Gestión de órdenes de trabajo y su seguimiento

En el post anterior te hablé de la gestión y seguimiento de tareas con Fixner. Además, te conté que Fixner te permite crear 4 tipos de trabajos: proyectos, órdenes de trabajo, tareas y actividades.

Y hoy voy a hablarte sobre la creación, gestión y seguimiento de las órdenes de trabajo. Además, después incluiré también las incidencias, pues están muy relacionadas.

Las órdenes de trabajo son la unidad más pequeña de trabajo facturable en Fixner. Recuerda que sólo puedes facturar de forma automática órdenes de trabajo y proyectos.

También aprovecho para recordarte que una orden de trabajo puede tener varias tareas y/o actividades.

Pero antes, por si es la primera vez que llegas a este blog, debo decirte que puedes probar Fixner gratis durante 30 días. Si aún no lo has hecho, no esperes más.

Antes de seguir, te recuerdo que tenemos una guía específica para la app móvil de Fixner. Te la dejo enlazada por si la necesitas, pues algunos procesos de creación y/o gestión de las órdenes de trabajo son un poco diferentes.

Cómo crear órdenes de trabajo en Fixner

Fixner te ofrece diferentes alternativas a la hora de crear una orden de trabajo. Puedes hacerlo:

• De forma manual, introduciendo todos los datos
• Desde un Presupuesto en estado Ganado
• Desde una incidencia (te hablaré de ellas más adelante)
• A partir de una plantilla de trabajo 

En el último caso, al generar la orden de trabajo desde una plantilla, Fixner creará también las distintas tareas (y actividades asociadas) que forman parte de la orden de trabajo.

Por cierto, recuerda que Fixner rellena de forma automática campos relacionados. Por ejemplo, al introducir el cliente (si tienes la información introducida en la ficha del cliente) los campos dirección y forma de pago se autorrellenan.

Sea como sea, al crear una orden de trabajo les llegará una notificación tanto al responsable como a los colaboradores. Así, desde el minuto 0, sabrán la carga de trabajo a realizar.

Pinchando en los siguientes botones irás a los distintos tutoriales que te explican las diferentes formas de crear una orden de trabajo:

Además, una vez las tienes creadas, puedes añadir una recurrencia a aquellas órdenes de trabajo que se repiten de forma periódica en el tiempo. O si se repiten, pero no es de forma periódica, puedes copiarlas y editar algunos datos.

Antes de pasar a la gestión, ¿sabes que puedes añadir formularios a tus órdenes de trabajo? Son como los formularios tradicionales que debe rellenar el operario, pero sin tener que llevar papeles adicionales: todo va en la orden de Fixner. Te dejo unos enlaces a un post donde tienes más información de los formularios y al tutorial para crearlos.

La ficha de la orden de trabajo

Una vez has creado la orden de trabajo, accedes a su ficha. En la imagen inferior puedes ver un ejemplo, y a partir de ella voy a explicarte la información que puedes obtener.

En la pantalla de Información general de la ficha puedes ver, en primer lugar, distintas pestañas en la parte superior: son las que te permiten acceder a más información sobre la orden de trabajo.

Además, en esta pantalla puedes ver un resumen de la información básica de la orden de trabajo: cliente, proyecto relacionado, fechas, prioridad, estado, responsable, observaciones, un resumen económico, etc.

Desde aquí también puedes imputar tiempos o materiales al trabajo, para así saber si todo sigue dentro de lo planificado, tanto a nivel económico como de previsión de tiempos.

También puedes:

• editar el trabajador responsable
• asignar colaboradores y/o equipos de trabajo
• asociar contactos
• editar el tiempo estimado original y realizar su seguimiento rápidamente
• generar una recurrencia en el trabajo
• crear etiquetas y campos personalizados

En la pestaña Tareas puedes crear tareas directamente desde la orden de trabajo (así como insertar tareas desde una plantilla predefinida). También puedes consultar las observaciones sobre el trabajo a realizar y del ya realizado.

En las pestañas: Notas, Imágenes y Adjuntos puedes añadir estos elementos a la orden de trabajo. Además, en el caso de imágenes y adjuntos, puedes crear carpetas para así organizar mejor este material informativo.

En la pestañas: Informes, Formularios y Recurrencia puedes, respectivamente, generar informes a partir de la información introducida en Fixner, generar formularios a partir de las plantillas previamente creadas y consultar las recurrencias pendientes y las ya generadas.Por último, en la pestaña Vinculaciones puedes ver las incidencias vinculadas a la orden de trabajo.

Gestión y seguimiento de tus órdenes de trabajo

Al igual que en el caso de las tareas, puedes realizar el seguimiento de tus órdenes de trabajo de dos formas diferentes: con la pantalla de seguimiento de órdenes de trabajo y con el calendario.

Pantalla de seguimiento de órdenes de trabajo

La pantalla de seguimiento de órdenes de trabajo te permite una rápida gestión de las mismas. Es muy parecida a la pantalla de seguimiento que te mostré al hablar de las tareas en el post anterior.

Como las columnas Datos generales, Tipo, y las Fechas de inicio y vencimiento funcionan exactamente igual que en la pantalla de seguimiento de tareas, voy a detenerme en las columnas que no están presentes en el seguimiento de tareas.

Tan sólo un pequeño apunte: recuerda que puedes editar y crear nuevos tipos de orden de trabajo en el menú de Administración.

La segunda columna desde la izquierda es la que te indica si la orden de trabajo está relacionada con un Cliente o Proyecto. Eso sí, para ello debes introducir estos datos en la ficha de la orden de trabajo. Además, puedes pinchar en el enlace del cliente o el proyecto para ver sus fichas correspondientes.

En la siguiente columna puedes ver el Estado de la orden de trabajo. Recuerda que puedes crear nuevos estados de la orden de trabajo en Administración.

A continuación, puedes ver la Prioridad de la orden de trabajo. En el menú de Administración también puedes crear nuevas prioridades de la orden de trabajo.

A continuación (y si tienes activada la gestión de costes) tienes los costes imputados (en forma de materiales o registros de tiempos) a cada orden de trabajo, si has introducido una base imponible también la verás en las columnas que aparecen después de las fechas de inicio y vencimiento, apareciendo también el importe final.

Por último, tienes la columna de Acciones, donde puedes: editar, imprimir o copiar la orden de trabajo; y otras acciones como: enviar la orden de trabajo por mail, iniciar el trabajo en curso, generar una factura o un pedido de compra, y archivar o borrar la orden de trabajo.

Ahora bien, hay un par de consideraciones a tener en cuenta al facturar una orden de trabajo con Fixner. Te las detallo más adelante, cuando te hable de la facturación de los trabajos.

Calendario

Como ya te he dicho, otra de las opciones para el seguimiento de las órdenes de trabajo es el calendario. 

En el post anterior ya te comenté que es un recurso muy visual y que permite identificar rápidamente los trabajos que tienen una fecha límite más cercana. Además, al verlas todas juntas, puedes hacerte también una idea de la carga de trabajo distribuida a lo largo del tiempo. 

Recuerda que puedes utilizar los filtros para seleccionar las órdenes de trabajo que quieres ver en el calendario.

Imputar tiempos y materiales a la orden de trabajo

Una vez el trabajador (o trabajadores) comienzan a realizar los distintos trabajos de la orden de trabajo, deben imputar los tiempos que han dedicado a ello.

En algunas empresas esto es necesario porque el presupuesto del trabajo se ha realizado con una estimación de las horas que serían necesarias para realizarlo.

En otras, el importe a facturar al cliente depende del tiempo que se ha invertido en completar el trabajo.

En cualquier caso, ¿cómo te organizas sin saber cuánto tiempo necesitas para cada trabajo? Sí, la experiencia es un grado y si llevas años haciendo esto tienes una idea orientativa de los distintos tiempos para los trabajos que oferta tu empresa. Pero, ¿realmente son esos tiempos?

Una orden finalizada es una orden firmada

Una opción muy importante: Fixner te ofrece la posibilidad de que tus clientes firmen la conformidad de las órdenes de trabajo en el propio dispositivo móvil del operario. Además, no es necesario abrir la orden de trabajo para que el cliente la firme. Esta acción puede realizarse desde la propia pantalla de seguimiento de las órdenes de trabajo.

¿Trabajo terminado? ¡Es hora de facturarlo!

La gestión de las órdenes de trabajo no se limita a saber cuándo deben realizarse, conocer su progreso o imputar materiales. Una vez finalizada y firmada, llega el momento de facturarla.

Fixner te permite facturar las órdenes de trabajo de forma individual o en grupo. Es decir, si tienes 2 órdenes de trabajo distintas para un mismo cliente, puedes agruparlas en la misma factura.

Eso sí, debes tener en cuenta que:

• Para facturar una orden de trabajo, su estado debe ser Para facturar. Si no está en este estado, no podrás facturarla (porque se entiende que aún no has terminado el trabajo).
• Si una orden de trabajo tiene imputados tiempos de trabajo… no podrás borrarla. Deberás archivarla. ¿Por qué? Porque si la eliminas, borrarías el “histórico” de registro de tiempos, lo que llevaría a un cómputo no real de horas trabajadas. En este caso, no podrías conocer nunca el beneficio real de tu empresa según los trabajos.

Toda la información relativa a facturar trabajos y generar recibos de cobro está en nuestra Guía de Facturación, a la que puedes acceder desde el siguiente botón.

Gestión de incidencias

Sí, he dejado las incidencias para el final. No, a mí tampoco me gusta que surjan problemas o imprevistos. Pero pasa, y lo mejor que podemos hacer es detectarlas pronto para así solucionarlas lo antes posible.

Básicamente el proceso a seguir es:

1. Dar de alta la incidencia en Fixner, asignado al responsable y colaborador/es
2. Generar la orden de trabajo (o más de una, si es necesario) para solucionar la incidencia. 

Y a partir de este punto, tratas las órdenes generadas desde una incidencia tal y como te he ido explicando a lo largo del post.

Antes de terminar…

Espero que este post te haya sido útil. Sí, es mucha información. Pero es que no puedo ser breve a la hora de hablar de las órdenes de trabajo y su seguimiento.

Y, para terminar con esta serie dedicada a la gestión de trabajos, sólo queda por ver la luz un post sobre los proyectos de trabajo.

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Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.