Gestión de órdenes de trabajo

Gestión de órdenes de trabajo y su seguimiento

En el post anterior te hablé de la gestión y seguimiento de tareas con Fixner. Además, te conté que Fixner te permite crear 4 tipos de trabajos: proyectos, órdenes de trabajo, tareas y actividades.

Y hoy voy a hablarte sobre la creación, gestión y seguimiento de las órdenes de trabajo. Además, después incluiré también las incidencias, pues están muy relacionadas.

Las órdenes de trabajo son la unidad más pequeña de trabajo facturable en Fixner. Recuerda que sólo puedes facturar de forma automática órdenes de trabajo y proyectos.

También aprovecho para recordarte que una orden de trabajo puede tener varias tareas y/o actividades.

Pero antes, por si es la primera vez que llegas a este blog, debo decirte que puedes probar Fixner gratis durante 30 días. Si aún no lo has hecho, no esperes más.



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Software de gestión en la nube novedades de noviembre

Hace un mes os contábamos las novedades introducidas en verano en tu software de gestión en la nube favorito. Pues, ya estamos aquí de nuevo, y en este mes hemos hecho muchos cambios y avances.

Os voy a presentar las novedades y mejoras más importantes que hemos añadido a Fixner. Estas están relacionadas a la versión 2.123.0.

Como de costumbre, para aprovechar al máximo el post, voy a agrupar las novedades relacionadas entre sí. Además, seguiré el orden del menú lateral izquierdo de la aplicación para que te sea más fácil «ubicarlas».

Te adelanto que nuestra novedad estrella está en los presupuestos, en las líneas de coste y facturación. Por lo que si quieres conocerlas, sigue leyendo.

Novedades en Ventas de tu software de gestión en la nube.

Nuevas líneas en los presupuestos.

Como te comente al principio, nuestra mejora más significativa, es la posibilidad de tener el coste y el precio de venta al público de tus productos/servicios en una sola línea.

Para que tu trabajo sea más cómodo y fluido, puedes localizar en una columna la información relacionada al coste de cada artículo y si lo has repercutido a tu cliente o no.

Novedades de facturación de tu software de gestión en la nube
Al momento de realizar tus presupuestos puedes asignar los costes y el precio de venta al público de cada uno de tus artículos

Además, con esta nueva modalidad de líneas, puedes elegir que datos son los que tú introduces y los que Fixner te calculará automáticamente. A continuación, te explico cada una de las opciones a elegir, puedes tener una por defecto, y en un presupuesto en concreto cambiar esta opción en las líneas que necesites.

Líneas predeterminadas para la facturación de tu software de gestión en la nube

Voy a explicarte cada una de ellas para que puedas elegir la que más se adapte a tu forma de trabajar:

Cálculo desde coste

En este caso, tu alimentas a tu software de gestión en la nube diciéndole cuál es el coste y el margen de tu producto/servicio. Fixner calcula automáticamente el precio unitario.

Líneas de cálculo de costes usando una aplicación de gestión en la nube
Las casillas que están en gris son la que Fixner te calcula automáticamente, si haces doble clic sobre ellas puedes modificar esta y te recalculará el coste.

Cálculo desde importe total, margen calculado

Para este caso, debes «decirle» a tu software de gestión el número de unidades, el importe total y el coste. Él te calcula el margen y el precio unitario

Cálculo de margen usando una aplicación de gestión en la nube

Cálculo desde importe total, con coste calculado

Esta vez los datos a introducir son el importe total, como en el caso anterior, y el margen que quieres aplicar. Fixner, en este caso, te calcula el coste y el precio unitario.

Cálculo de costes usando una aplicación de gestión en la nube

Cálculo desde PVP, margen calculado

En este es caso, tenemos conocimiento del coste y el precio unitario. Con estos datos Fixner nos calcula el margen y el importe total.

Cálculo desde pvp usando una aplicación de gestión en la nube

– Cálculo desde PVP, coste calculado

Para este último caso, los datos que conocemos son el margen que quieres ganar y el precio unitario. La aplicación de gestión te calcula el coste y el importe total.

Cálculo desde pvp de costes usando Fixner

Otras incorporaciones en el apartado de ventas.

Muchos de vosotros trabajáis con los códigos, para que os sea más fácil la localización de clientes y proyectos en una oferta. Por esta razón, hemos incorporado en la vista del presupuesto, el código correspondiente al cliente y al proyecto al que está asociado el presupuesto.

Mejoras y novedades en los trabajos de tu software de gestión en la nube.

Albaranes y envíos en los proyectos.

Hasta aquí en Fixner podías realizar albaranes y envíos, pero independientes de un proyecto. A partir de ahora, podrás generar albaranes para controlar tus entregas y asignarlos al proyecto al que corresponden. De la misma forma, los envíos que realices puedes asignarlos al proyecto en cuestión. Además, tienes más información agrupada sobre el proyecto.

Gestión de albaranes y envíos usando tu software de gestión en la nube

Prioridad en el proyecto.

Este es un concepto que teníamos incorporado en las órdenes y ahora lo hemos incorporado a los proyectos. Lo que hace es, según la prioridad que le asignes, te calcula una fecha de finalización prevista y no tienes que estar tú calculando fechas en cada proyecto que crees.

Para poder asignar una prioridad al proyecto, el primer paso es crear y configurar dichas prioridades. Luego puedes configurarlos en Administración > Datos Maestros > Prioridad Proyecto.

Priorización de proyectos usando un software de gestión en la nube

Traer información desde el cliente al proyecto en tu software de gestión en la nube.

Normalmente tenemos información en la ficha de un cliente potencial o de un cliente, ya que es donde recopilamos su información. Antes esta información se quedaba en la ficha del cliente de forma «estática» y tenías que ir a dicha ficha para consultarla. Para evitarte este trabajo hemos creado la posibilidad de que puedas traer una parte de esta información al proyecto.

Esta información que puedes traer, puedes tenerla configurada para que se vuelque por defecto en todos los proyectos, o seleccionarla tú en cada uno de ellos.

Manejo de información desde Fixner

Incorporaciones a la órdenes de trabajo.

Las órdenes de trabajo están presentes en todas nuestras versiones, y esta versión no iba a ser menos.

Una de las incorporaciones, es que en el listado de estas, en la columna del coste, hemos incluido el porcentaje (%) que hace referencia al margen de la orden de trabajo.

Vinculaciones

Hasta ahora podías generar desde un presupuesto las órdenes de trabajo, pero a posteriori no era posible; pues a partir de ahora sí, puedes vincular cualquier orden de trabajo con cualquier presupuesto que necesites.

Puedes hacerlo tanto desde la orden de trabajo como desde el presupuesto, solo tienes que ir al apartado de vinculaciones del documento y seleccionar lo que corresponda.

Pantallazo de Fixner

Otras mejoras en los proyectos

  • Al exportar el listado de los proyectos en *.csv, hemos incorporado la fecha de finalización de estos.
  • Hemos incorporado más filtros de los que ya teníamos, filtro por la fecha de vencimiento y de finalización del proyecto. Adicionalmente, hemos incorporado la opción de filtrar por trabajador, ya sea que tenga el perfil de responsable o colaborador.
  • Para que os sea más fácil realizar los pedido al proveedor, hemos incorporado al listado «Materiales del Proyecto» la columna proveedor, de esta forma no se os escapará ningún artículo ni lo pediréis al proveedor que no corresponde.

Nuestra App de gestión en la nube ha mejorado

Y por último contaros que hemos actualizado nuestra aplicación móvil, actualízala o descárgatela si aún no la has probado.

Software de gestión en la nube disponible en App y portal web

Y recuerda…

Que puedes seguirnos en Facebook o Twitter para no perderte nada.

Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has probado, no pierdas tiempo, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

Exhibition Stand Design Decor: el diseño internacional que se sumó a Fixner hace 3 años

Sé que es algo que repito bastante, pero es que es cierto: en Fixner los clientes son lo más importante. 

Y no lo digo por decir ni por quedar bien. No. Nuestras novedades y mejoras nacen, precisamente, de las necesidades y peticiones de nuestros clientes. Es lo más lógico, ¿no? Mejorar el software según lo que necesitan sus usuarios.

Por eso, hoy quiero presentarte a otro de los «culpables» de que hoy Fixner tenga muchas de las funcionalidades que tiene.

Sin más, voy a presentarte a Exhibition Stand Design Decor y a contarte cómo Fixner les ha ayudado en la gestión de su empresa.

Conoce a Exhibition Stand Design Decor

stand design

Exhibition Stand Design Decor es una empresa de diseño y fabricación de stands modulares de diseño. Nació en diciembre del 2012 de la mano de 2 socios fundadores, que tienen más de 20 años de experiencia profesional en eventos. 

Disponen de  talleres propios para la construcción  y producción de proyectos en Arquitectura Efímera. En cuanto al equipo humano, tienen una plantilla de profesionales altamente cualificados y especializados en diferentes áreas.

Están especializados en stands para ferias e interiorismo corporativo, y sus trabajos se exponen Español y también en Europa.

¿Qué os llevó a buscar un software de gestión de empresa? ¿Cómo conocisteis Fixner?

Como empresa de diseño, fabricación, construcción y montaje de stands de diseño y modulares. Gestionamos centenares de proyectos al año, además de disponer de en algunos momentos más de 75 trabajadores. Es decir, debemos gestionar diferentes equipos de trabajo.

Por tanto, requeríamos una herramienta que mostrara la información actualizada y ayudara a coordinar la variedad de  proyectos que gestionamos simultáneamente. Así, buscábamos que los distintos departamentos (ventas, administración, RRHH, compras, equipo de diseño, Project managers, oficina técnica, taller de carpintería, taller de electricidad, taller de pintura, taller de rotulación, taller de metalistería y almacén de mobiliario) estuvieran conectados en una sola herramienta.  

Hicimos una búsqueda en Google y probamos diferentes CRM en formato prueba. Elegimos Fixner por su integración total de ventas + procesos de fabricación + montaje /instalación. No es un simple CRM de ventas. Además es 100% español y su equipo de post venta es muy eficaz y resolutivo.

En general, ¿qué beneficios o soluciones ha aportado Fixner en la gestión de tu empresa?

Nuestros profesionales, diseñan, fabrican, construyen, montan y crean todos los proyectos para nuestros clientes. 

Por tanto, al poder unificar el control de los distintos trabajos, hemos ganado rapidez y agilidad en el proceso de gestión. Y al ahorrar tiempo en este proceso, hemos notado un aumento de ventas.

¿Estabas utilizando alguna otra herramienta para el seguimiento del tiempo, la planificación de recursos y la gestión de proyectos? Si es así, ¿qué te llevó a cambiar a Fixner?

Lo básico: hojas de calculo, mails, editores de texto, whatsApp, base de datos, etc.

Unificar toda esta información nos llevaba mucho tiempo, lo que nos llevó a buscar una solución en la nube que lo integrara todo. Además, el hecho de poder acceder desde varios dispositivos y desde cualquier lugar, es un plus.

¿Utilizas algún software adicional?

Seguimos utilizando hojas de cálculo. La diferencia es que ahora importamos estos datos a Fixner y el software ya los unifica y nos permite integrarlos en el proceso de trabajo de la empresa, haciendo más fácil y rápida su gestión.

¿Hay alguna funcionalidad específica que utilicéis con más frecuencia? ¿Qué funcionalidad/es es la que os ha aportado más?

Las relacionadas con presupuestos, proyectos y tareas. La gestión de los distintos proyectos es vital en nuestro día a día. Y, en este punto, Fixner nos permite tener controlados los distintos presupuestos, tareas, tiempos, materiales, etc de cada proyecto.

¿Recomendarías Fixner a otra empresa?

Si, por supuesto.

Otros datos

¿Qué más puedo decirte? Exhibition Stand Design Decor comenzó a usar Fixner en agosto de 2017. Desde entonces, en cada renovación, han variado el número de usuarios según las necesidades de la empresa.

Nosotros estamos encantados de trabajar con ellos, y esperamos seguir creciendo para que Fixner les resulte aún más útil.

Y recuerda…

Fixner puede ayudarte a mejorar la gestión de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

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Consulta nuestra web de SOPORTE
gestión de empresa 1

Versión 2.120.0 de Fixner: repasamos las novedades de este verano

¡Buenos días! Haciendo revisión del blog he visto que hace mucho tiempo que no te presentaba las novedades de Fixner. Así que vamos a ponerle solución hoy mismo.

Voy a presentarte algunas de las novedades y nuevas funcionalidades que hemos ido añadiendo a Fixner desde verano. Es más, para aprovechar al máximo el post, voy a agrupar las novedades relacionadas entre sí.

Como siempre, las iré nombrando siguiendo el orden del menú lateral izquierdo de Fixner, así te será más fácil «ubicarlas» dentro del software.

De modo que si, quieres conocerlas, sigue leyendo.

Novedades en Planificación: Calendario internacional

¿Tu empresa tiene la sede fuera de España y te resultaría útil ver el calendario en el idioma nativo del país? Desde este verano puedes hacer este cambio desde la configuración de tu empresa en Fixner y modificar el idioma del calendario.

Novedades en los trabajos

Órdenes de trabajo vinculadas a incidencias

Una de nuestras novedades es que ahora puedes generar órdenes de trabajo desde las incidencias. Así ambos documentos quedan vinculados y puedes ver las distintas vinculaciones desde la ficha de la incidencia. Además, si creas la Acción Maestra correspondiente, al cerrar la orden de trabajo se cerraría automáticamente la incidencia.

Ten controlados todos tus trabajos

Esto es algo que te digo mucho, tanto en el blog como en Redes Sociales. Pero lo cierto es que hasta hace muy poco, podías ver en el calendario y en los listados aquellos trabajos de los que eres responsable o colaborador. Ahora además, puedes ver también quiénes son los otros colaboradores de esos trabajos. Así, puedes controlar rápidamente quienes son tus compañeros para cada trabajo.

Por ejemplo, si tienes una reunión, a golpe de vista puedes ver todas las personas que deben asistir a la misma.

¿Proyectos con materiales? ¡Ahora todo es más sencillo!

Ya sabemos que la gestión de un proyecto implica prestar atención a muchos detalles. Por eso, hemos decidido hacer este proceso un poco más fácil.

Ahora, si generas un proyecto a partir de un presupuesto ganado, Fixner copiará automáticamente las líneas de materiales desde el presupuesto al proyecto. Además, recuerda que puedes generar el pedido de compra también desde este presupuesto y asociarlo al proyecto; pues ahora puede agregar también adjuntos a este pedido de compra.

Y dentro de los materiales asignados al proyecto, la última de las novedades es que, si anulas un pedido de compra del proyecto, los materiales pedidos se eliminan automáticamente del proyecto.

Novedades en Facturación

Estado de tus facturas

Ahora también puedes consultar el histórico de estados en tus facturas de venta y de compra. Así puedes ver cuánto tiempo pasa desde que las emites hasta que las cobras (o pagas) y por cuántos estados pasan.

Novedades en Compras: Asigna margen de beneficio y tipo de gasto a tus proveedores

Ahora puedes agregar un porcentaje de beneficio a tus proveedores. Así, cuando al realizar un presupuesto selecciones uno de sus artículos, este campo se rellenará automáticamente y será más rápido calcular su precio de venta. Recuerda que para poder trabajar con porcentajes de beneficio en tus precios de venta debes activar la gestión de costes.

Además, también puedes asignar un tipo de gasto al proveedor, y posteriormente en la factura de compra aparecerá este concepto de forma automática. De nuevo, ahorrando clics, ahorras tiempo.

Novedades en Catálogo: Descataloga tarifas

¿Necesitas descatalogar una tarifa? Ahora puedes hacerlo con un simple clic. Además, cuando los artículos asociados a esa tarifa se queden sin stock, se descatalogarán automáticamente.

Novedades en Contabilidad: Exportación a Contapro mejorada

Hemos mejorado la exportación de archivos de contabilidad a Contapro. Ahora tienes nuevos campos y puedes realizar agrupaciones por cuentas contable de producto.

Como gran mejora, puedes exportar la contabilidad en formato compatible con Contasol, A3 y Contapro. Y seguimos trabajando para que en próximas versiones puedas exportar también a otros softwares de contabilidad.

Novedades en Plantillas: ahora tienes más etiquetas sustituibles

Hemos introducido en Fixner más etiquetas sustituibles para tus plantillas de email, relativas a: tareas, proyectos, órdenes de trabajo, clientes potenciales y clientes.

Así, puedes hacer plantillas mucho más personalizables, lo que te ahorra mucho tiempo al mandar mails a tus clientes, empleados o proveedores.

Y recuerda…

Pues hasta aquí las novedades más destacadas que hemos ido añadiendo a lo largo del verano. Recuerda seguirnos en Facebook o Twitter para no perderte nada.

Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

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Gestión de trabajos 2

Gestión de trabajos: tareas y actividades. ¿En qué consiste?

En artículos anteriores ya te he hablado de la gestión de clientes y de cómo crear y gestionar presupuestos en Fixner. Y hoy continuamos con esta serie de post sobre la gestión integral de una empresa, centrándonos en la gestión de trabajos, una parte vital de la gestión de tu empresa de servicios.

Por lo que respecta a Fixner, voy a explicarte los distintos trabajos que puedes crear en nuestro software, las diferencias entre ellos y cómo puedes hacer su gestión y seguimiento.

Aunque en un principio pensaba hablarte de todos los tipos de trabajos y de todo lo que Fixner te ofrece para cada uno de ellos, he decidido dividir el contenido en varias partes. Aún así, no es un post corto, así que léelo con calma.

Hoy nos centraremos en los «pequeños trabajos»: actividades y las tareas. No voy a adelantarte nada, porque tienes toda la información en el resto del post.

Pero antes, por si es la primera vez que llegas a este blog, debo decirte que puedes probar Fixner gratis durante 30 días. Si aún no lo has hecho, no esperes más.

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Acciones maestras

La Guía definitiva de Acciones Maestras

Durante este verano hemos visto que teníais interés en las Acciones Maestras, así que he decidido comenzar la vuelta del blog con una guía que te explica todo sobre ellas y con los enlaces a los tutoriales individuales.

Así que, a lo largo de este post, voy a explicarte qué son las Acciones Maestras, qué ventajas pueden aportarte en la gestión de tu empresa y qué Acciones Maestras puedes configurar en Fixner.

Además, al final podrás descargarte esta guía en formato PDF. Y si en el futuro añadimos nuevas Acciones Maestras, actualizaré tanto este post como la guía, para que así puedas consultar las novedades. Como puedes ver en este post de noviembre de 2019, el listado de Acciones Maestras ha ido creciendo.

Por cierto, si aún no usas Fixner, puedes probarlo gratis durante 30 días.

¿Qué son las Acciones Maestras?

Acciones maestras

Una de las principales fortalezas que tiene Fixner es poder configurar acciones maestras en el sistema. Estas acciones son disparadas automáticamente por Fixner cuando tú realizas otra acción determinada.

Por ejemplo, puedes crear una Acción Maestra para decrementar el inventario al cambiar el estado de una orden de trabajo. Cuando hagas el cambio configurado, todas las líneas de materiales utilizados se retirarán del inventario, teniendo el stock de los artículos actualizado al momento.

¿Qué Acciones Maestras puedo configurar?

Los tipos de Acciones Maestras que puedes configurar en FIxner son:

Incrementar inventario

Esta Acción Maestra aumenta el stock de los artículos que existan en el documento cuando se cambia el estado del documento. Se puede configurar en el documento de pedidos de compra.

Decrementar inventario

Esta Acción Maestra disminuye el stock de los artículos que existan en el documento. Se puede configurar en los documentos de orden de trabajo y albarán de venta.

Generar plantilla de trabajo

Esta Acción Maestra crea una plantilla de trabajo cuando se cambia el estado de un documentos. Los documentos que se pueden configurar son: pedido compra, albarán de venta, proyecto y orden de trabajo.

Cambiar estado al generar plantilla

Esta Acción Maestra cambia de estado el proyecto cuando se genera una determinada plantilla dentro de él.

Terminar tareas al cambiar de estado

Cuando se configura esta Acción Maestra, terminamos todas las tareas relacionadas con el documento al cambiar a un determinado estado el documento. Los documentos que se pueden configurar son: presupuesto (oferta), proyecto y orden de trabajo.

Cambiar estado de documentos relacionados

Esta Acción Maestra cambia el estado de un documento asociado al proyecto al modificar el estado de éste último. Los documentos que se pueden configurar son: presupuesto (oferta) y orden de trabajo.

Cambiar el estado del proyecto relacionado

Con esta Acción Maestra, el estado del proyecto se cambia gracias al cambio de estado de un documento relacionado con el proyecto. Los documentos relacionados son: presupuesto (oferta) y orden de trabajo.

Enviar email al cambiar de estado

Post Acciones Maestras 3

Esta Acción Maestra envía un correo electrónico configurado en las plantillas de email cuando se cambia el estado de un documento. Los documentos configurables son: presupuesto (oferta), proyecto, orden de trabajo, pedido de compra, factura de compra, factura de venta, albarán de venta, recibo de cobro, recibo de pago e incidencia.

Enviar email al operar con un documento

Esta Acción Maestra envía un correo electrónico configurado en las plantillas de email cuando opera con un documento. Los documentos configurables son: presupuesto (oferta), orden de trabajo, proyecto e incidencia.

Enviar email al operar con una entidad

Esta Acción Maestra envía un correo electrónico configurado en las plantillas de email cuando opera con una entidad. Las entidades  configurables son: cliente y cliente potencial.

Crear notificación al adjuntar un archivo a un documento

Esta Acción Maestra crea y envía una notificación cuando adjuntas un archivo a un documento. Los documentos configurables son: pedido de compra, albarán de venta, oferta (presupuesto), proyecto, orden de trabajo, incidencia y tarea.

Crear notificación al adjuntar a una entidad

Esta Acción Maestra crea y envía una notificación cuando adjuntas un archivo a la ficha de un cliente o cliente potencial.

Cambiar el estado de los documentos vinculados

Con esta Acción Maestra, el estado del documento padre se cambia gracias al cambio de estado de un documento vinculado. Los documentos relacionados son: orden de trabajo.

Cambiar el estado del documento al generar/vincular documento

Con esta Acción Maestra, el estado del documento padre se cambia al crear un documento vinculado (o al vincularlo manualmente). Los documentos relacionados son: orden de trabajo.

Pasa al siguiente nivel, y crea Acciones Maestras en cadena

Lo bueno de las Acciones Maestras es que te ahorran muchos “pequeños clics” al no tener que ir haciendo tú manualmente los cambios de estado, mandar las notificaciones o mails, etc.

Lo mejor es que puedes crear varias Acciones Maestras que sean complementarias y así funcionarán a modo “de cadena”.

¿Quieres un ejemplo?

Imagina una empresa de Mantenimiento que detecta una avería en la “máquina 1” durante una revisión.

Se da de alta la incidencia y se genera una orden de trabajo para la reparación. Pero, faltan las piezas necesarias para ello. Entonces se hace un pedido de compra (con otras piezas y materiales adicionales) y todo queda a la espera de la recepción del material.

Ahora supón que se han creado las siguientes Acciones Maestras:

  1. Incrementar inventario cuando cambiamos el estado de un pedido de compra a recibido.
  2. Generar plantilla de trabajo al cambiar el estado de un pedido de compra a recibido.
  3. Enviar un mail al cambiar el estado de un pedido de compra a recibido.

Así, cuando la empresa reciba el pedido de compra y cambie su estado a “Recibido”, automáticamente:

  • Se añadirán los artículos del pedido al inventario.
  • Se generará la plantilla de trabajo seleccionada y se enviarán notificaciones a los responsables y/o colaboradores (esto último según estén configurados los permisos).
  • Se mandará la plantilla de mail seleccionada a los destinatarios elegidos, pudiendo, por ejemplo, avisar que se han creado los trabajos pendientes de realizar y que el plazo previsto de finalización será de X días.

Si además hemos creado la Acción Maestra “decrementar inventario al cambiar el estado de una orden de trabajo”, cuando el estado de la orden de trabajo cambie a “Finalizado” (por ejemplo), los materiales utilizados se restarán del stock total del inventario.

Y en todo esto, el usuario de Fixner habría hecho 2 clics:

  1. Para cambiar el estado del pedido de compra.
  2. Para cambiar el estado de la orden de trabajo.

El resto de documentos, avisos, etc se generan de forma automática gracias a las Acciones Maestras.

¿Necesitas «verlo en acción»?

En este vídeo de nuestro canal de Soporte puedes ver otro ejemplo de cómo las Acciones Maestras pueden simplificarte la gestión de tu empresa, al ahorrar tiempo automatizando determinadas acciones.

Te aconsejo prudencia

Ten en cuenta que cuando creas una Acción Maestra, afecta a todas las entidades o documentos. 

Por ejemplo, si creas una para generar una plantilla de trabajo al cambiar el estado de un proyecto de “Presupuestando” a “En Progreso”, siempre que hagas este cambio, independientemente del proyecto que sea, se generará la plantilla de trabajo elegida al configurar la Acción Maestra.

Por eso, lo primero que debes hacer es reflexionar sobre los procesos de trabajo de tu empresa, y ver cuáles de ellos es más prudente automatizar con las Acciones Maestras. 

Cuando lleves un tiempo con las básicas, puedes ir creando más.

¡Aquí tienes tu guía!

Y ahora que has llegado hasta aquí, guarda toda la información de este post en un cómodo archivo PDF en tu ordenador o móvil. Así puedes consultar nuestra Guía de Acciones Maestras en cualquier momento. ¡Haz clic y descárgala!

Y recuerda…

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Optima Retail: usando Fixner en más de 20 países cada día

Como ya sabes, para nosotros nuestros clientes son importantes. Al fin y al cabo, son ellos los que utilizan nuestro programa y saben qué es lo que necesitan y lo que mejor les funciona en el día a día. 

Y hoy te traigo un ejemplo real de una empresa que utiliza Fixner todos los días desde hace más de 3 años. Por tanto, han visto cómo nuestro software ha ido creciendo y evolucionando. De hecho, son “culpables” de algunas de las nuevas funcionalidades y mejoras que hemos ido lanzando a lo largo de nuestra andadura.

Sin más, voy a presentarte a Optima Retail y a contarte cómo Fixner les ha ayudado en la gestión de su empresa.

Conoce a Optima Retail

Optima retail
Imagen cedida por Optima Retail

Optima Retail es una empresa de gestión de mantenimiento de comercios. Tiene su sede física en Barcelona, aunque sus más de 1.000 técnicos asociados realizan trabajos en más de 20 países, repartidos entre Europa y América.

Esta empresa es un claro ejemplo de buen hacer pues, con una media de más de 25.000 intervenciones al año entre sus clientes, llevan más de 700 días contabilizados sin fallar ni una urgencia. Es decir, prestan una atención rápida (su tiempo de llegada al lugar de la incidencia es inferior a 3 horas) y que sus clientes califican como excelente.

Para poder dar este servicio, tienen una forma de trabajar muy sistematizada. Además, para gestionar los clientes, incidencias y trabajos utilizan un software en la nube, aspecto importante debido a que operan en 2 continentes diferentes. 

Dentro de sus protocolos de trabajo está el prestar especial atención tanto al horario de tienda de cada cliente, la velocidad del servicio y la limpieza para que afecte lo mínimo posible a la actividad del comercio.

¿Qué os llevó a buscar un software de gestión de empresa? ¿Cómo conocisteis Fixner?

Nuestra empresa se dedica al mantenimiento y resolución de incidencias en el sector retail. Para agilizar los trabajos, cumplir con nuestro compromiso de rapidez y tener un mayor control sobre todo el proceso de cada una de las intervenciones, necesitábamos un software de gestión. 

Buscando en internet, llegamos a la web de Fixner y pensamos que podría ser una buena solución para nuestra empresa. 

En general, ¿qué beneficios o soluciones ha aportado Fixner en la gestión de tu empresa?

Nos ha dado más poder en la gestión de la empresa y en el control de los distintos trabajos.

Uno de nuestros compromisos con el cliente es la velocidad a la hora de llegar al lugar de la incidencia y proceder a solucionarla. Al recibir el técnico la información directamente en su móvil y poder ver desde la oficina las características de la incidencia, podemos proceder a solucionar el trabajo más rápido.

¿Utilizas algún software adicional?

No es necesario, Fixner lo integra todo. Nos permite gestionar todo el proceso en un mismo software, lo que hace que todo sea más sencillo.

¿Hay alguna funcionalidad específica que utilicéis con más frecuencia? ¿Qué funcionalidad/es es la que os ha aportado más?

El hecho de que nuestra empresa se dedique al mantenimiento de retail hace que las funcionalidades más utilizadas sean las relacionadas con presupuestos y órdenes de trabajo.

Destacamos también la gestión de incidencias y cómo relacionarlas con las órdenes de trabajo correspondientes para solucionarlas. Este proceso, vital en una empresa de mantenimiento y asistencia, está muy bien estructurado, es claro e intuitivo, lo que hace que sea sencillo de utilizar.

El tener controlado todo el proceso desde los presupuestos hasta el cobro de las facturas nos resulta de gran utilidad.

¿Recomendarías Fixner a otra empresa?

Si, pero no a mi competencia.

Otros datos

¿Qué más puedo decirte? Optima Retail comenzó a usar Fixner en marzo de 2017. Desde entonces, han ido aumentando el número de usuarios poco a poco, lo que supone una ventaja para cualquier empresa, como te comenté en el post sobre el software en la nube.

Para nosotros es un placer saber hasta qué punto nuestro software les ayuda en su día a día. Aunque, por supuesto, el mérito es de ellos: cumplir su compromiso de atención en menos de 3 horas trabajando en más de 20 países diferentes es garantía de un trabajo duro y de calidad.

Y recuerda…

Fixner puede ayudarte a mejorar la gestión de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

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Cómo conseguir clientes aprovechando el SEO local

Tras muchas semanas de parón, llega el momento para muchos negocios de volver a abrir sus puertas al público. Al mismo tiempo, en redes sociales se han ido creando diversos grupos para favorecer la compra en empresas locales frente a grandes superficies. Puede que hayas dado a conocer tu negocio en alguno de estos grupos, o puede que ser que tus clientes lo hayan recomendado. Pero, ¿sabes que puedes aplicar tácticas de SEO local para conseguir clientes de tu entorno geográfico?

Hoy voy a darte algunos consejos para poder atraer clientes potenciales a través de las búsquedas en internet sin necesidad de tener una web.

Qué es el SEO local y cómo puede ayudarte a conseguir clientes

El SEO son las siglas de Search Engine Optimization y puede traducirse como los resultados de búsqueda que aparecen en el buscador web de forma orgánica, es decir, los que no son pagados. SEO local se refiere al proceso de “optimización” de tu presencia online para atraer más negocios de las búsquedas locales relevantes.

Según las cifras, más del 46% de las búsquedas son locales, es decir, buscamos empresas que están próximas a nuestra localización. Pero además, casi el 60% de las empresas locales no ha reclamado su negocio en Google My Business. Para empezar, esto significa que los negocios que sí lo han hecho tienen muchas más posibilidades de aparecer en los resultados de los buscadores. Pero, además, en 2020 Google ha decidido apostar por estas búsquedas locales, así que te recomiendo reclamar ya la ficha de tu negocio.

Esto tiene mucho sentido porque, por ejemplo, si yo busco una empresa de decoración para mi negocio me interesa ver las de mi ciudad, no las que están a 500 km de distancia. Lo mismo ocurre con otro tipo de empresas. Por tanto, espero que veas las posibilidades que este tipo de SEO te brinda para tu negocio.

¿Necesito una web?

Puedes hacer SEO local y conseguir clientes potenciales sin tener una web para tu negocio. Pero a largo plazo, y según al sector al que se enfoque tu empresa, es recomendable tenerla.

Piensa que la inmensa mayoría de las búsquedas de negocio son a través de internet, y de ellas, el mayor porcentaje a través del móvil. Por tanto, si no tienes web pero tu competencia sí, les estás haciendo un favor, pues «eres invisible». Por otra parte, hacer que una web aparezca bien posicionada requiere una inversión: económica al contratarlo a una empresa; o de tu tiempo, pues tendrás que aprender «lo básico», generar contenido de calidad, estudiar las métricas, etc.

No voy a decirte si debes crear una web o no, ni de qué forma llevarla. Sólo quiero que sepas que, aunque es posible aprovechar el SEO local sin ella, tenerla puede tener sus ventajas (más allá de vender tus productos o servicios directamente sin tener contacto directo con el cliente)

Cómo puedes beneficiarte del SEO local sin tener una web

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El SEO local juega un papel muy importante dentro de la estrategia de posicionamiento de una marca o empresa, al tener objetivos como:

  • Atraer clientes locales
  • Dar a conocerse a un público local
  • Aumentar las ventas de una zona geográfica concreta

¿Cómo? Pues con los consejos que te voy a dar a continuación

Sí, soy consciente de que muchas empresas de servicios no tienen una web propia. Y, no, para lo que vengo a proponerte hoy no es necesario. Si la tienes, mejor. Pero si no, puedes hacer SEO local igualmente.

Conseguir clientes con Google My Business

Voy a darte un ejemplo muy sencillo. Son las 14 horas y estás buscando un sitio para comer. Buscas en Google y te aparecen los bares/restaurantes más cercanos. ¿Tendría sentido mostrarte los que están a 40 minutos en coche? Exactamente, el buscador da por hecho que si buscas un lugar para comer lo quieres cercano porque quieres ir ya.

Pues ahora imagina esto con tu negocio. Cuando un cliente potencial haga una búsqueda, el SEO local hace que primero aparezcan los resultados más cercanos a su ubicación.

Pero para ello, es necesario que añadas la ficha de tu empresa a Google My Business. Además, de forma complementaria, pero para multiplicar los resultados, te aconsejo que también la añadas a Google Maps. En el enlace anterior tienes los tutoriales de Google para hacer ambas cosas. ¿Por qué ambas? Volvamos al ejemplo en el que buscas «dónde comer».

Los primeros resultados, como ya te he dicho, son lugares cercanos a tí. Pero recuerda que sólo poco más del 40% de los negocios tienen una ficha activa en My Business, así que el buscador les da prioridad. Además, dentro de ellos, es más fácil que veas los que también están activos en Google Maps. La mayoría de los usuarios nos vamos a mirar directamente el mapa, porque nos resulta mucho más visual e intuitivo. Por tanto: añade la ficha de tu empresa en My Business Y en Maps.

Y algo vital en este punto es que el nombre, dirección y teléfono estén correctamente escritos y sean siempre los mismos. Por ejemplo, en tu ficha de negocio y en Redes Sociales.

A continuación voy a hablarte de algunos puntos de tu ficha de negocio, pero ten en cuenta que debes rellenar todos los posibles.

Agrega una breve descripción

Siempre se ha pensado que un buen vendedor es el que tiene labia. Pero nadie va a escucharte hablar en tu ficha de negocio de Google My Business. Van a leer.

Y, créeme, cuanto menos escribas para decir lo máximo, mejor. Es más, la longitud de la descripción es limitada. Así que tienes que convencer a tu cliente potencial con un número limitado de caracteres. Por tanto, escribe la información que sea el reclamo para tu negocio… y sin rodeos.

Imágenes

Piensa que «una imagen vale más que 1000 palabras«. Si las imágenes que añades en tu ficha son oscuras, están turbias, pixeladas, etc… tus posibles clientes no pensarán en por qué deben acudir a tí y no a otra empresa… Por tanto, las imágenes deben vender tus productos y/o servicios. Por supuesto, para el caso de determinadas empresas esto es más complicado, así que si vas a poner fotos de tu despacho, oficina, etc intenta cuidar la luz para que se vean bien.

No hace falta que contrates a un fotógrafo profesional, ni mucho menos. Hoy en día las cámaras de nuestros móviles hacen una fotos muy buenas. Además, siempre puedes editarlas antes de agregarla a tu ficha. Y, de nuevo, tienes muchos editores de imágenes gratuitos online.

Reseñas

Para los buscadores, las reseñas o testimonios de los clientes son importantes a la hora de elaborar el ránking de resultados. Pero además, estas opiniones «pesan» más si:

  • Son de usuarios locales
  • Son de personas muy conocidas a nivel nacional

Y aunque el segundo punto es más díficil de conseguir, el hecho es que no demasiados pequeños negocios tienen reseñas reales en su ficha de empresa de Google My Business. Y conseguirlas es algo tan sencillo como pedirlas a tus clientes. Puedes aprovechar cuando un cliente firma la conformidad del trabajo y te expresa lo contento que está para decirle que le agraderías mucho que escribiera una breve reseña en Google.

Pero las reseñas, además de ayudarte a aparecer mejor en el ránking, son un factor casi decisivo a la hora de atraer clientes.

De nuevo, un ejemplo muy claro, además de real. Imagina que estás haciendo turismo y buscas un lugar para comer cercano a tu ubicación. Haces una búsqueda en el móvil y te centras en los negocios que tienen una puntuación igual o mayor a 4 puntos sobre 5. Este es uno de los posibles resultados:

Ya te garantizo que tienes muchas probabilidades de acertar con éxito. Para casi 400 reseñas que tiene, más de la mitad le dan la máxima puntuación. Y puedo afirmar esto sin leer los comentarios (que, por cierto, son muy buenos). Entonces, ¿crees que esto puede atraer a los clientes potenciales? ¡Por supuesto que sí!

Horario comercial

No olvides incluir tu horario comercial, y actualízalo si haces horario especial en determinadas épocas o si cierras unos días por vacaciones. No cuidar este punto puede ser muy negativo a la hora de conseguir clientes. Imagina que una persona hace una búsqueda, aparece tu negocio, se acerca hasta tu dirección… y está cerrado pese a que el horario comercial indica que debería estar abierto. Creo que no hace falta que te explique más.

Redes sociales

¿Has pensado en abrirte un perfil o página de empresa en Redes Sociales? Ahora mismo muchos negocios locales se están beneficiando de esto.

No hace falta que publiques 10 veces a la semana, todo depende de tu tipo de negocio. A veces, 1 publicación semanal es suficiente. Pero, de nuevo, puedes crear un álbum de fotos a modo de catálogo, o publicar trabajos ya realizados.

Y aquí, como en la ficha de Google My Business, cuida:

  • el nombre, la dirección y el teléfono
  • imágenes que muestren la mejor cara de tu negocio
  • horario comercial

En realidad, puedes aprovechar el material que ya tienes. Así además aportas coherencia a tu presencia online.

Controla tus estadísticas

conseguir clientes 3

Tanto Google My Business como las páginas de Redes Sociales tienen un apartado de estadísticas que te muestran el feed-back que tienes por parte de los clientes o posibles clientes que interactúan con tu entorno virtual.

No olvides revisarlas, porque pueden aportarte muchísima información. Por ejemplo, puedes ver:

  • Cuántos usuarios te han encontrado directamente a través de las búsquedas, o en la ficha de Google Maps
  • Qué acciones han hecho los usuarios tras consultar tu información (las posibilidades son: llamar por teléfono, solicitar indicaciones para llegar o visitar la web)
  • Te proporciona las horas en las que tu negocio tiene más afluencia y cuánto duran estas visitas (esto lo hace con la ubicación de los usuarios)

Así, sin analizar demasiado los resultados ya puedo decir que, en mi caso, aprovecharía para no programar determinados trabajos en las horas de más afluencia. Si tengo que estar atendiendo a clientes potenciales no puedo realizar otras tareas.

Por tanto, la información de estas estadísticas puede ser muy útil para tu empresa.

Y recuerda…

Hoy te he contado cómo puedes aprovechar la ficha de Google My Business para conseguir clientes potenciales. Pero recuerda que luego debes trabajar para convertirlos en clientes y, a ser posible, fidelizarlos. También debo decirte que los resultados no se verán de un día para otro (recuerda que Google también ofrece resultados pagados, por lo que estos suelen tener prioridad), pero no olvides que la gran mayoría de negocios no han reclamado su ficha. ¡Desmárcate y reclama ya la de tu negocio!

Fixner puede ayudarte en la gestión del trabajo de tu empresa, desde el momento en que creas una ficha para el cliente potencial hasta que generas los recibos para cobrar los trabajos realizados. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

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Cabecera calcular el precio de venta

Cómo calcular el precio de venta de tus productos y servicios

Antes de seguir con la serie de posts sobre las “distintas partes” de la gestión de una empresa, creo que es necesario repasar algunos conceptos que son vitales antes de terminar con la parte de ventas.

Hasta ahora te he hablado de la gestión de clientes y de cómo crear distintos tipos de presupuestos en Fixner. 

Y hoy recupero un tema importante para la economía de tu empresa a la hora de hacer los presupuestos: calcular el precio de venta de tus productos y servicios para evitar perder dinero.

Antes del presupuesto…

Cuando un cliente te solicita un presupuesto (o incluso antes de ello), además de tener listo el producto o servicio que quieres vender, debes tener claros otros dos puntos importantes:

  1. Saber cuáles son los costes por hora de nuestros trabajadores, y los nuestros propios 
  2. Saber calcular el precio de venta de tu producto o servicio, teniendo claro el margen de beneficio que deseas obtener

A la hora de poner el precio de venta, el primer impulso (y el que parece más razonable) es plantear la operación sumando un «margen de beneficio» a los costes del producto. Pero esta no es la forma más adecuada, porque en ocasiones puede llevarte a vender por debajo del precio de coste si ofreces promociones.

A continuación te explico brevemente las dos opciones más comunes y el porqué usar una y no la otra.

Fórmula 1 para calcular el precio

Esta es la primera forma que nos podría venir a la cabeza a la hora de calcular el precio de venta a partir de un margen fijado:

Precio = coste + (coste x %margen/100)

Vamos a hacerlo con un ejemplo numérico para que lo veamos más claro:

Si tenemos un producto o servicio con un coste de 100 € y queremos venderlo con un 30% de margen, quedaría de la siguiente forma:

Precio = 500+(500×30/100) = 500+(500×0,30) = 500+150 = 650 €

Parece claro verdad, si algo me cuesta 500 € y quiero ganar un 30% se sumo 150 y ya tengo calculado el precio de venta; pues no!!!

Mira la siguiente tabla, donde he utilizado esta fórmula para calcular el precio de venta de un producto. En un momen to dado, quiero ofrecer este producto con un descuento del 20% o del 25%.

Calcular el precio de venta formula 1

Ya el descuento del 20% es perjudicial, porque hace que sólo tenga 20€ de beneficio.

Pero, como puedes ver, al ofrecer un descuento del 25% estaría vendiendo por debajo de su coste, por lo que cada vez que vendiera este producto, mi empresa estaría perdiendo dinero.

Y no, no es algo fácil de controlar. Porque al tener más productos y/o servicios a la venta sin descuentos, el balance económico saldría positivo, por lo que no detectarían esas pérdidas.

Fórmula 2 para calcular el precio de venta

Esta segunda fórmula no es mucho más complicada que la primera,  pero si más completa, vamos a verlo:

Precio = Coste / (1 – %margen/100)

Lo realizaremos con el mismo ejemplo que para la fórmula anterior para que lo podamos ver con mayor claridad:

Precio = 500/(1-30/100) = 500/(1-0,30) = 714,29 €

De nuevo, mira la siguiente tabla. Al igual que antes he utilizado esta fórmula para calcular el precio del mismo producto, y cómo quedaría este precio al ofrecer un descuento del 20% y el 25%.

Calcular el precio de venta formula 2

Como puedes ver, esta vez el precio con el 25% de descuento sigue siendo superior al coste del producto, por lo que nuestra empresa no pierde dinero con la venta, sino que gana.

¿Qué fórmula te recomiendo? 

Obviamente: la segunda.

¿Por qué? Porque soy incapaz de decirte que uses la primera sabiendo que puede hacerte perder dinero.

Sólo podría aconsejarte la primera opción en el caso de que nunca ofrezcas descuentos, promociones, ni precios especiales de ningún tipo a tus clientes. Y aquí incluyo los descuentos por cantidad, tarifas especiales, etc.

En cualquier caso, tú decides. Cada empresa es un mundo y, en algunos casos, el precio de coste y de venta viene marcado por el proveedor. Así, desde aquí puedo ofrecerte una recomendación de tipo general, pero todo depende de la forma de trabajar de tu empresa.

¿Cómo puedo calcular el precio de venta en Fixner?

En primer lugar, configura la fórmula

En el menú de configuración puedes seleccionar una de las dos fórmulas que te he mostrado en este post. Así, Fixner hará automáticamente los cálculos a partir de los costes.

En el siguiente artículo puedes ver cómo configurar la fórmula del cálculo del precio de venta:

Ahora, deja que Fixner calcule tus precios

El siguiente artículo de nuestra Web de Soporte te muestra cómo calcular el precio de un producto o servicio a partir de su coste y el margen de beneficio que deseas aplicar. Ya verás que sólo debes introducir los datos y Fixner hace el cálculo automáticamente.

Según en qué parte del proceso estés, y dependiendo de cuánto lleves usando Fixner, te recomiendo la Guía de Catálogo, Inventario y Control de Stock. Ahí tienes el proceso de cómo crear tu catálogo de productos y servicios paso a paso, desde cero.

En cualquier caso, una vez tengas tus precios de venta calculados, en cada artículo tienes la posibilidad de crear varias tarifas con su correspondiente descuento. De este modo a la hora de realizar una oferta para un cliente determinado, se aplicará la tarifa que has asignado al cliente.

Fixner siempre se te mostrará la tarifa y descuento que estás aplicando, para que conozcas en todo momento las variables de la oferta y puedas ir modificándola según creas conveniente.

Y recuerda…

Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

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gestión de empresa 1

Versión 2.110.0 de Fixner: conoce las novedades

Después de mucho tiempo sin traerte un post de novedades, hoy te presento los cambios que Fixner trae con su versión 2.110.0 y algunas de las novedades anteriores más importantes.

Como sabes, en Fixner añadimos nuevas funcionalidades y mejoras constantemente. Esto hace que muchas veces accedas a nuestro software y veas pequeños (o grandes) cambios. Para ayudarte con ellos, nuestra Web de Soporte también está en constante actualización, con nuevos artículos que te explican las funcionalidades y procesos paso a paso.

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Para hacerlo más fácil, voy a ir hablándote de las novedades y mejoras de Fixner siguiendo el orden del menú lateral. Así podrás localizarlas antes y te ayudará a tener una perspectiva global de los cambios.

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