Cómo elegir tu software verifactu: El checklist de requisitos para no paralizar tu empresa

Son las seis de la tarde de un viernes. Deberías estar cerrando la persiana, pero sigues ahí, persiguiendo a tres técnicos por WhatsApp para que te pasen los materiales que usaron en la obra del martes. Tienes facturas sin enviar porque los partes de trabajo llegaron manchados de café o incompletos. Y, por si fuera poco, ahora escuchas rumores sobre multas de Hacienda y una nueva ley con un nombre que suena a problema: Veri*Factu.

La reacción natural es el pánico. Buscas en Google, encuentras el primer programa que promete «Cumplimos con la Ley Antifraude», pagas la licencia y respiras aliviado.

Error.

Acabas de cometer el fallo más común en el sector servicios: comprar un parche burocrático que ignora tu realidad operativa.

Si diriges una empresa de reformas, un SAT o una ingeniería, tu problema no es solo Hacienda. Tu problema es que la información no fluye. Elegir software verifactu no debería ser un trámite para evitar una multa; es la excusa perfecta para dejar de gestionar tu negocio con una venda en los ojos.

Vamos a ser claros. No escribo esto para citarte artículos del BOE. Escribo esto porque he visto empresas sólidas ahogarse en tareas administrativas por elegir herramientas que solo saben hacer facturas, pero no saben gestionar obras, rutas o mantenimientos. Hoy vamos a convertir una obligación legal en tu ventaja competitiva.

La mentalidad correcta: El software no es para el asesor, es para ti

Antes de mirar una sola característica técnica, necesitamos cambiar el chip. La mayoría de las pymes ven la Ley Antifraude como un impuesto revolucionario. Otra carga más. Pero si lo analizamos fríamente, lo que la ley exige (trazabilidad, no borrar datos, digitalización) es exactamente lo que necesitas para que no te roben en tu propia casa. No me refiero a empleados deshonestos, sino al robo silencioso de la ineficiencia:

• El robo de tiempo: Volver a picar datos de un Excel a una factura.
• El robo de materiales: Piezas que se instalan y nunca se facturan porque «se olvidó apuntarlo».
• El robo de flujo de caja: Tardar 15 días en facturar un trabajo terminado porque administración no tiene los datos.

Cuando salgas al mercado a elegir software verifactu, no busques un «generador de facturas con QR». Busca el cerebro digital de tu empresa.

Los cimientos: Requisitos software verifactu que no son negociables

Vale, quitémonos lo legal de encima rápido. Para que no te vendan moto, esto es lo mínimo técnico que exige la norma. Si un proveedor duda en alguno de estos puntos, huye. Los requisitos software verifactu básicos son tres pilares de seguridad:

• Encadenamiento de registros: Cada factura es un eslabón de una cadena. Cada vez que generas una, se crea una «huella» digital basada en la anterior. Si intentas borrar una del medio, la cadena se rompe y el sistema canta. Se acabó el «borra esa y hazla de nuevo».
• Alta inmediata (QR): El sistema debe ser capaz de generar un código QR que cualquier cliente pueda escanear para ver si esa factura está declarada. Es la fiscalización en tiempo real.
• Registro de eventos: Todo queda grabado. ¿Quién entró? ¿A qué hora? ¿Quién intentó modificar una factura cerrada? Es la caja negra de tu facturación.

Pero aquí está la trampa. El 99% de los programas del mercado van a cumplir esto. Cumplir la ley es el estándar, no una característica premium. La batalla real se juega en la operativa.

Cómo elegir el Software Verifactu: Tu hoja de ruta paso a paso

He diseñado este proceso basándome en las implantaciones que han salido bien. Las que han salido mal siempre se saltaron el paso 1 o el paso 3. No seas de esos.

Paso 1: La auditoría del dolor (Mírate al espejo)

No puedes comprar una herramienta si no sabes qué estás arreglando. Antes de pedir una demo, reúne a tu equipo de confianza (tu jefe de obra, tu administrativo, tu encargado de mantenimiento) y hazte estas preguntas dolorosas:

• ¿Dónde perdemos más tiempo? ¿En hacer presupuestos o en perseguir cobros?
• ¿Cuántas veces al mes duplicamos información (del papel al Excel, del Excel al programa)?
• ¿Nuestros técnicos en campo tienen la información que necesitan o tienen que llamar a la oficina 5 veces al día?

Si tu respuesta es «es que cada uno trabaja a su manera», tienes un problema de procesos, no de software. Al elegir software verifactu es el momento de estandarizar.

Paso 2: El filtro de la verticalidad (Dime a qué te dedicas)

Aquí es donde mueren los programas generalistas. Un software de facturación genérico puede ser genial para una tienda de ropa, pero ser un infierno para una instaladora de climatización. Necesitas funcionalidades que hablen tu idioma:

• Si eres SAT o Mantenimiento: Necesitas gestión de avisos, geolocalización de técnicos y control de contratos de mantenimiento preventivo. Si el software hace facturas legales pero no te deja asignar una ruta al técnico más cercano, estás perdiendo dinero en gasolina y horas hombre.
• Si eres Construcción o Reformas: Necesitas control de costes por proyecto, gestión de certificaciones y control de desviaciones de presupuesto. Una factura legal no sirve de nada si no sabes si en esa obra estás ganando o perdiendo dinero hasta que es demasiado tarde.
• Si eres Servicios Profesionales (Ingeniería/Arquitectura): Necesitas imputación de horas por proyecto y gestión documental.

Paso 3: La prueba de fuego de la movilidad

Vivimos en el mundo real. Tus técnicos están subidos a una escalera, debajo de un fregadero o en un andamio. No tienen un ordenador portátil. Si el software que estás mirando requiere que el técnico llegue a la oficina para «pasar los datos», no es digitalización, es burocracia diferida.

La clave para elegir software verifactu en nuestro sector es la App Móvil. Pero cuidado. No me refiero a una web que se ve pequeña en el móvil. Me refiero a una App nativa donde puedan:

• Recoger la firma del cliente en pantalla (y que eso genere el albarán legal automáticamente).
• Subir fotos del antes y el después (prueba irrefutable para evitar reclamaciones).
• Dictar las notas de voz para no tener que escribir con guantes.

Paso 4: La integración (El fin de las islas de datos)

Tu empresa no es una isla. Seguramente trabajas con bancos, tienes un asesor que usa A3 o Sage, y quizás usas Google Calendar. El error clásico es comprar un software cerrado. El nuevo sistema debe ser el director de orquesta.

• ¿Posee una API pública para integrarlo con aplicaciones de terceros?
• ¿Permite exportar los datos contables para que tu asesor no te cobre un extra por picar datos manuales?

Paso 5: Evalúa el soporte, no solo el precio

Cuando Hacienda cambie una coma de la ley (y lo hará) o cuando se caiga el sistema un martes 13, no quieres hablar con un bot. Quieres hablar con un humano que entienda qué es una factura rectificativa. Llama a soporte técnico antes de comprar. Mira cuánto tardan en responder. Esa espera es la que sufrirás cuando tengas una urgencia real.

Las banderas rojas: De qué debes huir

En mi carrera he visto desastres absolutos por ignorar estas señales de alerta al contratar un SaaS:

• El espejismo del «Software Gratuito»: Existen opciones gratuitas y la propia AEAT ofrecerá su herramienta básica. Pero no nos engañemos: están diseñadas para quien emite dos facturas al mes. Si tienes técnicos, obras y volumen, usar una herramienta manual sin soporte, sin automatización y sin gestión de proyectos es un suicidio operativo. Lo que te ahorras en la cuota mensual lo pagarás multiplicado en horas administrativas perdidas.
• Los «Plugins» para tu ERP de hace 20 años: «No te preocupes, instalamos este parche en tu programa de 1998 y ya cumples». Eso es un Frankenstein tecnológico. Suelen fallar, son lentos y crean incompatibilidades. Aprovecha el cambio de ley para modernizarte de verdad.
• La permanencia obligatoria: Si el software es bueno, se quedan porque les aporta valor, no porque les obligue un contrato de 12 meses. Exige libertad.

Caso práctico: El antes y el después de una buena elección

Déjame contarte brevemente el caso de una empresa de instalaciones eléctricas con 8 técnicos.

Antes: Usaban Excel y un programa de facturación antiguo instalado en un servidor en la oficina. Los viernes eran un caos de papeles arrugados. Perdían una media de 400€ al mes en pequeño material no facturado (clemas, cableado extra) porque a los técnicos se les olvidaba apuntarlo. Facturaban a mes vencido.

La decisión: Decidieron elegir un Software para empresas de servicios con Verifactu no por el miedo a la multa, sino para eliminar el papel. Buscaron uno especializado en SAT.

Después (Con Fixner): El técnico termina la instalación, saca el móvil, escanea los materiales usados, saca foto del cuadro eléctrico terminado y el cliente firma con el dedo. En ese mismo segundo:

• Se descuenta el stock del almacén.
• Se genera el registro inalterable para Hacienda.
• La factura (o el parte valorado) llega al correo del cliente.

Resultado: Cobran 15 días antes y han recuperado esos 400€ mensuales de material perdido. El software se pagó solo el primer mes.

Conclusión: Toma el control

La normativa Veri*Factu va a llegar, quieras o no. Puedes verla como el enemigo que viene a complicarte la vida, o como la palanca que necesitabas para profesionalizar tu gestión.

No elijas un software para que tu gestor esté tranquilo. Elige una herramienta para que tú puedas dormir por las noches sabiendo que cada hora trabajada y cada material instalado está registrado, facturado y controlado. Deja de trabajar para la burocracia. Haz que la tecnología trabaje para ti.

Preguntas Frecuentes sobre elegir software verifactu

Aquí no vas a encontrar jerga legal, sino las respuestas a lo que realmente me preguntan los gerentes cuando cerramos la puerta del despacho.