Listado mensual: junio, 2019

En el post de hoy quiero hablarte de la importancia de la automatización de procesos en tu empresa.

Esto es algo que haces en tu día a día sin darte cuenta. Seguro que cuando empezaste a conducir pensabas muchas más acciones que ahora: eso es porque las has interiorizado y automatizado. Ahora todo es más fluido, ¿verdad?

¿Qué significa automatizar procesos?

Un proceso es sencillamente, una relación causa-efecto. Es, sencillamente, una secuencia de pasos definidos con lógica para lograr algún resultado específico.

En este sentido, automatizar un proceso no significa que se haga él solo de manera automática. Es más bien el hecho de tener los pasos del proceso estudiados y definidos para no tener que pensar a cada momento qué hacer a continuación.

Por ejemplo, yo hace un tiempo implementé un proceso de 10 pasos a la hora de redactar y publicar un post. Obviamente, cuando comencé a redactar contenidos invertía mucho más tiempo que ahora en hacerlo (la experiencia es un grado).

Ventajas de la automatización de procesos

Realmente,  lo bueno de haber creado e implementado el proceso del ejemplo anterior es:

• El ahorro de tiempo. Como ya tengo el proceso creado, sé que pasos debo seguir. Además, al generar el trabajo en Fixner, inserto las tareas desde la plantilla que creé con los pasos del proceso. Esto supone un ahorro extra de tiempo al gestionar mi trabajo desde el software.
• Me permite conseguir siempre los mismos resultados, lo que se traduce en un aumento de la eficacia. ¿Por qué? Porque al crear el proceso, lo hice en base a los pasos que funcionaban.
• La anterior ventaja se traduce también en que podría delegar la tarea de escribir posts. Si tuviera tal volumen de trabajo que no pudiera escribirlos personalmente, podría delegar… y seguiría obteniendo los mismos resultados.

En definitiva, la automatización de procesos te aporta libertad. En primer lugar, por el ahorro de tiempo; y en segundo lugar, por la posibilidad de delegar tareas minimizando errores. Y esto es así independientemente de lo grande que sea tu negocio.

Cómo automatizar procesos

Automatizar e implantar procesos requiere seguir una metodología y unos pasos clave. De lo contrario, sólo se consigue de forma parcial.

Uno de los primeros pasos es informar a los empleados, si los hay, de la implantación de procesos. Así estarán al tanto de que habrá una nueva metodología, sabrán que necesitarán una formación e, incluso, pueden participar en la definición del proceso.

Es importante documentar el proceso de forma clara. Algunos consejos para elaborar la documentación son:

• Utilizar un lenguaje sencillo y adecuado.
• Si usas símbolos, que sean estándar, para que todos los implicados puedan entenderlos.
• Que los trabajadores puedan acceder fácilmente a la documentación del proceso. Nadie debe quedar al margen, o implantar el proceso no servirá de nada.
• Siguiendo lo anterior, los trabajadores también pueden colaborar al elaborar el proceso.
• El proceso debe ser coherente con la estrategia interna de la empresa.
• Debes ser consciente de que definir e implantar un proceso requiere tiempo. Es mejor meditar bien la elaboración a implantar algo que no funciona.
• Y recuerda: los procesos están vivos y pueden cambiar con el tiempo, lo que implica volver a definirlos. Esto también es válido si detectas que puedes mejorar el proceso.

Teniendo en cuenta lo anterior, define quién se encargará de definir, implantar y documentar el proceso. Si es un equipo de trabajo, define qué hace cada uno.

Sí, automatizar e implementar procesos lleva un tiempo. Pero una gran ventaja es que el tiempo que inviertes una vez se ahorra cada vez que alguien consulta la documentación, pues no necesita recurrir a tí.

Y el último paso es el más importante: no basta con la teoría, pasa a la práctica. La automatizacion de procesos no sirve si sólo se queda en el papel.

Ejemplos de procesos que puedes automatizar en tu empresa

Una de las primeras cosas que deberías automatizar es tu comunicación. Por ejemplo, en Fixner tenemos fijado que cuando se publica un nuevo post, se manda un mail a nuestros suscriptores y al día siguiente se anuncia el post en redes sociales. Y esto es un proceso porque siempre se hace en este orden. ¿Cómo lo hago? Dedico 2-3 días a crear el contenido y programar las publicaciones. Así, el resto del tiempo lo dedico a otras tareas.

Otro proceso que tengo instaurado es dedicar 1 mañana al mes a programar contenido para redes sociales. Esto facilita que después sólo deba hacer algún retoque puntual, en lugar de dedicar 10 minutos cada día a esta tarea.

Tener automatizada la comunicación hace que, ante un imprevisto o unas vacaciones, tu web y tus redes sociales sigan publicando contenido con total normalidad.

Otra de las cosas que debes automatizar son tus mails. Nosotros intentamos dar una respuesta lo más personalizada posible a vuestras consultas, pero nos dimos cuenta de que ciertas preguntas se repiten mucho. ¿Qué hicimos? Creamos unas plantillas de mail de respuesta básica en Fixner. Esto permite, además de ahorrar tiempo resolviendo consultas, delegar esta tarea a otro trabajador en el futuro.

Si tu empresa realiza ventas online, también deberías automatizarlas. Hacer esto te permite, además de vender fuera del horario laboral, crecer. Piensa que si tuvieras que encargarte personalmente de cada paso de este proceso, dedicarías gran parte de tu tiempo a estas tareas. Y eso significa abandonar otros trabajos de tu negocio.

A la hora pasar a la automatizacion de procesos, cada empresa es un mundo. Eres tú quien mejor conoce tu empresa y quien sabe qué procesos pueden ser interesante automatizar .

Para terminar…

Desde aquí, te recomiendo que comiences a pensar desde ya en automatizar procesos en tu empresa. Si no tienes trabajadores, puede que no lo veas mucho el sentido, pero supone un gran ahorro de tiempo tener los pasos definidos y controlados para no perder minutos pensando qué hacer a continuación. Además, si en el futuro tu empresa crece, o si ya tienes un número considerable de trabajadores a tu cargo, podrás beneficiarte de todo el listado de ventajas que ya te he mencionado.

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