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Gestión de empresa más fácil con acciones maestras

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Siempre pensando en mejorar la gestión de empresa

Antes de terminar el año, te traigo una nueva tanda de novedades y mejoras. Y es que en Fixner no paramos de trabajar para hacer que la gestión de empresa sea cada día más fácil y puedas ahorrar tiempo para dedicarlo a otras tareas.

Y como hay bastantes novedades que mostrar, no voy a extenderme más en este punto. Así que, ¡sigue leyendo!

Acciones maestras

¿Qué son las acciones maestras?

Básicamente una acción maestra es que cuando pase A, Fixner haga B de forma automática. Por ejemplo, si tú cambias el estado de una orden de trabajo a “Finalizado”, Fixner cierra todas las tareas asociadas a esa orden de trabajo. Por supuesto, ésto sólo ocurre si has creado la acción maestra correspondiente.

¿Qué tipos de acciones maestras puedes crear?

  • Incrementar inventario
  • Decrementar inventario
  • Generar plantilla de trabajo
  • Cambiar estado al generar plantilla
  • Terminar tareas al cambiar de estado
  • Cambiar estados de documentos relacionados
  • Enviar email al cambiar de estado

Estas acciones pueden estar relacionadas con:

  • Pedido de compra
  • Albaranes de venta
  • Órdenes de trabajo
  • Proyecto
  • Oferta o presupuesto

Por ejemplo, puedes crear una acción maestra en la que se añadan unidades de stock al inventario al pasar el estado de un pedido de compra de abierto a recibido. Así, al hacer el cambio de estado del pedido de compra, todos los elementos del mismo se contabilizarían como entrada al almacén y se actualizaría el inventario.

Gestion de empresa: acciones maestras

¿Qué ventajas me ofrecen las acciones maestras?

Las dos ventajas más importantes son: 

  1. El ahorro de tiempo
  2. Evitar errores por despistes

Está claro que tener acciones que se realizan de manera automática es un ahorro de tiempo. Y el tiempo que ahorras en la gestión de tu empresa puedes dedicarlo a trabajos facturables.

Y por otra parte, ¿no te ha pasado que has finalizado una orden pero luego has encontrado tareas pendientes asociadas a la misma? A mí sí. Y es que hay tantas pequeñas cosas por hacer a lo largo del día que, si surge un imprevisto (como una llamada de un cliente), puedes olvidarte de una pequeña acción. A partir de ahora, con las acciones maestras, simplifica la gestión y evita estos pequeños errores.

Por ejemplo, piensa en un proyecto en el que tienes varios presupuestos y órdenes de trabajo. ¿No sería genial cambiar todos los estados de los presupuestos y las órdenes de forma automática al modificar el estado del proyecto? ¿Y además cambiarlos al estado que desees? Pues ahora puedes. Ahorrar tiempo en todas estas pequeñas acciones también es mejorar la gestión de empresa.

En relación a inventario, compras y proveedores

En esta nueva versión hemos introducido las siguientes mejoras:

  • Poder asociar un tipo de porte a un proveedor, y que aparezca en el pedido de compra.
  • El pedido de compra ahora muestra la orden de trabajo o el presupuesto desde el que se ha generado.

Aviso de inventario mínimo

Si introduces una cantidad de stock mínimo en la ficha de un artículo, cuando haya menos unidades del mismo en el almacén verás una franja roja a la izquierda del artículo en la pantalla general de stock.

Gestión de empresa: aviso de inventario mínimo

No asumas riesgos

Otra novedad muy solicitada es la posibilidad de asociar un cálculo de riesgos a clientes o proveedores.

Tan solo debes activar el parámetro riesgos en el menú de configuración general y luego asociar la cantidad máxima en la casilla riesgos de la ficha del cliente. De esta forma, no presupuestarás ni generarás trabajos que superen esta cantidad.

En el caso de proveedores, algunas veces te marcan una cuantía máxima de pedido. Al introducir esta cantidad en la casilla riesgos de la ficha del proveedor, Fixner te avisará si tu pedido supera el límite máximo.

En relación con el calendario y planificador…

Personaliza el rango horario

¿Qué sentido tiene ver todas las horas del día en el calendario? Ahora puedes personalizar el rango horario en el menú de Configuración para ver sólo las horas que coinciden con tu horario laboral.

Gestión de empresa: calendario personalizado

Visualiza sólo las tareas pendientes

Esta nueva mejora se traduce en comodidad. Hasta ahora, al hacer clic sobre el calendario veías todas las tareas. Esto hacía que el calendario estuviera saturado de información.

Ahora sólo muestra las tareas pendientes. De esta forma puedes centrarte mejor en el trabajo que queda por hacer.

En el calendario de proyecto…

…encontrarás otra pequeña mejora que te permite ahorrar tiempo. Cuando crees una tarea en el calendario del proyecto, Fixner rellenará automáticamente los campos “Relacionado con…” y “Entidad”.

Gestión de empresa: crear tareas en calendario de proyecto

De nuevo estas tres mejoras relacionadas con el calendario y el planificador, te permiten agilizar y acortar el tiempo invertido en la gestión de empresa.

Otras mejoras

Además de lo anterior, esta nueva versión de Fixner cuenta con las siguientes mejoras:

Más información en tus facturas de venta

Ahora en las facturas de venta puedes añadir campos personalizados. Además, si esta factura proviene de un albarán, esto aparece reflejado en la ficha de la misma.

Introduce las actividades como un tipo de tarea

Puedes crear un tipo de tarea llamado “Actividad” y así elegirlo al crear nuevas tareas. Esta nueva categoría te ayudará a clasificar mejor los distintos trabajos.

Modifica la probabilidad de éxito de los presupuestos

Como sabes, en la ficha del presupuesto hay un campo que indica la probabilidad de éxito. Hasta ahora ese porcentaje se calculaba automática en función del estado del presupuesto. Para cada estado, había una probabilidad de éxito.

Ahora puedes editar estas probabilidades desde el menú Estados Maestro.

Para terminar…

Espero que las novedades y mejoras incorporadas te sirvan de ayuda para agilizar la gestión del trabajo diario de tu empresa.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a agilizar la gestión de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

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Mejorar la productividad II 1

5 consejos más para mejorar la productividad

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En un post anterior te dí 5 consejos para mejorar la productividad de tu empresa. Además, como estaba relacionado con crear un plan de trabajo y con automatizar procesos, te propuse utilizar los meses de verano para comenzar a aplicarlo todo. Ahora ha llegado el momento de darte otros 5 consejos. Pero no te preocupes, los de hoy implican menos trabajo para llevarlos a la práctica.

Eso sí, si te perdiste los anteriores, te aconsejo que pinches en los enlaces para leerlos antes de seguir con el post de hoy.

A modo de resumen, los 5 primeros consejos eran:

  1. Crea un plan de trabajo y planifica tus objetivos y tareas en función de una meta.
  2. Diferencia entre Urgente e Importante.
  3. Implementa procesos y automatiza tareas
  4. Prioriza tareas… ¡y delega otras!
  5. Olvídate de la multitarea.

Consejo 6. Planifica tus días y semanas.

Este punto está muy relacionado con los anteriores. Cuando tenemos muchas cosas que hacer, tendemos a descentrarnos. Al planificar la jornada o la agenda, te centras en una tarea cada vez. Y recuerda que ahora ya has priorizado, delegado y eliminado tareas para centrarte en las importantes.

Te recomiendo que dediques 15-20 minutos el viernes por la tarde o el lunes por la mañana a organizar la semana. Y que cada mañana dediques 5-10 minutos a revisar la planificación del día. Una buena idea para esta planificación diaria es organizar tareas en bloque, por ejemplo, contestar los mails. La idea es que, dentro de lo posible, mantengas una rutina al realizar pequeñas tareas del día a día, así evitarás pensar en qué hacer a continuación. Te garantizo que esto funciona: yo ahora tardo la mitad del tiempo en contestar todos los mails del día a la vez, en lugar de ir contestando cada uno cuando entra (y dejando de lado la tarea que tenga entonces).

Un truco es comenzar identificando las tareas que más se repiten o aquellas que tienen una «fecha fija» en el calendario y planificar éstas (como por ejemplo, la gestión del pago de nóminas o citas con clientes).

Y aquí Fixner es una gran ayuda. Puedes crear las distintas tareas que debes planificar, asignado un color diferente a cada tipo de tarea. De esta forma, cuando veas el calendario o planificador de Fixner, identificarás a golpe de vista los distintos trabajos que debes hacer en la jornada. En la siguiente imagen puedes ver un ejemplo de calendario mensual teniendo en cuenta sólo estos dos primeros consejos.

Mejorar la productividad 1

Otros consejos para planificar tu día a día

El primer consejo es que descubras en qué momento del día eres más productivo y dediques ese tiempo a los trabajos más importantes. Por ejemplo, yo no soy demasiado productiva a primera hora de la mañana ni a última hora de la tarde. Por tanto, dedico ese tiempo a tareas más mecánicas (revisar y contestar mails, editar imágenes, etc). El resto de la jornada, la utilizo para redactar textos, apuntar ideas para futuros artículos, escribir tutoriales para la web de soporte,… Como es una decisión personal, eres tú quien debes ajustar las tareas a tu «reloj interno».

Otro consejo es limitar el tiempo para cada proyecto o tarea, de lo contrario se prolongará. No importa que digas «tengo una semana para hacerlo» o «tengo 2 tardes para hacerlo». Pero cumple el plazo. Así el tiempo que tengas reservado a ese trabajo te centrarás en terminarlo. De lo contrario, tardarás más en hacerlo y quitarás ese tiempo a otras tareas.

Haz, al menos, una tarea importante al día. Esto te motiva a seguir «tachando» tareas y a sentir que tu tiempo y tu trabajo están siendo productivos.

También debes tener en cuenta que asignar los tiempos a cada tarea normalmente se aprende con la experiencia. Es muy normal que al principio pienses que necesitarás 10 minutos… y termines necesitando 30. De nuevo, no desesperes. En lugar de ello, toma nota y haz los cambios en tu agenda o planificador. Eso sí: recuerda tener también en cuenta los tiempos de descanso y tiempo para posibles imprevistos.

Quiero probar Fixner y planificar mis trabajos

Consejo 7. Aprende a decir No.

Cuando debes gestionar tu propia empresa, tu tiempo vale dinero. Debes tener esto muy presente al decidir qué trabajos se llevan a cabo y cuales no. Antes ya te he dicho que puedes eliminar las tareas que no sean ni urgentes ni importantes: suelen consumir tiempo sin aportar nada. Recuerda que tu tiempo es dinero, y las tareas innecesarias ni se pagan ni se agradecen.

Por otra parte, si tu empresa participa en ferias, congresos u otros eventos, antes de decidir si asistir o no deberías plantearte:

  • ¿Cuántas horas de trabajo «perdido» supone?
  • ¿Qué beneficio espero que obtenga mi empresa?
  • ¿Cuántas horas de trabajo extra supone este evento?
  • ¿Acudir implica dejar de lado un trabajo importante?

Sé que suena raro eso de decir «NO» a un trabajo… Pero en ocasiones estos temas hacen que se pierda tiempo productivo y deban hacerse horas extra. Y esto supone más tiempo, y más dinero de costes.

En resumen: elige los proyectos o trabajos que sean clave para tu empresa.

Consejo 8. Organiza tu lugar de trabajo + Evita distracciones.

Mejorar la productividad 3

Esto es un hecho: si tienes una montaña de papeles en tu lugar de trabajo te será difícil encontrar el que buscas. Si además tienes otros muchos utensilios o herramientas sobre la mesa, aún tardas más tiempo en encontrar algo.

Organiza y ordena tu lugar de trabajo. Comienza prescindiendo de lo que ya no necesitas. Y ordena manteniendo más a mano lo que usas a diario.

Pero no se trata de esconderlo todo en los cajones (y aquí incluyo las carpetas del ordenador), sino de organizarlo para que lo encuentres rápidamente.

Y es que está comprobado que un entorno de trabajo ordenado transmite calma. De modo que, además de ahorrar tiempo buscando lo que necesitas, te centras antes en realizar el trabajo importante.

Por otra parte, debes evitar todas las posibles distracciones. Si debes terminar un trabajo importante «para ayer», pon el móvil en modo sólo alarmas, cierra las pestañas de mail, etc., pide a tu equipo que durante ese período de trabajo no te interrumpan, etc. Recuerda que hay tareas que puedes delegar (como la atención al cliente), o siempre puedes devolver más tarde las llamadas y los mails. Pero si te has marcado 2 horas para trabajar exclusivamente en algo, elimina todo lo demás.

Sé que esto último es difícil y cuesta, pero si nunca lo intentas, nunca lo conseguirás.

Consejo 9. Invierte en mejorar la productividad.

Mejorar la productividad II 1

Ya te he dicho que debes ver la opción de contratar personal para delegar tareas como una inversión, siempre que el volumen de trabajo que delegas te permita centrarte en trabajos que reportan un beneficio.

Pero, además, hay otras formas de inversión en una empresa que pueden ayudarte a mejorar la productividad. Lo cierto es que esto depende mucho de la empresa, pero un par de ejemplos serían:

  • Invertir en maquinaria nueva. Imagina una empresa de impresión en gran formato cuyas máquinas gastan más tintas que los modelos actuales y que tardan hasta un 30% más de tiempo en imprimir lo mismo. Al comprar una impresora nueva: ahorran tiempo y dinero en consumibles, y pueden hacer más trabajos al final de la jornada. Por tanto, el gasto de la compra se traduce en aumentar el beneficio por ese tipo de trabajo cada día. ¿Es o no es una inversión?
  • Mejorar o ampliar la flota de vehículos. Puede ser que tengas que rechazar trabajos porque necesites un vehículo más en tu flota. O es posible que alguno de tus vehículos tenga cierta edad y cada poco tiempo necesite una reparación. En ambos casos, puede ser interesante estudiar invertir en mejorar esto, porque ambas situaciones te cuestan dinero: una por trabajos perdidos y otra por constantes pagos al taller.

Consejo 10. Piensa siempre en ser más productivo.

Mejorar la productividad no consiste en aplicar dos cambios. Tu empresa irá evolucionando con el sector, las nuevas necesidades del mercado, etc. Y de nuevo tendrás que intentar mejorar la productividad. No sólo eso, posiblemente la primera vez que lo hagas te centres en un aspecto o dos de tu empresa, por lo que ahora puedes llevar a cabo otros aspectos de mejor manera.

Tampoco se trata de hacerlo y olvidarte. Se trata de crear un hábito. Y la mejor forma de hacerlo es introduciendo pequeños cambios, y teniendo la suficiente autodisciplina para mantenerlos.

¿Todo listo para comenzar a cambiar hábitos y mejorar la productividad?

Acabo de presentarte, junto a este post, 10 consejos para mejorar la productividad de tu empresa. Aunque he intentado ordenarlos, muchas veces estos consejos están relacionados. En otros casos, dependerán del tipo de empresa.

Tampoco se trata de que apliques todos de hoy para mañana. Puedes plantearte ir haciendo un cambio a la semana. Eso sí, sin abandonar. Ten en cuenta que desde que aplicas un cambio hasta que ves resultados puede pasar un cierto tiempo.

Lo cierto es que hay consejos que son más inmediatos, como el de ordenar tu lugar de trabajo. Y hay otros que son a largo plazo, como el de crear un plan de trabajo.

Espero que este post te haya parecido interesante y, sobre todo, útil e inspirador. Sé que el paso más difícil de dar es el primero. Así que motívate y comienza a cambiar pequeñas cosas, para ver grandes cambios en el futuro.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante un mes.

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gestión de empresa 1

Mejora la gestión de empresa con los estados dinámicos y más novedades.

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Siempre os decimos que todo lo que hacemos tiene como objetivo hacer de Fixner un software que permita una total gestión de tu empresa de servicios.

A finales de verano os comentamos que habíamos incorporado los formularios como evolución de los checklist. Pero además de esta novedad incorporamos otras importantes, como los estados dinámicos, que os permitirán adaptar y personalizar Fixner a vuestra forma de trabajar.

Y no es la única novedad de Fixner: el post de hoy viene cargadito de mejoras y nuevas funcionalidades. Y todas ellas están pensadas para mejorar la gestión de empresa.

A continuación te voy a ir descubriendo las novedades y mejoras más significativas. Así que ya sabes…: sigue leyendo.

Crear tareas en el calendario.

Esta es una novedad que os va a facilitar el trabajo a muchos de vosotros, ya lo habéis solicitado a nuestro equipo.

Os cuento como funciona, una vez que estas en el calendario pinchando en el día que quieres crear la tarea, se abre a la derecha un cuadro para completar con la tarea a crear, una vez guardada se inserta en el calendario.

Esto hace que resulte mucho más sencillo e intuitivo crear las tareas en el calendario.

Y ya sabes que ahorrar tiempo en la gestión de empresa significa mejorar tu productividad y poder dedicar ese tiempo a otros trabajos.

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Habrás visto que las tareas han cambiado un poco…pero solo ha cambiado la forma de distribuir los datos, es decir, hemos incluido pestañas para que no esté toda la información en la misma y así te sea más fácil localizar el dato que necesitas.

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Dashboard de Clientes

Lo primero que quiero contarte es que es posible que hayas visto cambios en la ficha del cliente, hemos modificado o ajustado los datos para que te sea más fácil de localizar. Además se ha añadido una pestaña de Dashboard, en la que puedes ver lo que le has facturado, cobrado y lo que está pendiente, además del listado de facturas que le has emitido y todos los datos referentes a las mismas

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Otra novedad incorporada en el cliente, es que desde su ficha puedes generar directamente un presupuesto, un proyecto, una orden de trabajo, un albarán o una incidencia; sin la necesidad de tener que ir al índice y navegar por Fixner.

Avisos en clientes, ningún despiste más.

Muchos de vosotros nos habéis pedido avisos o alarmas. Para esto hemos incorporado un tipo de nota que es «aviso», de esta forma el aviso que crees te aparecerá al elegir ese cliente en presupuestos, órdenes de trabajo, proyectos, facturas, etc…

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Esta novedad os ayudará mucho para que no se os pase nada importante sobre un cliente, por ejemplo, no trabajar más con él si tiene facturas impagadas…espero que no os pase….

Estados dinámicos.

En Fixner siempre hemos tenido unos estados predefinidos, pero como nos gusta que trabajéis lo más cómodamente posible y que podáis adaptar Fixner lo máximo posible a vuestra forma de trabajar, hemos incorporado los estados dinámicos de los aspectos que más utilizáis, como son los clientes, presupuestos, órdenes de trabajo, etc…

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En nuestra web de soporte tienes un artículo que explica cómo crear nuevos estados paso a paso.

Mejoras en los presupuestos.

En ocasiones cuando realizas un presupuesto, los costes los desglosas y tienes un listado muy grande de costes ; pero realmente para tu cliente solo es un producto o un servicio. Pues para que puedas repercutir todos estos costes en una sola línea, hemos creado la acción de «facturar todos los costes en una sola línea» y tu ya le pones la descripción que sea conveniente.

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Nuevas novedades en órdenes de trabajo.

Esta novedad os servirá a aquellos que tengáis operarios trabajando fuera y necesitéis entregar al cliente la orden de trabajo realizada. Hemos incorporado la posibilidad de poder imprimirla, eso sí, el operario debe de llevar una impresora portátil.

Sabes que para que el envío por mail de las órdenes de trabajo sea más ágil, tenemos una serie de campos sustituibles en las plantillas de mail. Pues para que aún sea más ágil hemos ampliado el número de campos sustituibles. De esta forma puedes tener una plantilla de envío de órdenes con muchos más datos para tus clientes.

Registros de tiempo.

Muchos estáis acostumbrados a trabajar con la vista tipo calendario, pues para no ralentizar vuestro trabajo, hemos incorporado la vista calendario en los registros de tiempo. Podéis seleccionar con la que os encontréis más cómodos.

Facturación.

Como ya sabéis teníamos campos personalizados en todos los documentos de Fixner excepto en las facturas; ahora ya están incorporados tanto en las facturas de venta como en las de compra.

Recuerda que estos campos los puedes utilizar para incorporar a las facturas campos que en Fixner no están definidos. Una vez que los crees debes de decírnoslo, si quieres que salgan en la impresión, para que lo activemos en la misma.

Movimiento stock.

Tanto en los albaranes para las salidas de material como en los pedidos de compra, para las entradas de material, hemos incorporado una novedad.

En estos documentos se han incorporado dos campos, uno la fecha prevista de recepción o de salida y otro el almacén previsto. De esta forma al cambiarlos a estado enviado o recibido, automáticamente entrará o saldrá todo el material del almacén seleccionado y en la fecha de la recepción real.

Búsquedas y filtros.

Estas son unas mejora que casi siempre están en nuestras actualizaciones, ya que siempre vamos incorporando búsquedas y filtros que nos vais solicitando, las últimas incorporaciones son:

  • Como ahora puedes crear los estados dinámicos que necesites, hemos incorporado en los buscadores, la posibilidad que puedas filtrar por los nuevos estados dinámicos que has creado.
  • Las búsquedas de trabajadores por and y or en las órdenes de trabajo, es decir, puedes buscar por responsable y/o colaborador. Y también se ha añadido un filtro de fechas de finalización de estas.
  • En los trabajadores se han añadido los filtros de cargo y departamento.
  • En ofertas hemos incorporado la búsqueda de clientes y proyectos. También hay novedades en los filtros de las ofertas, ahora puedes filtrar por etiquetas.
  • En los contactos y proveedores también puedes buscar por número de teléfono.
  • Como hemos incorporado los campos personalizados en las facturas, hemos añadido en estas un filtro por dichos campos; tanto en las de venta como en las de compra. Otro filtro añadido, es poder filtrar por un rango de importes.
  • Este filtro de rango de importes, también los hemos incorporado en los recibos de cobro y de pago.

Varias mejoras

Ya estamos mejorando los formularios, para ello hemos añadido un campo nuevo de selección múltiple. También los hemos incorporado dentro de los proyectos, en la pestaña de trabajos.

¿Os acordáis de las carpetas que creamos para clasificar imágenes y documentos? Pues ahora ya podéis borrarlas si os equivocáis al crearlas o ya no os sirven.

En los productos hemos incorporado también el código QR, para que utilices el que te sea más cómodo, el código de barras o el QR, ¡tú eliges!.

Para terminar…

Espero que las novedades y mejoras incorporadas te sirvan de ayuda para agilizar la gestión del trabajo diario de tu empresa.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a agilizar la gestión de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

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Formularios

Formularios, descubre lo último de Fixner

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Como todos los años, en Fixner terminamos el verano con novedades. Una de las más importantes de este año son los formularios.

Es una funcionalidad que nos habéis solicitado, y ya está lista para ser presentada oficialmente.

Si quieres saber más sobre esta novedad, ya sabes: sigue leyendo.

He visto cambios en Fixner

Lo primero que quiero contarte es que es posible que hayas visto cambios en el menú lateral izquierdo de Fixner.

El cambio más importante es que las checklist han sido sustituidas por los formularios. ¿Por qué? Porque estos últimos permiten lo mismo que las primeras, pero admiten también más campos.

Piensa en el formulario tradicional de una orden de trabajo. Seguramente tus operarios los usen a diario, especialmente en sectores como mantenimiento, taller y pequeña fábrica, transporte, etc.

Pues los formularios de Fixner son así… y no lo son.

Lleva tus formularios al siguiente nivel

Es cierto que los formularios de Fixner funcionan como los tradicionales: son un documento en el que se pueden introducir datos en las zonas reservadas para ello. Después, estos datos se almacenarán y/o se procesarán.

La principal diferencia es que con los formularios de Fixner puedes olvidarte del papel: los llevarás en tu ordenador, tu portátil, tu tablet o tu móvil.

Y por supuesto, estarán disponibles al momento para la gestión interna de tu empresa. De esta forma, no tienes que esperar a que el operario o trabajador vuelva a la sede física de tu empresa y entregue el papel del formulario, sino que en cuanto lo tenga relleno y guardado, podrás verlo.

Esto implica una gran facilidad para recabar datos e información del trabajo diario de tu empresa.

¿Cómo uso los formularios en Fixner?

Hemos tratado que te resulte sencillo e intuitivo usar los formularios en Fixner. Para empezar, no es necesario activar esta nueva funcionalidad, sino que aparece por defecto en el menú lateral izquierdo.

En realidad, son tan solo dos pasos, que te detallo en nuestra web de soporte:

  1. Crear la plantilla del formulario (puedes crear tantas como necesites)
  2. Insertar la plantilla en una orden de trabajo

Para no alargar más este post, te he detallado ambos procesos en nuestra web de soporte.

Por cierto, también puedes duplicar o copiar plantillas para no tener que insertar todos los campos manualmente. Así, para formularios similares, ahorrarás tiempo.

Una vez sepas cómo crear una plantilla de formulario con distintos elementos y cómo insertarla en una orden de trabajo, podrás crear formularios a medida.

Esto significa que puedes hacer distintos formularios con distintos campos, adaptados a los distintos trabajos de tu empresa. Y otra ventaja es que si en un futuro necesitas modificar un formulario, puedes hacerlo tú mismo en pocos minutos.

¡Ah! Y para que te sea más sencillo encontrar una orden de trabajo que contenga un formulario determinado, puedes hacerlo desde Formularios > Entradas.

Aquí puedes consultar las órdenes de trabajo que incluyen un formulario, así como el formulario del que se trata.

Para terminar…

Espero que esta nueva funcionalidad te sirva de ayuda para agilizar la gestión del trabajo diario de tu empresa.

Como siempre, hemos tratado de hacerla lo más intuitiva posible para que te resulte sencillo hacer tus propios formularios.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a agilizar la gestión de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante un mes.

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Mejorar la productividad

Mejorar la productividad: 5 consejos para lograrlo

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Mejorar la productividad suele ser la «asignatura pendiente» de la mayoría de la gente. A todos nos pasa. Hay días en los que terminas la jornada con la sensación de no haber hecho casi nada. Es más, seguro que normalmente muchas semanas debes dedicar horas extra a tu trabajo.

Aunque seamos conscientes de trabajar «tiempo de más», poca veces pensamos en trabajar menos. Sí, suena contradictorio, lo sé. Sin embargo, ¿no prefieres tener una jornada de 6 horas en lugar de una de 10? Ojo, no te prometo que esto vaya a pasar tras leer este post, pero sí te garantizo que tendrás la sensación de no necesitar días de más de 24 horas.

Además, recuerda que en todo trabajo el tiempo es dinero. Más aún si se trata de tu propio trabajo (o el de tus empleados) en tu empresa. Todas las pequeñas tareas improductivas del día a día se convierten en tiempo perdido. En tiempo no facturable. En dinero que no entra. ¿No crees que sería mejor eliminar este tiempo no productivo y no tener que hacer esas horas extra a la semana?

Pero como esto trata de ayudarte a mejorar la productividad… dejemos de dar más vueltas y vamos a lo interesante.

Consejo 1. Crea un plan de trabajo y planifica tus objetivos y tareas en función de una meta.

Mejorar la productividad

En otro post ya te hablé de las ventajas de tener un plan de trabajo. A modo de resumen, te contaba los pasos para definir una meta y dirigir tu trabajo a alcanzarla, eliminando así las acciones no productivas.

Como verás más adelante, tener un plan de trabajo te permite quedarte sólo con aquellos que te ayudan a mejorar la productividad.

Consejo 2. Diferencia entre Urgente e Importante.

Una tarea urgente tiene fecha límite. Es decir, depende del concepto tiempo.

Una tarea importante implica que no hacerla tiene consecuencias graves.

Por ejemplo, y siguiendo la imagen anterior, ¿una cita o reunión con un cliente es urgente o importante? Si puedes aplazarla, es que no es urgente. Si puedes cancelarla para siempre y sin consecuencias, es que no es importante. En este caso, cancelarla implicaría posiblemente perder a ese cliente; pero aplazarla, si el cliente está de acuerdo, significa tan sólo cambiar la fecha. Por tanto, es importante, pero no urgente.

Así, verás que hay 4 tipos de tareas:

  1. Importantes y urgentes. Anótalas en tu agenda para hacerlas lo antes posible.
  2. Importantes pero no urgentes. Debes hacerlas, pero puedes aplazarlas un poco en el calendario.
  3. Urgentes pero no importantes. Hazlas antes de su fecha límite, pero sin quitarle tiempo a las tareas importantes.
  4. Ni urgentes ni importantes. Posiblemente puedas eliminarlas sin «efectos secundarios». Si es posible, hazlo, porque son estas las que más te dificultan mejorar la productividad de tu empresa.

Al establecer estas 4 categorías o prioridades, consigues evitar el agobio de las mil cosas por hacer, porque realmente te centras en lo importante y «eliminas» lo que no lo es. Por cierto, recuerda que con Fixner puedes crear distintas prioridades para tus órdenes de trabajo.

Consejo 3. Implementa procesos y automatiza tareas

En nuestro post «Automatización de procesos: qué es y ventajas para tu empresa» ya te hablé de esta técnica que tiene, como principales ventajas:

  • El ahorro de tiempo.
  • Te permite conseguir siempre los mismos resultados.
  • Puedes delegar tareas… y seguir obteniendo los mismos resultados.

Consejo 4. Prioriza tareas… ¡y delega otras!

Mejorar la productividad 2

No te engañes: no tienes tiempo para hacer todo el trabajo de tu empresa. Necesitas priorizar el trabajo para saber de cuál debes encargarte tú, y cuál puedes delegar. Porque en algún momento debes delegar tareas.

Un buen truco para priorizar tareas, si ya tienes creado un plan de trabajo, es preguntarte «¿me acerca este trabajo a mi meta?». Si la respuesta es no, delégala. Pero si, además, no es ni urgente ni importante… ya sabes: estudia si puedes eliminarla.

Por supuesto, debes tener en cuenta que en toda empresa hay tareas que hacen que la empresa siga funcionando (tareas administrativas, de atención al cliente, etc). Pero estas tareas te quitan mucho tiempo y no te ayudan a avanzar hacia tu meta: ¡delégalas!

En el caso de que debas contratar a alguien para delegar tareas, lo estarás viendo como un gasto. ¿Por qué no verlo como una inversión?

Se trata de delegar las tareas que no te generan ganancias directas y que te impiden centrarte en otras que sí que aportan dinero a tu empresa. Para ello, puedes: contratar un freelancer o estudiar los distintos tipos de contratos vigentes para elegir el que mejor se adapta a tus necesidades (media jornada, 2-3 horas diarias, etc).

Y recuerda: si has implementado procesos de trabajo, te será más fácil delegar el trabajo para reproducir los resultados que obtienes al hacerlo tú.

Consejo 5. Olvídate de la multitarea: céntrate en algo concreto y evita perder el tiempo.

Hace unos años se pensaba que una persona que podía hacer varias cosas a la vez era mucho más productiva. Y en realidad es al contrario.

Intentar ser multitarea suele provocar que vayas saltando de una a otra sin terminar ninguna… o haciendo que tardes mucho más de lo que deberías en terminar.

Cambia el chip: céntrate en una tarea y no pases a otra hasta terminarla. Sé que es más fácil decirlo que hacerlo, pero se trata de ir cambiando poco a poco los hábitos. No lo conseguirás el primer día, pero si te centras en conseguirlo, lo notarás.

Además, el hecho de ir terminando tareas te hará sentir mejor: tendrás la sensación de haber mejorado la productividad de tu jornada.

 

¿Qué te parece empezar a mejorar la productividad hoy mismo?

Estamos a las puertas de las vacaciones de verano, y no se me ocurre mejor momento para leer (o releer) con calma todos los post que te he enlazado hoy.

Es la época ideal para sentarte con calma, con lápiz y papel, y comenzar a planear cómo mejorar la productividad de tu empresa de cara a septiembre. Muchas de las empresas de servicios que constituyen nuestra base de clientes tienen menor volumen de trabajo en verano; otras incluso cierran por vacaciones.

Así que ahora que vienen «los meses de calma», aprovecha para ir poniendo en práctica los consejos de estos últimos meses. Seguramente, con el trabajo que supone llevar una empresa no has tenido el tiempo necesario.

¡Ah! Y al final del verano vendrá un post con otros 5 consejos, ¡porque este tema tan importante no termina aquí!

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante un mes.

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Automatización de procesos: qué es y ventajas para tu empresa

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En el post de hoy quiero hablarte de la importancia de la automatización de procesos en tu empresa.

Esto es algo que haces en tu día a día sin darte cuenta. Seguro que cuando empezaste a conducir pensabas muchas más acciones que ahora: eso es porque las has interiorizado y automatizado. Ahora todo es más fluido, ¿verdad?

¿Qué significa automatizar procesos?

Un proceso es sencillamente, una relación causa-efecto. Es, sencillamente, una secuencia de pasos definidos con lógica para lograr algún resultado específico.

En este sentido, automatizar un proceso no significa que se haga él solo de manera automática. Es más bien el hecho de tener los pasos del proceso estudiados y definidos para no tener que pensar a cada momento qué hacer a continuación.

Por ejemplo, yo hace un tiempo implementé un proceso de 10 pasos a la hora de redactar y publicar un post. Obviamente, cuando comencé a redactar contenidos invertía mucho más tiempo que ahora en hacerlo (la experiencia es un grado).

Ventajas de la automatización de procesos

Realmente,  lo bueno de haber creado e implementado el proceso del ejemplo anterior es:

  • El ahorro de tiempo. Como ya tengo el proceso creado, sé que pasos debo seguir. Además, al generar el trabajo en Fixner, inserto las tareas desde la plantilla que creé con los pasos del proceso. Esto supone un ahorro extra de tiempo al gestionar mi trabajo desde el software.
  • Me permite conseguir siempre los mismos resultados, lo que se traduce en un aumento de la eficacia. ¿Por qué? Porque al crear el proceso, lo hice en base a los pasos que funcionaban.
  • La anterior ventaja se traduce también en que podría delegar la tarea de escribir posts. Si tuviera tal volumen de trabajo que no pudiera escribirlos personalmente, podría delegar… y seguiría obteniendo los mismos resultados.

En definitiva, la automatización de procesos te aporta libertad. En primer lugar, por el ahorro de tiempo; y en segundo lugar, por la posibilidad de delegar tareas minimizando errores. Y esto es así independientemente de lo grande que sea tu negocio.

Cómo automatizar procesos

Automatizar e implantar procesos requiere seguir una metodología y unos pasos clave. De lo contrario, sólo se consigue de forma parcial.

Automatizacion de procesos 2

Uno de los primeros pasos es informar a los empleados, si los hay, de la implantación de procesos. Así estarán al tanto de que habrá una nueva metodología, sabrán que necesitarán una formación e, incluso, pueden participar en la definición del proceso.

Es importante documentar el proceso de forma clara. Algunos consejos para elaborar la documentación son:

  • Utilizar un lenguaje sencillo y adecuado.
  • Si usas símbolos, que sean estándar, para que todos los implicados puedan entenderlos.
  • Que los trabajadores puedan acceder fácilmente a la documentación del proceso. Nadie debe quedar al margen, o implantar el proceso no servirá de nada.
  • Siguiendo lo anterior, los trabajadores también pueden colaborar al elaborar el proceso.
  • El proceso debe ser coherente con la estrategia interna de la empresa.
  • Debes ser consciente de que definir e implantar un proceso requiere tiempo. Es mejor meditar bien la elaboración a implantar algo que no funciona.
  • Y recuerda: los procesos están vivos y pueden cambiar con el tiempo, lo que implica volver a definirlos. Esto también es válido si detectas que puedes mejorar el proceso.

Teniendo en cuenta lo anterior, define quién se encargará de definir, implantar y documentar el proceso. Si es un equipo de trabajo, define qué hace cada uno.

Sí, automatizar e implementar procesos lleva un tiempo. Pero una gran ventaja es que el tiempo que inviertes una vez se ahorra cada vez que alguien consulta la documentación, pues no necesita recurrir a tí.

Y el último paso es el más importante: no basta con la teoría, pasa a la práctica. La automatizacion de procesos no sirve si sólo se queda en el papel.

Ejemplos de procesos que puedes automatizar en tu empresa

Una de las primeras cosas que deberías automatizar es tu comunicación. Por ejemplo, en Fixner tenemos fijado que cuando se publica un nuevo post, se manda un mail a nuestros suscriptores y al día siguiente se anuncia el post en redes sociales. Y esto es un proceso porque siempre se hace en este orden. ¿Cómo lo hago? Dedico 2-3 días a crear el contenido y programar las publicaciones. Así, el resto del tiempo lo dedico a otras tareas.

Automatizacion de procesos 3

Otro proceso que tengo instaurado es dedicar 1 mañana al mes a programar contenido para redes sociales. Esto facilita que después sólo deba hacer algún retoque puntual, en lugar de dedicar 10 minutos cada día a esta tarea.

Tener automatizada la comunicación hace que, ante un imprevisto o unas vacaciones, tu web y tus redes sociales sigan publicando contenido con total normalidad.

Otra de las cosas que debes automatizar son tus mails. Nosotros intentamos dar una respuesta lo más personalizada posible a vuestras consultas, pero nos dimos cuenta de que ciertas preguntas se repiten mucho. ¿Qué hicimos? Creamos unas plantillas de mail de respuesta básica en Fixner. Esto permite, además de ahorrar tiempo resolviendo consultas, delegar esta tarea a otro trabajador en el futuro.

Si tu empresa realiza ventas online, también deberías automatizarlas. Hacer esto te permite, además de vender fuera del horario laboral, crecer. Piensa que si tuvieras que encargarte personalmente de cada paso de este proceso, dedicarías gran parte de tu tiempo a estas tareas. Y eso significa abandonar otros trabajos de tu negocio.

A la hora pasar a la automatizacion de procesos, cada empresa es un mundo. Eres tú quien mejor conoce tu empresa y quien sabe qué procesos pueden ser interesante automatizar .

Para terminar…

Desde aquí, te recomiendo que comiences a pensar desde ya en automatizar procesos en tu empresa. Si no tienes trabajadores, puede que no lo veas mucho el sentido, pero supone un gran ahorro de tiempo tener los pasos definidos y controlados para no perder minutos pensando qué hacer a continuación. Además, si en el futuro tu empresa crece, o si ya tienes un número considerable de trabajadores a tu cargo, podrás beneficiarte de todo el listado de ventajas que ya te he mencionado.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante un mes.

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Gestiona tu empresa con códigos QR

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Seguro que a lo largo de la semana ves muchos códigos QR. Pero, ¿sabes que desde hace poco puedes usarlos para gestionar tu empresa con Fixner?

Esta nueva funcionalidad es una de nuestras últimas mejoras, y antes de presentarla la hemos probado a conciencia. En principio, se diseñó para empresas del sector «Taller y Pequeña Fábrica«, pero no seré yo quien limite las posibilidades que le puedas ver a los códigos QR a la hora de gestionar tu empresa.

Leer más

Registro de Jornada, ¿cumple tu empresa la nueva ley?

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Según el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, a partir del 12 de mayo de 2019 las empresas deben garantizar el registro de jornada laboral de sus trabajadores. Este registro debe incluir el horario de inicio y finalización de la jornada realizada por cada trabajador.

Según el INE, en 2018 se realizaron aproximadamente 147 millones de horas extras remuneradas. A esta cifra hay que añadir las horas extra que no se computan y por tanto, no se cotizan ni se pagan. Con el anterior Real Decreto-Ley, la Inspección de Trabajo pretende que se cumpla el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores, que exige registrar las horas extraordinarias. Al mismo tiempo, también pretende poner fin a la precariedad laboral, controlando así que los contratos se cumplan.

El Real Decreto-ley 8/2019

El capítulo III de este Real Decreto-Ley contempla las medidas de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. A modo de resumen, algunos puntos interesantes son:

  • La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.
  • La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años. Además, permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Como empresario, debes saber que si tu empresa no cumple con esta nueva ley, esta se enfrenta a multas que oscilan entre los 626 y los 6.250 euros. Además, si se aprecia reincidencia, estas sanciones pueden llegar a ser hasta el doble.

Algunas dudas que genera el Real Decreto-ley 8/2019

¿Cómo va a realizarse este registro de jornada?

Lo único que explicita la legislación es que el registro de jornada diaria debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador.

La forma de realizar dicho registro queda a decisión de la empresa, que deberá consultar con los representantes de los empleados. No todos los trabajadores tendrán que hacerlo de la misma manera. Por ejemplo, un trabajador a distancia no acudirá a la oficina para fichar, pero igualmente deberá registrar el inicio y el fin de su jornada.

¿Qué supone para la empresa?

Además de lo dicho hasta ahora, esta nueva legislación sobre el registro de jornada supone que la empresa debe habilitar un sistema de control, realizar informes y conservar documentos durante un período de tiempo.

Para que te hagas una idea, no sólo es habilitar la forma de controlar el registro de jornada, sino que luego debes contrastar que tus trabajadores han «fichado» correctamente tanto la entrada como la salida. A final de mes deberás sacar un informe para comprobar las horas realizadas por cada trabajador.

Por último, a la hora de contabilizar las horas extraordinarias, recuerda que no pueden superarse las 80 horas por año laboral.

¿Están incluidos los tiempos de descanso o almuerzo?

Sí, en ambos casos estos tiempos están dentro de la jornada laboral. Así, al ir al baño o en la pausa para el almuerzo (20-30 minutos), no es necesario registrar una salida para después volver a registrar la entrada.

¿Está incluido el tiempo de la comida?

En una jornada laboral completa, la hora de comer no computa como tiempo de trabajo. Por tanto, al hacer la pausa para comer debes registrar una salida; y al volver al trabajo, una entrada.

¿Se cuenta el tiempo de desplazamientos?

Cualquier desplazamiento relacionado con la actividad de la empresa realizado durante la jornada laboral (excepto los propios de la ida y vuelta desde el domicilio) deben considerarse como tiempo de trabajo. Así, por ejemplo, si un trabajador de una empresa de reformas «ficha» al llegar a la empresa a primera hora y después se desplaza a un domicilio para realizar un trabajo, ese desplazamiento sí cuenta como jornada laboral.

En el caso de trabajadores comerciales, la jornada laboral cuenta desde que comienza el desplazamiento desde su domicilio laboral. Esto es así porque en este tipo de trabajo ese trabajador está a disposición de su empresa desde que sale de su domicilio.

En el caso de un viaje de negocios, el tiempo de trabajo sería desde que se sale de casa hasta que se vuelve, descontando la pausa para comer. Así, si sales a las 6 de la mañana para coger el tren o un vuelo y regresas a casa a las 21 horas, el registro de jornada de ese día sería de 9 horas (tras haber descontando 1 hora para comer). El motivo es el mismo que en el caso anterior: durante el tiempo que dura el viaje, el trabajador está a disposición de la empresa.

En cualquier caso, este punto es una situación que debe aclararse entre la empresa y los trabajadores a los que afecte.

¿Qué ocurre con los trabajadores a distancia, a media jornada, transportistas, comerciales, etc?

La ley contempla ciertos colectivos en los que llevar el registro de jornada puede ofrecer dificultades. Sin embargo, están obligados a cumplir la nueva normativa. De nuevo, la empresa debe llegar a un acuerdo con estos trabajadores en cuanto al modo de realizar el registro de jornada.

Fixner puede ayudarte a realizar el registro de jornada: menos papeles y menos gasto

Registro de jornada en Fixner

Si es la primera vez que llegas al blog de Fixner, te recomiendo registrarte y disfrutar tu prueba gratis de un mes para ver cómo puedes realizar el registro de jornada.

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Por otra parte, puede que ya estés utilizando Fixner pero aún no hayas usado esta funcionalidad.

El primer paso para activar el registro de jornada laboral es activar esta opción en el menú de configuración. Hasta ahora era una funcionalidad que no usaban todas las empresas, por lo que no venía configurada por defecto. También es recomendable configurar la duración de la jornada laboral de tu empresa.

Activa el Registro de Presencia
Configura la duración de la jornada laboral

Realizar el registro de jornada con Fixner es muy sencillo: el usuario registra la entrada pulsando un botón, y a la salida vuelve a hacer clic. Fixner calcula automáticamente las horas trabajadas, y permite sumar el total de horas de trabajo a la semana, al mes, etc.

Cómo hacer el registro de jornada en Fixner
Cómo hacer el registro de jornada en Fixner desde el móvil

De cara a esta nueva ley, hemos añadido un nuevo tipo de informe llamado «Registro de presencia«. Este informe recopila la información que exige la ley en cuanto al registro de jornada.

Cómo hacer el informe del Registro de Jornada

Pero además, Fixner te permite registrar también los tiempos realizados en los distintos trabajos de tu empresa. Aunque este apartado no está exigido en la nueva legislación, creo que te puede resultar también bastante interesante de cara a la gestión interna.

Registra los tiempos de trabajo

A modo de resumen…

A partir del lunes 13 de mayo debes realizar el registro de jornada de tus trabajadores, y el tuyo propio. De lo contrario, te enfrentas a importantes sanciones económicas.

Además, todos los meses debes facilitar estos informes a tus trabajadores, y guardarlos durante un mínimo de 4 años.

Hoy te he ofrecido las funcionalidades que Fixner tiene para adaptar tu empresa a esta nueva legislación. Además, estamos probando nuevas funcionalidades relacionadas con este tema. Estoy segura de que te las presentaré muy pronto.

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Ayudas y subvenciones

Ayudas y Subvenciones para PYMEs, autónomos y empresarios de 2019

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  • ACTUALIZADO ENERO 2020: Recuerda que los enlaces de este post llevan a las páginas oficiales con la información actualizada. ¡Consulta las ayudas y subvenciones disponibles para 2020!

En muchas más ocasiones de las que somos conscientes, PYMEs, autónomos y empresarios pueden solicitar distintos tipos de ayudas y subvenciones. Estas pueden ayudarte a poner en marcha nuevos proyectos, por lo que creo que es interesante que dediques un rato de tu tiempo a buscar cuáles pueden interesarte.

Un problema en este sentido es que, normalmente, esta información no está muy accesible. Por ello, he considerado interesante este post: para ayudarte y darte los medios para buscar la ayudas o subvenciones que puedan ayudar a tu empresa.

En este post tienes una recopilación de estas ayudas, con enlaces para ampliar la información que te resulte más interesante. Aunque te avanzo que está dividida en dos grandes bloques:

  1. Uno para consultar una guía de creación de empresas, que incluye las distintas posibles ayudas.
  2. Otro para buscar las ayudas y subvenciones que más convengan a tu empresa.

¿Quieres crear una empresa? Ayudas y subvenciones para autónomos

Ayudas y subvenciones

El Ministerio de Industria, Comercio y Turismo ha habilitado un portal de ayuda al autónomo. En él, puedes consultar una guía con información y ayuda para la puesta en marcha de tu proyecto empresarial.

Esta guía se divide en tres partes:

  1. La primera está enfocada a la creación de una empresa. Aquí puedes encontrar información de:
    1. La decisión de crear tu empresa
    2. Creación y puesta en marcha de tu empresa
    3. Las ayudas y subvenciones que puedes solicitar
  2. La segunda se dirige a la administración de la empresa. Sus apartados más importantes son:
    1. Los relativos a la actividad laboral
    2. Aquellos que contemplan las obligaciones de tu empresa
  3. La última contempla el cierre de una empresa.

Busca las ayudas y subvenciones que más convengan a tu empresa

Ayudas y subvenciones

En la web de la Secretaría General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa hay un buscador de ayudas y subvenciones convocadas por organismos públicos. Ahí puedes utilizar los distintos filtros y categorías para buscar las ayudas o subvenciones que mejor se adapten a tu PYME o a tu negocio como autónomo.

Este buscador recoge todas las convocatorias de ayudas y subvenciones publicadas en diarios oficiales europeos, estatales y autonómicos. Sus filtros te permiten seleccionar ver las ayudas que aún están en plazo, elegir el ámbito geográfico, el organismo convocante y el sector económico al que se dirige la subvención.

Así, por ejemplo, haciendo una búsqueda para los sectores que engloban la mayoría de clientes que tenemos en Fixner, he obtenido lo siguiente:

  • 639 ayudas y subvenciones para el sector COMERCIO
  • 85 ayudas y subvenciones para el sector CONSTRUCCIÓN
  • 3565 ayudas y subvenciones para EMPRESAS EN GENERAL
  • 104 ayudas y subvenciones para el sector ENERGÉTICO
  • 423 ayudas y subvenciones para el sector INDUSTRIA
  • 39 ayudas y subvenciones para el sector SERVICIOS A EMPRESAS

Estas ayudas son la suma de las convocadas tanto a nivel nacional como por cada una de las Comunidades Autónomas. Sin embargo, creo que los datos te harán ver que merece la pena usar el buscador anterior para informarte.

Consulta la guía de ayudas e incentivos para empresas

Otra opción es consultar la Guía Dinámica de ayudas e incentivos para empresas del Ministerio de Industria. Está organizada por Comunidades Autónomas y, dentro de ellas, por sectores. En la segunda mitad de la guía tienes las fichas individuales de cada una de las ayudas y subvenciones de la Comunidad Autónoma. La ficha de cada ayuda recoge toda la información disponible, como por ejemplo: el organismo convocante, el sector, el tipo de ayuda o subvención y el plazo de solicitud (entre otros campos).

Al ser una guía dinámica, cuando pinchas en el enlace de descarga, se genera con las ayudas que en ese momento tienen el plazo de solicitud abierto.

Programa de Avales para PYMEs

El programa de avales para PYMEs y autónomos de CERSA ofrece tanto avales financieros como avales técnicos. Entre las ventajas de estos avales para PYMEs están:

  • Facilitan el acceso a crédito para proyectos viables.
  • Canalizar y tramitar líneas de ayuda.
  • Mejoran las condiciones de la financiación obteniendo un menor coste los tipos de interés y mayor plazo de amortización gracias a los convenios suscritos entre las SGR-CERSA y las entidades de crédito.
  • Cubren la escasez de solvencia patrimonial de la pyme y autónomos mediante la prestación de su aval y amplían su capacidad de endeudamiento.
  • Flexibilidad: adaptado a todo tipo de pyme y necesidad de financiación
  • Menor exigencia de garantías a aportar por la empresa.
  • Servicio personalizado de asesoramiento por profesionales altamente cualificados  y rapidez de respuesta.

Líneas de financiación ENISA

ENISA es una empresa pública que depende del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo. Ofrece 3 líneas de financiación:

En los enlaces anteriores tienes la información de cada una de las 3 líneas de financión.

A modo de resumen…

En el post de hoy te he mostrado diferentes ejemplos de ayudas y subvenciones para PYMEs y autónomos. Además, he organizado la información intentando que rápidamente puedas pulsar en enlace que más te interese. Así podrás conocer más de la ayuda que en principio más se adapta a tu empresa y tus necesidades.

Recuerda que puede ser aconsejable dedicar algo de tiempo a revisar periódicamente este tema. Porque a lo largo de su vida, a toda empresa le viene bien una ayuda en algún momento. ¿No crees?

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a gestionar tu empresa de servicios. El ahorro de tiempo y un mejor seguimiento de tu empresa también es importante.

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Por qué necesitas un plan de trabajo: organízate y cumple tus metas

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¿Sabes qué es un plan de trabajo? ¿Crees que vale la pena dedicar tiempo a trabajar en él en lugar de en trabajos facturables?

Déjame hacerte una pregunta: ¿qué harías si de pronto te dejara en una ciudad totalmente desconocida, en la que no dominas el idioma y sólo con el nombre de un destino apuntado en  un papel? Ten en cuenta que no dispones de absolutamente nada: ni móvil, ni mapas, ni siquiera la facilidad de poder preguntar a alguien… Una de tus opciones sería ponerte a andar, con la esperanza de llegar a tu destino lo antes y lo mejor posible.

Pues bien, esta situación es más o menos lo que ocurre si no tienes un plan de empresa: vas haciendo cosas sin una estrategia clara y sin centrarte en un objetivo definido. Puede que veas ingresos y pienses que lo que haces no funciona mal, pero seguramente algunas acciones te hacen perder tiempo y dinero.

Volvamos al ejemplo del primer párrafo, ¿no sería mucho mejor si tuvieras un mapa que te orientara y te guiara? Pues eso es el plan de trabajo: una hoja de ruta donde defines una meta, estableces una estrategia y te marcas unos objetivos. Todo ello para llegar a esa meta.

Así, el plan de trabajo hace que no te desvíes de tu meta final. Con él, cada paso que das en el camino está meditado y planificado. Sí, implica un trabajo previo, pero también implica centrar tus esfuerzos en una meta definida. Y esto quiere decir, que tu trabajo estará bien aprovechado y dará frutos.

Y ahora, vamos a ir creando el plan de trabajo, paso a paso.

1. ¿Cuál es la situación actual? ¿Qué quieres dentro de un año? Define tu meta.

Estas dos preguntas van relacionadas. La segunda de ella define la meta final dentro de un año, por lo que según lo que establezcas debes analizar más o menos puntos de tu situación actual.

Algunas metas anuales que puede marcarse una empresa son: aumentar los ingresos, mejorar el beneficio, generar y lanzar un nuevo producto, centrarte en aumentar ventas en un determinado nicho, etc. En definitiva, hay tantas metas como empresas. Y, como estarás viendo, en cada una se parte de una situación inicial diferente.

Voy a ponerte un ejemplo: voy a establecer como meta para mi empresa aumentar el beneficio un 20% de aquí a un año. Parece una meta clara y viable, ¿no?

Ahora bien, ¿cuál es tu situación actual? ¿A qué actividad se dedica tu empresa? ¿La venta es física, online, o ambas? ¿Quién es tu competencia directa?… Para la misma meta, no es lo mismo un taller ubicado en un barrio donde el 80% de los negocios están desapareciendo; que una empresa de marketing online, cuyo sector empresarial está en auge estos últimos años. Al ser una situación inicial diferente, las estrategias y objetivos a definir también deben serlo.

Siguiendo con el ejemplo anterior, si quiero aumentar un 20% el beneficio de mi empresa, para empezar debo conocer el beneficio real que tengo actualmente. También sería conveniente conocer el beneficio de los últimos 3-5 años, para saber si se mantiene o ver la tendencia que ha seguido (lo que ayudará también a decidir si la meta decidida es viable o hay que reconsiderarla).

Esto puedes verlo en el Cuadro de mandos de Fixner. Tan sólo debes seleccionar el rango de tiempo que quieres visualizar y te mostrará, entre otros datos, un resumen de la tesorería de tu empresa.

Plan de trabajo 1

2. ¿Qué recursos tienes para tu plan de trabajo?

Aquí tienes que tener en cuenta de qué dispones para alcanzar tu meta y definir tu plan de trabajo. Puedes dividir estos recursos en 4 categorías:

  1. Recursos físicos: Por ejemplo, la maquinaria, instalaciones, etc. de tu empresa. Debes tener en cuenta los que sean relevantes para alcanzar tu meta.
  2. Recursos financieros: Es decir, ¿cuánto puedes gastar en poner en marcha el plan de trabajo?
  3. Recursos de personal: ¿Vas a trabajar solo o formarás un equipo para alcanzar tu meta?
  4. Tiempo: ¿De cuanto tiempo real dispones?

Por ejemplo, en el punto anterior te he hablado de definir una meta para dentro de un año. Ahora bien, ¿realmente tienes un año para alcanzarla? Por supuesto, la respuesta es NO.

Al planificar tu año, debes tener en cuenta el tiempo real de trabajo, tanto tuyo como de tus trabajadores, que puedes dedicar a tu meta. En este punto, te recomiendo que introduzcas en el calendario las vacaciones de tu plantilla (si tienes ya estas fechas claras) o al menos que tengas en cuenta esos días. Si en tu empresa parte del tiempo laboral se dedica a asistir a algún curso, evento, feria, congreso, etc… lo mismo, marca esas tareas en el calendario para ver el tiempo real del que dispones en el año para perseguir tu meta.

Y por supuesto, recuerda que no puedes dedicar todo el tiempo a este plan de trabajo: debes continuar atendiendo a tus clientes y sacando adelante los proyectos y la actividad de tu empresa.

En cualquier caso, evaluando los recursos de los que dispones podrás realizar los siguientes puntos del plan de trabajo de una forma más realista.

3. Establece tus objetivos

plan de trabajo diana

Ha llegado el momento de pensar, definir y establecer tus objetivos anuales. Ten en cuenta que todos y cada uno de los objetivos que formules deben tener como fin alcanzar tu meta.

Por ejemplo, si tu meta es aumentar el beneficio un 20%, un posible objetivo sería reducir costes. Si además haces venta web, otro posible objetivo sería aumentar la tasa de conversión entre visitas y ventas.

Aquí te recomiendo que hagas un listado de objetivos y que después realices una criba. El primer criterio que debes tener en cuenta es que sean SMART:

  • S: Específicos
  • M: Medibles
  • A: Alcanzable
  • R: Relevantes
  • T: Con fecha límite (Tiempo)

Con este criterio, aumentar la tasa de conversión no sería un objetivo SMART, porque no tiene fecha límite y no está bien formulado para ser medible. ¿Cuánto quieres aumentar la tasa de conversión? ¿Un 1% o un 23%? Y antes de pensar esa cifra recuerda que debe ser alcanzable… Pero podemos reformular el objetivo para convertirlo en SMART. Sería: «Aumentar un 1% la tasa de conversión en la web durante el primer semestre del año».

Y el segundo criterio al establecer tu plan de trabajo y definir los objetivos es el tiempo. Te recomiendo que hagas 1-3 objetivos por trimestre, y que los escribas por orden de prioridad (aunque trabajes los 3 objetivos a la vez). Si en el futuro ves que puedes abarcar más objetivos, los añades sin problema. Pero al principio es mejor ser realista y tener en cuenta que no vas a dedicar todo tu tiempo a este plan de trabajo (tendrás reuniones con clientes, etc.). Tener una lista de 10 objetivos y sólo tiempo para cumplir 2 te desmotivará y abandonarás tu meta. No te excedas, te facilitará cumplir tus objetivos.

4. Es hora de crear una estrategia

O lo que es lo mismo, ¿cómo vas a conseguir cada uno de los objetivos?

Volvamos al objetivo «Aumentar un 1% la tasa de conversión en la web durante el primer semestre del año», ¿cómo puedes lograrlo?

  • Puedes mejorar el diseño de la web para que facilite el proceso de compra.
  • También puedes reescribir los textos para que «atraigan» más al cliente a comprar.
  • Puedes ofrecer un plan de fidelización a tus clientes para obtener ventajas en sus futuras compras.
  • Etc

Aquí puedes tener todas las estrategias que quieras. Eso sí, cada objetivo tendrá su propio listado de estrategias, así que de nuevo sé realista con el tiempo (y los costes) de cada una.

5. Acciones a tomar

Una vez tengas los objetivos y las estrategias de cada uno, es hora de decidir qué acciones seguirás para cada estrategia.

Por ejemplo, para la estrategia «mejorar el diseño de la web para que facilite el proceso de compra» puedes decidir realizar las siguientes acciones:

  • Comprar una nueva plantilla para la web
  • Volver a fotografiar los productos que ofreces (para mejorar la calidad, ofrecer más detalles, etc)
  • Reestructurar las distintas páginas de la web para facilitar el proceso de compra
  • Agregar más opciones de pago

En cualquier caso, y esto lo hago extensivo a las estrategias, no es necesario que lo hagas tú: puedes decidir contratar a un profesional experto en maquetación de páginas web o en escritura de textos web.

Lo importante es que debes crear tareas para las distintas acciones y marcarlas en tu calendario. Y recuerda dejar un margen de tiempo para solucionar posibles imprevistos. La siguiente imagen te muestra un ejemplo de cómo puedes hacer esto con Fixner.

Plan de trabajo 5

Al definir las acciones, debes pensar también quiénes serán los responsables de llevarlas a cabo y los canales donde las vas a realizar. Recuerda que no debes hacer todo el trabajo personalmente, sino que puedes crear un equipo de trabajo, por lo que también es importante que los distintos miembros estén coordinados y conozcan todos los puntos del plan de trabajo.

6. Haz un seguimiento

Por ahora, el resumen del proceso sería:

  1. Define una meta
  2. Divídela en objetivos (mensuales, trimestrales, semestrales)
  3. Establece estrategias para alcanzar cada uno de los objetivos
  4. Decide acciones o tareas para cada una de las estrategias

Y el último paso sería comprobar el proceso. Para cada fecha límite que te has marcado en los pasos anteriores, comprueba que has cumplido con lo que te habías propuesto. Y comprueba también si el proceso está dando resultados. Aunque esto depende del objetivo: algunos ofrecen resultados a corto-medio plazo y con otros deberás esperar algo más.

Sin embargo, es importante que compruebes si tu plan sobre el papel avanza adecuadamente, o si por el contrario debes abandonar alguna estrategia porque te está perjudicando.

Si aún no lo has leído, en nuestro blog tenemos un artículo que te muestra cómo Fixner puede ayudarte a controlar la rentabilidad de un proyecto. En este caso, puedes crear un proyecto con el nombre de la meta que quieres conseguir, y desgranar el plan de trabajo en órdenes de trabajo y tareas. Puedes ayudarte del calendario para controlar los plazos, y gestionar los distintos recursos desde los materiales de las órdenes de trabajo.

Plan de trabajo 3

Tener el control del seguimiento te ayuda a detectar a tiempo los posibles desajustes, y a tener esto en cuenta a la hora de crear futuros planes de trabajo (tomando las medidas oportunas).

Pero, al mismo tiempo, al hacer este seguimiento y el balance final, no te centres sólo en lo que no has alcanzado: valora también todos los pasos y acciones que se han realizado bien.

A modo de conclusión…

Y aunque te esté hablando de un plan anual, no significa que deba comenzar el 1 de enero. Ahora que se acerca la Semana Santa, ¿por qué no aprovechar esos días festivos para comenzar a definir tu meta y tu plan de trabajo?

Tener definido tu plan de trabajo te llevará un período de tiempo. Pero también te ayudará a tener clara tu meta. Y esta meta actuará como filtro para tomar cualquier decisión sobre qué trabajos realizar. Y al final del proceso, al decidir qué trabajos son importantes y prioritarios porque te acercas a tu meta, y cuáles son prescindibles… además de llegar al fin que te habías marcado, habrás mejorado tu productividad. Aunque de esto te hablaré más en otro post.

Te animo a que des el paso más difícil: el primero. Dí «voy a hacerlo» y coge papel y boli para comenzar el camino hacia la meta. Y no te quedes en este paso, ¡ponte en marcha y cumple tu plan de trabajo!

Y recuerda: Fixner puede ayudarte en el seguimiento del plan de trabajo. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante un mes.

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