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Como realizar el seguimiento de proyectos con Fixner

 

La gestión de proyectos es el desarrollo de un proyecto desde el planteamiento hasta el control de los recursos, pasando por una parte importante que es el seguimiento de proyectos, con el propósito de no desviarse de lo planificado.

Como sabemos, un proyecto es una acción temporal que tiene un principio y un final, que utiliza recursos humanos y materiales durante su ejecución, y que tiene un coste. Este coste también debe de estar gestionado y controlado para poder realizar el proyecto sin salirte de lo presupuestado y obtener así el fin deseado, obtener los beneficios marcados tanto para tu empresa como para tu cliente; con un proyecto bien gestionado salís ganando los dos.

El seguimiento de proyectos tiene como propósito el dotar de la información necesaria para llevar un control del mismo y poder realizar las acciones correctivas correspondientes si fuese necesario, para que no se desvíe significativamente de lo presupuestado. Para que esto ocurra debes de llevar un seguimiento de los costes, las horas de trabajo, etc… te explicamos como hacerlo con Fixner de una forma fácil y sencilla:

Seguimiento de proyectos en Fixner.

Como hemos comentado al principio, uno de los principales objetivos es cumplir con el presupuesto establecido. Con Fixner, puedes realizar la gestión del presupuesto de forma manual o calcularlo automáticamente a partir de las ofertas ganadas asociadas al proyecto.

Desde esta sección puedes organizar y controlar cada proyecto para un fácil seguimiento de todas las tareas y las personas implicadas en él. Es una aplicación para la coordinación de labores dentro de la realización y seguimiento de un proyecto. Una vez entras dentro del proyecto, tienes una serie de pestañas que te ofrecen toda la información del mismo de una forma oredenada para que rápidamente encuentres lo que necesitas.

 

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En el dashboard individual de cada proyecto puedes visualizar todo lo que necesitas saber para llevar un buen seguimiento de los proyectos, en cuanto a la parte económica tendrás costes, ingresos, margen de beneficio, y más, y en la parte de ejecución del proyecto podrás controlar el número de órdenes según su estado, prioridad, etc; la planificación, el registro de tiempos, etc…

1.- El presupuesto del proyecto.

Dentro de cada proyecto tenemos la parte de presupuesto, se puede generar desde la oferta ganada o realizarse a mano directamente en el proyecto. En el caso de calcularse desde las ofertas ganadas,  los datos que aquí se muestran son un resumen de todas las ofertas.

El presupuesto nos da una visión muy clara de lo que esperamos del proyecto; ya que vemos los costes, los descuentos realizados y el margen de beneficio esperado.

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2.- Seguimiento del trabajo en curso.

Con el dashboard por proyecto controlarás los márgenes de tu proyecto para optimizar tus beneficios. Puedes llevar un control de los beneficios del proyecto, con un golpe de vista tendrás a tu disposición, los costes, el margen y los ingresos que obtendrás de este proyecto; esto en cuanto a la parte económica.

Pero en el dashboard también tienes la parte de ejecución del proyecto, en donde, tendrás a tu disposición datos como las órdenes de trabajo, cual es su estado, el registro de tiempos y la planificación para que puedas llevar un seguimiento de proyectos exhaustivo.

2.1.- Seguimiento económico de los trabajos.

Otra de las ventajas de Fixner, es que también puedes ver el porcentaje del coste consumido en relación con el presupuestado; el porcentaje de costes del proyecto según los estados de las órdenes de trabajo asociadas al mismo; y la evolución temporal de los costes del proyecto.

En el momento que creamos las ofertas asociadas a este proyecto debemos de introducir ciertos datos, como son el coste de la mano de obra, de los materiales a utilizar, etc… De este modo al entrar en el dashboard del proyecto tendremos a simple vista si se están cumpliendo o no los costes estimados.

Pero si no utilizas las ofertas tienes la posibilidad de introducir los costes eligiendo la opción manual en la pestaña de presupuesto y, podrás introducir los costes del proyecto, el margen, el descuento realizado.

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2.2.- Seguimiento de la ejecución de los trabajos

Para llevar el control de todo el proyecto es muy importante tener controlada la ejecución del mismo; desde Fixner conocerás rápidamente el estado de las órdenes de trabajo que se están llevando a acabo, la planificación realizada y el tiempo que cada trabajador de tu equipo o subcontratados ha registrado. Las ofertas asociadas a este proyecto, si está facturado o no, etc…

En este apartado tendrás información muy útil para el control del proyecto. Podrás observar el número de ordenes, si han sido resueltas o no, si tiene una fecha límite para su realización, si se está cumpliendo la planificación que realizamos, si se están cumpliendo los tiempos estimados en la órdenes de trabajo.

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A lo largo del proyecto puedes ir añadiendo órdenes de trabajo y tareas a realizar, para que cada uno lo utilice según su forma de trabajar.

Todas nuestras funcionalidades están orientadas a que lleves una buena gestión de proyectos de la forma más sencilla, rápida y que puedas llevar un buen control de costes tan importante hoy en día.

3.- Seguimiento de la facturación del proyecto.

Dentro del dashboard de cada proyecto, tienes la parte correspondiente a la facturación de ese proyecto. De esta forma tendrás totalmente controladas las facturas de compra y de venta referentes al proyecto y poder llevar un control pormenorizado.

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En este gráfico puedes ver la agrupación de las facturas de venta y de las de compra, ademas en la parte de documentos tienes la relación completa de las facturas asociadas al proyecto, y puedes entrar en cada una de ellas desde ahí mismo, así como cambiar su estado, imprimirlas, etc…

4.- Seguimiento de la tesorería de cada proyecto.

En cuanto a la tesorería correspondiente a cada uno de tus proyectos, tendrás a la vista cuales son los ingresos (cobros) y los gastos (pagos) que se van realizando durante el proyecto y que están directamente relacionados con él entre las fechas que tu has elegido.

 

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Como ocurre con las facturas, en la parte de documentos, tienes los movimientos correspondientes al proyecto, todos los cobros y pagos detallados y al igual que con los demás documentos también puedes entrar desde aquí mismo a cada uno de los movimientos.

Con estos cuatro puntos controlados conseguirás llevar un seguimiento de proyectos eficiente de una forma sencilla sin rompederos de cabeza.

Puedes darte de alta gratuitamente  y comprobar por ti mismo lo fácil que es utilizar Fixner, si en tu prueba ves cualquier cosa que podamos mejorar, por favor no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Te esperamos!!!

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