Adelantamos la navidad

Adelantamos la Navidad con novedades y mejoras en Fixner

Aprovechando los últimos días de año que nos quedan para ofreceros más novedades y mejoras, alguna las habéis ido pidiendo y otras estaban ya planificadas desde principio de año.

A continuación os cuento las mejoras y novedades que tenemos. Están presentes en la mayoría de funcionalidades de Fixner, desde el calendario, con una novedad muy importante y esperado por todos, hasta la posibilidad usar el editor de texto en varios documentos.

No te quedes sin saber cuales son, descúbrelas y comienza a aprovecharte de ellas:

Calendario, esta es la novedad estrella de esta versión.

Ya ha llegado la novedad que todos estabais esperando en el calendario. A partir de esta versión vais a poder mover de día  desde el mismo calendario, tanto las órdenes, las tareas, las incidencias o el proyecto entero. Ya no es necesario que entréis en cada una de las acciones a mover para poder cambiarla de día, de mes o hasta de año. Simplemente tenéis que pinchar lo que queráis mover y arrastrar hasta el día que la queráis y soltar.

novedad-movimientos-calendario

Otra novedad en el calendario es que al filtrar por orden de trabajo, ahora puedes hacerlo por responsable de la orden. Y lo mismo ocurre en el filtro por proyectos.

Novedades en la notificaciones.

Esta es una novedad también importante para muchos de vosotros, cuando asignas una tarea, orden de trabajo o incidencia se enviará un correo al usuario que se le ha asignado dicho trabajo indicándole el trabajo a realizar o la modificación realizada en un trabajo ya asignado anteriormente.

Elige tus colores, resalta lo que creas importante.

Ya puedes elegir el color exacto, más fácilmente, para las plantillas de tus documentos y también el color de las letras de cabecera de las tablas. tan solo debes ir a tu configuración y seleccionar tu color, puedes hacerlo con el color hexadecimal o si no lo sabes puedes aproximarlo desde la carta de colores.

Seguimos con novedades visuales, hemos introducido un editor de texto de documento tanto en las facturas como en las órdenes de trabajo y los proyectos. Esta novedad os va a servir para cuando introduces en estos documentos líneas de texto puedas poner negritas, cursiva, colores, insertar tablas, igual que cuando usas el editor de texto enriquecido.

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También hay mejoras en muchas de las funcionalidades:

Los proyectos siempre en evolución.

En los proyectos hemos hecho algunas mejoras, como añadir en los filtros la posibilidad de filtrar los proyectos por el proveedor, de modo que, ahora podéis filtrar los proyectos por cliente, por fechas, por responsable, por el estado, por tipo de proyecto y por proveedor, será difícil no encontrar un proyecto…

Hemos introducido dentro de los proyectos los colaboradores. De esta forma aquí estableces los operarios que tienen asignadas tareas y al entrar con sus usuarios podrán ver los trabajos que tienen estipulados.

Esta novedad también se ha introducido en las órdenes de trabajo y en las incidencias.

En los productos compuestos hay mejoras.

Dentro de la categoría de productos, en los compuestos hemos añadido la posibilidad de poder eliminar la composición del producto y que el sistema te pregunte antes para que te asegures de que es ese producto el que querías borrar. A la vez también hemos añadido el de cancelar por si has abierto el que no era y de esta forma ni guardarás ni modificarás nada, todo quedará como estaba.

Los proveedores tienen más acciones.

Un proveedor al entrar con su usuario ahora podrá ver y listar tanto los proyectos como las instalaciones e incidencias.

Mejoramos las tareas

Ahora cuando creas una tarea puedes asignarla para todo un día concreto, para varios días y con hora de inicio y fin determinados. Para que tu trabajo esté lo más organizado posible y no tengas pérdidas de tiempo o se lleguen a solapar tareas. También tienes la opción de estimar las horas que preveas que va a durar la tarea si no lo puedes saber con certeza.

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Conclusión

Esperamos que os hayan gustado a priori las novedades introducidas y sobretodo espero que le saquéis partido y os ayuden a gestionar vuestro trabajo de una forma más eficiente y eficaz.

Pero esto no termina aquí antes de que acabe el año os traeremos más novedades para que lo comencéis con fuerza.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte en la gestión integral de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

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Descubre las últimas novedades y comienza a aprovecharlas

Aquí estamos de nuevo añadiendo nuevas funcionalidades e insertando mejoras en las que ya tenemos implementadas.

Desde la última vez que os conté las novedades a la vuelta del verano, hemos estado trabajando duro para realizar las máximas posibles. Ya estamos terminando el año y estamos trabajando para cumplir con la planificación que os presentamos a principios de año, por eso seguimos y seguiremos trabajando para conseguir que vuestro trabajo sea lo más eficiente posible.

Tenemos novedades como poder insertar imágenes en el proyecto, asignar proveedores al proyecto, la gestión de presupuestos de compra y mucho más que os cuento a continuación:

Últimas Novedades Realizadas

Mapa de situación

Para aquellos que trabajáis con instalaciones, hemos introducido una novedad importante desde mi humilde punto de vista, una vez que introduces la dirección, te aparece abajo un enlace que al pincharlos se te abre una ventana con el google maps señalándote el lugar exacto al que tienes que acudir a tu reunión, a realizar un trabajo, etc…

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Contactos

Dentro de un cliente potencial, cliente o proveedor podemos asociar uno o varios contactos. Indicando la relación que existe y eligiendo el contacto, si no está creado de ante mano se puede crear desde ahí mismo.

contactos

De esta forma cuando tengas que dirigirte a un cliente o un proveedor dependiendo del tema que vayas a tratar, tendrás claro a quién debe ir dirigido tu mensaje, llamada, etc…

Gestión pedidos de compras

En esta versión hemos querido darle un empujón a la gestión de compras. Al igual que las ofertas de venta tienen estados, en los pedidos de compras también hemos introducido estos estados (abierto, pendiente de recibir, parcialmente recibido,etc…)para que podáis saber en todo momento como se encuentra un determinado pedido de compra.

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Calendario

Queremos que podáis planificar vuestro trabajo de la mejor forma posible, algunos de vosotros nos habéis pedido que el calendario tuviese también vista anual para poder planificar y ver que meses tienen mayor carga de trabajo de una forma muy visual. Pues aquí lo tenéis vuestros deseos son órdenes…

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Proveedores

Para todo aquellos que tenéis proveedores, que subcontratáis servicios, podéis darles un usuario. Tranquilo no podrá acceder ni a tus datos de facturación, ni de tesorería, ningún dato económico. Tan solo podrán acceder a la información general, las instalaciones e incidencias de los proyectos que tengan asignados. Lo que pueden hacer es ver, crear o editar estas instalaciones o incidencias, también pueden crear campos personalizados para información que ellos crean que deben incluir.

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El proveedor puede cambiar su clave personal.

Scandallo

Para muchos de vosotros esta es la novedad estrella. Hemos introducido la posibilidad de tener artículos compuestos por otros. Cuando creas un artículo compuesto en tu catálogo puedes descomponerlo en otros artículos con el coste individual de cada uno y el coste total del artículo compuesto será la suma de todo ellos.

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Mejoras en las funcionalidades existentes

Código QR

Ya habíamos introducido en anteriores ediciones la posibilidad de insertar un código QR en las instalaciones. ahora hemos incorporado como mejora la posibilidad de poder generar en varios tamaños el código QR.

Proyectos

Dentro de proyectos hemos realizado varias mejoras o modificaciones.

Una mejora visual que hemos introducido en los proyectos en la asignación de una imagen por defecto al proyecto, por ejemplo el logo del cliente, pero si prefieres poner otra imagen puedes cambiarla tu manualmente. esta mejora es para que de una forma visual al abrir un proyecto con la imagen ya relaciones al cliente directamente con el proyecto; ya que a veces el nombre comercial no coincide con el fiscal.

De la misma forma forma ahora también puedes asignar un proveedor por defecto al proyecto, así el encargado de llevar a cabo el proyecto si necesita comprar algo sabe a quién debe de pedir el material.

Referente a imágenes también hemos introducido la posibilidad de introducir un plano de situación de las instalaciones.

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Para que puedas apuntar y tener siempre a mano lo que quieras sobre un proyecto, hemos creado aquí también un apartado de notas, donde puedes ir introduciendo todo aquello que creas conveniente recordar o saber tu o cualquiera de los responsables de cada proyecto, y se guardarán en orden cronológico.

Al igual que el apartado de notas, también hemos añadido el de campos personalizados, este campo es más para añadir información adicional estructurada de cada instalación y/o del proyecto en general.

Mejoras en el catálogo de productos, servicios y equipos.

Como siempre y no me cansaré de repetirlo, lo que pretendemos es agilizar vuestros procesos de trabajo. Para ello hemos introducido esta mejora en el catálogo de vuestros productos, servicios y equipos.

Normalmente en los catálogos hay varias imágenes de cada producto (frontal, perfil,etc…) a partir de ahora ya no tienes que subirlas una a una. Podrás seleccionar varias imágenes para el mismo producto,servicio o equipo.

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Instalaciones e incidencias.

Para agilizar el trabajo, a la hora de crear un incidencia para una instalación determinada, puedes crearla desde la propia instalación sin tener que ir a incidencias. y ya te vienen rellenados automáticamente datos como el responsable, la prioridad y la instalación. En el código que se genera ya te dice a que proyecto y a que instalación pertenece. 

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En las incidencias hemos introducido el campo «tipo incidencia». Estos los puedes crear tu mismo para que elijas los tipos que más se asemejen a tu forma de trabajar. Para crearlo debes de ir a «datos maestros» + » tipo incidencia» + «nuevo tipo».

Conclusión

Esperamos que con cada una de las últimas novedades y mejoras en la ya existentes, vuestras tareas diarias se vayan simplificando y os liberen tiempo para poder centraros en lo que creáis más importante para vuestra empresa o simplemente ara tener más tiempo libre…

Y recuerda: Fixner puede ayudarte en la gestión integral de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

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que-es-un-crm

Qué es un CRM y cómo puede ayudarte

Para poder explicar y entender que es un CRM, veamos de donde proviene, la traducción del término CRM, en inglés es Customer Relationship Management (Gestor de Relaciones con Clientes). De modo que el centro de un CRM son los clientes, las relaciones que tenemos con ellos, es un software que nos ayuda a gestionar las relaciones con los clientes, nos ayuda a sacar el máximo partido posible a la información de la que disponemos.

Qué es un CRM

El CRM consiste en una estrategia de la organización que se centra en el conocimiento tanto de los clientes potenciales como de los clientes; detectando cuales son sus necesidades e intentando aumentar su satisfacción para conseguir transformarlos en clientes o fidelizarlos si ya lo son.

Este punto es importante porque al igual que no hay dos personas iguales, ninguna empresa tiene dos clientes iguales, por lo que no podemos tratar de la misma forma a todos nuestros clientes, es muy importante saber a que clientes dirigirnos, definir a nuestro cliente ideal nos ayudará a dirigirnos a unos clientes que están más predispuestos a adquirir nuestros servicios.

¿En qué puede ayudarte un CRM?

Si todavía os preguntáis como puede ayudaros un CRM, sabréis que gestionar las distintas acciones que llevamos a cabo con cada uno de nuestros clientes es una tarea minuciosa y de mucho cuidado. Además, cumplir con cada una de estás acciones nos ayuda a tener: una buena relación comercial, una mayor confianza con cada uno de los contactos de nuestro listado y un mayor conocimiento de las necesidades que surgen en las tareas a llevar a cabo.

Por esta razón, intentaré haceros una lista de en que os puede ayudar y como:

– Gestión de clientes potenciales y oportunidades de venta.

Un mayor conocimiento sobre tus clientes potenciales o sobre los ya existentes, te ayudará a realizar una segmentación de clientes eficiente, esta información te será útil para llevar a cabo diferentes acciones para conseguir clientes o fidelizar a los ya existentes, ya que por ejemplo vas a conocer a aquellos en los cuales debes hacer más esfuerzos comerciales, y te permitirá gestionar mejor las campañas de marketing que realices y generar un mayor número de oportunidades de venta y que estas sean de mayor calidad.

Cada interacción que se realice con el cliente quedará registrada en la base de datos de modo que sabrás quién atendió por última vez a tu cliente, qué necesitaba y en qué servicio ha mostrado mayor interés.

– Seguimiento de acciones comerciales.

Es clave para tu empresa que las tareas diarias no te impidan concretar ventas por el simple hecho de que te has olvidado realizar una llamada a alguien o hacer el seguimiento de una oferta en el momento justo. En el calendario del CRM siempre tendrás avisos para que no olvides realizar ninguna de las tareas que tienes asignadas para cada día.

– Mejorar la comunicación interna.

Tanto para las empresas pequeñas como para las pymes que tienen departamentos es importante que la información esté disponible y centralizada, para que las personas encargadas de realizar las labores de marketing, ventas y servicio al cliente, tendrán un flujo de información mucho más fluido, lo que permite que puedan funcionar de una forma mucho más interelacionada y coordinada, incrementatando así su productividad, ya que se conocen en tiempo real las acciones tomadas por cada uno de los departamentos y no se duplicarán acciones; evitando pérdidas de tiempo innecesarias.

– Atención personalizada al cliente.

Siempre se ha dicho que «la información es poder», cuanta más información poseas sobre el cliente que quieres captar o fidelizar, más fácil te resultará. Ya que tendrás información que puede que apriori parezca trivial, pero que es muy importante a la hora de realacionarte con el cliente; por ejemplo en que tono le gusta que le hablen, si prefiere el teléfono o los mails, si le gustan más los descuentos fijos o las ofertas, etc; de este modo te será más fácil llevarlo a tu terreno.

Con un CRM, tendrás siempre la información a mano y cualquier persona que acceda a la ficha de dicho cliente, sabrá que acciones debe realizar, llegando incluso a preveer y satisfacer de una forma más eficaz y eficiente las necesidades del cada cliente.

¿Qué es un CRM online?, te lo descubrimos con Fixner.

Olvídate de tener que llegar a la oficina para tener que transcribir las notas tomadas en una reunión con un cliente, apuntar las futuras visitas que le tengas que realizar o incluso no tendrás que esperar a llegar a tu puesto de trabajo para realizar una oferta profesional; ya que con Fixner al ser online, tan solo necesitarás una conexión a internet, y podrás acceder a toda la información desde cualquier sitio, pudiendo organizar tu trabajo y el de todo tu equipo.

Te permite tener bajo control todo el proceso de venta: desde el primer contacto con el cliente hasta la factura de venta, pasando por las ofertas o los trabajos realizados.

Si me lo permites me gustaría explicarte nuestro CRM online y como este puede ayudarte en la gestión de tus clientes:

1.- Gestión de clientes potenciales.

Con la gestión de clientes puedes organizar tus clientes potenciales por estados y asignarle un color a cada uno de los estados, de esta forma la información que te ofrece es más visual y rápida a la hora de ver en que clientes debes centrar tus esfuerzos.

En la ficha de cada cliente potencial puedes introducir datos como la procedencia de este, los datos generales, los contactos, su califacación , etc…

Listado de Clientes potenciales

2.- Seguimiento de ventas.

Para llevar un buen seguimiento  de las relaciones con los clientes y que no se te pase ninguna acción que quieras realizar, tienes un listado por orden cornológico de todas las tareas a realizar.

Cada usuario puede realizar una selección de las tareas que quiere que le aparezcan en su listado, puede elegir entre ver todas las tareas o solo las pendientes, tanto las de sus compañeros como solo las suyas.

Cuando un comercial visita o habla con un cliente y le dice :»pásate en 2 o 3 meses y lo vemos» tu comercial se lo apuntaba en su excell pero con el paso del tiempo esta nota se iba quedando atrás a y acababa perdida, con un CRM esta tarea es apuntada en ese mismo momento para que dentro de 2 meses te avise que debes llamarle. Con un CRM, nunca mas perderás un cliente por un olvido, en tu calendario podrás ver con antelación las tereas que tienes que realizar en el periodo de tiempo que tu eligas.

CRM-calendario

3.- Contactos, notas y tareas.

Dentro de la ficha de cada cliente potencial tienes la opción de crear notas de cada uno de ellos con datos que creas relevantes,y que quieras tener a mano cuando hablas con ellos; las tareas a realizar con este cliente potencial, por ejemplo, enviar mail con la oferta del mes, estas las puedes ver organizadas en el calendario, indicándote quien es la persona responable del cliente o de esa tarea en concreto.

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Además tienes organizados los contactos a los que debes dirigirte y que relacióón o cargo tiene.

4.- Conversión del cliente potencial a cliente.

 Después de realizar todas las tareas, enviar mails, realizar visitas, etc… llega el momento más esperado, hemos conseguido transformar ese cliente potencial en cliente. 

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En Fixner entendemos que un cliente potencial pasa a ser cliente cuando ha mostrado interés por nuestros servicios, hemos conseguido que nos pida una oferta (presupuesto).

En nuestro CRM pasar de cliente potencial a cliente es bien sencillo, tan solo con un clic tendrás el cliente creado con todos los datos correspondientes al mismo que has ido introduciento durante el proceso de conversión. Y en la lista de clientes potenciales automáticamente se cambiará el estado a convertido.

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5.- Seguimiento de ofertas.

Pero nuestro trabajo no se acaba aquí, ahora debemos realizar un seguimiento de las ofertas realizadas, que son oportunidades de venta.

Realizaremos acciones que también estarán registradas en nuestro CRM para poder saber en todo momento el estado en el que se encuentra la oferta realizada y las probalididades que tenemos de ganarla.

6.- Fixner, una visión 360º de tus clientes

En Fixner vamos un pasito más allá de conseguir en cliente, una vez que has realizado el presupuesto a tu cliente y este lo aceptado,¡buen trabajo!, debes seguir la realación con tu cliente, además esta debe ser más intensa. Una vez que la oferta ha sido aceptado generas el proyecto, lo que conlleva una serie tereas para la realización y seguimiento del proyecto, un seguimiento tanto a nivel de ejecución como a nivel económico, controlando costes.

Después podrás realizar la facturación de tus servicios y continuar la realación con los clientes hasta hasta el cobro de las facturas. y seguro que ya les has presentado otra oferta para otro proyecto por lo que tu relación con el cliente no se acaba.

De modo que podrás gestionar desde el primer contacto que tengas con tu cliente potencial hasta la última acción que realices, tendrás cubierto todo el ciclo de venta.

Conclusión

En definitiva, lo que desean las empresas es reducir el coste de obtener nuevos clientes e incrementar la fidelidad de los que ya se convirtieron en clientes. Estos últimos pasan formar parte de uno de los activos más valiosos para las empresas, sus clientes.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte en la gestión y seguimiento de tus clientes. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

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Cómo gestionar una empresa de servicios

Guía práctica sobre cómo gestionar una empresa de servicios

Gestionar una empresa de servicios puede llegar a ser una tarea titánica: tienes que dedicarte a vender tus servicios, planificar el trabajo, controlar que todo esté dentro de lo presupuestado, facturar a tus clientes y, por último pero lo más importante, ¡cobrar!

En Fixner llevamos tiempo trabajando en una aplicación para facilitar todo este trabajo. Además, durante este tiempo hemos publicado diferentes artículos para ayudarte. Hoy queremos ofrecerte una guía práctica con toda la información esencial para que realices una buena gestión de tu empresa.

Para ello, hemos dividido esta guía en 5 grandes bloques, que coinciden con las 5 áreas de gestión de una empresa de servicios:

  1. CRM y gestión del embudo de ventas
  2. Planificación y gestión del trabajo y los proyectos
  3. Facturación del trabajo realizado
  4. Gestión de la tesorería
  5. Gestión de compras

Eso sí, te aviso que este post es un resumen. Pero si haces clic en los distintos enlaces podrás ampliar toda la información que irás leyendo y no te quedarán dudas.

No me enrollo más, comencemos con la guía práctica «Cómo gestionar una empresa de servicios«.

CRM y gestión del embudo de ventas

Las ventas es una de partes mas importantes de cualquier empresa. Si no tienes claro cual es tu cliente ideal y no tienes bien definido tu proceso de ventas, invertirás muchas horas en oportunidades que no saldrán adelante o en el caso de que consigas cerrar la venta, no le podrás ofrecer tu mejor servicio.

El primer paso para controlar tu proceso de ventas es una buena gestión de tus clientes potenciales. Sé que esto es laborioso porque debes tener toda la información sobre ellos bien organizada: sus necesidades, sus peticiones, su estado de predisposición para realizar la compra, horarios en los que puedes contactar con ellos, etc.

Una vez que has conseguido la atención de tu cliente potencial el siguiente paso es tener un embudo de ventas que te ayude a gestionar el proceso de ventas y conseguir cerrar la oportunidad.

Una buena idea es simplificar la gestión de las ventas con nuestro CRM, de esta manera puedes tener toda la información bien organizada y te resultará fácil consultarla. De esta forma, puedes realizar un seguimiento de tus clientes potenciales sin invertir mucho tiempo.

1. Define a tu cliente ideal

Ya os lo hemos comentado en alguna ocasión, pero no queremos que olvides que una empresa necesita clientes para sobrevivir.

El primer paso para conseguir estos futuros clientes es definir tu cliente ideal para tu catálogo de servicios. Por tanto: haz los deberes y define a tu cliente ideal. Ten en cuenta que el tiempo y el esfuerzo que inviertas en este punto no es una pérdida, pues es el primer paso a dar para mejorar tu proceso de venta.

2. Define tu catálogo de productos y servicios para tu cliente ideal

Este punto tiene dos pasos: hacer un listado con los productos y servicios de tu empresa y ponerles precio. Sencillo, ¿verdad? Nada más lejos de la realidad, un pequeño fallo en este paso puede hacer perder dinero a tu empresa. Así que vamos a ver cómo puedes evitar el desastre.

como gestionar una empresa de servicios: calcular costes y precios

Debes tener claro el listado de productos y servicios que formarán tu catálogo. De esta forma después podrás calcular el precio de venta de tus productos y servicios. Recuerda que Fixner te ahorra los cálculos, pues sólo debes introducir el coste y el margen de beneficio y el software realizará todos los cálculos automáticamente.

3. Gestiona tus clientes potenciales

Sé que todo el tema captación y gestión de clientes puede parecer complicado, pero es vital para el éxito de tu empresa. Podemos resumirlo diciendo que Fixner, entre otras cosas, funciona como un CRM completo que te permite gestionar clientes potenciales de manera ágil y profesional.

Cómo gestionar una empresa de servicios: clientes potenciales

Pero además de gestionar clientes, también te permite gestionar contactos. De esta forma puedes tener controladas todas las personas que se relacionan con tu empresa de servicios.

4. Haz que el embudo de ventas te ayude a mejorar tu proceso de ventas

El proceso que va desde que un cliente potencial está en estado caliente para comprar hasta que se convierte en cliente real o incluso en cliente fiel, este proceso es lo que se conoce como gestionar el embudo de ventas.

Cómo gestionar una empresa de servicios: Embudo de ventas

Este embudo tiene distintas fases, que nos ayudan a convertir a nuestro cliente potencial en un nuevo cliente. Y para guiar al cliente a pasar de una etapa a otra realizamos distintas acciones comerciales. Entre ellas encontramos la preparación de presupuestos, el contestar mails con dudas por parte del cliente, concertar reuniones, etc.

Este embudo también sirve como evaluación interna del proceso de ventas de la empresa. Si detectas el motivo por el que tus clientes no compran, podrás solucionarlo y realizar más ventas.

5. Realiza presupuestos profesionales que te ayuden a vender

Una de las acciones más comunes es la realización de ofertas o presupuestos. No olvides que la rapidez a la hora de entregar el presupuesto es vital. Si tardas demasiado perderás la oportunidad de venta. Pero el tiempo no es ningún problema, porque con Fixner puedes elaborar un presupuesto profesional en pocos minutos. Además, podrás gestionar los distintos presupuestos que realices desde el panel de control para así controlar tu proceso de ventas.

como gestionar una empresa de servicios: elaborar ofertas


Planificación y gestión del trabajo y los proyectos

De nada sirve vender tus servicios si no tienes un gran control de la planificación y el trabajo a realizar. Me refiero a la gestión del servicio que estas prestando a tus clientes, porque, como muchos estudios ratifican, cuesta mucho mas conseguir un nuevo cliente que mantener tus clientes actuales ofreciéndoles un gran servicio.

Gestión de los trabajos de una empresa

1. Calcular el coste hora de de tus trabajadores.

Tanto en la planificación como en la gestión de los trabajos que realiza tu empresa debes tener en cuenta las horas realizadas por tus operarios y el coste de las mismas.

Parece una obviedad, pero si no sabes cómo calcular correctamente el coste hora de los trabajadores de tu empresa, puede que los trabajos realizados no den los beneficios económicos esperados y tu empresa puede perder dinero.

2. Planificación, gestión y control de las órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo te ayudan a llevar una buena gestión de los trabajos y/o proyectos. Es importante determinar bien las prioridades de las distintas órdenes, para así asignar el trabajo con mayor eficiencia. Si los trabajadores tienen claro el trabajo a realizar en cada momento, evitarás retrasos y prestaras un mejor servicios a tu cliente.

En cuanto a la gestión de las órdenes de trabajo, son muchos los puntos a tener en cuenta: la fecha de finalización, las horas realizadas por tus trabajadores, posibles imprevistos, etc.

Cómo gestionar una empresa de servicios: Gestión de órdenes de trabajo

3. Planificación, gestión y control de proyectos

La planificación, gestión y control de proyectos es vital para el buen funcionamiento de tu empresa y dar una imagen profesional de cara a tus clientes. Si tienes este proceso bien organizado, podrás solucionar con la mayor brevedad cualquier imprevisto que surja y así cumplir con los plazos de tiempo establecidos.

¿Cómo puede Fixner ayudarte a conseguir un buen control? Desde el dashboard de cada proyecto puedes consultar toda la información de una forma muy visual, sus gráficos te permitirán realizar los seguimientos económico y de ejecución de cada proyecto con un sencillo golpe de vista.

Gestión de los proyectos de tu empresa de servicios

Si todo esto te parece sólo «teoría», comprueba cómo Fixner puede ayudarte a gestionar un proyecto de reforma desde su inicio hasta su completa finalización.

Facturación del trabajo realizado

Una vez que has realizado el trabajo, llega el momento de facturar el servicio a tu cliente. Pero tu trabajo no termina con la factura, sino que también debes realizar un seguimiento de los vencimientos de los recibos y gestionar los cobros de tus facturas.

Si realizar estas facturas te lleva bastante tiempo, debo recordarte que con Fixner puedes facturar servicios en pocos minutos. Como todos los documentos que genera Fixner en PDF, tu factura tendrá un aspecto profesional, con los colores corporativos de tu empresa y su logo.

Ahora es cuando debes realizar el trabajo de gestión de facturas, y nosotros te permitimos comprobar de un simple vistazo el estado de todas y cada una de tus facturas. Así evitarás que alguna factura caiga en el olvido y no se cobre.

Cómo gestionar una empresa de servicios: gestión de facturas


Gestión de la tesorería

Tan importante es tener una buena planificación y control de tus clientes, trabajos y facturas, como también es de vital importancia tener una tesorería controlada y saneada, debes tener organizados los cobros y pagos, y sus vencimientos para no tener sorpresas.

Si te estás preguntando qué sucede con los clientes que solicitan un pago aplazado, nuestro software te permite generar los recibos con los plazos definidos automáticamente según la forma de pago elegida. Y por supuesto, puedes ver el estado e importe de todos los recibos generados, asociados a su factura correspondiente, y con sus fechas de emisión y cobro.

Cómo gestionar una empresa de servicios: Gestión de la tesorería

A modo de resumen, con Fixner podrás controlar la tesorería y gestionar los cobros y pagos de tu empresa, pues te permite:

  • Generar automáticamente los recibos de cobro y pago a partir de la factura
  • Filtrar los recibos de cobro y pago por el estado
  • Realizar traspasos entre las diferentes cuentas de tu empresa
  • Gestionar cobros y pagos documentados en la factura
  • Gestionar cobros y pagos NO documentados en la factura
  • Gestionar otros ingresos y otros gastos
  • Configurar las formas de pago


Gestión de compras

La mayoría de las empresas de servicios necesitan proveedores externos para poder llevar a cabo su labor profesional. Pero lo que a ti realmente te interesa es que una buena gestión de pedidos de compra puede hacer aumentar los márgenes de beneficios de tu empresa. Esta función te permite controlar todo aquello que tu empresa necesite comprar a otros proveedores: materiales para la realización de un proyecto, maquinaria, etc.

La gestión de pedidos de compra es, al igual que el resto de gestiones con Fixner es sencilla y muy visual. Lo tendrás todo ordenado, a la vista y bien catalogado para ahorrar tiempo.

Además, y como los pedidos van asociados a proyectos, Fixner también te ofrece la posibilidad de consultar los pedidos y facturas de compra para cada proyecto.

Gestionar una empresa de servicios puede parecer complicado, pero…

Después de leer todo el post, entiendo que gestionar una empresa de servicios te parezca una tarea extensa y complicada. Pero para que veas que puedes simplificarla hemos preparado la siguiente infografía que resume, a grandes rasgos, todo el proceso.

Infografia de como gestionar una empresa de servicios

«Cómo gestionar una empresa de servicios» no es sólo teoría…

Todo lo que has leído en esta guía resumida no es sólo teoría sobre cómo gestionar una empresa de servicios. En nuestro blog puedes descubrir testimonios de varias empresas, como la ingeniería Osmobra o la empresa Eventual del sector eventos han aumentado su productividad utilizando Fixner.

Ellos, entre otras cosas, destacan la facilidad y efectividad en el seguimiento de proyectos y órdenes de trabajo, la reducción de los plazos de cobro a los clientes, la reducción del plazo de entrega de las ofertas, y la potencia y facilidad de uso del software.

seguimiento-de-proyectos

Cómo realizar el seguimiento de proyectos con Fixner

Si estás realizando seguimiento a un proyecto en estos momentos, necesitas de habilidades y conocimientos en gestión de proyectos para realizar de forma eficiente tu trabajo. Debes tener la capacidad de identificar cuando te estás saliendo de lo planeado y presupuestado, de igual forma que, cuando estás dando beneficios a tu empresa y tu cliente.

El seguimiento de proyectos tiene como propósito ofrecer información de valor sobre los procesos que se llevan a cabo. Así mismo, controlar y programar acciones correctivas, si fuese necesario, para estar lo más cerca de lo presupuestado. Por esta razón, la información cumple un papel importante en los procesos de control y para ello es igual de importante las herramientas que utilizamos para la recolección de esta.

Existen distintas herramientas para recolectar información relacionada a los procesos y una de las mejores son los softwares de gestión para empresas. Estos te facilitan el control de las órdenes de trabajo, las tareas, los costes, los tiempos, entre muchas otras cosas que lidias al momento de estar a cargo de un proyecto.

A continuación te voy a dar unas pautas con nuestro software de gestión que seguro serán de gran utilidad al momento de realizar seguimiento del mismo. Puedes darte de alta en nuestra página de registro y tener acceso de forma gratuita durante 30 días a nuestro software en la nube.

Seguimiento de proyectos en Fixner.

Seguimiento de proyectos pestañas

Como hemos comentado al principio, uno de los principales objetivos es cumplir con los presupuestos establecidos. Todo proyecto debe poseer un plan que defina: tiempos, personal, recursos materiales y costes mínimos para ejecutar el proyecto.

Con Fixner, puedes realizar la gestión de cada uno de estos procesos de forma manual o calcularlo automáticamente. Al ingresar al software en app.fixner.com encontrarás un enlace en la barra lateral al submenú Trabajos y en él encontrarás el acceso a la sección Proyectos. Aquí podrás crear uno nuevo, ver un listado de los distintos proyectos en los que estás trabajando y gestionar cada proyecto. Realizando seguimiento a todas las tareas y a las personas implicadas en ellos.

Los softwares de gestión tienen como finalidad recolectar, organizar y suministrar información. Es por ello que, puedes ver una serie de pestañas que te ofrecen toda la información del mismo, de una forma ordenada y de fácil acceso. En el dashboard de cada proyecto puedes visualizar todo lo que necesitas saber.

Para este artículo nos vamos a centrar en cuatro apartados principales, que son: El presupuesto, el seguimiento del trabajo, el seguimiento de la facturación y la tesorería.

El presupuesto del proyecto.

Cada proyecto requiere un presupuesto para llevarse a cabo. Esto se puede generar debido a que viene establecido a causa de un ejercicio de venta y nos han dado unos recursos con los que trabajar, o porque dentro del diseño del proyecto nosotros estamos estableciendo unos recursos que estamos solicitando para la ejecución.

Para cada uno de estos casos podemos trabajar en nuestro software de gestión. Si el presupuesto viene a causa de una oferta ganada, siempre que hayas gestionado la oferta desde nuestra sección de gestión de ofertas, podemos calcularlo de forma automática. Si por otro lado, estamos diseñando el presupuesto dentro de nuestra ficha, podemos ingresar de forma manual la información directamente.

El presupuesto nos da una visión muy clara de lo que esperamos del proyecto; ya que vemos los costes, los descuentos realizados y el margen de beneficio esperado.

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Seguimiento del trabajo en curso.

El dashboard por proyecto te ofrece información relacionada a los márgenes de tu proyecto, esto te ayudará a optimizar beneficios. Lo ideal de los softwares de gestión es que tienes a tu disposición, los costes, el margen y los ingresos que obtendrás del proyecto en curso; esto en cuanto a la parte económica.

También tienes la parte de ejecución del proyecto, en donde, tienes a tu disposición datos como: las órdenes de trabajo y su estado, el registro de tiempos y la planificación para así hacer un seguimiento mucho más exhaustivo.

Seguimiento económico de los trabajos.

Otra de las ventajas de nuestro software, es que también puedes ver el porcentaje del coste consumido en relación con el presupuestado; el porcentaje de costes del proyecto según los estados de las órdenes de trabajo asociadas al mismo; y la evolución temporal de los costes del proyecto.

En el momento que creamos las ofertas asociadas a un proyecto debemos de introducir ciertos datos, como son: el coste de la mano de obra, de los materiales a utilizar, entre otros. De este modo, al entrar en el dashboard del proyecto tendremos a simple vista si se están cumpliendo o no los costes estimados.

Pero si no utilizas las ofertas, tienes la posibilidad de introducir los costes eligiendo la opción manual en la pestaña de presupuesto y, podrás introducir los costes del proyecto, el margen y el descuento realizado.

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Seguimiento de la ejecución de los trabajos

Para llevar el control de todo el proyecto es muy importante tener registrada la ejecución; desde Fixner puedes conocer rápidamente el estado de las órdenes de trabajo que se están llevando a cabo, la planificación realizada y el tiempo que cada trabajador de tu equipo o subcontratados ha registrado. Las ofertas asociadas a este proyecto, si está facturado o no, etc…

En este apartado tendrás información muy útil para el control del proyecto. Podrás observar el número de órdenes, si han sido resueltas o no, si tiene una fecha límite para su realización, si se está cumpliendo la planificación que realizamos, si se están cumpliendo los tiempos estimados en la órden de trabajo.

Seguimiento-ejecución-proyecto

A lo largo del proyecto puedes ir añadiendo órdenes de trabajo y tareas a realizar, para que cada uno lo utilice según su forma de trabajar.

Todas nuestras funcionalidades están orientadas a que lleves una buena gestión de proyectos de la forma más sencilla, rápida y que puedas llevar un buen control de costes tan importante hoy en día.

Seguimiento de la facturación del proyecto.

Dentro del dashboard de cada proyecto, tienes la parte correspondiente a la facturación de ese proyecto. De esta forma tendrás totalmente controladas las facturas de compra y de venta referentes al proyecto y poder llevar un control pormenorizado.

seguimiento-de-proyectos-facturas-compra

En este gráfico puedes ver la agrupación de las facturas de venta y de las de compra, ademas en la parte de documentos tienes la relación completa de las facturas asociadas al proyecto, y puedes entrar en cada una de ellas desde ahí mismo, así como cambiar su estado, imprimirlas, etc…

Seguimiento de la tesorería de cada proyecto.

En cuanto a la tesorería correspondiente a cada uno de tus proyectos, tendrás a la vista cuales son los ingresos (cobros) y los gastos (pagos) que se van realizando durante el proyecto y que están directamente relacionados con él entre las fechas que tu has elegido.

tesoreria-seguimiento-de-proyectos

Como ocurre con las facturas, en la parte de documentos, tienes los movimientos correspondientes al proyecto, todos los cobros y pagos detallados y al igual que con los demás documentos también puedes entrar desde aquí mismo a cada uno de los movimientos.

Con estos cuatro puntos controlados conseguirás llevar un seguimiento de proyectos eficiente de una forma sencilla sin rompederos de cabeza.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a en la gestión integral de proyectos. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

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embudo-de-ventas

Cómo gestionar el embudo de ventas para vender servicios profesionales

Como os fuí explicando en uno de los últimos posts, los clientes van pasando de unos estados a otros, el famoso embudo de ventas (sales funnel) muy conocido por todos.

Una vez que hemos realizado todo el trabajo de marketing, la siguiente fase del ciclo de ventas que nos toca realizar es el trabajo de ventas propiamente dicho. En esta parte nos encontramos con clientes que han pasado por un cribado previo, clientes que están algo más que interesados en nuestros servicios (SQL).

Ahora el trabajo a realizar es más directo con cada uno de los clientes potenciales, cada uno de ellos es una oportunidad de venta con sus distintas características y necesidades que tenemos que ir descubriendo a lo largo del proceso para conseguir nuestro objetivo: la venta del servicio. En este momento nos encontramos en la tercera etapa del embudo de ventas.

No podemos decir que exista un proceso de venta estrella y válido para todo tipo de sectores, pero sí existe un proceso básico, común a prácticamente la totalidad de las empresas que prestan servicios profesionales:

  • Lead: Este es el estado inicial, nos encontramos con los clientes que marketing ha detectado como clientes potenciales cualificados, clientes que han mostrado algún tipo de interés en nuestros servicios o que simplemente tienen una necesidad que podemos cubrirles.
  • Quote: Aquí nos encontramos con aquellas oportunidades a las que ya se le ha pasado un oferta económica pero no tenemos una respuesta ni positiva ni negativa. Es muy interesante detectar cuándo es el momento que se pasa del estado anterior a este, para así poder medir cuánto nos cuesta realizar una oferta real y también saber qué acciones son las más eficientes para con nuestros clientes.
  • Negotiation: En este estado el cliente ya nos ha dado una respuesta , si ha sido positiva pasaríamos a la siguiente fase, pero si ha sido negativa, debemos negociar y adaptar la oferta para conseguir el éxito.
  • Final decision, win or lost: Este es un paso importante para nosotros, si finalmente resulta ganada, fenomenal hemos conseguido nuestro objetivo. Pero si por el contrario la oferta es rechadaza, nos pueden ocurrir dos cosas la primera es que el posible cliente contrate con la competencia, en cuyo caso no podemos hacer nada, bueno sí, apreder de nuestros errores para la próxima e ir mejorando nuestro proceso. la segunda situación es volver a la negociación siempre y cuando el cliente lo permita y no la decline rotundamente.
  • Not Prospered: Este estado es importante, pero lo más parecido a estar en el «limbo», ni hemos sido aceptados ni rechazados, por causa ajenas el posible cliente no se ha decidido por ninguna oferta ni nuestra ni de la competencia.

Para poder ir pasando de una fase a otra en el ciclo de ventas debemos de realizar acciones con nuestros clientes potenciales para llegar a convertirlos en clientes, no se trata de conseguir clientes de forma masiva y voraz, se trata de seducirlos con los servicios que les ofreces y que sean clientes con una larga vida comercial (fidelizarlos).

Aunque tenemos claro que cada cliente es diferente y cada venta un mundo, debemos de establecer una serie de tareas o actividades de venta a realizar que sean comunes para todos ellos, y que con ellas consigamos que el cliente potencial avance por el embudo de ventas. De entre todas las acciones a realizar para generar oportunidades comerciales, podemos nombrar algunas de las más comunes entre empresas que prestan servicios:

Interacción directa

Según en el momento de maduración en el que se encuentre el cliente potencial nuestras actuaciones deben de ser diferentes, cuando el cliente potencial ha mostrado su interés o necesidad por nuestros servicios, como comentamos en nuestro anterior post se encuentra en el estado SQL, en el periodo de maduración debemos de tener y mantener una relación más directa. Ya podemos enviar mails ofreciendo nuestros servicios, explicarle como podemos ayudarle, porque el cliente potencial ya nos ha mostrado cuales son sus intereses o necesidades.

Una técnica muy utilizada y poco agresiva es el lead nurturing (maduración del lead), esta técnica consiste es atraer a los clientes hacia nuestros servicios más que perseguirlos. Hay que acompañarlo en su ciclo de compra, ir guiándolo según sean sus necesidades, despertarle la curiosidad hacia nuestros servicios; ya que son personas que están decididas a resolver ese problema que tienen, están predispuestas a contratar.

comunicacion-directa-embudo-de-ventas

Tareas o actividades de venta a realizar.

Esta es la fase de venta, donde tenemos que poner «toda la carne en el asador». Se tienen que realizar todo tipo de acciones para ganar una oportunidad de venta, envío de mails para que no te olviden (pero sin llegar a ser pesados), llamadas para que te expliquen las necesidades que tienen, realizar presupuestos, y si es necesario puedes concertar reuniones siempre que el interés mostrado por tus servicios sea lo suficientemente elevado como para concertar esta.

Preparar los presupuestos.

Esta es una labor a la que normalmente no le dedicamos especial interés, pero que no debería de ser así. Ten en cuenta que es una de las últimas fases del proceso de venta, de ella depende en gran parte la decisión del cliente. Los presupuestos que realices, deben ser claros y concisos en cuanto a los servicios que prestas, lo que está o no incluido, plazo de entrega, etc… Su presentación tiene que ser lo más profesional posible siempre con tu imagen corporativa, para dar mayor seguridad al cliente que va a contratar tus servicios.

Realizar estas tareas y llevar un control de las ventas no es difícil si cuentas con las herramientas necesarias que te ayuden a conseguirlo.

Fixner te ayuda a conseguirlo:

No más olvidos. No pierdas ninguna oportunidad de venta.

Olvídate de tener la pantalla del ordenador llena de post-its con las llamadas o tareas que tienes que hacer, con Fixner y su calendario cada mañana verás todas las tareas que tienes pendientes en el periodo de tiempo que tu elijas.

Como ya hemos comentado cada venta es diferente por eso debes de llevar un seguimiento personalizado de cada una de ellas, saber en que estado del embudo de ventas se encuentra cada oferta en todo momento y así saber que actuación debes realizar para ir ganándote al cliente potencial. Al entrar a nuestro panel de control encontrarás toda la información necesaria, como la probabilidad de éxito de cada una de las ofertas, si están asociadas a un proyecto determinado, todo de una forma organizada para que puedas decidir cual va a ser la siguiente acción a realizar  y conseguir así tu objetivo final, realizar la venta.

panel-de-control

Como gestionar las ofertas presentadas.

Fixner te ayuda a realizar tus presupuestos de una forma rápida, concisa y con todos los datos necesarios, para que tus ofertas describan de la forma más clara las necesidades que tiene el cliente y que vea que tu presupuesto le satisface todas y cada una de ellas; con un formato profesional y, por supuesto, con tu imagen corporativa.

Pero una de las ventajas más importantes que te ofrece Fixner es el seguimiento que puedes llevar a cabo de todos y cada uno de estos presupuestos, de una forma individualizada, incluyendo el coste que tiene para ti la realización de este servicio, el margen que le has aplicado, la probabilidad de éxito, la persona de tu equipo que lo gestiona, fecha en la que se espera que ya se haya tomado una decisión, etc.

oferta

De esta forma y al tratarse de un CRM online, tú y tu equipo podéis estar en todo momento informados del estado de las oportunidades de venta y de las modificaciones que se puedan realizar en las mismas.

La mayoría de las veces, las ofertas que realizas son iguales o muy parecidas, por ello en Fixner, tienes la opción de duplicar ofertas y después, modificarlas para adaptarlas a las necesidades de cada cliente. De esta forma ahorrarás tiempo.

Informes para decidir que acciones tomar.

Todas las funcionalidades están pensadas para facilitarte el trabajo y la toma de decisiones. Una de estas funciones que te facilitará el decidir las acciones a realizar es la opción de visualizar e imprimir cualquier estadística de ventas que necesites, cuales son las oportunidades y ofertas ganadas, perdidas, el margen que hemos estimado, etc… para poder tomar decisiones a la hora de qué camino es el más correcto para llegar a tu objetivo, la venta del servicio al cliente y su fidelización.

Toda esta información la encontrarás en nuestro cuadro de mandos.

cuadro de mandos

Conclusiones.

A la hora de gestionar nuestras oportunidades de venta debemos de ser organizados en las acciones que vamos a realizar, conocer o intentar acercarnos lo mejor posible a ese cliente potencial para ofertarle la solución que mejor se adapte a su necesidad. Hay que ir guiarle a través del embudo de ventas.

Para conseguir esto sin ser pesados, debemos contar con un buen CRM online y gestionar toda la información que poseemos en nuestro beneficio, con Fixner podrás conseguirlo, te ayudará entre otras cosas a:

  • Ahorrar tiempo, automatizando por ejemplo muchas tareas de las que realizas a diario varias veces.
  • Gestionar tus contactos y tener toda la información de cada uno de ellos centralizada en un solo sitio.
  • Te proporciona las herramientas necesarias para que sepas en todo momento el estado de tu empresa en  general, ventas, cobros, pagos, etc…

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la gestión de ventas de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

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prioridades-incidencias-proyectos

Mejoras en los proyectos, gestión de instalaciones

Me alegro de teneros de vuelta a todos espero que hayáis tenido tiempo para descansar y poder empezar con las pilas recargadas; nosotros hemos estado trabajando para haceros «la vuelta al cole» un poco más amena y con novedades que os faciliten el trabajo.

Tenemos novedades en los proyectos, en el calendario general y en el calendario por proyecto, en los clientes potenciales, en la gestión de las instalaciones y mucho más…

Novedades en proyectos.

Explora mas fácilmente todos los documentos relacionados con un proyecto

Una de las novedades que tenemos para vosotros, es en los proyectos, cuando estamos dentro de un proyecto tenemos varias pestañas con la información correspondiente a dicho proyecto ( información general, dashboard, presupuesto, etc…), en la pestaña de documentos tenéis todos los documentos que van relacionados con dicho proyecto, como ofertas, ordenes de trabajo, facturas, pedidos de compra, etc… a partir de ahora también encontraréis aquí documentos como las facturas de compra y los movimientos de tesorería, de esta forma tendréis agrupada toda la información correspondiente a cada proyecto y así será más fácil buscar cualquier dato que necesitéis.

documentos-proyectos

Seguimiento del calendario del proyecto.

En cada proyecto tambíen hemos añadido una pestaña de calendario, donde solo verás las tareas, incidencias y órdenes de trabajo de dicho proyecto, para que te sea más sencillo el control de tus proyectos.

calendario-proyectos

 Gestión de instalaciones e incidencias.

Muchos de vosotros nos habíais pedido esta incorporación, dentro de cada proyecto henos añadido las pestañas de instalaciones e incidencias. Activando esta opción podrás gestionar tus instalaciones físicas(edificios, fincas, fábricas …) y las de tus clientes.

instalaciones-incidencias

Ahora podréis crear en cada proyecto las instalaciones que le correspondan, por ejemplo para el mantenimiento de un edificio de oficinas cada despacho sería una instalación y las incidencias serían las acciones que hay que realizar, si en un despacho se ha fundido una bombilla el inquilino te pasa una incidencia o bien te llama y la abres tu mismo, según sea tu forma de trabajar.

En cada una de las instalaciones puedes ver el listado de incidencias que corresponden; además de verla en el calendario general o en el de cada proyecto.

Para cada una de las instalaciones puedes generar automáticamente un código QR, simplemente haciendo clic en generar QR

generar-codigo-QR

Gestión de las incidencias.

Cuando das de alta las incidencias, tienes creadas una serie de prioridades, pero si necesitas otras diferentes puedes crearla o modificar la ya existentes.

prioridades-incidencias-proyectos

En cada una de las prioridades puedes asignarles unos días de margen para que te marque automáticamente el vencimiento de la incidencia dependiendo de la prioridad que le has otorgado.

fecha-vencimiento-incidencias-proyectos

 Conclusiones.

No me cansaré de decir que evolucionamos por y para vosotros, para que cada día sea más cómodo vuestro trabajo; por eso os pido siempre que nos hagáis llegar vuestras necesidades y en la medida de lo posible intentaremos satisfacerlas.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la gestión y productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

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novedad-dashboard-proyecto

Descubre nuestras novedades y mejoras de verano

En Fixner nos gusta cumplir con lo planificado, no hay que perder tiempo y este verano también os traemos novedades fresquitas, para que vuestro trabajo sea más eficiente y podáis iros antes a casa o a la piscina… como siempre y no me canso de decirlo nos encanta que nos realiceis peticiones de lo que necesitáis, salimos ganando todos, no dejéis de estar en contacto con nosotros.

Paso a detallaros las novedades y mejoras que espero os faciliten el trabajo:

Se han realizado mejoras en la parte de la gestión de los clientes potenciales, con el fin de que podáis llevar un mayor y mejor control de todos vuestros clientes potenciales, conociendo en todo momento en que estado se encuentran, como han llegado a nosotros y que tipo de cliente potencial es, todo esto dependiendo de tu actividad, podrás crear los tipos que necesites.

Calificación de los clientes potenciales:

Para que con un simple golpe de vista al listado de clientes potenciales puedas ver  el estado de cada uno de ellos y su calificación, por ejemplo si es un cliente que está casi a punto de contratar, estará caliente, o si por el contrario está rehacio, será frío; estos estados puedes adaptarlos a las características de tu empresa, puedes cambiarles el nombre, añadir más, siempre lo que te sea más cómodo.

novedades-calificacion-cliente-potencial

También se han añadido nuevos estados para los clientes potenciales, para que tengas un mayor abanico a la hora de describir el estado de cada uno de ellos.

Otras mejoras incorporadas en clientes potenciales son: el campo fecha, es decir, la fecha en la que incorporate al cliente potencial. También se ha añadido el action «guardar y ver» de esta forma cuando creas el cliente potencial, al guardar te aparece directamente la ficha creada, en donde puedes crear notas y tareas referentes a este cliente; además de poder modificar los datos generales. Un campo que hemos añadido a la ficha del cliente potencial, es el país.

¿Qué hemos mejorado y añadido a las tareas?

En esta sección también hemos realizado mejoras para facilitaros la asignación de tareas, hemos incorporado una nueva línea que te indica a que documento (oferta, orden de trabajo, proyecto…) pertenece la tarea.

novedad-a-que-documento-pertenece-la-tarea

Las tareas es una función muy demanda y utilizada, por ello queremos que os sea lo más fácil posible su creación. Ahora podéis asignar tareas dentro de cada proyecto o de cada orden de trabajo. En donde tendréis todas las tareas divididas en dos pestañas, o solo las pendientes o todas.

novedad-tareas-orden-de-trabajo

A la hora de buscar tareas en la parte superior tienes un filtro directo que al marcarlo te filtra por las tareas pendientes o solo por tus tareas.

novedad-filtrado-tareas

Como habrás podido observar al lado de cada tarea tienes para marcar un chek una vez que está realizada dicha tarea.

Y para un mayor control de las tareas diarias de tu empresa, en el panel de control tiene un calendario con las tareas a realizar en un día determinado, una semana o a mes visto, según tu elijas. Al igual que puedes que elegir que solo aparezcas tus tareas o solo las pendientes o ambas, esto también lo dejamos a tu elección.

Novedades en el dashboard de proyecto

Para que puedas llevar un mayor control hemos incorporado al dashboard de cada uno de tus proyectos, la tesoreria y las facturas de venta y de compra vinculadas a dicho proyecto.

novedad-dashboard-proyecto

Novedades en los roles

Como sabes puedes tener distintos roles dentro de tu organización, tenemos una modificación en el rol de facturación, este podrá ver los recibos de venta así como generarlos y cobrarlos.

Conclusiones

Esperamos que estas novedades y mejoras os ayuden a realizar una gestión más ágil y cómoda de vuestro negocio y a aumentar vuestra productividad; nosotros trabajamos cada día para que sea así.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la gestión y productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

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cómo captar clientes potenciales

Cómo captar clientes potenciales y convertirlos en nuevos clientes

Captar clientes potenciales y convertirlos en clientes es uno de los trabajos mas duros y desmotivadores en el día a día de un negocio. Los autónomos y pequeñas empresas dedicamos muchas horas a dar servicio a nuestros clientes actuales y descuidamos el proceso de venta, esto es un error ya que no tener un proceso de venta definido nos va a ocasionar dedicar horas a posibles clientes que no están preparados para comprar o, lo que es peor, descuidar otros que si lo están.

El proceso de venta engloba todo lo que ocurre desde que la empresa define a su cliente ideal hasta que se completa la primera venta. A grandes rasgos, podemos decir que este proceso tiene dos grandes etapas: la de marketing y la de ventas. Y hoy voy a explicarte la etapa de marketing del proceso de venta, que consiste básicamente en captar clientes potenciales y conseguir que estén preparados para comprar.

El proceso de venta

En cualquier proceso de venta, los clientes potenciales pasan por 4 pasos:

  1. Tiene un problema y necesita una solución.
  2. Descubre que tu producto o servicio soluciona su problema.
  3. Se interesa por el producto o servicio, hace preguntas, lo prueba, compara, etc.
  4. Decide convertirse en cliente.

Si has buscado información sobre el proceso de venta en Internet, posiblemente hayas visto el término «lead«. Para entendernos, un lead es un cliente potencial. Es decir, es esa persona que coincide con tus criterios de cliente ideal.

Como empresario, debes visualizar el proceso de venta de la siguiente forma:

  1. Definir al cliente ideal.
  2. Generar clientes potenciales que coincidan con tu cliente ideal.
  3. Informar al cliente potencial sobre tus productos o servicios interesantes para él.
  4. Conseguir que el cliente ideal se transforme en cliente.

Si eres un lector habitual del blog de Fixner, ya conocerás el post que escribimos para ayudarte a definir tu cliente ideal. Este paso es muy importante, porque no es recomendable generar leads sin haber definido previamente a tu cliente ideal.

Definir a tu cliente ideal

Generar leads

Generar leads es encontrar clientes potenciales o empresas que coincidan con nuestro perfil de cliente ideal y conseguir que se conviertan en clientes. Para conseguir esta transformación deberás usar tácticas de marketing, que se dividen en dos grandes tipos:

  • Outbound Marketing. Es el marketing tradicional: anuncios publicitarios en marquesinas, prensa, radio, televisión; emails y/o llamadas telefónicas en frío; y merchandising. Por tanto, en el outbound marketing es el empresario el que busca a sus posibles clientes.
  • Inbound Marketing. Es el marketing online, el que trata de aumentar el número de visitas que llegan a la web, blog o redes sociales. De esta forma, en el inbound marketing el empresario consigue que sus clientes ideales lo encuentren. Seguramente encontrarás más definiciones de inbound marketing, pero esta es la idea básica.

En ambos casos, el marketing tiene como objetivo atraer clientes hacia los productos o servicios de tu marca o empresa. Pero verás que la forma de conseguirlo es muy diferente.

En el caso del outbound marketing, debes estar constantemente «bombardeando» a todos tus clientes ideales para que surta efecto.

Por ejemplo, imagina que diriges una empresa de fontanería. Con el marketing tradicional debes contratar periódicamente anuncios, tarjetas de visita, folletos para buzoneo,… Si durante un año dejas de pagar este tipo de publicidad, dejas de llegar a posibles clientes.

Por contra, el inbound marketing se centra en crear contenido de calidad interesante para los clientes potenciales: artículos de blog, vídeos en tu canal de Youtube, ebooks gratuitos, etc. Además, este contenido se comparte en las distintas redes sociales, eligiendo las que mejor se adaptan a cada negocio.

Otra opción de inbound marketing consiste en dar de alta tu negocio en varios directorios de empresas: infoautónomos, vulka, etc. Es una buena forma de conseguir que te lleguen visitas desde internet (y sabemos que generar contenido de calidad no siempre es viable para todos los tipos de empresas de servicios, depende del sector).

Con este modelo de marketing, los clientes llegan a la web de tu negocio porque hacen clic sobre el enlace de algún contenido de calidad que tú has publicado. Es más, llegan voluntariamente y dispuestos a leer la información que tú has creado para ellos. Por tanto, con el inbound marketing es el cliente el que te encuentra.

Ya tendrás claro que el outbound marketing es efectivo a corto plazo, mientras que el inbound marketing lo es a medio-largo plazo.

Además de ser necesaria una presencia constante y de su alto coste, los resultados del outbound marketing son, en algunos casos, muy difíciles de medir. Pero es importante que sepas también que el inbound marketing supone trabajo para generar el contenido de calidad (o pagar a alguien por este servicio); y aún más importante es que sepas que este contenido permanece en el tiempo.

Por tanto, la mejor estrategia es combinar ambos tipos de marketing para así conseguir mejores resultados en la tarea de encontrar clientes potenciales.

Lead Scoring, o segmentación de clientes potenciales

El primer paso del proceso de venta era generar leads o clientes potenciales. El segundo paso será segmentar y clasificar esos clientes potenciales, lo que en inglés se conoce como Lead Scoring.

Como empresario, las distintas clasificaciones de clientes te permiten saber el grado de predisposición que tiene el cliente potencial para convertirse en cliente real.

lead-scoring

Voy a mostrártelo con un ejemplo. Imagina una empresa de marketing que ofrece un ebook gratuito para multiplicar sus leads o clientes potenciales online a cambio de rellenar un formulario de registro. Supón que tienen 4 categorías para sus clientes potenciales, con las siguientes condiciones o baremos:

  1. Borrador (Abierto): parece que cumple con sus requisitos de cliente ideal y lo agregan a su base de datos, pero sin comprobar más datos.
  2. Frío (Cold): revisan sus requisitos de cliente ideal y comprueban que los cumple.
  3. Templado (Warm o MQL): el cliente muestra interés por la web: rellena el formulario de contacto, descarga el material de la web, visita varias páginas, etc.
  4. Caliente (Hot o SQL): el cliente está preparado para venderle.

Este ejemplo es sencillo, pero permite ver cómo los clientes que están en los puntos 3 y 4 de la clasificación son los más propensos a completar el proceso de venta. Puedes definir esta clasificación y adaptarla al funcionamiento de tu empresa, pero lo importante es que te permiten saber en qué punto están tus clientes potenciales.

Es decir, el lead scoring te permite saber cómo de predispuesto está un lead para comprar un servicio.

Y para guiar al cliente a completar una venta está el último punto de hoy: el lead nurturing.

Lead nurturing

El lead nurturing es el cultivo o maduración de leads o clientes potenciales. A través del lead nurturing puedes convertir en cliente a ese usuario que en principio sólo estaba interesado en tu catálogo de productos o servicios.

Para ello puedes usar cadenas de mails automatizados con contenido personalizado a los intereses del usuario. Así, le ofreces más contenido de valor sobre los temas que lograron atraerlo hasta tu web; la idea es seguir enviando contenido, cada vez un paso más cerca de tu servicio o producto.

Lead-nurturing

Otra forma de lead nurturing sería enviar ofertas relativas a los intereses del cliente potencial.

A grandes rasgos, el lead nurturing tiene 3 objetivos:

  1. Identificar los leads que están más preparados para realizar una compra.
  2. Conseguir que los leads que están en el punto «Templado» de la clasificación anterior pasen a «Caliente» al recibir información valiosa que les ayude.
  3. Recuperar a los leads de los estados «Abierto» y «Frío» y volver a introducirlos en el proceso de venta.

La principal característica o el gran poder de una campaña de lead nurturing es que los mails que le llegan al cliente potencial están tan personalizados que parece que están escritos exclusivamente para él. ¿Cómo conseguir este grado de personalización? Con 4 pasos:

  1. Definir tus distintos clientes ideales y tener claro cómo dirigirte a cada uno de ellos. Recuerda que distintos colectivos seguramente tengan necesidades diferentes.
  2. Debes tener claro cual es el proceso de venta que tiene tu empresa.
  3. Crear una tabla en la que se crucen los distintos perfiles de tus clientes potenciales con los estadios de tu proceso de venta. En cada celda puedes escribir el contenido específico para ese perfil y estadio determinado.
  4. Pensar una serie de correos electrónicos personalizados para cada perfil. Cada mail debe ofrecer contenido de valor que ayude a los clientes potenciales a avanzar en su proceso de compra.
cadena-mails-lead-nurturing

Puede parecer un proceso complicado, pero no es tan difícil. Un ejemplo de serie de mails automáticos podría ser la siguiente:

  • Un mail de bienvenida para crear un vínculo con el cliente potencial y ofrecer el contenido de valor prometido en la página que ha llevado al registro.
  • Mail con más contenido de valor relacionado, recordándole al mismo tiempo la propuesta de valor de tu producto o servicio.
  • Mail con una oferta personalizada.

Y en este punto, el cliente está preparado para la venta (está en la categoría «Caliente» que hemos visto en el lead scoring).

Lo último que quiero recordarte es que el lead scoring y el lead nurturing son procesos paralelos. El primero te ayuda a tener claro los mensajes que mandarás en el segundo; de modo que no puedes verlos de forma independiente, sino complementaria.

Gestiona tus clientes potenciales con Fixner

Y ya para terminar, no puedo dejar que te vayas sin que sepas que la última versión de Fixner te permite gestionar clientes potenciales. Toda una ayuda para que te lances de lleno a trabajar en el proceso de ventas de tu empresa.

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Tienes toda la información integrada en la ficha de cliente potencial, entre otras cosas, puedes añadir notas y tareas lo que te permite conocer la evolución que ha seguido cada uno. Además, puedes comprobar las tareas que ya has realizado y las que tienes pendientes, evitando así errores en la comunicación con el cliente potencial y entre los miembros de tu empresa.

ficha-clientes-potenciales

Quiero recordarte que este paso es uno de los más importantes del proceso de ventas: si no consigues clientes potenciales nadie se interesa por tu catálogo de servicios, si nadie se interesa no realizas ofertas, si no realizas ofertas no realizas ventas. Puede que al leerlo te resulte un poco confuso o veas que requiere un poco de esfuerzo, pero para tu negocio no actuar es el mayor riesgo que existe.

Ahora que ya tienes una mini-estrategia para captar y conseguir nuevos clientes… ¡No lo pienses más y comienza a trabajar en ello!

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la gestión de ventas de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

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Módulo CRM y otras mejoras

Siguendo con nuestra planificación para este año y con vuestras peticiones, que como siempre os digo nos encanta que estéis en contacto con nosotros y nos transmitais vuestras necesidades; traemos una novedad importante, ahora tenéis disponible un CRM en donde vais a poder gestionar a los clientes potenciales.

Paso a detallaros las novedades y mejoras que espero sean de vuestro agrado:

Gestiona tus clientes potenciales con el nuevo CRM.

En el módulo de ventas hemos incorporado la gestión de clientes potenciales, con este apartado tenéis la posibilidad de llevar un control de todos vuestros clientes potenciales, en el nuevo crm, conociendo en todo momento en que estado se encuentran, como han llegado a nosotros y que tipo de cliente potencial es, todo esto dependiendo de tu actividad, podrás crear los tipos que necesites.

listado-clientes-potenciales-crm

Como gestionar los clientes potenciales:

Esta sección es para que puedas llevar un control y un posterior seguimiento de posibles clientes para tu negocio.

En primer lugar debes crear un cliente potencial nuevo, introduciendo los datos que tengas en tu poder, como campos obligatorios tan solo debes de introducir el nombre/razón social y el tipo de sociedad (empresa, persona…), pero cuantos más datos consigas siempre será mejor a la hora de saber que es realmente lo que necesita o le gusta.

Puedes asignar un responsable diferente a cada uno de los clientes, es la persona que se encargará de hacer que este cliente potencial pase a cliente.

El listado de clientes potenciales, puedes filtrarlo según te sea más cómodo a la hora de buscar, puedes hacerlo por el estado en el que se encuentran, por responsables, sectores, etc…

Si has conseguido convertir el cliente potencial en cliente tan solo debes de pulsar el botón convertir a cliente y automáticamente se te abrira la ficha de cliente con los datos que tienes para que añadas si tienes alguno más o directamente lo guardes.

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Crear tareas y notas.

Una vez que ya tienes creado al cliente potencial, puedes asignar tareas a realizar para conseguir su conversión, llamadas, mails, etc… Cada vez que entremos en su cuenta podemos ver estas tareas, tienes la opción de ver todas las tareas o solo las pendientes.

tarea-clientes-potenciales

También se ha añadido la opción de crear tareas tanto en las ofertas, para llevar un seguimiento de cada oferta y que no se te pase por ejemplo, el llamar al cliente a ver que le ha parecido; como en los clientes, que aunque ya estén convertidos, puedes llevar un seguimiento y estar en contacto de vez en cuando con ellos para que no se olviden de ti.

Cuando ya has realizado una tarea al marcarla como hecha, esta te aparecerá con el texto tachado pero visible, para que puedas ver cual ha sido la acción que has realizado. También tienes la opción si quieres de desmarcarla y que vuelva al estado de pendiente de realizar.

De la misma forma que las tareas, puedes crear notas a modo de comentarios sobre este cliente potencial, como por ejemplo, si le gusta que le llamen de usted, si prefiere que le llamen por teléfono, a horas está más disponible, etc…

De esta forma cuando estes manteniendo una conversación con tu futuro cliente sabrás como debes comportarte, que cosas le ofreciste en vuestra anterior conversación, los mails que le has enviado, etc… estarás en todo momento al corriente de los clientes potenciales que gestionas tu y de los que gestionan otras personas de tu empresa. Se trata de dejar constancia de un registro de los contactos que se han tenido con el cliente potencial.

Rol para facturación.

Hemos creado un rol para el personal de administración, los usuarios que tu eligas para este rol solo tendrán acceso a los productos, servicios, clientes y facturación, lo que quiere decir que a toda la parte de ofertas, proyectos, órdenes de trabajo y tesorería no podrá acceder, de esta forma tus proyectos los controlará quien tu decidas.

Mejoras en el módulo de tesorería.

En nuestro último paquete de novedades introdujimos, como controlar tu tesorería, por eso hoy os traemos una mejora de este módulo. Se ha añadido la posibilidad de realizar traspasos entre nuestras cuentas. Al igual que la posibilidad de eliminar movimientos desde el mismo listado de movimientos.

Conclusiones

Esperamos que estas nuevas funcionalidades os ayuden a una mejorar gestión de vuestro negocio y a aumentar vuestra productividad; nosotros trabajamos cada día para que lo consigais.

Recuerda que como siempre se ha dicho, la información es poder, y si además la tienes organizada le sacarás un mayor partido.