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Cómo realizar el seguimiento de proyectos con Fixner

Si estás realizando seguimiento a un proyecto en estos momentos, necesitas de habilidades y conocimientos en gestión de proyectos para realizar de forma eficiente tu trabajo. Debes tener la capacidad de identificar cuando te estás saliendo de lo planeado y presupuestado, de igual forma que, cuando estás dando beneficios a tu empresa y tu cliente.

El seguimiento de proyectos tiene como propósito ofrecer información de valor sobre los procesos que se llevan a cabo. Así mismo, controlar y programar acciones correctivas, si fuese necesario, para estar lo más cerca de lo presupuestado. Por esta razón, la información cumple un papel importante en los procesos de control y para ello es igual de importante las herramientas que utilizamos para la recolección de esta.

Existen distintas herramientas para recolectar información relacionada a los procesos y una de las mejores son los softwares de gestión para empresas. Estos te facilitan el control de las órdenes de trabajo, las tareas, los costes, los tiempos, entre muchas otras cosas que lidias al momento de estar a cargo de un proyecto.

A continuación te voy a dar unas pautas con nuestro software de gestión que seguro serán de gran utilidad al momento de realizar seguimiento del mismo. Puedes darte de alta en nuestra página de registro y tener acceso de forma gratuita durante 30 días a nuestro software en la nube.

Seguimiento de proyectos en Fixner.

Seguimiento de proyectos pestañas

Como hemos comentado al principio, uno de los principales objetivos es cumplir con los presupuestos establecidos. Todo proyecto debe poseer un plan que defina: tiempos, personal, recursos materiales y costes mínimos para ejecutar el proyecto.

Con Fixner, puedes realizar la gestión de cada uno de estos procesos de forma manual o calcularlo automáticamente. Al ingresar al software en app.fixner.com encontrarás un enlace en la barra lateral al submenú Trabajos y en él encontrarás el acceso a la sección Proyectos. Aquí podrás crear uno nuevo, ver un listado de los distintos proyectos en los que estás trabajando y gestionar cada proyecto. Realizando seguimiento a todas las tareas y a las personas implicadas en ellos.

Los softwares de gestión tienen como finalidad recolectar, organizar y suministrar información. Es por ello que, puedes ver una serie de pestañas que te ofrecen toda la información del mismo, de una forma ordenada y de fácil acceso. En el dashboard de cada proyecto puedes visualizar todo lo que necesitas saber.

Para este artículo nos vamos a centrar en cuatro apartados principales, que son: El presupuesto, el seguimiento del trabajo, el seguimiento de la facturación y la tesorería.

El presupuesto del proyecto.

Cada proyecto requiere un presupuesto para llevarse a cabo. Esto se puede generar debido a que viene establecido a causa de un ejercicio de venta y nos han dado unos recursos con los que trabajar, o porque dentro del diseño del proyecto nosotros estamos estableciendo unos recursos que estamos solicitando para la ejecución.

Para cada uno de estos casos podemos trabajar en nuestro software de gestión. Si el presupuesto viene a causa de una oferta ganada, siempre que hayas gestionado la oferta desde nuestra sección de gestión de ofertas, podemos calcularlo de forma automática. Si por otro lado, estamos diseñando el presupuesto dentro de nuestra ficha, podemos ingresar de forma manual la información directamente.

El presupuesto nos da una visión muy clara de lo que esperamos del proyecto; ya que vemos los costes, los descuentos realizados y el margen de beneficio esperado.

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Seguimiento del trabajo en curso.

El dashboard por proyecto te ofrece información relacionada a los márgenes de tu proyecto, esto te ayudará a optimizar beneficios. Lo ideal de los softwares de gestión es que tienes a tu disposición, los costes, el margen y los ingresos que obtendrás del proyecto en curso; esto en cuanto a la parte económica.

También tienes la parte de ejecución del proyecto, en donde, tienes a tu disposición datos como: las órdenes de trabajo y su estado, el registro de tiempos y la planificación para así hacer un seguimiento mucho más exhaustivo.

Seguimiento económico de los trabajos.

Otra de las ventajas de nuestro software, es que también puedes ver el porcentaje del coste consumido en relación con el presupuestado; el porcentaje de costes del proyecto según los estados de las órdenes de trabajo asociadas al mismo; y la evolución temporal de los costes del proyecto.

En el momento que creamos las ofertas asociadas a un proyecto debemos de introducir ciertos datos, como son: el coste de la mano de obra, de los materiales a utilizar, entre otros. De este modo, al entrar en el dashboard del proyecto tendremos a simple vista si se están cumpliendo o no los costes estimados.

Pero si no utilizas las ofertas, tienes la posibilidad de introducir los costes eligiendo la opción manual en la pestaña de presupuesto y, podrás introducir los costes del proyecto, el margen y el descuento realizado.

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Seguimiento de la ejecución de los trabajos

Para llevar el control de todo el proyecto es muy importante tener registrada la ejecución; desde Fixner puedes conocer rápidamente el estado de las órdenes de trabajo que se están llevando a cabo, la planificación realizada y el tiempo que cada trabajador de tu equipo o subcontratados ha registrado. Las ofertas asociadas a este proyecto, si está facturado o no, etc…

En este apartado tendrás información muy útil para el control del proyecto. Podrás observar el número de órdenes, si han sido resueltas o no, si tiene una fecha límite para su realización, si se está cumpliendo la planificación que realizamos, si se están cumpliendo los tiempos estimados en la órden de trabajo.

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A lo largo del proyecto puedes ir añadiendo órdenes de trabajo y tareas a realizar, para que cada uno lo utilice según su forma de trabajar.

Todas nuestras funcionalidades están orientadas a que lleves una buena gestión de proyectos de la forma más sencilla, rápida y que puedas llevar un buen control de costes tan importante hoy en día.

Seguimiento de la facturación del proyecto.

Dentro del dashboard de cada proyecto, tienes la parte correspondiente a la facturación de ese proyecto. De esta forma tendrás totalmente controladas las facturas de compra y de venta referentes al proyecto y poder llevar un control pormenorizado.

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En este gráfico puedes ver la agrupación de las facturas de venta y de las de compra, ademas en la parte de documentos tienes la relación completa de las facturas asociadas al proyecto, y puedes entrar en cada una de ellas desde ahí mismo, así como cambiar su estado, imprimirlas, etc…

Seguimiento de la tesorería de cada proyecto.

En cuanto a la tesorería correspondiente a cada uno de tus proyectos, tendrás a la vista cuales son los ingresos (cobros) y los gastos (pagos) que se van realizando durante el proyecto y que están directamente relacionados con él entre las fechas que tu has elegido.

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Como ocurre con las facturas, en la parte de documentos, tienes los movimientos correspondientes al proyecto, todos los cobros y pagos detallados y al igual que con los demás documentos también puedes entrar desde aquí mismo a cada uno de los movimientos.

Con estos cuatro puntos controlados conseguirás llevar un seguimiento de proyectos eficiente de una forma sencilla sin rompederos de cabeza.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a en la gestión integral de proyectos. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

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Cómo gestionar el embudo de ventas para vender servicios profesionales

Como os fuí explicando en uno de los últimos posts, los clientes van pasando de unos estados a otros, el famoso embudo de ventas (sales funnel) muy conocido por todos.

Una vez que hemos realizado todo el trabajo de marketing, la siguiente fase del ciclo de ventas que nos toca realizar es el trabajo de ventas propiamente dicho. En esta parte nos encontramos con clientes que han pasado por un cribado previo, clientes que están algo más que interesados en nuestros servicios (SQL).

Ahora el trabajo a realizar es más directo con cada uno de los clientes potenciales, cada uno de ellos es una oportunidad de venta con sus distintas características y necesidades que tenemos que ir descubriendo a lo largo del proceso para conseguir nuestro objetivo: la venta del servicio. En este momento nos encontramos en la tercera etapa del embudo de ventas.

No podemos decir que exista un proceso de venta estrella y válido para todo tipo de sectores, pero sí existe un proceso básico, común a prácticamente la totalidad de las empresas que prestan servicios profesionales:

  • Lead: Este es el estado inicial, nos encontramos con los clientes que marketing ha detectado como clientes potenciales cualificados, clientes que han mostrado algún tipo de interés en nuestros servicios o que simplemente tienen una necesidad que podemos cubrirles.
  • Quote: Aquí nos encontramos con aquellas oportunidades a las que ya se le ha pasado un oferta económica pero no tenemos una respuesta ni positiva ni negativa. Es muy interesante detectar cuándo es el momento que se pasa del estado anterior a este, para así poder medir cuánto nos cuesta realizar una oferta real y también saber qué acciones son las más eficientes para con nuestros clientes.
  • Negotiation: En este estado el cliente ya nos ha dado una respuesta , si ha sido positiva pasaríamos a la siguiente fase, pero si ha sido negativa, debemos negociar y adaptar la oferta para conseguir el éxito.
  • Final decision, win or lost: Este es un paso importante para nosotros, si finalmente resulta ganada, fenomenal hemos conseguido nuestro objetivo. Pero si por el contrario la oferta es rechadaza, nos pueden ocurrir dos cosas la primera es que el posible cliente contrate con la competencia, en cuyo caso no podemos hacer nada, bueno sí, apreder de nuestros errores para la próxima e ir mejorando nuestro proceso. la segunda situación es volver a la negociación siempre y cuando el cliente lo permita y no la decline rotundamente.
  • Not Prospered: Este estado es importante, pero lo más parecido a estar en el «limbo», ni hemos sido aceptados ni rechazados, por causa ajenas el posible cliente no se ha decidido por ninguna oferta ni nuestra ni de la competencia.

Para poder ir pasando de una fase a otra en el ciclo de ventas debemos de realizar acciones con nuestros clientes potenciales para llegar a convertirlos en clientes, no se trata de conseguir clientes de forma masiva y voraz, se trata de seducirlos con los servicios que les ofreces y que sean clientes con una larga vida comercial (fidelizarlos).

Aunque tenemos claro que cada cliente es diferente y cada venta un mundo, debemos de establecer una serie de tareas o actividades de venta a realizar que sean comunes para todos ellos, y que con ellas consigamos que el cliente potencial avance por el embudo de ventas. De entre todas las acciones a realizar para generar oportunidades comerciales, podemos nombrar algunas de las más comunes entre empresas que prestan servicios:

Interacción directa

Según en el momento de maduración en el que se encuentre el cliente potencial nuestras actuaciones deben de ser diferentes, cuando el cliente potencial ha mostrado su interés o necesidad por nuestros servicios, como comentamos en nuestro anterior post se encuentra en el estado SQL, en el periodo de maduración debemos de tener y mantener una relación más directa. Ya podemos enviar mails ofreciendo nuestros servicios, explicarle como podemos ayudarle, porque el cliente potencial ya nos ha mostrado cuales son sus intereses o necesidades.

Una técnica muy utilizada y poco agresiva es el lead nurturing (maduración del lead), esta técnica consiste es atraer a los clientes hacia nuestros servicios más que perseguirlos. Hay que acompañarlo en su ciclo de compra, ir guiándolo según sean sus necesidades, despertarle la curiosidad hacia nuestros servicios; ya que son personas que están decididas a resolver ese problema que tienen, están predispuestas a contratar.

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Tareas o actividades de venta a realizar.

Esta es la fase de venta, donde tenemos que poner «toda la carne en el asador». Se tienen que realizar todo tipo de acciones para ganar una oportunidad de venta, envío de mails para que no te olviden (pero sin llegar a ser pesados), llamadas para que te expliquen las necesidades que tienen, realizar presupuestos, y si es necesario puedes concertar reuniones siempre que el interés mostrado por tus servicios sea lo suficientemente elevado como para concertar esta.

Preparar los presupuestos.

Esta es una labor a la que normalmente no le dedicamos especial interés, pero que no debería de ser así. Ten en cuenta que es una de las últimas fases del proceso de venta, de ella depende en gran parte la decisión del cliente. Los presupuestos que realices, deben ser claros y concisos en cuanto a los servicios que prestas, lo que está o no incluido, plazo de entrega, etc… Su presentación tiene que ser lo más profesional posible siempre con tu imagen corporativa, para dar mayor seguridad al cliente que va a contratar tus servicios.

Realizar estas tareas y llevar un control de las ventas no es difícil si cuentas con las herramientas necesarias que te ayuden a conseguirlo.

Fixner te ayuda a conseguirlo:

No más olvidos. No pierdas ninguna oportunidad de venta.

Olvídate de tener la pantalla del ordenador llena de post-its con las llamadas o tareas que tienes que hacer, con Fixner y su calendario cada mañana verás todas las tareas que tienes pendientes en el periodo de tiempo que tu elijas.

Como ya hemos comentado cada venta es diferente por eso debes de llevar un seguimiento personalizado de cada una de ellas, saber en que estado del embudo de ventas se encuentra cada oferta en todo momento y así saber que actuación debes realizar para ir ganándote al cliente potencial. Al entrar a nuestro panel de control encontrarás toda la información necesaria, como la probabilidad de éxito de cada una de las ofertas, si están asociadas a un proyecto determinado, todo de una forma organizada para que puedas decidir cual va a ser la siguiente acción a realizar  y conseguir así tu objetivo final, realizar la venta.

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Como gestionar las ofertas presentadas.

Fixner te ayuda a realizar tus presupuestos de una forma rápida, concisa y con todos los datos necesarios, para que tus ofertas describan de la forma más clara las necesidades que tiene el cliente y que vea que tu presupuesto le satisface todas y cada una de ellas; con un formato profesional y, por supuesto, con tu imagen corporativa.

Pero una de las ventajas más importantes que te ofrece Fixner es el seguimiento que puedes llevar a cabo de todos y cada uno de estos presupuestos, de una forma individualizada, incluyendo el coste que tiene para ti la realización de este servicio, el margen que le has aplicado, la probabilidad de éxito, la persona de tu equipo que lo gestiona, fecha en la que se espera que ya se haya tomado una decisión, etc.

oferta

De esta forma y al tratarse de un CRM online, tú y tu equipo podéis estar en todo momento informados del estado de las oportunidades de venta y de las modificaciones que se puedan realizar en las mismas.

La mayoría de las veces, las ofertas que realizas son iguales o muy parecidas, por ello en Fixner, tienes la opción de duplicar ofertas y después, modificarlas para adaptarlas a las necesidades de cada cliente. De esta forma ahorrarás tiempo.

Informes para decidir que acciones tomar.

Todas las funcionalidades están pensadas para facilitarte el trabajo y la toma de decisiones. Una de estas funciones que te facilitará el decidir las acciones a realizar es la opción de visualizar e imprimir cualquier estadística de ventas que necesites, cuales son las oportunidades y ofertas ganadas, perdidas, el margen que hemos estimado, etc… para poder tomar decisiones a la hora de qué camino es el más correcto para llegar a tu objetivo, la venta del servicio al cliente y su fidelización.

Toda esta información la encontrarás en nuestro cuadro de mandos.

cuadro de mandos

Conclusiones.

A la hora de gestionar nuestras oportunidades de venta debemos de ser organizados en las acciones que vamos a realizar, conocer o intentar acercarnos lo mejor posible a ese cliente potencial para ofertarle la solución que mejor se adapte a su necesidad. Hay que ir guiarle a través del embudo de ventas.

Para conseguir esto sin ser pesados, debemos contar con un buen CRM online y gestionar toda la información que poseemos en nuestro beneficio, con Fixner podrás conseguirlo, te ayudará entre otras cosas a:

  • Ahorrar tiempo, automatizando por ejemplo muchas tareas de las que realizas a diario varias veces.
  • Gestionar tus contactos y tener toda la información de cada uno de ellos centralizada en un solo sitio.
  • Te proporciona las herramientas necesarias para que sepas en todo momento el estado de tu empresa en  general, ventas, cobros, pagos, etc…

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la gestión de ventas de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

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Mejoras en los proyectos, gestión de instalaciones

Me alegro de teneros de vuelta a todos espero que hayáis tenido tiempo para descansar y poder empezar con las pilas recargadas; nosotros hemos estado trabajando para haceros «la vuelta al cole» un poco más amena y con novedades que os faciliten el trabajo.

Tenemos novedades en los proyectos, en el calendario general y en el calendario por proyecto, en los clientes potenciales, en la gestión de las instalaciones y mucho más…

Novedades en proyectos.

Explora mas fácilmente todos los documentos relacionados con un proyecto

Una de las novedades que tenemos para vosotros, es en los proyectos, cuando estamos dentro de un proyecto tenemos varias pestañas con la información correspondiente a dicho proyecto ( información general, dashboard, presupuesto, etc…), en la pestaña de documentos tenéis todos los documentos que van relacionados con dicho proyecto, como ofertas, ordenes de trabajo, facturas, pedidos de compra, etc… a partir de ahora también encontraréis aquí documentos como las facturas de compra y los movimientos de tesorería, de esta forma tendréis agrupada toda la información correspondiente a cada proyecto y así será más fácil buscar cualquier dato que necesitéis.

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Seguimiento del calendario del proyecto.

En cada proyecto tambíen hemos añadido una pestaña de calendario, donde solo verás las tareas, incidencias y órdenes de trabajo de dicho proyecto, para que te sea más sencillo el control de tus proyectos.

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 Gestión de instalaciones e incidencias.

Muchos de vosotros nos habíais pedido esta incorporación, dentro de cada proyecto henos añadido las pestañas de instalaciones e incidencias. Activando esta opción podrás gestionar tus instalaciones físicas(edificios, fincas, fábricas …) y las de tus clientes.

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Ahora podréis crear en cada proyecto las instalaciones que le correspondan, por ejemplo para el mantenimiento de un edificio de oficinas cada despacho sería una instalación y las incidencias serían las acciones que hay que realizar, si en un despacho se ha fundido una bombilla el inquilino te pasa una incidencia o bien te llama y la abres tu mismo, según sea tu forma de trabajar.

En cada una de las instalaciones puedes ver el listado de incidencias que corresponden; además de verla en el calendario general o en el de cada proyecto.

Para cada una de las instalaciones puedes generar automáticamente un código QR, simplemente haciendo clic en generar QR

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Gestión de las incidencias.

Cuando das de alta las incidencias, tienes creadas una serie de prioridades, pero si necesitas otras diferentes puedes crearla o modificar la ya existentes.

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En cada una de las prioridades puedes asignarles unos días de margen para que te marque automáticamente el vencimiento de la incidencia dependiendo de la prioridad que le has otorgado.

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 Conclusiones.

No me cansaré de decir que evolucionamos por y para vosotros, para que cada día sea más cómodo vuestro trabajo; por eso os pido siempre que nos hagáis llegar vuestras necesidades y en la medida de lo posible intentaremos satisfacerlas.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la gestión y productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

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