Si estás realizando seguimiento a un proyecto en estos momentos, necesitas de habilidades y conocimientos en gestión de proyectos para realizar de forma eficiente tu trabajo. Debes tener la capacidad de identificar cuando te estás saliendo de lo planeado y presupuestado, de igual forma que, cuando estás dando beneficios a tu empresa y tu cliente.

El seguimiento de proyectos tiene como propósito ofrecer información de valor sobre los procesos que se llevan a cabo. Así mismo, controlar y programar acciones correctivas, si fuese necesario, para estar lo más cerca de lo presupuestado. Por esta razón, la información cumple un papel importante en los procesos de control y para ello es igual de importante las herramientas que utilizamos para la recolección de esta.

Existen distintas herramientas para recolectar información relacionada a los procesos y una de las mejores son los softwares de gestión para empresas. Estos te facilitan el control de las órdenes de trabajo, las tareas, los costes, los tiempos, entre muchas otras cosas que lidias al momento de estar a cargo de un proyecto.

A continuación te voy a dar unas pautas con nuestro software de gestión que seguro serán de gran utilidad al momento de realizar seguimiento del mismo. Puedes darte de alta en nuestra página de registro y tener acceso de forma gratuita durante 30 días a nuestro software en la nube.

Seguimiento de proyectos en Fixner.

 

Como hemos comentado al principio, uno de los principales objetivos es cumplir con los presupuestos establecidos. Todo proyecto debe poseer un plan que defina: tiempos, personal, recursos materiales y costes mínimos para ejecutar el proyecto.

Con Fixner, puedes realizar la gestión de cada uno de estos procesos de forma manual o calcularlo automáticamente. Al ingresar al software en app.fixner.com encontrarás un enlace en la barra lateral al submenú Trabajos y en él encontrarás el acceso a la sección Proyectos. Aquí podrás crear uno nuevo, ver un listado de los distintos proyectos en los que estás trabajando y gestionar cada proyecto. Realizando seguimiento a todas las tareas y a las personas implicadas en ellos.

Los softwares de gestión tienen como finalidad recolectar, organizar y suministrar información. Es por ello que, puedes ver una serie de pestañas que te ofrecen toda la información del mismo, de una forma ordenada y de fácil acceso. En el dashboard de cada proyecto puedes visualizar todo lo que necesitas saber.

Para este artículo nos vamos a centrar en cuatro apartados principales, que son: El presupuesto, el seguimiento del trabajo, el seguimiento de la facturación y la tesorería.

1. El presupuesto del proyecto.

Cada proyecto requiere un presupuesto para llevarse a cabo. Esto se puede generar debido a que viene establecido a causa de un ejercicio de venta y nos han dado unos recursos con los que trabajar, o porque dentro del diseño del proyecto nosotros estamos estableciendo unos recursos que estamos solicitando para la ejecución.

Para cada uno de estos casos podemos trabajar en nuestro software de gestión. Si el presupuesto viene a causa de una oferta ganada, siempre que hayas gestionado la oferta desde nuestra sección de gestión de ofertas, podemos calcularlo de forma automática. Si por otro lado, estamos diseñando el presupuesto dentro de nuestra ficha, podemos ingresar de forma manual la información directamente.

El presupuesto nos da una visión muy clara de lo que esperamos del proyecto; ya que vemos los costes, los descuentos realizados y el margen de beneficio esperado.

2. Seguimiento del trabajo en curso.

El dashboard por proyecto te ofrece información relacionada a los márgenes de tu proyecto, esto te ayudará a optimizar beneficios. Lo ideal de los softwares de gestión es que tienes a tu disposición, los costes, el margen y los ingresos que obtendrás del proyecto en curso; esto en cuanto a la parte económica.

También tienes la parte de ejecución del proyecto, en donde, tienes a tu disposición datos como: las órdenes de trabajo y su estado, el registro de tiempos y la planificación para así hacer un seguimiento mucho más exhaustivo.

2.1. Seguimiento económico de los trabajos.

Otra de las ventajas de nuestro software, es que también puedes ver el porcentaje del coste consumido en relación con el presupuestado; el porcentaje de costes del proyecto según los estados de las órdenes de trabajo asociadas al mismo; y la evolución temporal de los costes del proyecto.

En el momento que creamos las ofertas asociadas a un proyecto debemos de introducir ciertos datos, como son: el coste de la mano de obra, de los materiales a utilizar, entre otros. De este modo, al entrar en el dashboard del proyecto tendremos a simple vista si se están cumpliendo o no los costes estimados.

Pero si no utilizas las ofertas, tienes la posibilidad de introducir los costes eligiendo la opción manual en la pestaña de presupuesto y, podrás introducir los costes del proyecto, el margen y el descuento realizado.

2.2. Seguimiento de la ejecución de los trabajos

Para llevar el control de todo el proyecto es muy importante tener registrada la ejecución; desde Fixner puedes conocer rápidamente el estado de las órdenes de trabajo que se están llevando a cabo, la planificación realizada y el tiempo que cada trabajador de tu equipo o subcontratados ha registrado. Las ofertas asociadas a este proyecto, si está facturado o no, etc…

En este apartado tendrás información muy útil para el control del proyecto. Podrás observar el número de órdenes, si han sido resueltas o no, si tiene una fecha límite para su realización, si se está cumpliendo la planificación que realizamos, si se están cumpliendo los tiempos estimados en la órden de trabajo.

A lo largo del proyecto puedes ir añadiendo órdenes de trabajo y tareas a realizar, para que cada uno lo utilice según su forma de trabajar.

Todas nuestras funcionalidades están orientadas a que lleves una buena gestión de proyectos de la forma más sencilla, rápida y que puedas llevar un buen control de costes tan importante hoy en día.

3. Seguimiento de la facturación del proyecto.

Dentro del dashboard de cada proyecto, tienes la parte correspondiente a la facturación de ese proyecto. De esta forma tendrás totalmente controladas las facturas de compra y de venta referentes al proyecto y poder llevar un control pormenorizado.

En este gráfico puedes ver la agrupación de las facturas de venta y de las de compra, ademas en la parte de documentos tienes la relación completa de las facturas asociadas al proyecto, y puedes entrar en cada una de ellas desde ahí mismo, así como cambiar su estado, imprimirlas, etc…

4. Seguimiento de la tesorería de cada proyecto.

En cuanto a la tesorería correspondiente a cada uno de tus proyectos, tendrás a la vista cuales son los ingresos (cobros) y los gastos (pagos) que se van realizando durante el proyecto y que están directamente relacionados con él entre las fechas que tu has elegido.

Como ocurre con las facturas, en la parte de documentos, tienes los movimientos correspondientes al proyecto, todos los cobros y pagos detallados y al igual que con los demás documentos también puedes entrar desde aquí mismo a cada uno de los movimientos.

Con estos cuatro puntos controlados conseguirás llevar un seguimiento de proyectos eficiente de una forma sencilla sin rompederos de cabeza.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a en la gestión integral de proyectos. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.