gestion de tesoreria

¿Gestión de facturación y tesorería? ¡Hoy te cuento cómo hacerla!

Una parte importante de la gestión de toda empresa pasa por la gestión de la tesorería.

Lo más normal es que tengas un gran interés en gestionar los cobros o ingresos, pero recuerda que estar al día en la gestión de tus pagos y gastos te facilita las relaciones con tus proveedores y mantiene al día tus movimientos económicos.

Primero voy a hablarte brevemente a nivel general de los cobros y los pagos, para después explicarte cómo puedes utilizar Fixner para hacer la gestión de tesorería.

Por cierto, si aún no usas Fixner, puedes probarlo gratis durante 30 días.

Tipos de cobros y pagos

Podemos dividir los cobros y los pagos en 2 grandes tipos, según estén vinculados o no a una factura.

Cobros y pagos vinculados a una factura

Aquí englobamos los cobros y pagos relacionados con una factura: bien la que le emites a un cliente, bien la de uno de tus proveedores. 

Cobros y pagos NO vinculados a una factura

En el caso de los cobros, aquí estarían los cobros puntuales y excepcionales de ingresos como pueden ser las subvenciones, cobro de intereses, etc.

Como pagos no vinculados a una factura, serían los gastos fijos y periódicos como: el pago  de las nóminas, la seguridad social, préstamos o determinados impuestos con una periodicidad fija. En este caso, el hecho de que sean periódicos, supone una ventaja a la hora de planificar la tesorería de tu negocio.

Por ejemplo, si eres autónomo sabes que todos los 30 de cada mes debes de pagar tu cuota de autónomo, este pago es periódico y por lo tanto, puedes presupuestarlo.

Cómo puede Fixner ayudarte a realizar la gestión de tesorería de tu empresa

Antes de seguir, permíteme una pregunta: ¿Aún llevas la tesorería de tu empresa con un excel? No te juzgo, yo sería incapaz.

Déjame decirte que puedo presentarte una herramienta eficiente para gestionar fácilmente la tesorería de tu empresa

Además, si trabajas con proveedores externos, debes activar también la funcionalidad compras para poder trabajar con recibos de pago.

Y es que Fixner te permite agilizar todos los procesos relacionados con la gestión de cobros y pagos para que puedas centrar toda tu atención en el funcionamiento de tu negocio. ¿Aún no lo has probado? Pues tienes 30 días gratis con todas las funcionalidades disponibles:

Configuración de las formas de pago

En Fixner hemos configurado ya las formas de pago más comunes para que te sea más fácil; aunque si necesitas otras diferentes puedes crear tantas formas y variedades de pago como necesites.

Además, si asignas la forma de pago a la ficha del cliente, cuando generes una factura este campo se rellenará automáticamente. Y cuando crees los recibos, Fixner calculará tanto la fecha de vencimiento como los importes correspondientes.

Si en una determinada factura acuerdas con tu cliente el cambio de la forma de pago, puedes cambiarla desde la misma factura.

Creación de facturas y recibos

Siempre decimos que hay algo mejor que facturar un trabajo a tu cliente… ¡generar los recibos y cobrarlos!

Por cierto, Fixner te ofrece distintas formas de crear una factura. Si quieres conocerlas y ver todas las opciones que ofrece en lo relativo a facturación, consulta este listado de nuestra Web de Soporte. Ahí tienes distintos tutoriales para crear facturas, añadir la retención, crear facturas con recurrencia, modificar la información de una factura sin devolver recibos, etc.

Una vez tengas creada la factura, o hayas dado de alta en Fixner la factura de uno de tus proveedores, puedes generar tanto los recibos de cobro como los de pago.

Gestión de recibos de cobro y de pago

A la hora de realizar la gestión de los recibos, Fixner apuesta por un formato muy visual.

Tanto para los recibos de cobro como para los de pago, tienes un listado donde está especificado en cada uno de ellos, la factura a la que corresponde, el cliente, la fecha de emisión,  de vencimiento, el estado etc… Además, en la fecha de vencimiento tienes un código de colores para saber a simple vista el estado en que se encuentra cada recibo.

Algo de mucha utilidad es la posibilidad de ordenar el listado de recibos de cobro o de pago por la fecha de vencimiento. Así sabrás rápidamente qué cobros o pagos tienes que realizar próximamente.

Y si lo quieres aún más fácil y más visual… te presento el calendario de vencimientos.

Aquí, de un simple vistazo puedes ver qué recibos tienes pendientes de cobrar y/o pagar, y cuáles son los que vencen próximamente. ¿Como?:

Por supuesto, a la hora de gestionar tus recibos no basta con saber cuándo vencen o si han sido cobrados o pagados… Tienes que introducir esta información en Fixner. Como verás en los siguientes artículos gestionar el cobro y pago de recibos (y sus correspondientes devoluciones) es muy sencillo.

También puede darse el caso de que tu cliente te pague sólo una parte del importe del recibo. En este caso, puedes realizar un cobro parcial y Fixner creará automáticamente un nuevo recibo con la cantidad pendiente de cobro.

Remesas bancarias

Una remesa bancaria es un archivo por el que entregas varios recibos a tu entidad bancaria, y así ésta gestiona el cobro (o pago) de los mismos. Fixner te permite realizar remesas bancarias, lo que supone agilizar la gestión de la tesorería de tu empresa. Para no añadir más información a esta guía, consulta cómo generar remesas en nuestra Web de Soporte.

Una vez tenemos el documento de remesas, debemos enviarlo a nuestro banco para que proceda al cobro o pago de ellas.

Gestión de otros ingresos y otros gastos

Hasta aquí hemos hablado de la gestión de recibos a partir de una factura. Pero, ¿y si no tenemos ninguna factura para justificar el cobro o el pago?

En estas ocasiones hablamos de otros ingresos y otros gastos.

En la gestión de otros ingresos y gastos se incluyen: la cuota de autónomo, la seguridad social, o los temidos tickets que al cabo de una semana se han borrado (en este último caso, con Fixner, puedes hacerles una foto y la adjuntas).

Para los gastos o ingresos recurrentes, dispones de la opción de duplicar gasto o ingreso. Así trabajarás de una forma más cómoda y eficaz, acortando el proceso de inserción de documentos.

Movimientos que generan los cobros y pagos

Después de hablarte de la gestión de cobros y pagos, es el momento de presentarte la pantalla de movimientos:

Esta pantalla te ofrece una visión general y conjunta de todos tus ingresos y pagos realizados. Y lo más importante es que sabes en todo momento en que cuenta bancaria o caja te ha sido realizado el ingreso o has hecho el pago, para que no se te escape nada.

Para que esto te sea fácil, cuando introduces en el apartado de Mi empresa tus datos, puedes crear tantas cajas y cuentas bancarias como utilices en la gestión de tus cobros y pagos.

Además, en esta pantalla también puedes utilizar los distintos filtros disponibles para encontrar rápidamente lo que te interesa. 

Por último, desde cada movimiento puedes acceder a la acción que lo genera, para así poder ver o modificar la información que necesitas de cada uno de ellos.

¿Demasiada información? ¡No te pierdas nada con los informes!

Sí, lo sé. Soy consciente de que acabo de hablarte de muchos datos y puntos a tener en cuenta en la gestión de la tesorería.

Por eso quiero presentarte los informes que puedes generar para sintetizar gran parte de la información que tienes (o tendrás) introducida en Fixner.

Como ves, actualmente puedes generar 3 informes distintos para la gestión de la tesorería de tu empresa:

Para generar cualquiera de estos informes, haz clic sobre el botón “Ejecutar informe” e introduce los filtros correspondientes. 

Conclusión

Espero haberte transmitido a lo largo de este artículo cómo realizar una buena gestión de tesorería de tu empresa con Fixner. 

Recuerda que, además, puedes controlar todo lo que te he ido mostrando desde cualquier lugar. ¿No te parece una gran ventaja?

Te animo a que pruebes la gestión de tesorería con Fixner, para así mejorar la gestión integral de tu empresa a la vez que ahorras tiempo. Recuerda que, si aún no usas Fixner, tienes 30 días de prueba gratis, con todas las funcionalidades.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

Cómo gestionar una empresa de servicios: Gestión de la tesorería

Cómo gestionar cobros y pagos en tu empresa

La tesorería, la forma de gestionar el cash y el cumplimiento de nuestras obligaciones de pago y por supuesto, nuestro derecho de cobrar, son uno de los principales pilares que debemos tener en cuenta para que nuestra empresa se mantenga en pie y sea eficiente. Porque, aunque a priori te parezca que los cobros es lo más importante, nunca debes de descuidar los pagos, ya que, podrías perder la confianza de tus proveedores y/o acreedores, lo que traería consecuencias negativas para tu negocio.

Gestionar cobros y pagos en una empresa es un proceso que debemos realizar casi a la par, ya que, la gestión de los cobros y la gestión de los pagos está directamente relacionados. Por ello es importante llevar un control exhaustivo de la fechas para poder disponer siempre de un flujo de caja saneado que garantice el funcionamiento diario de la empresa.

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Facturar servicios aumentando la productividad

Cómo facturar servicios y cobrar antes con nuestro software de gestión

A finales de enero vimos lo fácil que resulta gestionar un proyecto de reforma o rehabilitación con Fixner. Sin embargo, además de una gestión sencilla y altamente efectiva desde que el cliente solicita el presupuesto hasta la finalización del proyecto, tenemos mucho más que ofrecerte. Hoy te explico cómo facturar servicios en pocos minutos, teniendo las facturas listas para enviar.

El trabajo no termina con la factura, también puedes realizar un seguimiento de los vencimientos de los recibos y gestionar los cobros de tus facturas.

Olvídate de los papeles o de tener que revisar en varios sitios para facturar

En ocasiones debemos facturar proyectos que incluyen varias órdenes de trabajo. Hacer esta factura lleva un tiempo considerable, además de la necesidad de tener todo el papeleo muy bien organizado para así evitar dejarte algún trabajo realizado sin facturar.

¿No crees que las horas que se gastan en elaborar facturas estarían más aprovechadas captando nuevos clientes o fidelizando los que ya tienes? No se a tí, pero a mí no me gusta hacer facturas, me gusta cobrarlas. Y tener un proceso de facturación eficiente aumenta la productividad, al enviar la factura al cliente lo antes posible para acelerar el cobro.

Cómo facturar servicios en pocos minutos.

Si sigues leyendo es porque te interesa ahorrar horas de trabajo realizando facturas. Seguro que en algún momento has pensado que la opción alternativa «no sería tan fácil como te quieren hacer creer». En cuanto hagas una factura con Fixner, verás el ahorro de tiempo que te supondrá en el futuro. Desde hoy facturar servicios será mucho más rápido, pero con el mismo resultado final: una factura lista para cobrar.

Así que vamos a ver cómo Fixner puede ayudarte con esas facturas complicadas, en las que intervienen varias órdenes de trabajo. Eso sí, ten en cuenta que la aplicación sólo te permitirá seleccionar para facturar las órdenes de trabajo en estado «Aceptado», así que asegúrate de que tu cliente ha aceptado los trabajos antes de hacerle la factura. En el ejemplo que te muestro verás que tenemos 6 órdenes de trabajo diferentes para facturar en el mismo proyecto.

Pantalla órdenes de trabajo

En el primer paso del proceso de facturación seleccionas el cliente, la forma de pago y el formato de la factura. En el formato puedes seleccionar si quieres agrupar las líneas de factura por proyecto, orden de trabajo, o producto y servicio. También puedes configurar qué información quieres que aparezca en cada línea de la factura que se va a generar.

En el segundo paso seleccionas las órdenes de trabajo a facturar. Haces clic en «Facturar» y… ¡ya! Dos pasos. Ya tienes la factura lista para enviar a tu cliente. Y lo mejor. Tienes la factura en la aplicación para así poder seguirla en el futuro: comprobar si está cobrada, etc

Ya estarás viendo que facturar servicios es un proceso sencillo y que no te llevará mucho tiempo. Eso sí, es importante que tengas tu catálogo de productos o servicios bien definido en la aplicación, así como los clientes. De esta forma ahorrarás tiempo desde los primeros pasos del proceso de venta. Pero ésto no es todo.

Como todos los documentos que genera Fixner en PDF, tu factura tendrá un aspecto profesional, con los colores corporativos de tu empresa y tu logo. Recuerda que Fixner también te ofrece un servicio adicional de personalización de documentos de impresión para adaptarlos al formato que desees.

Cómo facturar servicios 4

Conoce el estado de tus facturas

Ya has generado la factura y se la has enviado al cliente. Te queda un último paso: seguir el estado de esa factura para comprobar que se cobra totalmente.

Fixner te permite modificar el estado de tus distintas facturas para así comprobar de un simple vistazo si está cobrada, si sólo está cobrada parcialmente, si está abierta, si está rectificada, etc. Así evitas que una factura no se cobre y caiga en el olvido.

Consulta el estado de tus facturas

Cómo facilitar el pago aplazado a tus clientes con los recibos

Bien, a estas alturas ya habrás generado algunas facturas. Recuerda que en la ficha de cada factura puedes especificar y editar la forma de pago.

En el apartado «Administración > Datos Maestros» puedes definir tus propias formas de pago. Posteriormente, desde la factura puedes generar los recibos con los plazos definidos automáticamente según la forma de pago elegida.

En el ejemplo que te muestro he generado los recibos con la forma de pago «Giro 60-90 días 50%-50%». Verás que se generan dos recibos, cada uno con el importe correspondiente según los porcentajes y con sus correspondientes fechas de emisión y vencimiento. De nuevo, con un simple clic ahorras tener que realizar los cálculos de los importes y tener que estar pendiente del calendario para anotar las fechas de vencimiento de cobro.

Generar múltiples recibos

Para cobrar o devolver un recibo tan solo debes hacer clic en el apartado correspondiente y rellenar un pequeño formulario.

Además, quiero recordarte que Fixner también tiene una pantalla principal para «Recibos de cobro» dentro del apartado de Tesorería. Aquí puedes ver el estado e importe de todos los recibos generados, asociados a su factura correspondiente, y con sus fechas de emisión y cobro.

Facturar servicios - Recibos de cobro


Por último, otra de las funcionalidades de Fixner es el hecho de poder consultar los movimientos de tu cuenta o caja de empresa dentro del apartado «Tesorería». En esta pantalla tienes un resumen de los movimientos de las cuentas bancarias y cajas de tu empresa, con las fechas de las operaciones, los tipos de movimientos y su cliente correspondiente, la cuenta o caja, el concepto y el importe. De nuevo, se trata de facilitar la gestión de tu empresa y poder tenerlo todo controlado de un vistazo.

Facturar Servicios - Movimientos de cuenta

Si quieres saber más sobre facturación…

Tenemos una guía específica sobre cómo Fixner puede ayudarte a gestionar facturas, recibos, movimientos, etc. Puedes consultarla en PDF haciendo clic en el siguiente botón:

Tu tiempo es dinero, no lo tires

Recuerda siempre esta frase. Ya te explicamos cómo calcular el coste por hora de tus trabajadores (y el tuyo propio). Valora cuál es tu coste por hora de trabajo y calcula cuántas horas estás gastando (tú o tus trabajadores) en facturar servicios. Tu empresa está perdiendo ese dinero, porque no le estás cobrando ese tiempo al cliente.

Con Fixner ahorrarás tiempo y aumentarás la productividad. Ya sabes cómo facturar servicios con rapidez. Ahora sólo debes decidir qué hacer con el tiempo que antes empleabas en crear facturas: buscar nuevos clientes, fidelizar a los que ya tienes, pensar nuevas estrategias para tu empresa, etc. O incluso olvidarte de jornadas de más de 10 horas de trabajo: acudir a tu puesto de trabajo descansado y fresco también aumenta la productividad.

Si mandas mails para una comunicación más rápida y eficaz; ¿por qué no usar Fixner para agilizar tu proceso de facturación?

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.