En el mundo de los negocios lo único bueno que podemos sacar de los tiempos de crisis, es que te dan la oportunidad para reinventar tu empresa, productos o servicios por completo, ya sea por seguir siendo competitivos o por sobrevivir.
El cambio puede venir dado por situaciones de crisis, aparición de nuevos competidores, cambios en los hábitos o gustos de los consumidores.
Como se suele decir en ocasiones: «Reinventarse o morir»
Un presupuesto es el documento clave para cualquier freelance o autónomo, sobretodo si te dedicas a la prestación de servicios. Nos gustaría explicarte cómo hacer un presupuesto profesional para que puedas aumentar tus posibilidades de éxito. Te explicamos desde los datos básicos que debes incluir hasta como realizar el seguimiento, pasando por los criterios que deberías tener en cuenta para calcular el precio de tus servicios.
Además, te damos también rápidamente unas pautas para hacer presupuestos con facilidad en Fixner, así como para saber si el beneficio económico es el esperado.
Hay una serie de puntos que hay que tener claros a la hora de hacer un presupuesto:
Lo primero en lo que tienes que tener en mente a la hora de realizar un presupuesto es que este va a ser tu carta de presentación al cliente. Es lo primero que va a ver de tu empresa, por lo que debes de usarlo adecuadamente: le tienes que explicar a qué te dedicas tú o tu empresa de una forma clara y sin enrollarte.
Debes de tener claro que el cliente puede que no te conozca y que este presupuesto no solo está hablando de tu empresa, sino que también está hablando de ti, de tus conocimientos.
No olvides incluir los datos básicos de tu empresa: nombre, CIF (o NIF en el caso de autónomos), dirección, teléfono, etc. Esto puede parecer obvio, pero he visto presupuestos sin el CIF de la empresa, lo que no da precisamente una imagen de seriedad ni le aporta confianza al cliente.
Está claro que debes cuidar la redacción del presupuesto. Es muy importante que esté claro y se entienda bien el servicio que vas a realizar.
En primer lugar debes exponer cuales son los problemas y las necesidades que el cliente te explicó, describirlas de forma que vea que has entendido lo que necesita. Para seguidamente poder darle las soluciones a sus problemas, explicándole los beneficios específicos que le aportan tus servicios. En este desglose debes de reflejar perfectamente lo que incluye y lo que no incluye el presupuesto.
Cuanto más aclaraciones realices mejor será el resultado final, así el cliente no podrá decirte que tienes que hacer algo que nunca le mencionaste. Si lo dejas abierto tu cliente podría “interpretar” que iba incluido.
La propuesta debe de empezar por lo indispensable del servicio y dejar para el final aquello que pueda ser más opcional.
Esta parte es la más delicada, debes de asegurarte que los servicios presupuestados están directamente relacionados con las soluciones que estas ofreciendo al cliente, que vea que lo que le estás presupuestando es justamente el servicio que le estás ofreciendo.
Para tener claros los precios de venta de tus servicios, tienes que realizar un trabajo previo, en primer lugar debes de calcular el coste de tus trabajadores o el tuyo propio; este trabajo es un poco tedioso pero muy importante, porque así sabrás cual es límite para cubrir costes, hasta donde puedes realizar descuentos a tus clientes sin perder dinero.
En los presupuestos de servicios se suele añadir una aclaración para posibles imprevistos que puedan surgir durante el desarrollo del proyecto y que en un principio no se presupuestaron porque no eran necesarios, suele ser un % del presupuesto o de una partida en concreto.
Además, a ser posible, realiza varios capítulos en el presupuesto diferenciando las distintas partidas. Así, si tu cliente necesita renegociar alguno de ellos, es más fácil centrarse en sólo una parte del presupuesto.
Otro de los puntos a tener en cuenta a la hora de redactar un presupuesto, es la rapidez.
Cuando un cliente te solicita un presupuesto «lo quiere para ayer» esta frase debes grabártela… es importante que tu capacidad de reacción sea rápida, porque sería una pena, si después del trabajo que conlleva realizar una buena oferta la pierdes por llegar tarde.
Por supuesto, en algunos sectores no es posible hacer un presupuesto en unos minutos. Por ejemplo, si el cliente pide presupuesto para una cocina primero debe hacerse el diseño (lo que muchas veces implica una toma de medidas previa) y a partir de ahí se realiza el presupuesto.
Lo importante es que, dentro de los plazos que tiene tu negocio, intentes hacer el presupuesto en el menor tiempo posible.
Además de los elementos que te he comentado antes, hay otros que no debes olvidar incluir en tus presupuestos y que también son importantes, porque dan confianza y fiabilidad a tu presupuesto:
El trabajo no termina con la presentación del presupuesto al cliente. Debes de llevar un seguimiento, estar en contacto con el cliente y realizar las modificaciones oportunas que vayáis acordando. Dependiendo del sector en el que trabajes, los presupuestos tardan más o menos tiempo en ver la luz, no desesperes.
En Fixner somos conscientes de la necesidad y la importancia que tiene para ti tanto la realización de los presupuestos, como la evolución de los mismos. Por ello, hemos diseñado una gestión de ventas rápida y eficaz para realizar tus presupuestos.
Podrás realizar presupuestos en cuestión de minutos, de esta forma no perderás ninguna oportunidad por llegar tarde a ofertar tus servicios, además puedes realizar tus presupuestos estés donde estés, no hace falta que esperes a estar en la oficina, tan solo necesitas una conexión a internet.
Voy a explicarte como hacer un presupuesto con Fixner en tan solo 3 pasos:
Aunque tienes un artículo en nuestra Web de Soporte en el que se explica paso a paso cómo crear un presupuesto, voy a darte la información más relevante.
La información general del presupuesto, es lo primero que debes de introducir: la información de tu cliente en cuestión, el nombre de la empresa, nombre de la oferta, el tipo de proyecto a realizar, la fecha de inicio y cierre.
Información comercial, en esta sección tienes que especificar el responsable comercial de la oferta, información muy útil para ti, ya que así sabrás en todo momento quién es el responsable de la gestión de cada oferta; y como ha sido la toma de contacto con el cliente y el estado en el que se encuentra.
Otro punto importante para el control de tus presupuestos es conocer el estado en el que se encuentran, al ser un software en la nube tus comerciales o tú podréis tener en todo momento actualizada la información. Tendrás conocimiento de si un presupuesto está ganado, si necesita análisis, si está en estudio, en negociación, etc… y también su probabilidad de éxito. Así podrás centrarte en aquellos que puedan ser más valiosos para ti.
Como sabemos que necesitas agilidad y libertad en la redacción de tus presupuestos, puedes añadir o quitar artículos o servicios en cuestión de segundos. Si tienes que introducir artículos que no están creados, puedes crearlos en ese momento sin necesidad de cambiar de pantalla ni de navegar a otro sitio: puedes hacerlo desde el mismo sitio donde estás introduciendo los productos o servicios.
Cada cliente tiene asignada una tarifa y si no es así se le aplicará la tarifa A por defecto. De todas formas, al introducir los artículos o servicios, puedes modificar tanto el precio como el descuento, según las necesidades de cada presupuesto o cliente. Cuando seleccionas el cliente, te informa de la tarifa y del descuento que tiene asignado dicho cliente.
En lo que se refiere a la libertad, tienes la opción de añadir líneas de texto para que puedas introducir cualquier aclaración o comentario que creas oportuno en cualquier parte del presupuesto. también puedes mover la posición de las líneas.
Una vez que ya tienes toda la información necesaria, con un simple click puedes generar tu presupuesto en pdf listo para enviar a tu cliente con tu logo y con el color de tu imagen corporativa.
Si necesitas que te realicemos un diseño más personalizado de documentos también lo tienes disponible, intentamos ayudarte en todo lo que necesites. Para ello, sólo tienes que escribirnos a soporte@fixner.com.
Muchas veces tenemos que realizar presupuestos muy parecidos e incluso hay determinados que son tipo y que tenemos que repetir; para estas ocasiones también tenemos soluciones, tienes la opción de duplicar oferta, de esta forma realizarás tus presupuestos de una forma más rápida y sencilla.
Por ejemplo, puedes crear uno que sea “Plantilla presupuesto (nombre servicio)” y copiarla y editar los campos cada vez que debas crear un presupuesto.
Cuando empezamos a trabajar la mayoría de las veces fijamos nuestros precios de venta en base a los que tiene la competencia sin fijarnos en nuestros costes. Y así, a veces nos pasa lo que nos pasa, que perdemos dinero en algunas ofertas que tenemos que rebajar los precios y no llegamos a cubrir costes.
Si quieres saber cómo poner precio a tus productos y servicios, puedes consultar el siguiente artículo:
Puede que no lo sepas, pero en Fixner siempre estamos pensando cómo podemos añadir valor a nuestras funcionalidades y hacer que tu día a día sea más productivo. Para ello tienes la opción de control de costes que puedes añadir en tus presupuestos. De esta forma tendrás controlada una de las dudas más difíciles a la hora de realizarlos: ¿estaré ganando dinero con este presupuesto?
Con esta opción a la vez que realizas tus presupuestos, puedes ir introduciendo los costes de los servicios que vas a prestar o los costes de los productos que estás incluyendo en el presupuesto. Posteriormente podrás facturar directamente a partir de los costes y un margen de beneficio, o crear una línea de facturación con la cantidad total a facturar.
Si tu empresa trabaja con costes, solo debes de activarlo dentro administración en la pestaña de configuración, un simple click y ya está activado para todas tus ofertas.
Puedes introducir los costes en todo tu catálogo (productos, servicios y equipos). De esta forma el coste se imputará automáticamente en los presupuestos.
Establece el margen y los costes del presupuesto.
Lo primero que debes establecer es el margen que quieres conseguir en el presupuesto.
A continuación puedes introducir las líneas de coste de cada uno de los productos o servicios que componen el presupuesto. Si has establecido los costes en el catálogo se asignarán automáticamente.
Establece el precio de venta para tu cliente.
Una vez que tienes introducidos los costes, puedes asignar el precio de venta a tu cliente de dos formas:
La primera forma, es en base a los costes que has enumerado en el anterior apartado, simplemente con pulsar el botón del carrito se crea la línea de venta automáticamente aplicando el margen del presupuesto al coste establecido.
La segunda forma es ir introduciendo los productos y servicios manualmente, si has establecido el precio en la tarifa se copiará automáticamente. Estos no es fijo puedes ir modificando tanto el precio como el descuento.
Resumen del presupuesto.
En el resumen de cada uno de tus presupuestos tienes el desglose de los costes y descuentos aplicados en el mismo, así como, el resumen de los márgenes, margen esperado que habías fijado y el margen real, el que realmente están obteniendo.
Como ya te he dicho, en Fixner nos actualizamos constantemente añadiendo nuevas funcionalidades. Por eso, la información que tienes aquí puede catalogarse como “lo básico” para elaborar presupuestos.
Pero si quieres saber más, conocer otras funcionalidades relacionadas y utilizarlas en la elaboración de tus presupuestos, te aconsejo leer nuestro post “Cómo hacer un presupuesto para cada tipo de trabajo”
La mejor forma de verlo es probarlo tu mismo, puedes hacerlo de forma gratuita durante 30 días. No lo dejes pasar.
Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.
Si estás pensando en montar un negocio que se base en la prestación de servicios, o ya lo tienes creado y lo que quieres es contratar gente, para empezar debes de determinar el coste hora de los trabajadores.
La medida común de eficiencia que todos conocemos es el coste por unidad producida. Esto también se traslada a la hora de prestar un servicio, que en este caso sería el coste hora de los trabajadores.
Un autónomo tiene que aprender a pensar como una empresa y valorar qué coste tiene su trabajo. Esto es muy importante porque en la mayoría de los casos los autónomos no valoran su tiempo y no tienen en cuenta todas las horas que le dedican al negocio.
Debes de conocer cual el es coste de tu servicio para poder calcular su precio y no trabajar por debajo de tus costes. Para ello es importante diferenciar dos tipos de costes: fijos y variables.
Los costes fijos son aquellos que se tienen que pagar sin importar el nivel de actividad de tu negocio, no dependen de la cantidad de bienes o servicios producidos.
Dentro de los costes fijos podemos englobar: el alquiler del local donde estamos ubicados, los suministros (luz, agua, teléfono), servicios profesionales independientes, material de oficina, amortizaciones, tributos (tasas, licencias de apertura), los sueldos, etc…
Para el funcionamiento de una empresa es recomendable controlar y disminuir los costes fijos ya que estos afectan económicamente a la empresa. Por ejemplo, trasladarte a un lugar menos costoso, o cambiar de compañía de teléfono son las maneras de reducir los costes globales de gestión de una empresa.
Los costes variables son aquellos que cambian con el volumen de actividad de tu empresa. Entre otros cabe destacar: el coste de la mano de obra directa de las personas que intervienen en la prestación del servicio, determinados servicios públicos, los gastos del área de marketing, los materiales a usar, etc…
La ventaja de los costes variables es que al variar con el nivel de actividad, si la actividad disminuye, el coste tambien se reduce, lo que reduce el que la empresa entre en pérdidas.
Una vez que tienes recopilados y claros cuales son tus costes fijos y variables, hay que calcular el coste por hora de los trabajadores o de tí mismo como autónomo freelance, una vez que tienes todos los datos calculados o recabados puedes introducirlos en la plantilla que te ofrecemos para poder saber cuánto cuesta realmente las horas trabajadas. A continuación puedes acceder a ella en Google Drive o descargarte la plantilla directamente.
De los costes que hemos mencionado anteriormente para completar la plantilla, tienes que separar los costes como sueldo, y seguridad social de los empleados productivos del resto de costes. La suma del resto de costes la debes de introducir el coste anual infraestructura y se calculará el coste total por hora.
Otro concepto que debes tener en cuenta, son los trabajadores productivos, estos son los que están relacionados directamente con la facturación, es decir, son los trabajadores por los cuales podemos facturar sus horas de trabajo a nuestros clientes.
Por ejemplo, pongamos una empresa con 6 trabajadores, de los cuales 4 son obreros, uno es el administrativo y por último el comercial. A la hora de computar los empleados productivos tendríamos a los 4 obreros y por ejemplo al directivo en media jornada. El administrativo no se considera trabajador productivo y el directivo realiza determinadas actividades que tampoco. Por lo que los trabajadores productivos serían 4,5.
Al rellenar la plantilla, verás que se estima que sólo el 80% de las horas de trabajo anuales son facturables. Esto es así porque, a nivel de gestión de empresas, se estima que el resto de horas se dedican a otras tareas cuyo coste no puedes facturar directamente al cliente.
Algunas de estas tareas no facturables serían, por ejemplo: labores comerciales, desplazamientos para visitar clientes, búsqueda de información, tareas de gestión, etc. Por tanto, es algo que debe tenerse en cuenta a la hora de calcular el coste por hora de tus servicios, de ahí que tengamos este campo incluído en la plantilla.
Ya sé que te pueden parecer un poco tediosos estos cálculos, pero tienes que entender que son importantes para tu negocio. Debes de tener muy claro cuales son tus costes por hora para poder saber qué precio poner a tus servicios y hasta dónde puedes llegar a la hora de negociar un precio con un cliente.
Aunque en el momento que vivimos el autónomo también tenga en cuenta las circunstancias del mercado, el nivel de dificultad del proyecto, las características del cliente que tienes enfrente, etc; pero siempre debes de saber cual es tu límite.
En el siguiente post te explicamos como calcular el precio de venta de tus servicios o productos para que no pierdas dinero.
Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.
Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.
En Fixner nos gusta ir evolucionando para conseguir que el trabajo de vuestro día a día sea más cómodo y seáis más productivos. Para ello vamos introduciendo nuevas funcionalidades o mejoras de las ya existentes.
En la anterior versión añadimos mejoras en el pedido de compra y esta vez las mejoras más importantes las hemos realizado en las tarifas y otras que os queremos comentar a continuación:
Hoy es día se usan muchos términos que nos suenan de oirlos en las noticias, en la radio, de leerlos en internet, etc… pero que realmente no sabemos su significado. en los últimos tiempos se habla mucho de las startup, pero ¿qué es realmente, y a que se refiere este término anglosajón?
Una startup es una pequeña o mediana empresa de nueva creación que presenta grandes posibilidades de crecimiento, que parte de una idea de negocio innovadora, normalmente se trata de una empresa relacionada con el mundo tecnológico. Este tipo de empresas generalmente tratan de explotar nichos de mercado con un alto potencial pero delimitado en el tiempo.
Al tratarse de empresas con un fuerte componente tecnológico, suelen diferenciarse de otras empresas jóvenes en sus posibilidades de crecimiento y necesidades de capital. Las empresas tecnológicas y de Internet tienen unos costes de desarrollo menores que empresas de otros ámbitos. Lo que hace que las necesidades de financiación para su puesta en marcha sean menores, facilitando así otro de los aspectos importantes mencionado anteriormente: su crecimiento en el medio y largo plazo.
La startup suele estar constituida con un capital humano de profesionales especializados cada uno en su sector ( marketing, investigación…) y con una capacidad muy grande ante el cambio y adaptación al mercado.
Estos negocios suelen utilizar Internet como una de sus principales herramientas para darse a conocer y, en muchas ocasiones, también para vender el producto, ya que no tienen la infraestructura necesaria para lanzar grandes campañas de marketing con las que conseguir clientes en masa y fidelizarlos; siempre pensando por y para el cliente final.
En este tipo de empresas no son necesarias grandes inversiones, pero si que es posible obtener importantes ganancias, si todo va bien es posible aumentar entre cinco y veinte veces lo invertido en tan solo 4 o 5 años.
Por ello las startup que tienen éxito atraen a inversores que prestan su dinero. Estos inversores son los llamados «Business Angels», es normal que por su dinero obtengan una parte de la empresa en forma de acciones o participaciones, con la idea de que que en el futuro, como hemos comentado antes, crezcan exponencialmente. Aunque en los primeros años de vida de una startup las inversores en el mundo del emprendimiento suelen ser del tipo FFF (friends, family y fools).
En el libro The Founder’s Dilemma plantea un marco bastante interesante de cosas a decidir a la hora de establecer el reparto accionarial de una startup entre sus socios fundadores.
Los Business Angels normalmente invierten cantidades pequeñas de dinero en distintas startups, con la esperanza de que alguna de ellas sea un «boom» y les hagan rentabilizar su inversión.
La mayoría de startup nacen sin un modelo de negocio e incluso son vendidas a otras más grandes antes de encontrar uno, es lo que se conoce con el nombre de exit. Regular con antelación y de forma correcta las diferentes estrategias de Exit dentro de una Startup es muy importante para poder realizar una salida económicamente beneficiosa tanto para los emprendedores como los inversores.
Pero no todas las start-ups llegan a ver la luz. La tarea del emprendedor es difícil y en ocasiones se comenten errores, en nuestro anterior post os comentamos los más comunes, para que en la medida de lo posible, los evitéis. Son pocas las que realmente triunfan y se convierten en grandes compañías, como lo consiguieron Google, Amazono el conocido Instagram, esta última se trata de una aplicación originariamente de Apple para compartir fotografías, y su valor añadido es que utiliza filtros para mejorarlas. Esta aplicación construyó una comunidad de alrededor de 50 millones de usuarios. Sin una gran inversión en marketing, Instagram fue vendida a Facebook en casi $1 billón de dólares.
La clave está en la constante búsqueda y sobretodo y muy importante en la capacidad de adaptarse al cambio.
Emprender siempre ha sido una tarea complicada, cuando tenemos una idea y nos lanzamos a ejecutarla, es importante que sepamos que errores no debemos cometer para que nuestro proyecto salga victorioso. es muy importante que los emprendedores sean capaces de entender desde el concepto del proyecto hasta lo que debemos hacer y muy importante cuando hacerlo.
Hoy en día existen métodos que nos ayudan a abordar el lanzamiento de negocios y productos, el Lean Sartup se basándose en el aprendizaje validado, experimentación científica e interacción y poder acortar los ciclos de desarrollo, medir el progreso y la retroalimentación con los clientes.
¿ En que se equivocan los emprendedores? Queremos mostraros los errores más comunes que se cometen:
La solución tecnológica para automatizar tu negocio, soportada en la nube o Cloud Computing es una herramienta efectiva para esto. Este nuevo concepto es ahora un impulso para las empresas que quieran reinventarse, crecer, transformarse y marcar pautas de manera eficaz y competente a un menor coste del que podría tener una transformación integral de su negocio en el plano de la tecnología.
Hace unos días os mostrábamos el nuevo panel de control y gestión de proyectos. Y hoy os presentamos la nueva mejora de Fixner: el pedido de compra.
En la mayoría de los casos, las empresas necesitan de proveedores externos para poder llevar a cabo su labor profesional. Es decir, una empresa necesita comprar artículos para poder realizar los proyectos acordados con sus clientes. Esto es algo con lo que conviven a diario las empresas, pero ¿sabíais que una buena gestión de pedidos de compra puede hacer aumentar los márgenes de beneficios de la empresa? Este es el principal motivo por el que hemos desarrollado nuestro nuevo módulo «Gestión de pedidos de compra».
A principios de junio comentamos en el blog la actualización de software realizado de cara a conseguir una mejor gestión de las órdenes de trabajo, pudiendo adaptarse éstas a las necesidades de tu negocio.
Desde Fixner hemos realizado una nueva actualización del software introduciendo un nuevo panel de seguimiento y control de proyectos en donde rápidamente puedes verificar que cumples con el presupuesto establecido en las ofertas. En esta nueva versión encontramos varios cambios, que pasaremos a comentar detalladamente en este post.
Todo el mundo habla del software en la nube pero, ¿qué es esto realmente?, ¿en que consiste?, ¿puedo aplicarlo en mi negocio? En este post os queremos acercar un poco a qué es el software en la nube o “cloud computing”.
Leer más
|
|
Si quieres ponerte en contacto con nosotros: (+34) 91 060 64 40 y (+34) 96 502 01 27
C/Ausó y Monzó nº16 5ºE
Alicante (Alicante), España
Lunes-Viernes: 9:00 a 18:00
