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6 preguntas que debo hacerme al perder una oportunidad de venta

Sin clientes no hay negocio, si no hay negocio no hay dinero y si no hay dinero, no hay futuro… Nuestro mayor jefe no es el que está sentado en el despacho más grande de la oficina, no, nuestro jefe es el cliente, es el que puede hacer que nuestras oportunidades de venta crezcan o por el contrario pueden acabar con ellas.

Por lo que debemos de cuidar mucho nuestras relaciones con el cliente, y cuando le realizamos una oferta saber que es realmente lo que necesita y saber ofrecérselo, tenemos que aprender de nuestros propios errores y, estar tristes lo justo y necesario para coger aire y sentarnos a ver el porqué hemos perdido esta oportunidad de venta, que es lo que podemos cambiar o mejorar, es muy importante que aprendamos de nuestros errores aunque no nos guste.

Para analizar nuestros errores debemos de hacernos una serie de preguntas y así completar el análisis, no te llevará mucho tiempo, pero es importante porque puede hacer que ganes la siguiente oferta que realices.

¿Qué es lo que realmente busca el cliente?

En primer lugar debemos tener claro cuál es el servicio que el cliente nos está demandando, detectar cuales son sus necesidades. Para entenderlo mejor debes intentar ponerte en su piel, entender sus problemas y necesidades, dice un sabio proverbio chino que: » un hombre no llega a conocer a otro a menos que camine una milla con sus mocasines.»

Tu cliente debe sentir que lo estás entendiendo, que piensas como él, tienes que transmitirle que vas a hacer el trabajo como si fuese para ti.

Es una buena idea explicar el problema que te está planteando y a continuación desarrollar la solución para el mismo. Nunca debes prometer algo que no estás seguro de poder ofrecer.

Es importante que conozcamos muy bien a nuestros clientes, tener a tus clientes bien definidos te ahorrará muchas horas de trabajo. Y te ayudará a convertir a tus clientes potenciales en nuevos clientes.

¿Qué es lo que más valora del servicio que le vamos a prestar? ¿qué cosas son las que le importan más?

Una vez que tenemos a nuestros clientes definidos, es más fácil saber que lo que más o lo que menos valoran en cuanto al servicio que le vamos a ofertar.

Si en este caso se trata de un perfil de cliente que no tenemos definido, debemos de mentener una conversación con él para intentar responder a estas preguntas, que te explique muy bien cual es su principal necesidad, la que hará que se decante por nuestra oferta.

¿Resuelve mi oferta el problema de mi cliente?

Otra de las preguntas importante que debes hacerte cuando te sientes a analizar porqué has perdido esta oportunidad de ventas, es si realmente la oferta que le has pasado a tu cliente resuelve el o los problemas que te había transmitido.

Es muy importante que le escuches con atención, el mismo cuando te expone sus necedidades te dará las claves para que una oferta sea aceptada o no. En todas las reuniones que se mantengan con el cliente debes de tomar el mayor número de notas posibles, por pequeñas que te parezcan, a la hora de desarrollar la oferta seguro te ayudarán a entender mejor a tu cliente, sus necesidades y los beneficios que espera obtener con tu servicio.

Mi oferta, ¿es clara y concisa?

Una oferta siempre debe ser clara, concisa y con una imagen profesional, debes de explicar con mucha claridad el servicio que le vas a prestar a tu cliente, que está y que no está incluido. Debemos de dejar claro cualquier punto de la oferta que pueda llevar a confusión o que pueda crear unas expectativas al cliente que no son las reales.

Uno de los puntos más importantes en lo que a prestación de servicios se refiere es el plazo de realización, debes de calcularlo cuidadosamente, nunca planifiques plazos que nunca podrías cumplir.

Uno de los puntos claves también es el precio, es difiícil calcular el precio de tus servicios, pero debes de decicarle un poco de tiempo, debes conocer el mercado y saber que precios son los que está ofreciendo tu competencia; hay que estar siempre al día. La información es poder.

También debes de dejar clara la forma de pago, para que no haya malos entendidos y tengas en todo momento tu tesorería controlada, que conozcas con la mayor certeza el día en que vas a recibir ingresos y así planificar tus pagos también.

Para ver si tu oferta se entiende bien, puedes pedir a algún familiar o amigo que la lea para ver si se entiende bien los servicios que se están ofertando y las condiciones en que se hacen.

¿Tiene mi oferta todos los puntos requeridos por el cliente?

Uno de los puntos importantes a la hora de analizar, es comprobar si tu oferta estaba cubriendo todas las necesidades que el cliente te había transmitido en las reuniones, si habías entendido y plasmado en la oferta todos los puntos que te pedía el cliente, no debes de dar por supuesto nada, incluso si un servicio va incluido dentro de otro debes de explicarlo para que le quede claro que harás frente a todas sus necesiades.

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¿Por qué creo que me han dicho que no? ¿qué ha fallado?

Después de analizar los anteriores puntos deberías tener un poco más claro porqué has perdido esta oportunidad de venta, si ha sido porque has tardado en dar respuesta, porque no has sabido hacer llegar al cliente la solución a sus necesidades o no lo has hecho de una forma clara, era cara, los plazos no eran los pactados, etc…

No te deben valer excusas como «sus necesidades han cambiado» o «solo busca un precio más bajo» debes de indagar un poco más.

Conclusión

Ahora te toca ponerte a trabajar y estudiar cada oportunidad de venta que has perdido para no cometer los mismos errores en las futuras. Recuerda que el haber perdido una oportunidad de venta, puede hacer que ganes cinco en un futuro.

Fixner te permite hacer un seguimiento de las ofertas perdidas para analizarlas y poder mejorarlas para ganar la siguiente oportunidad de venta.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

Facturar servicios aumentando la productividad

Cómo facturar servicios y cobrar antes con nuestro software de gestión

A finales de enero vimos lo fácil que resulta gestionar un proyecto de reforma o rehabilitación con Fixner. Sin embargo, además de una gestión sencilla y altamente efectiva desde que el cliente solicita el presupuesto hasta la finalización del proyecto, tenemos mucho más que ofrecerte. Hoy te explico cómo facturar servicios en pocos minutos, teniendo las facturas listas para enviar.

El trabajo no termina con la factura, también puedes realizar un seguimiento de los vencimientos de los recibos y gestionar los cobros de tus facturas.

Olvídate de los papeles o de tener que revisar en varios sitios para facturar

En ocasiones debemos facturar proyectos que incluyen varias órdenes de trabajo. Hacer esta factura lleva un tiempo considerable, además de la necesidad de tener todo el papeleo muy bien organizado para así evitar dejarte algún trabajo realizado sin facturar.

¿No crees que las horas que se gastan en elaborar facturas estarían más aprovechadas captando nuevos clientes o fidelizando los que ya tienes? No se a tí, pero a mí no me gusta hacer facturas, me gusta cobrarlas. Y tener un proceso de facturación eficiente aumenta la productividad, al enviar la factura al cliente lo antes posible para acelerar el cobro.

Cómo facturar servicios en pocos minutos.

Si sigues leyendo es porque te interesa ahorrar horas de trabajo realizando facturas. Seguro que en algún momento has pensado que la opción alternativa «no sería tan fácil como te quieren hacer creer». En cuanto hagas una factura con Fixner, verás el ahorro de tiempo que te supondrá en el futuro. Desde hoy facturar servicios será mucho más rápido, pero con el mismo resultado final: una factura lista para cobrar.

Así que vamos a ver cómo Fixner puede ayudarte con esas facturas complicadas, en las que intervienen varias órdenes de trabajo. Eso sí, ten en cuenta que la aplicación sólo te permitirá seleccionar para facturar las órdenes de trabajo en estado «Aceptado», así que asegúrate de que tu cliente ha aceptado los trabajos antes de hacerle la factura. En el ejemplo que te muestro verás que tenemos 6 órdenes de trabajo diferentes para facturar en el mismo proyecto.

Pantalla órdenes de trabajo

En el primer paso del proceso de facturación seleccionas el cliente, la forma de pago y el formato de la factura. En el formato puedes seleccionar si quieres agrupar las líneas de factura por proyecto, orden de trabajo, o producto y servicio. También puedes configurar qué información quieres que aparezca en cada línea de la factura que se va a generar.

En el segundo paso seleccionas las órdenes de trabajo a facturar. Haces clic en «Facturar» y… ¡ya! Dos pasos. Ya tienes la factura lista para enviar a tu cliente. Y lo mejor. Tienes la factura en la aplicación para así poder seguirla en el futuro: comprobar si está cobrada, etc

Cómo facturar servicios 3

Ya estarás viendo que facturar servicios es un proceso sencillo y que no te llevará mucho tiempo. Eso sí, es importante que tengas tu catálogo de productos o servicios bien definido en la aplicación, así como los clientes. De esta forma ahorrarás tiempo desde los primeros pasos del proceso de venta. Pero ésto no es todo.

Como todos los documentos que genera Fixner en PDF, tu factura tendrá un aspecto profesional, con los colores corporativos de tu empresa y tu logo. Recuerda que Fixner también te ofrece un servicio adicional de personalización de documentos de impresión para adaptarlos al formato que desees.

Cómo facturar servicios 4

Conoce el estado de tus facturas

Ya has generado la factura y se la has enviado al cliente. Te queda un último paso: seguir el estado de esa factura para comprobar que se cobra totalmente.

Fixner te permite modificar el estado de tus distintas facturas para así comprobar de un simple vistazo si está cobrada, si sólo está cobrada parcialmente, si está abierta, si está rectificada, etc. Así evitas que una factura no se cobre y caiga en el olvido.

Consulta el estado de tus facturas

Cómo facilitar el pago aplazado a tus clientes con los recibos

Bien, a estas alturas ya habrás generado algunas facturas. Recuerda que en la ficha de cada factura puedes especificar y editar la forma de pago.

En el apartado «Administración > Datos Maestros» puedes definir tus propias formas de pago. Posteriormente, desde la factura puedes generar los recibos con los plazos definidos automáticamente según la forma de pago elegida.

En el ejemplo que te muestro he generado los recibos con la forma de pago «Giro 60-90 días 50%-50%». Verás que se generan dos recibos, cada uno con el importe correspondiente según los porcentajes y con sus correspondientes fechas de emisión y vencimiento. De nuevo, con un simple clic ahorras tener que realizar los cálculos de los importes y tener que estar pendiente del calendario para anotar las fechas de vencimiento de cobro.

Generar múltiples recibos

Para cobrar o devolver un recibo tan solo debes hacer clic en el apartado correspondiente y rellenar un pequeño formulario.

Además, quiero recordarte que Fixner también tiene una pantalla principal para «Recibos de cobro» dentro del apartado de Tesorería. Aquí puedes ver el estado e importe de todos los recibos generados, asociados a su factura correspondiente, y con sus fechas de emisión y cobro.

Facturar servicios - Recibos de cobro


Por último, otra de las funcionalidades de Fixner es el hecho de poder consultar los movimientos de tu cuenta o caja de empresa dentro del apartado «Tesorería». En esta pantalla tienes un resumen de los movimientos de las cuentas bancarias y cajas de tu empresa, con las fechas de las operaciones, los tipos de movimientos y su cliente correspondiente, la cuenta o caja, el concepto y el importe. De nuevo, se trata de facilitar la gestión de tu empresa y poder tenerlo todo controlado de un vistazo.

Facturar Servicios - Movimientos de cuenta

Si quieres saber más sobre facturación…

Tenemos una guía específica sobre cómo Fixner puede ayudarte a gestionar facturas, recibos, movimientos, etc. Puedes consultarla en PDF haciendo clic en el siguiente botón:

Tu tiempo es dinero, no lo tires

Recuerda siempre esta frase. Ya te explicamos cómo calcular el coste por hora de tus trabajadores (y el tuyo propio). Valora cuál es tu coste por hora de trabajo y calcula cuántas horas estás gastando (tú o tus trabajadores) en facturar servicios. Tu empresa está perdiendo ese dinero, porque no le estás cobrando ese tiempo al cliente.

Con Fixner ahorrarás tiempo y aumentarás la productividad. Ya sabes cómo facturar servicios con rapidez. Ahora sólo debes decidir qué hacer con el tiempo que antes empleabas en crear facturas: buscar nuevos clientes, fidelizar a los que ya tienes, pensar nuevas estrategias para tu empresa, etc. O incluso olvidarte de jornadas de más de 10 horas de trabajo: acudir a tu puesto de trabajo descansado y fresco también aumenta la productividad.

Si mandas mails para una comunicación más rápida y eficaz; ¿por qué no usar Fixner para agilizar tu proceso de facturación?

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

Movimientos_tesorería

Controlar la tesorería y más novedades en Fixner

Lo prometido es deuda, como os dijimos al comienzo de año en nuestro plan para este año 2015, nuestro objetivo para este año es que Fixner cubra las necesidades de gestión de vuestras empresas, tanto para autónomos como pequeñas empresas.

Con este objetivo y con nuestra forma de trabajar que ya conocéis, siempre estamos en constante evolución, introduciendo novedades y mejoras de las funcionalidades ya existentes, mejoras que en muchos casos sois vosotros mismos los que las sugerís, y como no, nosotros estamos siempre con el oído alerta a vuestras sugerencias.

En esta entrega nuestra novedad estrella es la incorporación del control de la tesorería.

A continuación os detallo las novedades y mejoras realizadas:

Control de la tesorería.

Con la incorporación de la tesorería vas a poder tener al día tus cobros y pagos, tus gastos del día a día estarán controlados, sabrás en todo momento como de sana está tu tesorería, tendrás controlados cuales son los próximos cobros y pagos que te van y vas a realizar. Puedes imputar cobros y pagos a un proyecto.

tesorería

Dentro de tesorería podemos encontrar 5 bloques para que te sea más fácil introducir los datos:

  • Recibos de cobro.

En la pestaña de recibos de cobro, vas a tener el listado de todos los cobros que vas a cobrar o que ya has cobrado, estos recibos se generarán a partir de las facturas que emitas a tus clientes, con el mismo número y un subíndice para que en todo momento tengas localizado cada recibo con su factura, aunque también puedes emitir un recibo manualmente.

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Si el cliente tiene una forma de pago, por ejemplo, a 30 y 60 días, generarán automáticamente dos recibos con sus correspondientes fechas de vencimiento. Pero si es un cliente con un vencimiento único y en esta ocasión te realiza solo una parte del pago pendiente, el sistema automáticamente que genera otro recibo con el importe restante y su vencimiento inicial, a no ser que hayas llegado a un acuerdo con el cliente, si es así, puedes cambiarlo tu mismo de forma manual.

  • Recibos de pago.

En cuanto a los recibos de pago, estos funcionan de la misma forma que los de cobro, al insertar una factura de compra puedes generar el recibo desde la misma factura o directamente desde el listado de recibos de pago.

De la misma forma que ocurre en los recibos de cobro, si en este caso, tu realizas una parte del pago pendiente, el sistema te generará otro recibo con el importe que te queda por pagar, o si por el contrario ya tienes fijado un pago en dos plazos, se generarán dos recibos cada uno con su vencimiento, según lo que le hayas indicado. Siempre sabrás como se encuentran tus cobros e ingresos.

  • Otros ingresos.

En este concepto tienen cabida todos los ingresos que te puedan realizar y que no se deriven del cobro de facturas. Por ejemplo, los ingresos financieros que puedas obtener derivados del dinero que tienes en el banco y que te generan un dinero al mes, trimestre, etc…

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  • Otros gastos.

En esta parte de gastos, puedes incluir gastos que sean del tipo, alquiler de las oficinas, la cuota de autónomo, etc… Esta parte también te será muy útil para introducir los gastos generados en el día a día, como pueden ser los tickets. Tan sencillo y rápido que no te lo creerás, te pongo en situación: un comercial está de comida con un cliente, en ese mismo instante puede adjuntar al sistema el ticket con una foto hecha desde su móvil, sí sí, es así de sencillo, todo controlado.

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  • Movimientos.

El último apartado y no por ello el menos importante, son los movimientos. Además de controlar tus ofertas, proyectos y demás es de vital importancia que lleves un control de tu tesorería, con estas nuevas funcionalidades lo vas a conseguir.

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Con movimientos nos referimos a todos los movimientos de caja o bancos que se generan al pagar o cobrar un factura, realizar un ingreso extraordinario, la devolución de un recibo de cobro o de pago, el pago del alquiler, etc… tendrás un listado de todos ellos y además en un simple golpe de vista verás el total de ingresos y de gastos y el saldo final que resulta.

Recuerda que para tener todo controlado debes de dar de alta tus cuentas bancarias y/o caja, esto tienes que hacerlo en Administración,  Mi Empresa o directamente en el dashboarad en la parte superior tienes Mi Empresa directamente.

Mejoras realizadas.

Insertar imágenes.

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Hemos introducido una nueva característica para vuestro catálogo, tanto en los productos, como el los servicios o incluso en los equipos podéis incorporar una imagen para que os sea más fácil reconocer el artículo que estáis añadiendo a una oferta o factura. Pero además de la imagen principal en la ficha de cada producto tenéis la posibilidad de incorporar una galería de imágenes, de varios perfiles, colores, etc..
                                                                 

Esta mejora también la hemos incorporado a las fichas de tus trabajadores, cuando vayas al listado de trabajadores, al lado del nombre de cada uno de ellos te aparecerá su foto. Tendrás una ficha completa de cada uno de ellos.

Nueva opción de ver los listados.

En esta nueva versión, se ha introducido una variante en la forma de ver los listados, puedes seguir haciéndolo como su nombre indica, en modo listado de toda la vida o como tarjetas, que es una visión muy actual últimamente. Nuestro lema es que trabajéis lo más cómodos posible, por eso queremos daros opciones para que cada uno elija la que mejor se adapte a su forma de trabajar.

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Adjuntar archivos a los documentos.

Esta función te va a resultar muy cómoda cuando estés trabajando en tu día a día, os va a permitir adjuntar cualquier documento en pdf, doc, excell…, por ejemplo, adjuntar un factura de compra, el curriculum vitae de un trabajador a su ficha o un ticket (que con el tiempo se suelen borrar…); así al tenerlo digitalizado puedes acceder a estos documentos desde cualquier lugar y lo mejor, no se extraviará ninguno.

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Nuestro trabajo es hacer tu trabajo más sencillo.

Esperamos que tanto las novedades de tesorería como las mejoras realizadas, sean de vuestro agrado y que os ayuden en vuestra labor diaria. De todas formas sabéis que podéis escribirnos o llamarnos y comentarnos cualquier tipo de funcionalidad o mejora que pensáis que os iría bien para vuestro trabajo, estamos abiertos a escucharos y comentar con vosotros, ¡os esperamos!

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar, entre otras cosas, la gestión de la tesorería de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante 30 días.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.

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