Nuevo panel de control de proyectos

A principios de junio comentamos en el blog la actualización de software realizado de cara a conseguir una mejor gestión de las órdenes de trabajo, pudiendo adaptarse éstas a las necesidades de tu negocio.

Desde Fixner hemos realizado una nueva actualización del software introduciendo un nuevo panel de seguimiento y control de proyectos en donde rápidamente puedes verificar que cumples con el presupuesto establecido en las ofertas. En esta nueva versión encontramos varios cambios, que pasaremos a comentar detalladamente en este post.

Panel de seguimiento y control de proyectos

Lo primero que puedes ver ahora cuando entras en un proyecto es un resumen de la información mas importante para la gestión del proyecto. Si deseas acceder a una información más detallada del proyecto, puedes pulsar sobre el botón «Presupuesto» para realizar una gestión del presupuesto del proyecto, o sobre el botón «Dashboard» para realizar un seguimiento tanto a nivel económico como de la ejecución del proyecto.

Veamos estas tres mejoras por separado.

Gestión del presupuesto del proyecto

Unos de los principales objetivos de un proyecto es no salirse del presupuesto establecido al inicio del mismo. Al pulsar sobre el botón «Presupuesto» de la pantalla anterior llegas a una nueva pantalla desde la que puedes gestionar el presupuesto del proyecto.

Desde Fixner hemos facilitado este trabajo de dos formas diferentes:

• De forma manual: introduciendo los costes estimados del proyecto. De esta forma, puedes editar el presupuesto para introducir los distintos datos (costes, beneficios, descuentos, etc) de forma manual. El software realiza los cálculos del importe final del proyecto.
• Por oferta: se recoge la información de las ofertas asociadas al proyecto y se calcula el presupuesto del mismo de forma totalmente automática.

Aquí podéis ver las pantallas de cada una de las formas de realizar la gestión del presupuesto del proyecto:

Vamos a ver ahora qué información de interés sobre el proyecto podemos obtener al pulsar sobre el botón «Dashboard»; al hacerlo, Fixner te muestra una pantalla en la que puedes realizar un seguimiento del proyecto, tanto desde el punto de vista económico como de ejecución.

Seguimiento económico del proyecto

La información que aparece en esta pantalla se recoge a partir de las órdenes de trabajo asociadas al proyecto. ¿Qué beneficios aporta esta pantalla? Pues ni más ni menos que conocer el estado a tiempo real de la vertiente económica del proyecto.

El primer grupo de marcadores situado en la parte superior izquierda de la pantalla muestra información sobre el margen de beneficio del proyecto, los costes, los ingresos y los impuestos del mismo. En cualquiera de los casos, el color negro muestra la situación actual; el color rojo indica que hemos sobrepasado el coste establecido en el presupuesto o no hemos alcanzado los ingresos esperados; y el color verde indica que estamos por debajo del coste presupuestado o hemos conseguido los ingresos planificados.

A la derecha de este grupo de marcadores, aparece una gráfica con la evolución económica del proyecto.

En el menú despegable que hay sobre la gráfica, puedes seleccionar las fechas inicial y final para crear un período en el que observar la evolución económica del proyecto. También puedes seleccionar si quieres ver esta evolución por días, semanas, trimestres, etc.

Bajo este primer bloque aparece el seguimiento económico de los costes del proyecto. Aquí puedes ver el porcentaje de coste consumido en relación con el presupuestado; el porcentaje de cada tipo de los costes del proyecto (servicios, materiales, etc); el porcentaje de costes del proyecto según los estados de las órdenes de trabajo asociadas al mismo; y la evolución temporal de los costes del proyecto.

Por último, bajo el apartado «Costes» aparece el apartado «Ingresos». La información que aparece aquí es la misma que en el apartado de costes, pero haciendo referencia a los ingresos establecidos en las órdenes de trabajo del proyecto.

Seguimiento de la ejecución del proyecto

En el dashboard, además de tener controlado los costes del proyecto y el margen, también puedes controlar la ejecución del mismo conociendo rápidamente el estado de las órdenes de trabajo que se están ejecutando en el proyecto.

Aquí puedes ver el número de órdenes de trabajo asociadas al proyecto, agrupadas según distintas categorías. También puedes ver el porcentaje de diferentes órdenes de trabajo asociadas al proyecto según: tipo, prioridad, trabajador responsable, estado, etc.

De igual forma, puedes realizar un seguimiento de la planificación y el registro de tiempos del proyecto. Esto te permite ver si tu proyecto evoluciona según lo planificado al inicio del mismo.

También puedes obtener información de las facturas del proyecto. Puedes consultar en pocos segundos: las facturas asociadas al proyecto, el importe económico facturado, la relación tanto de facturas como de importe obtenido por estado, y la evolución gráfica del apartado de facturación del proyecto seleccionado.

Otras mejoras

Otras mejoras introducidas en esta nueva versión de Fixner son: plantillas más atractivas y configurables, búsquedas por clientes y proyectos, la posibilidad de mover las líneas en los diferentes documentos, y la posibilidad de copiar documentos.

Plantillas más atractivas y configurables

Hemos mejorado el diseño gráfico de las plantillas de impresión por defecto. Además, ahora también es posible cambiar el color de estas plantillas para poder identificar mejor tu imagen corporativa en los documentos que envías a tus clientes.

Búsqueda de documentos por cliente y proyecto

En el listado de facturas ahora puedes buscar por cliente y proyecto.

Mover líneas en los diferentes documentos

Esta nueva función de permite mover las líneas de tus documentos, de forma que puedes ordenar las lineas de las ofertas, órdenes de trabajo, facturas, etc de la forma que consideres más conveniente.

Copiar documentos

Hemos introducido una nueva opción para copiar documentos. Con esta opción si una oferta, orden de trabajo o factura son muy similares puedes realizar una copia con un solo click. De nuevo, esta función supone un ahorro de tiempo (y recordemos que el tiempo en tu negocio significa dinero).

Conlusiones

Como resumen final, gracias al nuevo panel de control de proyectos puedes comprobar y gestionar el estado y la evolución de cada proyecto en pocos minutos, sin necesidad de buscar en diferentes carpetas, lo que supone un ahorro considerable de tiempo al final de una jornada y poder reaccionar a desviaciones sobre el presupuesto lo antes posible. El resto de mejoras explicadas en la segunda parte del post implican adaptar las plantillas de impresión a la  imagen corporativa de tu empresa de forma rápida y sencilla, así como un ahorro de tiempo al realizar búsquedas de documentos o generar nuevas ofertas, órdenes de trabajo o facturas.

Esperamos que estas mejoras (y las futuras en las que estamos trabajando) os ayuden a realizar la gestión de vuestro negocio de una forma más sencilla, a la vez que eficaz.