos demasiado complicado el marco regulatorio para cumplir con este objetivo.

Cuando se implanten todas las regulaciones tendremos 4 formatos distintos (Facturae, TicketBAI, Verifactu y SII) y 8 servicios distintos para el envío de los datos de facturación:

1. Facturae -> FACe
2. Verifactu -> Agencia tributaria AEAT
3. Facturae -> Agencia tributaria AEAT
4. SII -> Agencia tributaria AEAT
5. TicketBAI -> Vizcaya
6. TicketBAI -> Álava
7. TicketBAI -> Guipúzcoa

En España ya teníamos Facturae como el formato oficial para la emisión de factura electrónica y aún siendo una especificación bastante compleja, se podría haber usado Facturae como formato estándar para cumplir con las obligaciones de las nuevas regulaciones. Esperemos que con el paso del tiempo todas las especificaciones converjan y tengamos un único sistema unificado para la comunicación de los impuestos y la interoperabilidad de las facturas electrónicas.

¿Cómo puedo implementar la facturación electrónica obligatoria en mi negocio?

Como ya sabes, la facturación electrónica es cada vez más importante. Si no utilizas las herramientas adecuadas, este proceso puede volverse complejo y consumir mucho tiempo. Por está razón, los SIF cumplen un papel fundamental en el cumplimiento de la normativa. Serán estos los que pueden hacer que este proceso sea lo más fluido posible.

Hoy en día adoptar un software que te ayude a automatizar la facturación como Fixner te ofrece grandes ventajas entre las que están:

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• Generar facturas simplificadas desde TPV: Si trabajas de cara al público, nuestro TPV te permite facturar de forma rápida y sencilla, para que puedas concentrarte en la atención al cliente.
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• Cumple con la normativa: Fixner genera facturas con la sintaxis Facturae y TicketBai, formatos listos para enviar a la AEAT y a las Haciendas Forales del País Vasco.

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