5 consejos más para mejorar la productividad

En un post anterior te dí 5 consejos para mejorar la productividad de tu empresa. Además, como estaba relacionado con crear un plan de trabajo y con automatizar procesos, te propuse utilizar los meses de verano para comenzar a aplicarlo todo. Ahora ha llegado el momento de darte otros 5 consejos. Pero no te preocupes, los de hoy implican menos trabajo para llevarlos a la práctica.

Eso sí, si te perdiste los anteriores, te aconsejo que pinches en los enlaces para leerlos antes de seguir con el post de hoy.

A modo de resumen, los 5 primeros consejos eran:

1. Crea un plan de trabajo y planifica tus objetivos y tareas en función de una meta.
2. Diferencia entre Urgente e Importante.
3. Implementa procesos y automatiza tareas
4. Prioriza tareas… ¡y delega otras!
5. Olvídate de la multitarea.

Consejo 6. Planifica tus días y semanas.

Este punto está muy relacionado con los anteriores. Cuando tenemos muchas cosas que hacer, tendemos a descentrarnos. Al planificar la jornada o la agenda, te centras en una tarea cada vez. Y recuerda que ahora ya has priorizado, delegado y eliminado tareas para centrarte en las importantes.

Te recomiendo que dediques 15-20 minutos el viernes por la tarde o el lunes por la mañana a organizar la semana. Y que cada mañana dediques 5-10 minutos a revisar la planificación del día. Una buena idea para esta planificación diaria es organizar tareas en bloque, por ejemplo, contestar los mails. La idea es que, dentro de lo posible, mantengas una rutina al realizar pequeñas tareas del día a día, así evitarás pensar en qué hacer a continuación. Te garantizo que esto funciona: yo ahora tardo la mitad del tiempo en contestar todos los mails del día a la vez, en lugar de ir contestando cada uno cuando entra (y dejando de lado la tarea que tenga entonces).

Un truco es comenzar identificando las tareas que más se repiten o aquellas que tienen una «fecha fija» en el calendario y planificar éstas (como por ejemplo, la gestión del pago de nóminas o citas con clientes).

Y aquí Fixner es una gran ayuda. Puedes crear las distintas tareas que debes planificar, asignado un color diferente a cada tipo de tarea. De esta forma, cuando veas el calendario o planificador de Fixner, identificarás a golpe de vista los distintos trabajos que debes hacer en la jornada. En la siguiente imagen puedes ver un ejemplo de calendario mensual teniendo en cuenta sólo estos dos primeros consejos.

Otros consejos para planificar tu día a día

El primer consejo es que descubras en qué momento del día eres más productivo y dediques ese tiempo a los trabajos más importantes. Por ejemplo, yo no soy demasiado productiva a primera hora de la mañana ni a última hora de la tarde. Por tanto, dedico ese tiempo a tareas más mecánicas (revisar y contestar mails, editar imágenes, etc). El resto de la jornada, la utilizo para redactar textos, apuntar ideas para futuros artículos, escribir tutoriales para la web de soporte,… Como es una decisión personal, eres tú quien debes ajustar las tareas a tu «reloj interno».

Otro consejo es limitar el tiempo para cada proyecto o tarea, de lo contrario se prolongará. No importa que digas «tengo una semana para hacerlo» o «tengo 2 tardes para hacerlo». Pero cumple el plazo. Así el tiempo que tengas reservado a ese trabajo te centrarás en terminarlo. De lo contrario, tardarás más en hacerlo y quitarás ese tiempo a otras tareas.

Haz, al menos, una tarea importante al día. Esto te motiva a seguir «tachando» tareas y a sentir que tu tiempo y tu trabajo están siendo productivos.

También debes tener en cuenta que asignar los tiempos a cada tarea normalmente se aprende con la experiencia. Es muy normal que al principio pienses que necesitarás 10 minutos… y termines necesitando 30. De nuevo, no desesperes. En lugar de ello, toma nota y haz los cambios en tu agenda o planificador. Eso sí: recuerda tener también en cuenta los tiempos de descanso y tiempo para posibles imprevistos.

Consejo 7. Aprende a decir No.

Cuando debes gestionar tu propia empresa, tu tiempo vale dinero. Debes tener esto muy presente al decidir qué trabajos se llevan a cabo y cuales no. Antes ya te he dicho que puedes eliminar las tareas que no sean ni urgentes ni importantes: suelen consumir tiempo sin aportar nada. Recuerda que tu tiempo es dinero, y las tareas innecesarias ni se pagan ni se agradecen.

Por otra parte, si tu empresa participa en ferias, congresos u otros eventos, antes de decidir si asistir o no deberías plantearte:

• ¿Cuántas horas de trabajo «perdido» supone?
• ¿Qué beneficio espero que obtenga mi empresa?
• ¿Cuántas horas de trabajo extra supone este evento?
• ¿Acudir implica dejar de lado un trabajo importante?

Sé que suena raro eso de decir «NO» a un trabajo… Pero en ocasiones estos temas hacen que se pierda tiempo productivo y deban hacerse horas extra. Y esto supone más tiempo, y más dinero de costes.

En resumen: elige los proyectos o trabajos que sean clave para tu empresa.

Consejo 8. Organiza tu lugar de trabajo + Evita distracciones.

Esto es un hecho: si tienes una montaña de papeles en tu lugar de trabajo te será difícil encontrar el que buscas. Si además tienes otros muchos utensilios o herramientas sobre la mesa, aún tardas más tiempo en encontrar algo.

Organiza y ordena tu lugar de trabajo. Comienza prescindiendo de lo que ya no necesitas. Y ordena manteniendo más a mano lo que usas a diario.

Pero no se trata de esconderlo todo en los cajones (y aquí incluyo las carpetas del ordenador), sino de organizarlo para que lo encuentres rápidamente.

Y es que está comprobado que un entorno de trabajo ordenado transmite calma. De modo que, además de ahorrar tiempo buscando lo que necesitas, te centras antes en realizar el trabajo importante.

Por otra parte, debes evitar todas las posibles distracciones. Si debes terminar un trabajo importante «para ayer», pon el móvil en modo sólo alarmas, cierra las pestañas de mail, etc., pide a tu equipo que durante ese período de trabajo no te interrumpan, etc. Recuerda que hay tareas que puedes delegar (como la atención al cliente), o siempre puedes devolver más tarde las llamadas y los mails. Pero si te has marcado 2 horas para trabajar exclusivamente en algo, elimina todo lo demás.

Sé que esto último es difícil y cuesta, pero si nunca lo intentas, nunca lo conseguirás.

Consejo 9. Invierte en mejorar la productividad.

Ya te he dicho que debes ver la opción de contratar personal para delegar tareas como una inversión, siempre que el volumen de trabajo que delegas te permita centrarte en trabajos que reportan un beneficio.

Pero, además, hay otras formas de inversión en una empresa que pueden ayudarte a mejorar la productividad. Lo cierto es que esto depende mucho de la empresa, pero un par de ejemplos serían:

• Invertir en maquinaria nueva. Imagina una empresa de impresión en gran formato cuyas máquinas gastan más tintas que los modelos actuales y que tardan hasta un 30% más de tiempo en imprimir lo mismo. Al comprar una impresora nueva: ahorran tiempo y dinero en consumibles, y pueden hacer más trabajos al final de la jornada. Por tanto, el gasto de la compra se traduce en aumentar el beneficio por ese tipo de trabajo cada día. ¿Es o no es una inversión?
• Mejorar o ampliar la flota de vehículos. Puede ser que tengas que rechazar trabajos porque necesites un vehículo más en tu flota. O es posible que alguno de tus vehículos tenga cierta edad y cada poco tiempo necesite una reparación. En ambos casos, puede ser interesante estudiar invertir en mejorar esto, porque ambas situaciones te cuestan dinero: una por trabajos perdidos y otra por constantes pagos al taller.

Consejo 10. Piensa siempre en ser más productivo.

Mejorar la productividad no consiste en aplicar dos cambios. Tu empresa irá evolucionando con el sector, las nuevas necesidades del mercado, etc. Y de nuevo tendrás que intentar mejorar la productividad. No sólo eso, posiblemente la primera vez que lo hagas te centres en un aspecto o dos de tu empresa, por lo que ahora puedes llevar a cabo otros aspectos de mejor manera.

Tampoco se trata de hacerlo y olvidarte. Se trata de crear un hábito. Y la mejor forma de hacerlo es introduciendo pequeños cambios, y teniendo la suficiente autodisciplina para mantenerlos.

¿Todo listo para comenzar a cambiar hábitos y mejorar la productividad?

Acabo de presentarte, junto a este post, 10 consejos para mejorar la productividad de tu empresa. Aunque he intentado ordenarlos, muchas veces estos consejos están relacionados. En otros casos, dependerán del tipo de empresa.

Tampoco se trata de que apliques todos de hoy para mañana. Puedes plantearte ir haciendo un cambio a la semana. Eso sí, sin abandonar. Ten en cuenta que desde que aplicas un cambio hasta que ves resultados puede pasar un cierto tiempo.

Lo cierto es que hay consejos que son más inmediatos, como el de ordenar tu lugar de trabajo. Y hay otros que son a largo plazo, como el de crear un plan de trabajo.

Espero que este post te haya parecido interesante y, sobre todo, útil e inspirador. Sé que el paso más difícil de dar es el primero. Así que motívate y comienza a cambiar pequeñas cosas, para ver grandes cambios en el futuro.

Y recuerda: Fixner puede ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa. Si aún no lo has hecho, disfruta de tu prueba gratis durante un mes.

Y si ya utilizas Fixner para gestionar tu empresa, consulta tus dudas puntuales en nuestra web de soporte.