Gestión de órdenes de trabajo

Gestión de órdenes de trabajo y su seguimiento

En el post anterior te hablé de la gestión y seguimiento de tareas con Fixner. Además, te conté que Fixner te permite crear 4 tipos de trabajos: proyectos, órdenes de trabajo, tareas y actividades.

Y hoy voy a hablarte sobre la creación, gestión y seguimiento de las órdenes de trabajo. Además, después incluiré también las incidencias, pues están muy relacionadas.

Las órdenes de trabajo son la unidad más pequeña de trabajo facturable en Fixner. Recuerda que sólo puedes facturar de forma automática órdenes de trabajo y proyectos.

También aprovecho para recordarte que una orden de trabajo puede tener varias tareas y/o actividades.

Pero antes, por si es la primera vez que llegas a este blog, debo decirte que puedes probar Fixner gratis durante 30 días. Si aún no lo has hecho, no esperes más.



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Software de gestión en la nube novedades de noviembre

Hace un mes os contábamos las novedades introducidas en verano en tu software de gestión en la nube favorito. Pues, ya estamos aquí de nuevo, y en este mes hemos hecho muchos cambios y avances.

Os voy a presentar las novedades y mejoras más importantes que hemos añadido a Fixner. Estas están relacionadas a la versión 2.123.0.

Como de costumbre, para aprovechar al máximo el post, voy a agrupar las novedades relacionadas entre sí. Además, seguiré el orden del menú lateral izquierdo de la aplicación para que te sea más fácil «ubicarlas».

Te adelanto que nuestra novedad estrella está en los presupuestos, en las líneas de coste y facturación. Por lo que si quieres conocerlas, sigue leyendo.

Novedades en Ventas de tu software de gestión en la nube.

Nuevas líneas en los presupuestos.

Como te comente al principio, nuestra mejora más significativa, es la posibilidad de tener el coste y el precio de venta al público de tus productos/servicios en una sola línea.

Para que tu trabajo sea más cómodo y fluido, puedes localizar en una columna la información relacionada al coste de cada artículo y si lo has repercutido a tu cliente o no.

Novedades de facturación de tu software de gestión en la nube
Al momento de realizar tus presupuestos puedes asignar los costes y el precio de venta al público de cada uno de tus artículos

Además, con esta nueva modalidad de líneas, puedes elegir que datos son los que tú introduces y los que Fixner te calculará automáticamente. A continuación, te explico cada una de las opciones a elegir, puedes tener una por defecto, y en un presupuesto en concreto cambiar esta opción en las líneas que necesites.

Líneas predeterminadas para la facturación de tu software de gestión en la nube

Voy a explicarte cada una de ellas para que puedas elegir la que más se adapte a tu forma de trabajar:

Cálculo desde coste

En este caso, tu alimentas a tu software de gestión en la nube diciéndole cuál es el coste y el margen de tu producto/servicio. Fixner calcula automáticamente el precio unitario.

Líneas de cálculo de costes usando una aplicación de gestión en la nube
Las casillas que están en gris son la que Fixner te calcula automáticamente, si haces doble clic sobre ellas puedes modificar esta y te recalculará el coste.

Cálculo desde importe total, margen calculado

Para este caso, debes «decirle» a tu software de gestión el número de unidades, el importe total y el coste. Él te calcula el margen y el precio unitario

Cálculo de margen usando una aplicación de gestión en la nube

Cálculo desde importe total, con coste calculado

Esta vez los datos a introducir son el importe total, como en el caso anterior, y el margen que quieres aplicar. Fixner, en este caso, te calcula el coste y el precio unitario.

Cálculo de costes usando una aplicación de gestión en la nube

Cálculo desde PVP, margen calculado

En este es caso, tenemos conocimiento del coste y el precio unitario. Con estos datos Fixner nos calcula el margen y el importe total.

Cálculo desde pvp usando una aplicación de gestión en la nube

– Cálculo desde PVP, coste calculado

Para este último caso, los datos que conocemos son el margen que quieres ganar y el precio unitario. La aplicación de gestión te calcula el coste y el importe total.

Cálculo desde pvp de costes usando Fixner

Otras incorporaciones en el apartado de ventas.

Muchos de vosotros trabajáis con los códigos, para que os sea más fácil la localización de clientes y proyectos en una oferta. Por esta razón, hemos incorporado en la vista del presupuesto, el código correspondiente al cliente y al proyecto al que está asociado el presupuesto.

Mejoras y novedades en los trabajos de tu software de gestión en la nube.

Albaranes y envíos en los proyectos.

Hasta aquí en Fixner podías realizar albaranes y envíos, pero independientes de un proyecto. A partir de ahora, podrás generar albaranes para controlar tus entregas y asignarlos al proyecto al que corresponden. De la misma forma, los envíos que realices puedes asignarlos al proyecto en cuestión. Además, tienes más información agrupada sobre el proyecto.

Gestión de albaranes y envíos usando tu software de gestión en la nube

Prioridad en el proyecto.

Este es un concepto que teníamos incorporado en las órdenes y ahora lo hemos incorporado a los proyectos. Lo que hace es, según la prioridad que le asignes, te calcula una fecha de finalización prevista y no tienes que estar tú calculando fechas en cada proyecto que crees.

Para poder asignar una prioridad al proyecto, el primer paso es crear y configurar dichas prioridades. Luego puedes configurarlos en Administración > Datos Maestros > Prioridad Proyecto.

Priorización de proyectos usando un software de gestión en la nube

Traer información desde el cliente al proyecto en tu software de gestión en la nube.

Normalmente tenemos información en la ficha de un cliente potencial o de un cliente, ya que es donde recopilamos su información. Antes esta información se quedaba en la ficha del cliente de forma «estática» y tenías que ir a dicha ficha para consultarla. Para evitarte este trabajo hemos creado la posibilidad de que puedas traer una parte de esta información al proyecto.

Esta información que puedes traer, puedes tenerla configurada para que se vuelque por defecto en todos los proyectos, o seleccionarla tú en cada uno de ellos.

Manejo de información desde Fixner

Incorporaciones a la órdenes de trabajo.

Las órdenes de trabajo están presentes en todas nuestras versiones, y esta versión no iba a ser menos.

Una de las incorporaciones, es que en el listado de estas, en la columna del coste, hemos incluido el porcentaje (%) que hace referencia al margen de la orden de trabajo.

Vinculaciones

Hasta ahora podías generar desde un presupuesto las órdenes de trabajo, pero a posteriori no era posible; pues a partir de ahora sí, puedes vincular cualquier orden de trabajo con cualquier presupuesto que necesites.

Puedes hacerlo tanto desde la orden de trabajo como desde el presupuesto, solo tienes que ir al apartado de vinculaciones del documento y seleccionar lo que corresponda.

Pantallazo de Fixner

Otras mejoras en los proyectos

  • Al exportar el listado de los proyectos en *.csv, hemos incorporado la fecha de finalización de estos.
  • Hemos incorporado más filtros de los que ya teníamos, filtro por la fecha de vencimiento y de finalización del proyecto. Adicionalmente, hemos incorporado la opción de filtrar por trabajador, ya sea que tenga el perfil de responsable o colaborador.
  • Para que os sea más fácil realizar los pedido al proveedor, hemos incorporado al listado «Materiales del Proyecto» la columna proveedor, de esta forma no se os escapará ningún artículo ni lo pediréis al proveedor que no corresponde.

Nuestra App de gestión en la nube ha mejorado

Y por último contaros que hemos actualizado nuestra aplicación móvil, actualízala o descárgatela si aún no la has probado.

Software de gestión en la nube disponible en App y portal web

Y recuerda…

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Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has probado, no pierdas tiempo, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

Exhibition Stand Design Decor: el diseño internacional que se sumó a Fixner hace 3 años

Sé que es algo que repito bastante, pero es que es cierto: en Fixner los clientes son lo más importante. 

Y no lo digo por decir ni por quedar bien. No. Nuestras novedades y mejoras nacen, precisamente, de las necesidades y peticiones de nuestros clientes. Es lo más lógico, ¿no? Mejorar el software según lo que necesitan sus usuarios.

Por eso, hoy quiero presentarte a otro de los «culpables» de que hoy Fixner tenga muchas de las funcionalidades que tiene.

Sin más, voy a presentarte a Exhibition Stand Design Decor y a contarte cómo Fixner les ha ayudado en la gestión de su empresa.

Conoce a Exhibition Stand Design Decor

stand design

Exhibition Stand Design Decor es una empresa de diseño y fabricación de stands modulares de diseño. Nació en diciembre del 2012 de la mano de 2 socios fundadores, que tienen más de 20 años de experiencia profesional en eventos. 

Disponen de  talleres propios para la construcción  y producción de proyectos en Arquitectura Efímera. En cuanto al equipo humano, tienen una plantilla de profesionales altamente cualificados y especializados en diferentes áreas.

Están especializados en stands para ferias e interiorismo corporativo, y sus trabajos se exponen Español y también en Europa.

¿Qué os llevó a buscar un software de gestión de empresa? ¿Cómo conocisteis Fixner?

Como empresa de diseño, fabricación, construcción y montaje de stands de diseño y modulares. Gestionamos centenares de proyectos al año, además de disponer de en algunos momentos más de 75 trabajadores. Es decir, debemos gestionar diferentes equipos de trabajo.

Por tanto, requeríamos una herramienta que mostrara la información actualizada y ayudara a coordinar la variedad de  proyectos que gestionamos simultáneamente. Así, buscábamos que los distintos departamentos (ventas, administración, RRHH, compras, equipo de diseño, Project managers, oficina técnica, taller de carpintería, taller de electricidad, taller de pintura, taller de rotulación, taller de metalistería y almacén de mobiliario) estuvieran conectados en una sola herramienta.  

Hicimos una búsqueda en Google y probamos diferentes CRM en formato prueba. Elegimos Fixner por su integración total de ventas + procesos de fabricación + montaje /instalación. No es un simple CRM de ventas. Además es 100% español y su equipo de post venta es muy eficaz y resolutivo.

En general, ¿qué beneficios o soluciones ha aportado Fixner en la gestión de tu empresa?

Nuestros profesionales, diseñan, fabrican, construyen, montan y crean todos los proyectos para nuestros clientes. 

Por tanto, al poder unificar el control de los distintos trabajos, hemos ganado rapidez y agilidad en el proceso de gestión. Y al ahorrar tiempo en este proceso, hemos notado un aumento de ventas.

¿Estabas utilizando alguna otra herramienta para el seguimiento del tiempo, la planificación de recursos y la gestión de proyectos? Si es así, ¿qué te llevó a cambiar a Fixner?

Lo básico: hojas de calculo, mails, editores de texto, whatsApp, base de datos, etc.

Unificar toda esta información nos llevaba mucho tiempo, lo que nos llevó a buscar una solución en la nube que lo integrara todo. Además, el hecho de poder acceder desde varios dispositivos y desde cualquier lugar, es un plus.

¿Utilizas algún software adicional?

Seguimos utilizando hojas de cálculo. La diferencia es que ahora importamos estos datos a Fixner y el software ya los unifica y nos permite integrarlos en el proceso de trabajo de la empresa, haciendo más fácil y rápida su gestión.

¿Hay alguna funcionalidad específica que utilicéis con más frecuencia? ¿Qué funcionalidad/es es la que os ha aportado más?

Las relacionadas con presupuestos, proyectos y tareas. La gestión de los distintos proyectos es vital en nuestro día a día. Y, en este punto, Fixner nos permite tener controlados los distintos presupuestos, tareas, tiempos, materiales, etc de cada proyecto.

¿Recomendarías Fixner a otra empresa?

Si, por supuesto.

Otros datos

¿Qué más puedo decirte? Exhibition Stand Design Decor comenzó a usar Fixner en agosto de 2017. Desde entonces, en cada renovación, han variado el número de usuarios según las necesidades de la empresa.

Nosotros estamos encantados de trabajar con ellos, y esperamos seguir creciendo para que Fixner les resulte aún más útil.

Y recuerda…

Fixner puede ayudarte a mejorar la gestión de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

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