Qué es un GMAO y como beneficia al mantenimiento

Un GMAO es un sistema informático que ayuda a gestionar y controlar las actividades relacionadas al mantenimiento de un edificio, las maquinarias que se encuentran en el o cualquier otro activo que se desee llevar un mantenimiento preventivo o reactivo.

En un principio estos sistemas requerían de una infraestructura costosa y se solía implementar en las grandes empresas con complejas instalaciones como fábricas, generadoras de energía o cualquier otra gran empresa. Sin embargo, con las mejoras tecnológicas estos sistemas de mantenimiento asistidos por ordenador se hizo accesible a las PYMEs ofreciendo también sus beneficios a las empresas con menos recursos económicos.

Si gestionas el mantenimiento de tus propias instalaciones u ofreces servicios a terceros y quieres conocer cómo estos sistemas ayudan a mejorar la productividad y reducir los costes de mantenimiento, sigue leyendo este artículo.

El Desafío del mantenimiento moderno

Los profesionales del mantenimiento se enfrentan a una presión constante. Eso lo sabemos bien. Hay que garantizar la disponibilidad, minimizar paradas, controlar costes, cumplir normas… y, crucial, la seguridad. Todo esto convierte la gestión diaria en una tarea compleja y crítica.

Para muchas empresas, especialmente las PYMEs, esta gestión todavía se apoya en métodos tradicionales: muchos aún se ahogan entre montañas de papeles, se pierden en laberintos de hojas de cálculo interminables, emails y una dependencia casi total del instinto y la memoria. Órdenes de trabajo que se pierden, historiales de equipos incompletos, falta de visibilidad sobre el inventario de repuestos, y una toma de decisiones basada más en la intuición que en datos concretos. ¿Te suena familiar?

Si tu departamento o tus servicios de mantenimiento luchan contra el caos documental, la falta de control y la urgencia del mantenimiento correctivo (apagar fuegos constantemente), no estás solo, un porcentaje sorprendentemente alto de empresas operan sin una solución adecuada para gestionar el mantenimiento de sus activos físicos. Esta brecha tecnológica no solo genera ineficiencia y estrés, sino que impacta directamente en la rentabilidad y la vida útil de la maquinaria.

Afortunadamente, existe una solución diseñada específicamente para abordar estos desafíos: el software GMAO. Pero, ¿qué es un GMAO y cuáles son sus beneficios reales para tu operación? En esta guía desglosaremos todo lo que necesitas saber sobre esta herramienta fundamental.

¿Qué es exactamente un GMAO?

GMAO son las siglas de Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador. En inglés, se le conoce como CMMS (Computerized Maintenance Management System). Es un sistema de software diseñado para centralizar, organizar, controlar y optimizar todas las actividades y la información relacionadas con el mantenimiento de los activos e instalaciones de una empresa.

Piensa en un GMAO como el cerebro digital de tu departamento de mantenimiento. Es una plataforma única donde converge toda la información relevante: desde el inventario detallado de cada máquina y equipo (fecha de compra, especificaciones, garantías, historial de intervenciones), pasando por la planificación y seguimiento de tareas (mantenimiento preventivo, correctivo, predictivo), la gestión de órdenes de trabajo, el control del stock de repuestos y herramientas, hasta la asignación de recursos (personal técnico) y la generación de informes y análisis de rendimiento (KPIs).

El objetivo principal de un GMAO es transformar la gestión del mantenimiento, pasando de un enfoque reactivo y a menudo caótico, a uno proactivo, organizado, eficiente y basado en datos. Al digitalizar y centralizar la información, se eliminan los errores manuales, se mejora la comunicación y se proporciona la visibilidad necesaria para tomar decisiones estratégicas que optimicen la fiabilidad de los activos y la rentabilidad del negocio.

La evolución del GMAO

Reconozcámoslo, no hace tanto, un GMAO sonaba a algo grande, complicado y caro, casi exclusivo para las multinacionales con amplios recursos. Requerían instalaciones en servidores locales, licencias caras y largos periodos de adaptación. Este panorama ha cambiado drásticamente en los últimos años.

La revolución digital ha democratizado el acceso a esta tecnología. La mayoría de los GMAO modernos, desde soluciones robustas hasta opciones más ágiles como Fixner, aprovechan la flexibilidad de la nube (Cloud), ofrecidas bajo un modelo de Software como Servicio (SaaS). Esto significa:

• Menor inversión inicial: No se requiere comprar licencias costosas ni invertir en infraestructura de servidores propia. Se paga una suscripción periódica.
• Accesibilidad: Se puede acceder al sistema desde cualquier lugar con conexión a internet y desde múltiples dispositivos (ordenador, tablet, móvil).
• Escalabilidad: Las soluciones suelen ser modulares y flexibles, permitiendo a las empresas empezar con funcionalidades básicas y añadir más a medida que crecen o cambian sus necesidades.
• Actualizaciones automáticas: El proveedor se encarga del mantenimiento y las actualizaciones del software.
• Implementación más rápida: Generalmente, la puesta en marcha es más ágil que con los sistemas tradicionales on-premise.

Esta evolución ha hecho que implementar un GMAO sea una opción viable y altamente beneficiosa incluso para las PYMEs, permitiéndoles competir con empresas de mayor tamaño.

Funcionalidades clave de un GMAO

Un GMAO moderno es mucho más que una simple base de datos. Es una plataforma multifuncional diseñada para cubrir todo el ciclo de vida del mantenimiento. Estas son algunas de las funcionalidades clave que definen qué es un GMAO y cuáles son sus beneficios prácticos:

Gestión de activos

En un sistema GMAO es de gran relevancia la creación de un catálogo que abarque todos los activos físicos de la empresa. Los softwares para el mantenimiento te permiten incluir equipos, maquinaria, instalaciones, vehículos, entre otros. El objetivo es tener una visión completa y organizada de todos los recursos disponibles.

Para cada activo, se registra información clave como nombre, código (incluyendo códigos QR para facilitar la identificación), ubicación, marca, modelo, número de serie, fecha de compra, garantía, manuales y especificaciones técnicas. Este registro asegura que toda la información relevante esté centralizada y fácilmente accesible.

Además, se mantiene un historial completo de intervenciones para cada activo. Incluyendo registros de mantenimientos realizados, averías, piezas reemplazadas y los costes asociados. Este historial es crucial para analizar el rendimiento de los activos, planificar el mantenimiento futuro y tomar decisiones informadas sobre reparaciones o reemplazos.

Gestión de órdenes de trabajo (OTs)

La gestión de las Órdenes de Trabajo (OTs) es un proceso centralizado que abarca varias etapas clave que pueden ser gestionadas desde los sistemas GMAOs. Permitiendo al encargado de mantenimiento asignar los trabajos a los activos en el catálogo de la empresa.

Para la gestión de las OTs, en primer lugar, se contempla: la creación, asignación, programación y el seguimiento digital. Esto implica que, independientemente de si el mantenimiento es correctivo (para solucionar averías), preventivo (para evitar fallos), predictivo (basado en el estado de los equipos) o se trata de una simple inspección, todo el flujo de trabajo se gestiona a través de un sistema digital.

Además, cada OT contiene un registro con información esencial amplia. Este registro incluye una descripción clara del trabajo que se va a realizar, la identificación del técnico o del equipo que tiene asignada la tarea, la prioridad que se ha establecido para la misma, el estado en el que se encuentra (ya sea pendiente, en curso, completada o cerrada), el tiempo que se ha empleado en su ejecución, los materiales que se han utilizado, entre otros datos.

Otro aspecto fundamental es la trazabilidad completa del ciclo de vida de la OT. Esto significa que se puede seguir el progreso de cada orden de trabajo desde el momento en que se crea hasta que se cierra, lo que permite tener una visión clara de su evolución y facilita la identificación de posibles retrasos o problemas.

Finalmente, se destaca la posibilidad de que cualquier usuario, e incluso los clientes, puedan generar solicitudes de mantenimiento. Estas solicitudes se convierten automáticamente en OTs, lo que agiliza el proceso de notificación de incidencias y asegura que no se pase por alto ninguna necesidad de mantenimiento.

Gestión de incidencias para el mantenimiento predictivo

Un aspecto crucial de la gestión de edificios e instalaciones es la priorización de incidencias. No todas las averías tienen el mismo nivel de urgencia, por lo que entre las funcionalidades que ofrece un sistema GMAO es de establecer prioridades para asegurar que los problemas más críticos se aborden en primer lugar, minimizando así el impacto en las operaciones.

Finalmente, el sistema facilita la generación automática de órdenes de trabajo (OTs) a partir de las incidencias registradas. Esto agiliza el flujo de trabajo, ya que una vez que se reporta un problema, el sistema puede crear automáticamente la orden de trabajo necesaria para su resolución, asignando los recursos adecuados y permitiendo un seguimiento minucioso de todo el proceso de reparación.

Planificación del mantenimiento preventivo

Para facilitar la ejecución del mantenimiento preventivo, el sistema puede generar de forma automática órdenes de trabajos preventivas. Para asegurar que las tareas de mantenimiento se realicen de manera oportuna, sin depender de la intervención manual para su planificación. Esto ayuda a reducir el riesgo de olvidos o retrasos.

Entre otras cosas, se pueden crear planes de mantenimiento y checklists estandarizados para cada tipo de activo. Estos planes se pueden detallar en plantillas de trabajos y esquemas de proyectos que definen estándares de tareas específicas que deben realizarse, los procedimientos a seguir y los materiales necesarios, asegurando que el mantenimiento se realice de manera consistente, eficiente y manteniendo los estándares de calidad.

Gestión de inventario de repuestos y herramientas

Los sistemas GMAO también ofrecen la posibilidad de crear un catálogo de productos/ materiales que se suelen utilizar para los trabajos a realizar. Dentro de las funcionalidades que ofrecen los softwares de gestión como el nuestro están:

• Mantener un registrode la ubicación de cada artículo, la cantidad disponible y su coste. Esto facilita la localización rápida de los materiales necesarios y permite un seguimiento preciso de los gastos asociados al inventario.
• la asociación de repuestos a trabajos específicos de mantenimiento concretos. Esto asegura que los técnicos tengan a su disposición las piezas correctas para cada trabajo, evitando retrasos y errores.
• Una funcionalidad clave son las alertas automáticas por niveles bajos de stock. El sistema monitoriza continuamente las cantidades disponibles y genera avisos cuando un artículo crítico está a punto de agotarse. Esto permite reponer el stock de manera proactiva, evitando roturas que podrían paralizar reparaciones urgentes y causar tiempos de inactividad costosos.

Gestión de recursos y personal

La gestión asistida facilita la planificación de turnos y la asignación de tareas de manera eficiente, teniendo en cuenta la disponibilidad de cada técnico y su carga de trabajo actual. Esto ayuda a evitar la sobrecarga de trabajo de algunos miembros del equipo, al tiempo que se asegura que todas las tareas se cubran de manera oportuna.

Además, el sistema realiza un seguimiento del tiempo dedicado por cada técnico a cada Orden de Trabajo (OT). Esta funcionalidad proporciona información valiosa para analizar la productividad, identificar áreas de mejora en la asignación de recursos y calcular los costes laborales asociados a cada tarea de mantenimiento.

Movilidad (Aplicaciones móviles)

Las aplicaciones móviles de un GMAO permiten a los técnicos consultar las Órdenes de Trabajo (OTs) asignadas, registrar los trabajos realizados (incluyendo notas detalladas y fotografías para documentar el estado de los equipos), dar de baja el consumo de repuestos utilizados, fichar los tiempos dedicados a cada tarea y acceder a toda la documentación técnica necesaria directamente en el lugar de trabajo.

Además, toda esta información se actualiza en tiempo real, lo que elimina la necesidad de que los técnicos tengan que rellenar formularios en papel y luego transcribir esa información al sistema. Esto no solo ahorra tiempo y reduce errores, sino que también mejora la comunicación y la coordinación entre el personal de campo y la oficina.

Informes y análisis (KPIs)

El sistema realiza el cálculo de indicadores clave de rendimiento (KPIs) esenciales, que son métricas fundamentales para evaluar la eficacia y eficiencia del mantenimiento. Entre estos KPIs se incluyen:

• Tiempo Medio Entre Fallos (MTBF): mide la fiabilidad de los activos
• Tiempo Medio Para Reparar (MTTR): indica la rapidez con la que se resuelven las averías
• Disponibilidad de los activos: la fiabilidad general
• Costes de mantenimiento: desglosados por activo y tipo de mantenimiento
• Cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo
• Número de trabajos pendientes.

Además, el GMAO suele incluir dashboards visuales que permiten monitorizar el rendimiento en tiempo real. Estos paneles muestran los KPIs de forma gráfica, facilitando la identificación de tendencias, la detección de problemas y la toma de decisiones proactivas basadas en datos objetivos.

Integraciones y conectividad

La integración y conectividad son aspectos cruciales de un GMAO moderno. La capacidad de integrarse con otros sistemas empresariales, como los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), los sistemas de gestión de inventario general, los sistemas de gestión de edificios (BMS) y los sistemas de gestión de energía (EMS), permite un flujo de datos fluido y eficiente. Esta integración evita la creación de silos de información, donde los datos quedan aislados en diferentes sistemas, y facilita una visión unificada de todas las operaciones de la empresa.

Además, muchos GMAO ofrecen el potencial de conexión con sensores y dispositivos del Internet de las Cosas (IoT). Esta conexión permite la monitorización de condiciones en tiempo real, lo que a su vez facilita el mantenimiento predictivo. Por ejemplo, se pueden recibir alertas automáticas ante vibraciones anómalas, aumentos de temperatura u otros indicadores que puedan anticipar un fallo inminente, permitiendo intervenir antes de que se produzca una avería.

Para una mayor flexibilidad, los GMAO suelen ofrecer APIs abiertas (interfaces de programación de aplicaciones) que permiten realizar integraciones personalizadas. Esto significa que las empresas pueden adaptar el sistema a sus necesidades específicas, conectándolo con otras aplicaciones o plataformas que utilicen, y creando flujos de trabajo automatizados que se ajusten a sus procesos particulares.

Facturación de los servicios de mantenimiento

Un software GMAO del mismo modo cómo gestiona trabajos recurrentes debería gestionar la facturación recurrente de los servicios contratados a largo plazo, como los contratos de mantenimiento preventivo. También es importante que calcule y muestre el margen de beneficio obtenido por cada cliente y por cada tarea de mantenimiento realizada. Esta información es esencial para analizar la rentabilidad del negocio, identificar a los clientes más valiosos y optimizar la estrategia de precios.

Los beneficios clave de implementar un sistema informático para el mantenimiento

Dejemos la teoría y profundicemos en los beneficios tangibles e intangibles que realmente importan. La implementación de un sistema de este tipo no es simplemente un cambio tecnológico, es una inversión estratégica que puede generar un retorno significativo a través de múltiples vías:

Aumento exponencial de la eficiencia operativa

Los sistemas informáticos ayudan a optimizar el tiempo. Reducen drásticamente el tiempo dedicado a tareas administrativas facilitando la búsqueda de información, el papeleo y la programación manual de tareas.

Un GMAO facilita la programación de mantenimientos preventivos de manera óptima, lo que permite minimizar las interrupciones en la producción. Al poder planificar las intervenciones con antelación y de forma coordinada, se reduce el impacto en las operaciones diarias y se optimiza la disponibilidad de los equipos.

Además, un GMAO agiliza la comunicación de manera significativa. Imagina una situación crítica: se produce una avería importante. En lugar de una serie de llamadas telefónicas frenéticas y la posible pérdida de información relevante, con un GMAO, el técnico adecuado recibe una notificación instantánea en su dispositivo móvil con todos los detalles necesarios. Esto permite una reacción mucho más rápida y eficiente, minimizando el tiempo de inactividad y reduciendo el impacto de la avería en la producción.

Reducción significativa de costes

Un GMAO ayuda a la prevención de reparaciones mayores. Al alargar la vida útil de los componentes y evitar fallos catastróficos, se ahorran grandes sumas de dinero que de otro modo se destinarían a reparaciones complejas o al reemplazo prematuro de equipos.

La optimización del inventario es otro beneficio importante. El sistema evita tanto la falta de repuestos críticos, que puede causar paradas de producción prolongadas, como el exceso de stock innecesario, que representa capital inmovilizado. Un GMAO permite gestionar el inventario de manera eficiente, asegurando la disponibilidad de los repuestos necesarios.

Finalmente, un GMAO proporciona un mejor control presupuestario. El seguimiento de los costes asociados a cada activo, orden de trabajo y tipo de mantenimiento permite a los responsables tomar decisiones informadas sobre la asignación del presupuesto, maximizando así el retorno de la inversión (ROI).

Incremento de la vida útil de los activos

El mantenimiento preventivo regular y adecuado, gestionado eficientemente a través del GMAO, ralentiza el deterioro natural de los equipos.

Los sistemas GMAO proporcionan un historial de todas las intervenciones realizadas en cada activo. Este historial permite identificar patrones de fallo a lo largo del tiempo y, en consecuencia, ajustar las estrategias de mantenimiento para maximizar la longevidad de cada activo.

Al anticiparse a los problemas y realizar un mantenimiento más preciso, se reduce la necesidad de reemplazar equipos prematuramente, lo que se traduce en un ahorro considerable en costes de reemplazo.

Y hay otro beneficio adicional importante: al prolongar la vida útil de los equipos, se contribuye a la sostenibilidad ambiental al reducir la generación de residuos. En definitiva, es una situación en la que todos ganan.

Minimización del tiempo de inactividad

Un GMAO facilita una gestión eficiente de las Órdenes de Trabajo (OTs) correctivas. La asignación rápida de las tareas a los técnicos adecuados, la garantía de disponibilidad de los repuestos necesarios y el acceso inmediato a información accesible sobre el problema a resolver contribuyen a reducir el Tiempo Medio Para Reparar (MTTR).

La reducción del tiempo de inactividad tiene un impacto directo y positivo en diversas áreas de la empresa. Se traduce en una mayor capacidad productiva, lo que permite cumplir con los plazos de entrega establecidos y, en última instancia, aumentar la satisfacción del cliente.

Toma de decisiones basada en datos

Una de las principales funciones de implementar un sistema informático para asistir el mantenimiento es la capacidad de generar y almacenar información. Esta facilita la justificación de inversiones en mantenimiento o la adopción de nuevas tecnologías. Al contar con datos sólidos que respaldan las necesidades de mejora, es más sencillo obtener la aprobación de la dirección y asignar los recursos necesarios para implementar soluciones que mejoren el rendimiento y la fiabilidad de los activos.

Por otro lado, los datos permiten identificar activos problemáticos, cuellos de botella en los procesos, las causas raíz de los fallos recurrentes y las áreas donde se pueden implementar mejoras. Al conocer en profundidad el funcionamiento del mantenimiento, se pueden crear estrategias para aumentar la productividad y los beneficios.

Mejora de la seguridad y el cumplimiento normativo

Un equipo bien mantenido es un equipo más seguro. Al realizar un mantenimiento preventivo adecuado y gestionar de manera eficiente las reparaciones, se reduce significativamente el riesgo de accidentes laborales graves. Un GMAO contribuye a crear un entorno de trabajo más seguro para todos los empleados.

Además, facilita la documentación y el seguimiento de todas las actividades esenciales para cumplir con diversas normativas de seguridad, medioambientales y de calidad, como las normas ISO y los sistemas APPCC (Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control). El sistema proporciona un registro detallado de todas las intervenciones, las fechas en que se realizaron y los resultados obtenidos, lo que simplifica las auditorías y demuestra el compromiso de la empresa con el cumplimiento normativo.

Impulso a la transformación digital

Implementar un GMAO es un paso fundamental en la digitalización de las operaciones de mantenimiento, mejorando la competitividad de la empresa.

Mayor visibilidad y control

Un software GMAO centraliza toda la información, proporcionando una visión 360º del estado de los activos, las tareas pendientes, el inventario y el rendimiento del equipo.

Cómo elegir e implementar un GMAO con éxito

Saber qué es un GMAO y cuáles son sus beneficios es el primer paso. Llegados a este punto, puede que pienses: ‘Todo esto suena genial, pero elegir e implementar un software nuevo… ¿no será un dolor de cabeza?’ Es una duda legítima. Por eso, vamos a ver cómo elegir el software indicado y cómo llevar a cabo la implementación con éxito.

Factores clave para la elección

• Define tus necesidades: ¿Cuáles son los problemas principales que buscas resolver? ¿Qué procesos son críticos? ¿Necesitas movilidad total? ¿Qué tipo de activos gestionas? ¿Requieres integraciones específicas?
• Funcionalidades esenciales: Asegúrate de que cubra tus necesidades básicas (Gestión de Activos, OTs, Preventivo, Inventario Básico, Informes, Movilidad).
• Usabilidad (UX/UI): Una interfaz intuitiva y fácil de usar es vital para la adopción por parte del equipo técnico. Si es complicado, no lo usarán.
• Flexibilidad y escalabilidad: Elige una solución que pueda crecer y adaptarse a tus necesidades futuras. ¿Es modular? ¿Permite personalizaciones?
• Tecnología cloud: Hoy en día, una solución 100% cloud es casi imprescindible por su accesibilidad, seguridad y facilidad de actualización.
• Seguridad de la información: Asegúrate que el proveedor cumple con la ISO 27001, es una norma internacional que proporciona un marco para la gestión de la seguridad de la información.
• Capacidad de integración: Verifica si puede conectarse con otros sistemas que ya utilizas o dispone de API para realizar integraciones a medida.
• Soporte y actualizaciones: Asegúrate de que el proveedor ofrezca buen soporte, formación y un plan de actualizaciones continuas (como por ejemplo en Fixner ;-D).

Claves para una Implementación sin Sobresaltos

• Planificación detallada: Define claramente el alcance del proyecto, los objetivos, los KPIs a medir, los responsables y un calendario realista.
• Preparación de datos: Recopilar y ordenar toda la información de tus activos suele ser la parte más ‘árida’ y laboriosa. Es fundamental, sí, pero requiere tiempo y dedicación. ¡No subestimes este paso! Revisa la información antes de cargarla para evitar duplicados o errores.
• Gestión del cambio: Comunica claramente los beneficios del GMAO para el trabajo diario de todos los involucrados (técnicos, supervisores, planificadores). Involúcralos en el proceso. La resistencia al cambio es un factor humano real. Por eso, comunicar bien y acompañar al equipo es vital. De hecho, en Fixner, ofrecemos un servicio específico para ayudar en esta transición.
• Configuración y pruebas: Configura los planes de mantenimiento, flujos de trabajo y parámetros iniciales. Realiza pruebas piloto para detectar problemas antes del lanzamiento oficial.
• Formación exhaustiva: Invierte en capacitación para todo el personal que utilizará el sistema. Una buena formación reduce la curva de aprendizaje y asegura el uso correcto de la herramienta.
• Seguimiento y mejora continua: La implementación no termina con el lanzamiento. Realiza un seguimiento constante, recoge feedback, ajusta procesos y aprovecha los datos del GMAO para seguir optimizando.

La base del mantenimiento inteligente

En definitiva, El GMAO es una herramienta transformadora para cualquier departamento o servicio de mantenimiento. Lejos de ser un simple software de registro, es un sistema integral que aporta orden al caos, visibilidad a la operación, inteligencia a la toma de decisiones y mejoras a la ejecución.

Desde prolongar la vida útil de activos y garantizar la seguridad, hasta reducir gastos operativos y paradas de producción, los beneficios de un GMAO bien implementado son de gran alcance. Sustituye los procesos manuales obsoletos por flujos de trabajo digitales, centraliza el conocimiento, potencia la productividad del equipo y sienta las bases para un mantenimiento estratégico. Eso sí, recuerda que el GMAO es el copiloto, pero el piloto sigues siendo tú y tu equipo.

En un entorno donde la austeridad es más crítica que nunca, adoptar un GMAO ya no es un lujo, sino una necesidad competitiva. Es el primer paso hacia un mantenimiento inteligente, conectado y preparado para los desafíos del futuro. ¿Estás listo para cambiar el estrés diario por el control estratégico? ¿Para transformar tu mantenimiento en una ventaja competitiva? El salto hacia un futuro más eficiente y sereno empieza ahora.