En el mundo de los negocios lo único bueno que podemos sacar de los tiempos de crisis, es que te dan la oportunidad para reinventar tu empresa, productos o servicios por completo, ya sea por seguir siendo competitivos o por sobrevivir.
El cambio puede venir dado por situaciones de crisis, aparición de nuevos competidores, cambios en los hábitos o gustos de los consumidores.
Como se suele decir en ocasiones: «Reinventarse o morir»
Un presupuesto es el documento clave para cualquier freelance o autónomo, sobretodo si te dedicas a la prestación de servicios. Nos gustaría explicarte cómo hacer un presupuesto profesional para que puedas aumentar tus posibilidades de éxito. Te explicamos desde los datos básicos que debes incluir hasta como realizar el seguimiento, pasando por los criterios que deberías tener en cuenta para calcular el precio de tus servicios.
Además, te damos también rápidamente unas pautas para hacer presupuestos con facilidad en Fixner, así como para saber si el beneficio económico es el esperado.
Hay una serie de puntos que hay que tener claros a la hora de hacer un presupuesto:
Lo primero en lo que tienes que tener en mente a la hora de realizar un presupuesto es que este va a ser tu carta de presentación al cliente. Es lo primero que va a ver de tu empresa, por lo que debes de usarlo adecuadamente: le tienes que explicar a qué te dedicas tú o tu empresa de una forma clara y sin enrollarte.
Debes de tener claro que el cliente puede que no te conozca y que este presupuesto no solo está hablando de tu empresa, sino que también está hablando de ti, de tus conocimientos.
No olvides incluir los datos básicos de tu empresa: nombre, CIF (o NIF en el caso de autónomos), dirección, teléfono, etc. Esto puede parecer obvio, pero he visto presupuestos sin el CIF de la empresa, lo que no da precisamente una imagen de seriedad ni le aporta confianza al cliente.
Está claro que debes cuidar la redacción del presupuesto. Es muy importante que esté claro y se entienda bien el servicio que vas a realizar.
En primer lugar debes exponer cuales son los problemas y las necesidades que el cliente te explicó, describirlas de forma que vea que has entendido lo que necesita. Para seguidamente poder darle las soluciones a sus problemas, explicándole los beneficios específicos que le aportan tus servicios. En este desglose debes de reflejar perfectamente lo que incluye y lo que no incluye el presupuesto.
Cuanto más aclaraciones realices mejor será el resultado final, así el cliente no podrá decirte que tienes que hacer algo que nunca le mencionaste. Si lo dejas abierto tu cliente podría “interpretar” que iba incluido.
La propuesta debe de empezar por lo indispensable del servicio y dejar para el final aquello que pueda ser más opcional.
Esta parte es la más delicada, debes de asegurarte que los servicios presupuestados están directamente relacionados con las soluciones que estas ofreciendo al cliente, que vea que lo que le estás presupuestando es justamente el servicio que le estás ofreciendo.
Para tener claros los precios de venta de tus servicios, tienes que realizar un trabajo previo, en primer lugar debes de calcular el coste de tus trabajadores o el tuyo propio; este trabajo es un poco tedioso pero muy importante, porque así sabrás cual es límite para cubrir costes, hasta donde puedes realizar descuentos a tus clientes sin perder dinero.
En los presupuestos de servicios se suele añadir una aclaración para posibles imprevistos que puedan surgir durante el desarrollo del proyecto y que en un principio no se presupuestaron porque no eran necesarios, suele ser un % del presupuesto o de una partida en concreto.
Además, a ser posible, realiza varios capítulos en el presupuesto diferenciando las distintas partidas. Así, si tu cliente necesita renegociar alguno de ellos, es más fácil centrarse en sólo una parte del presupuesto.
Otro de los puntos a tener en cuenta a la hora de redactar un presupuesto, es la rapidez.
Cuando un cliente te solicita un presupuesto «lo quiere para ayer» esta frase debes grabártela… es importante que tu capacidad de reacción sea rápida, porque sería una pena, si después del trabajo que conlleva realizar una buena oferta la pierdes por llegar tarde.
Por supuesto, en algunos sectores no es posible hacer un presupuesto en unos minutos. Por ejemplo, si el cliente pide presupuesto para una cocina primero debe hacerse el diseño (lo que muchas veces implica una toma de medidas previa) y a partir de ahí se realiza el presupuesto.
Lo importante es que, dentro de los plazos que tiene tu negocio, intentes hacer el presupuesto en el menor tiempo posible.
Además de los elementos que te he comentado antes, hay otros que no debes olvidar incluir en tus presupuestos y que también son importantes, porque dan confianza y fiabilidad a tu presupuesto:
El trabajo no termina con la presentación del presupuesto al cliente. Debes de llevar un seguimiento, estar en contacto con el cliente y realizar las modificaciones oportunas que vayáis acordando. Dependiendo del sector en el que trabajes, los presupuestos tardan más o menos tiempo en ver la luz, no desesperes.
En Fixner somos conscientes de la necesidad y la importancia que tiene para ti tanto la realización de los presupuestos, como la evolución de los mismos. Por ello, hemos diseñado una gestión de ventas rápida y eficaz para realizar tus presupuestos.
Podrás realizar presupuestos en cuestión de minutos, de esta forma no perderás ninguna oportunidad por llegar tarde a ofertar tus servicios, además puedes realizar tus presupuestos estés donde estés, no hace falta que esperes a estar en la oficina, tan solo necesitas una conexión a internet.
Voy a explicarte como hacer un presupuesto con Fixner en tan solo 3 pasos:
Aunque tienes un artículo en nuestra Web de Soporte en el que se explica paso a paso cómo crear un presupuesto, voy a darte la información más relevante.
La información general del presupuesto, es lo primero que debes de introducir: la información de tu cliente en cuestión, el nombre de la empresa, nombre de la oferta, el tipo de proyecto a realizar, la fecha de inicio y cierre.
Información comercial, en esta sección tienes que especificar el responsable comercial de la oferta, información muy útil para ti, ya que así sabrás en todo momento quién es el responsable de la gestión de cada oferta; y como ha sido la toma de contacto con el cliente y el estado en el que se encuentra.
Otro punto importante para el control de tus presupuestos es conocer el estado en el que se encuentran, al ser un software en la nube tus comerciales o tú podréis tener en todo momento actualizada la información. Tendrás conocimiento de si un presupuesto está ganado, si necesita análisis, si está en estudio, en negociación, etc… y también su probabilidad de éxito. Así podrás centrarte en aquellos que puedan ser más valiosos para ti.
Como sabemos que necesitas agilidad y libertad en la redacción de tus presupuestos, puedes añadir o quitar artículos o servicios en cuestión de segundos. Si tienes que introducir artículos que no están creados, puedes crearlos en ese momento sin necesidad de cambiar de pantalla ni de navegar a otro sitio: puedes hacerlo desde el mismo sitio donde estás introduciendo los productos o servicios.
Cada cliente tiene asignada una tarifa y si no es así se le aplicará la tarifa A por defecto. De todas formas, al introducir los artículos o servicios, puedes modificar tanto el precio como el descuento, según las necesidades de cada presupuesto o cliente. Cuando seleccionas el cliente, te informa de la tarifa y del descuento que tiene asignado dicho cliente.
En lo que se refiere a la libertad, tienes la opción de añadir líneas de texto para que puedas introducir cualquier aclaración o comentario que creas oportuno en cualquier parte del presupuesto. también puedes mover la posición de las líneas.
Una vez que ya tienes toda la información necesaria, con un simple click puedes generar tu presupuesto en pdf listo para enviar a tu cliente con tu logo y con el color de tu imagen corporativa.
Si necesitas que te realicemos un diseño más personalizado de documentos también lo tienes disponible, intentamos ayudarte en todo lo que necesites. Para ello, sólo tienes que escribirnos a soporte@fixner.com.
Muchas veces tenemos que realizar presupuestos muy parecidos e incluso hay determinados que son tipo y que tenemos que repetir; para estas ocasiones también tenemos soluciones, tienes la opción de duplicar oferta, de esta forma realizarás tus presupuestos de una forma más rápida y sencilla.
Por ejemplo, puedes crear uno que sea “Plantilla presupuesto (nombre servicio)” y copiarla y editar los campos cada vez que debas crear un presupuesto.
Cuando empezamos a trabajar la mayoría de las veces fijamos nuestros precios de venta en base a los que tiene la competencia sin fijarnos en nuestros costes. Y así, a veces nos pasa lo que nos pasa, que perdemos dinero en algunas ofertas que tenemos que rebajar los precios y no llegamos a cubrir costes.
Si quieres saber cómo poner precio a tus productos y servicios, puedes consultar el siguiente artículo:
Puede que no lo sepas, pero en Fixner siempre estamos pensando cómo podemos añadir valor a nuestras funcionalidades y hacer que tu día a día sea más productivo. Para ello tienes la opción de control de costes que puedes añadir en tus presupuestos. De esta forma tendrás controlada una de las dudas más difíciles a la hora de realizarlos: ¿estaré ganando dinero con este presupuesto?
Con esta opción a la vez que realizas tus presupuestos, puedes ir introduciendo los costes de los servicios que vas a prestar o los costes de los productos que estás incluyendo en el presupuesto. Posteriormente podrás facturar directamente a partir de los costes y un margen de beneficio, o crear una línea de facturación con la cantidad total a facturar.
Si tu empresa trabaja con costes, solo debes de activarlo dentro administración en la pestaña de configuración, un simple click y ya está activado para todas tus ofertas.
Puedes introducir los costes en todo tu catálogo (productos, servicios y equipos). De esta forma el coste se imputará automáticamente en los presupuestos.
Establece el margen y los costes del presupuesto.
Lo primero que debes establecer es el margen que quieres conseguir en el presupuesto.
A continuación puedes introducir las líneas de coste de cada uno de los productos o servicios que componen el presupuesto. Si has establecido los costes en el catálogo se asignarán automáticamente.
Establece el precio de venta para tu cliente.
Una vez que tienes introducidos los costes, puedes asignar el precio de venta a tu cliente de dos formas:
La primera forma, es en base a los costes que has enumerado en el anterior apartado, simplemente con pulsar el botón del carrito se crea la línea de venta automáticamente aplicando el margen del presupuesto al coste establecido.
La segunda forma es ir introduciendo los productos y servicios manualmente, si has establecido el precio en la tarifa se copiará automáticamente. Estos no es fijo puedes ir modificando tanto el precio como el descuento.
Resumen del presupuesto.
En el resumen de cada uno de tus presupuestos tienes el desglose de los costes y descuentos aplicados en el mismo, así como, el resumen de los márgenes, margen esperado que habías fijado y el margen real, el que realmente están obteniendo.
Como ya te he dicho, en Fixner nos actualizamos constantemente añadiendo nuevas funcionalidades. Por eso, la información que tienes aquí puede catalogarse como “lo básico” para elaborar presupuestos.
Pero si quieres saber más, conocer otras funcionalidades relacionadas y utilizarlas en la elaboración de tus presupuestos, te aconsejo leer nuestro post “Cómo hacer un presupuesto para cada tipo de trabajo”
La mejor forma de verlo es probarlo tu mismo, puedes hacerlo de forma gratuita durante 30 días. No lo dejes pasar.
Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra Web de Soporte.
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