Preguntas y respuestas sobre Verifactu: Todo lo que necesitas saber

La normativa Verifactu genera muchas dudas en el día a día. Hemos recopilado las preguntas más frecuentes para darte respuestas directas y prácticas sobre cómo afecta a tu facturación, actualizadas con las últimas novedades.

¿Hay algún programa gratis para Verifactu?

Sí, la AEAT ofrecerá una solución pública de facturación gratuita para cumplir con la normativa. No obstante, será una herramienta básica de introducción manual de datos, sin funcionalidades de gestión comercial (presupuestos, gestión de cobros o stock), por lo que solo es viable para autónomos con muy poco volumen de facturas.

¿Facturae está enlazada con Verifactu?

Técnicamente no están enlazadas, son dos obligaciones independientes que conviven.

• FacturaE es el formato del archivo que se entrega al cliente (B2B o B2G).
• Verifactu es el registro de alta que se envía a Hacienda (AEAT) para el control fiscal.

¿Por qué motivos puede Hacienda rechazar una factura? ¿Y las anulaciones?

Hacienda puede rechazar el envío si detecta incoherencias (ej. cuotas mal calculadas), NIFs inexistentes o duplicidad de numeración. Si se rechaza, para Hacienda la factura no existe; debes corregir el error y volver a enviarla.

En el caso de las anulaciones, Hacienda no anula facturas de oficio. Es el emisor quien debe anular la factura. Al hacerlo, la factura original no desaparece del sistema, sino que queda marcada como «Anulada» para que no compute en tus impuestos ni en los de tu cliente.

¿Por qué aparece mi envío Verifactu como “envío erróneo”?

Un envío erróneo puede deberse a un fallo en el servidor de la AEAT o que haya caducado tu certificado. En este caso se debe reintentar el envío más tarde.

¿Si mando facturas al extranjero tengo que usar Verifactu?

Sí, rotundamente. La obligación de registrar la facturación en el sistema Verifactu recae sobre ti como emisor español, independientemente de dónde resida tu cliente (UE o resto del mundo).

Si no se ha pagado todo el abono de la factura, ¿tengo que enviar Verifactu?

Sí. El sistema Verifactu registra la emisión (expedición) de la factura, un acto independiente de cuándo se cobre.

Si se envía una factura con Verifactu pero a los pocos días hay que modificarla, ¿se rectifica, o hay que anularla y hacer una nueva?

Se debe hacer siempre una FACTURA RECTIFICATIVA.

En Verifactu, una vez enviada una factura, no se puede modificar ni borrar. El procedimiento único para corregir cualquier dato (ya sea un error menor, un cambio de cliente o una devolución total) es emitir una Factura Rectificativa.

• Corrección parcial: Si cambia un importe, se emite una rectificativa por la diferencia.
• Cancelación total: Si la operación se anula, se emite una rectificativa por el total (dejando el saldo a cero).
• Cambio de cliente: Se emite una rectificativa para anular la operación con el cliente erróneo y se emite una factura nueva para el correcto.

¿Se puede emitir una factura con importe negativo y crear una factura nueva, o debo hacer una factura rectificativa?

Legalmente, no se debe emitir una «factura normal» con signo negativo. Debes emitir obligatoriamente una Factura Rectificativa.

En Verifactu es crítico: Al generar esta rectificativa, el software debe marcarla internamente como «Tipo R» y debe incluir obligatoriamente la referencia a la factura original que se está corrigiendo.

¿Tengo que anular una factura enviada a Verifactu y enviar la nueva después haciendo todo el procedimiento?

No necesariamente, y en la mayoría de los casos, no debes hacerlo así. El procedimiento correcto depende de la situación de la factura:

• Si la factura ha sido RECHAZADA por Hacienda: No necesitas anularla ni crear una nueva con otro número. Debes corregir el error en la misma factura y volver a enviarla. Esto se conoce como Subsanación de errores.
• Si la factura fue ACEPTADA pero tiene errores fiscales (importes, cuotas o cliente): No puedes borrarla ni editarla para «machacar» la original. La normativa de inalterabilidad lo prohíbe. El procedimiento legal es emitir una Factura Rectificativa. Esta nueva factura corrige el saldo o los datos de la anterior. Ambas (la original errónea y la rectificativa) quedarán registradas en Hacienda.

Soy una clínica o profesional con actividad exenta de IVA (médicos, formación, etc.), ¿estoy obligado a usar Verifactu?

Sí, rotundamente. La exención de pagar el impuesto (IVA) no te exime de la obligación de facturar correctamente bajo la normativa de la Ley Antifraude.

Es fundamental distinguir dos obligaciones distintas:

• Obligación Fiscal: Al ser una actividad sanitaria o educativa exenta (Art. 20 LIVA), tus facturas seguirán yendo al 0% de IVA.
• Obligación Técnica (Verifactu): Si utilizas un programa informático para emitir tus facturas o tickets (facturas simplificadas), este debe cumplir obligatoriamente con los requisitos de inalterabilidad, huella digital y código QR.

Si emito facturas en papel, Excel o Word, ¿puedo seguir haciéndolo o debo utilizar Verifactu?

El reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para:

• Introducir los datos de las facturas.
• Expedir e imprimir las facturas.
• Conservar la información de facturación.

Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, contabilidad, etc.

Ejemplo: Si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Pero si la utiliza programando una Macro para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación y, por lo tanto, deberá cumplir con los requisitos del Reglamento.

Comprobación por parte de la AEAT: La Agencia Tributaria podrá verificar si los procesadores de texto o las hojas de cálculo utilizadas para la emisión de facturas cumplen los criterios de un sistema informático de facturación en función de las capacidades y herramientas que utilicen.

¿Es necesario tener un sistema informático para facturar a Hacienda?

De acuerdo con el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (Verifactu) y la Ley Antifraude, está prohibido utilizar software que no garantice la inalterabilidad de los datos (como Excel o Word).

Todas las empresas y autónomos deben contar con un Sistema Informático de Facturación (SIF) certificado que cumpla con los estándares técnicos legales para:

• Generar un registro inalterable por cada factura.
• Garantizar la trazabilidad de cualquier modificación.
• Permitir, si se elige la opción, la remisión automática de registros a la AEAT («Verifactu»).

¿Cuándo deben empezar a operar los autónomos y las pymes?

Tras la última prórroga oficial de diciembre de 2025, el calendario definitivo es:

• 1 de enero de 2027: Obligatorio para Sociedades (contribuyentes del IS).
• 1 de julio de 2027: Obligatorio para Autónomos y otras entidades (contribuyentes del IRPF y atribución de rentas).

¿Es Verifactu un software o una normativa?

Es un conjunto de requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación (SIF) impulsado por la Agencia Tributaria.

¿Qué pasa si hay un fallo de red al emitir una factura?

No ocurre nada grave, la venta continúa. El sistema Verifactu está diseñado para funcionar en escenarios de desconexión.

¿Si se emiten facturas exentas y no exentas, se envían todas?

SÍ, absolutamente todas. El sistema Verifactu no permite discriminar envíos. Una vez que el sistema informático está configurado para la remisión automática a Hacienda:

• Debe enviar todos los registros de facturación generados, independientemente de su régimen fiscal (con IVA, exentas, no sujetas, intracomunitarias, etc.).
• No existe el «envío selectivo»: Hacerlo rompería la cadena de seguridad (Hashes) y generaría saltos en la secuencia, lo cual es motivo de sanción.

Lo que sí hará el software es marcar la factura exenta con la clave específica correspondiente (ej: Clave E1 para exentas art. 20) para que Hacienda sepa por qué no lleva cuota de IVA.

¿Para cambiar el titular de una factura, se anula o se modifica?

Se debe anular y re-facturar. Bajo la normativa Verifactu, está prohibido modificar los datos de una factura ya emitida (inalterabilidad).

Si el error está en el Titular (Nombre/CIF), el procedimiento correcto es:

• Emitir una Factura Rectificativa contra el titular erróneo (el antiguo) para dejar esa operación anulada o a cero.
• Emitir una NUEVA Factura Ordinaria al titular correcto (el nuevo) con una nueva numeración.

Aclaración Técnica: «Subsanación» vs. «Rectificación»

• Rectificación (Fiscal): Es cuando tú te has equivocado en los datos (importe, cliente, fecha). Se arregla con Factura Rectificativa.
• Subsanación (Informática): Es cuando Hacienda te rechaza la factura por un error técnico (ej: XML mal formado). En este caso, el software permite «subsanar» (reenviar) el registro sin cambiar el número de factura, solo corrigiendo el fallo técnico.

¿Las tiendas de alimentación con balanza deben adaptarse a Verifactu?

SÍ, absolutamente. La adaptación dependerá de cómo emitas el ticket (factura simplificada):

• Si usas una Caja/TPV central: La balanza solo envía el peso, por lo que es el software del TPV el que debe actualizarse a Verifactu.
• Si la propia balanza imprime el ticket de venta: Esa balanza se considera un «Sistema Informático de Facturación» completo. Deberás contactar con el fabricante para actualizar su software o adquirir una balanza nueva certificada.

¿Las empresas de formación (educativas) exentas de IVA deben usarlo?

Sí. La exención del IVA (Art. 20 LIVA) afecta solo al pago del impuesto, pero no exime de la obligación de facturar.

Cualquier academia, centro de formación o profesor autónomo que esté obligado a expedir facturas (o facturas simplificadas/tickets) debe hacerlo utilizando un Sistema Informático Certificado. El sistema registrará la operación como «Exenta», pero debe cumplir los mismos requisitos de seguridad, encadenamiento y huella digital que una factura con IVA.

¿Qué pasa con las facturas a empresas extranjeras o a Canarias?

SÍ, también deben pasar por Verifactu. Si tu empresa tiene sede fiscal en territorio común, todas las facturas que emitas deben generarse con el sistema informático certificado, sin importar dónde resida el cliente.

• El registro informático: Se genera igual, pero el software marcará internamente la clave de «Exenta» o «No Sujeta» correspondiente (Exportación, Operación Intracomunitaria, etc.).
• El documento (PDF/Papel): Debe llevar igualmente el código QR y la frase «Factura Verificable», aunque el cliente extranjero no entienda qué significa.

¿Qué ocurre con las facturas recibidas de Europa (CE)?

La normativa Verifactu (RD 1007/2023) regula exclusivamente los sistemas de expedición (emisión) de facturas de los contribuyentes españoles.

• Tu proveedor europeo: Emitirá su factura cumpliendo la normativa de su país (Francia, Alemania, etc.). No llevará código QR español ni frase «Verificable».
• Tu obligación: Tú solo debes contabilizarla y archivarla como siempre. Tu software Verifactu no enviará esta factura a Hacienda (salvo que estés en el SII, que es un sistema distinto), ya que el sistema de envío voluntario Verifactu se centra en ventas/ingresos.