Guía Definitiva: Cómo hacer una factura rectificativa (VeriFactu, TicketBAI, SII y FACe)

Te ha pasado. Le das a «enviar» a una factura importante y, cinco minutos después, lo ves. Un cero de más. Un NIF equivocado. Un servicio que no has incluido.

Para un gerente de una empresa de servicios, un error en una factura no es solo un fallo administrativo. Es un potencial incendio. Es un retraso en el cobro. Es un problema con Hacienda. Es un cliente confundido. Y si esa factura ya está en el sistema, en el trimestre, la tentación de «borrarla» o «hacer una nueva» es fuerte. No lo hagas.

La solución para ese problema, la única herramienta legal y profesional para desenredar el entuerto, es la factura rectificativa. Pero el miedo a usarla es real. ¿Anula la anterior? ¿Tengo que hacerla en negativo? ¿Y qué pasa si ya la he enviado a FACe o al SII?

Dominar la factura rectificativa no es burocracia. Es control. Es la diferencia entre un bache en el camino y un descarrilamiento contable.

Hablemos de cómo usar esta herramienta. Sin jerga legal, sin complicaciones. De profesional a profesional.

El mapa de decisiones: ¿anular, rectificar o simplemente sustituir?

Antes de lanzarte a crear un documento, respira. Tu siguiente movimiento depende de cuándo has detectado el error.

Escenario 1: El error «privado» (La factura no ha sido enviada)

Has creado la factura en tu borrador y ves el fallo antes de enviársela al cliente y, sobre todo, antes de enviarla a cualquier sistema de control (VeriFactu, TicketBAI, SII) o portal (FACe).

Acción Correcta: Sencillo. Esto es un error interno. Aquí sí puedes «anular la factura». Simplemente borra ese borrador, edita la factura, o anula ese número de serie y genera uno nuevo con los datos correctos. No tiene trascendencia fiscal ni comercial todavía.

Escenario 2: El error «sellado» (Enviada a VeriFactu, TicketBAI, SII o FACe)

Este es el escenario que nos ocupa y la nueva realidad para la mayoría. Has generado la factura, tu sistema ha creado el código QR de VeriFactu, la ha enviado a TicketBAI, la has suministrado al SII, o ya tiene el «Registrada» en FACe. Y entonces detectas el error.

Acción Correcta: La factura rectificativa es tu única salida legal. La factura original ya existe para Hacienda. No se puede «borrar» ni «modificar». Intentar hacerlo es la vía rápida a una sanción. Tienes que emitir una factura rectificativa con la fecha actual, que se encadenará legalmente con la original y anulará sus efectos.

Cuándo SÍ y cuándo NO emitir una factura rectificativa

No cualquier errata justifica este proceso. Si te has comido una letra en el nombre de la calle (pero el código postal y la población son correctos) o un error tipográfico menor en la descripción que no afecta al importe, una rectificativa puede ser excesivo.

Pero hay casos en los que es innegociable:

• Errores en los datos fiscales: El NIF/CIF del cliente o el tuyo es incorrecto. Esto es crítico.
• Fechas incorrectas: La fecha de emisión o la fecha de las operaciones es errónea.
• Identificación de los servicios: La descripción es tan vaga o incorrecta que no se identifica el servicio prestado.
• Errores en los importes (los peligrosos):
  • La base imponible es incorrecta.
  • El tipo de IVA aplicado no es el que toca (¡cuidado con esto!).
  • La cuota de IVA está mal calculada.
  • Se te ha olvidado aplicar la retención de IRPF (un clásico en servicios profesionales).
• Falta de información obligatoria: Se te olvidó incluir el número de factura, por ejemplo.

Respuesta Atómica: En resumen: si el error afecta a los datos fiscales tuyos o del cliente, o a cualquier cifra que impacte en la declaración de impuestos (base o IVA), necesitas una factura rectificativa.

El error que cuesta dinero: factura rectificativa vs. factura de abono (por devolución)

Aquí es donde veo la mayor confusión en el día a día. Como bien apuntas, legalmente, un «abono» es un tipo de factura rectificativa. Sin embargo, en la gestión diaria, es vital distinguir el propósito y el método.

Hacemos esta distinción clave:

• Abono (por Devolución): Es una factura rectificativa por diferencias. Se usa cuando la operación original era correcta, pero se deshace total o parcialmente (ej. una devolución de material).
  Analogía: Eres una empresa de climatización. Instalas 5 máquinas. Facturas las 5. La factura es perfecta. Una semana después, el cliente te devuelve una máquina. Para reflejar esa devolución, emites una factura rectificativa por diferencias (un abono), con una línea en negativo por el valor de esa máquina.
• Rectificación (por Error): Es una factura rectificativa por sustitución. Se usa cuando la factura original nació con un error (un NIF mal, un precio incorrecto, un servicio omitido).
  Analogía: Facturaste 5 máquinas, pero por error pusiste que costaban 1.000€ en lugar de 1.200€. La factura original es incorrecta. Aquí no haces un abono. Emites una factura rectificativa por sustitución que anula la de 1.000€ y la reemplaza por una nueva de 1.200€.

Respuesta Atómica: Ambas son «facturas rectificativas». La de «abono» (por diferencias) resta de una operación válida. La de «corrección» (por sustitución) anula y reemplaza una factura errónea.

Punto clave: Tu gestor tiene toda la razón legal al llamarlas a ambas «rectificativas». El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) las mete en el mismo saco. Pero esta distinción operativa es crucial: no es lo mismo gestionar un error (donde recomendamos la sustitución) que una devolución (donde se usa la diferencia en negativo).

Plazos legales: ¿cuánto tiempo tengo para rectificar una factura?

Esta es la pregunta del millón. El «ya lo haré» es tu peor enemigo en facturación.

La Regla de Oro: Inmediatamente.

El Reglamento de Facturación es claro: la rectificación debe hacerse «tan pronto como se tenga constancia del error». En la era de VeriFactu y el SII, esto significa «ya». No puedes detectarlo, dejarlo en un post-it y rectificar el trimestre que viene.

El Límite Absoluto: 4 Años.

Si el error no se detecta al momento, el plazo máximo para rectificar una factura (y modificar el IVA correspondiente) es de cuatro años desde la fecha de devengo del impuesto (la fecha de la operación original). Pasado ese tiempo, el impuesto prescribe y ya no puedes modificarlo.

Consejo de experto: No juegues con los plazos. Si el error implica un menor ingreso de IVA (facturaste de menos), Hacienda te lo puede reclamar. Si implica un mayor ingreso (facturaste de más), eres tú quien pierde dinero si no la rectificas a tiempo. Hazlo en el momento.

Guía de campo: cómo emitir una factura rectificativa paso a paso

Aquí tienes el proceso. Este manual de operaciones es metódico y se vuelve crítico e inmutable al trabajar con sistemas como VeriFactu y TicketBAI.

Paso 1: Localiza y analiza la factura original

Lo primero es la calma. Coge la factura original que contiene el error. Necesitas tenerla delante. Identifica exactamente qué está mal: ¿es el NIF? ¿la base imponible? ¿el tipo de IVA?

Este diagnóstico es clave. No es lo mismo rectificar un dato (NIF) que un importe (la base).

Paso 2: Decide el tipo de rectificación (Sustitución vs. Diferencias)

Aquí hay dos métodos legales, y la elección depende del propósito:

• Rectificación por sustitución (La recomendada para ERRORES): Es la más limpia y la que prefieren los sistemas modernos (SII, VeriFactu). Anulas completamente la factura original errónea y emites una nueva factura (la rectificativa) que la sustituye. Esta nueva factura contendrá toda la información correcta. Es como decir: «Olvida esa factura, la válida es esta».
  Cuándo usarla: Siempre que el origen sea un error (NIF, importes, IVA, etc.).
• Rectificación por diferencias (La usada para ABONOS/Devoluciones): Este método emite una factura que solo contiene la diferencia (casi siempre en negativo) para ajustar la original.
  Cuándo usarla: Es el método estándar para gestionar devoluciones (abonos). Si te devuelven un material de 100€, emites una rectificativa «por diferencias» con una línea de «-100€».
  Por qué no la recomiendo para errores: Si la usas para corregir un error (ej. facturaste 1.000€ y eran 1.200€), tendrías que emitir una rectificativa «por diferencias» de +200€. Esto es un infierno contable, ya que ahora tú y tu cliente tenéis dos facturas (la de 1.000 y la de 200) para una sola operación. Es mucho más limpio sustituir la de 1.000 por una nueva de 1.200.

Paso 3: Crea la factura

Aquí está el núcleo de la operación. La factura rectificativa es, en apariencia, una factura normal, pero con 5 elementos cruciales que la diferencian.

Checklist de la Factura Rectificativa Perfecta:

• Numeración: DEBE llevar una serie de numeración especial y separada. Si tus facturas normales son «2024/001», «2024/002″… tus rectificativas deben ser «R2024/001», «R2024/002» o algo similar. Esto es innegociable.
• Fecha: La fecha de emisión es la del día en que la haces, no la fecha de la factura original.
• Identificación Clara: Debe indicar «Factura Rectificativa» de forma visible.
• Referencia a la Original: Este es el vínculo legal. Tienes que incluir una mención explícita a la factura que estás corrigiendo. «Factura rectificativa que sustituye a la factura nº [Número de la factura original] de fecha [Fecha de la factura original]«.
• El Motivo: Tienes que explicar brevemente por qué la estás rectificando. No hace falta una novela. «Rectificación de NIF del destinatario», «Error en el cálculo de la base imponible», «Inclusión de servicios omitidos».
• Los Datos: Si es por sustitución, la factura incluye todos los datos de la operación, pero esta vez, correctos. Si el error era la base, la nueva factura lleva la base correcta.

Consejo de experto: Si la factura original tenía un importe (ej. 1.000€) y la nueva factura rectificativa por sustitución tiene un importe menor (ej. 800€), la rectificativa se emite con el importe final correcto (800€). Tu software de gestión y tu contable ya entenderán que esa sustitución implica una reducción de 200€ en tus ingresos declarados. No tienes que poner «-200€» en ningún sitio si es por sustitución.

Paso 4: La conexión contable (El impacto en el IVA)

Aquí es donde un buen software te salva la vida, porque el impacto en tu contabilidad depende de cuándo rectificas.

• Anular contablemente la factura original. No la borra (¡nunca se borra nada!), pero la marca como «anulada» o «rectificada» para que no cuente para tus ingresos.
• Generar el nuevo asiento con la factura rectificativa, con la fecha de emisión de esta nueva factura.

Pero, ¿qué pasa con el IVA?

Caso A: Rectificación en el mismo trimestre

Este es el escenario ideal. Detectas el error y rectificas antes de cerrar y presentar el Modelo 303.

Ejemplo: Emites la factura original en Enero. Detectas el error en Febrero. Emites la rectificativa en Febrero.
Resultado: En el Modelo 303 del 1er Trimestre, tendrás el apunte «positivo» de la factura original y el apunte «negativo» de su anulación, más el apunte «positivo» de la nueva factura rectificativa. El efecto neto es el correcto. Es un simple ajuste interno.

Caso B: Rectificación en un trimestre posterior

Este es el caso más delicado.

Ejemplo: Emites la factura original en Enero (1er Trimestre). Ya has pagado el IVA de esa factura. Detectas el error en Abril (2º Trimestre) y emites la rectificativa.
Resultado: No puedes modificar el Modelo 303 del 1er Trimestre. Está cerrado y presentado. Lo que haces es ajustar la diferencia en el Modelo 303 del trimestre actual (el 2ºT).

• Si rectificas por un importe menor (facturaste 1.000€ y eran 800€): Has pagado IVA de más (de 200€). Ese IVA se resta en las casillas 40 y 41 («Modificación de bases y cuotas») del Modelo 303 del 2º Trimestre.
• Si rectificas por un importe mayor (facturaste 1.000€ y eran 1.200€): Tienes que hacer una declaración complementaria del 1er Trimestre para ingresar el IVA que te faltó por pagar (de 200€), más los posibles recargos.

Error a evitar: Intentar «cuadrarlo» a mano en el trimestre actual si facturaste de más. Si ingresaste IVA de menos, siempre requiere una declaración complementaria del trimestre original. Habla con tu gestor.

Paso 5: ¿Y qué pasa con el cobro? Gestión de tesorería

El IVA es una cosa, pero el dinero es otra. ¿Qué pasa si el cliente ya te ha pagado la factura original de 1.000€ y la rectificativa es de 800€?

La factura rectificativa ha generado un saldo a favor del cliente de 200€. Tienes dos formas de gestionarlo:

• Devolución directa: Le haces una transferencia al cliente por esos 200€. Es la opción más limpia y la que prefieren si es un cliente puntual.
• Dejarlo «a cuenta»: Si es un cliente recurrente (como en un contrato de mantenimiento), esos 200€ quedan como un saldo a su favor. Cuando le emitas la siguiente factura (ej. de 500€), el cliente solo tendrá que pagarte 300€, aplicando el saldo pendiente.

Consejo de experto: Sea cual sea la opción, deja constancia por escrito. Un email simple que diga «Te hemos emitido la factura rectificativa R-XXX. El saldo a tu favor de 200€ se descontará de tu próxima cuota» te ahorrará muchas llamadas.

Paso 6: Envío y comunicación (El sellado final)

Envía la factura rectificativa a tu cliente de inmediato. Pero, y esto es clave, si la original fue a un sistema centralizado, la rectificativa también debe ir.

• Si la original se envió a FACe, la rectificativa debe enviarse a FACe.
• Si la original se suministró al SII, la rectificativa debe suministrarse al SII.
• Si la original se registró en VeriFactu/TicketBAI, la rectificativa debe registrarse de la misma manera, creando el encadenamiento legal.

El gran desafío: rectificar en VeriFactu, TicketBAI, SII y FACe

Aquí es donde la teoría se topa con la realidad legal. Los artículos genéricos te explican el «qué», pero en Finxer, nos centramos en el «cómo» cuando ya has pulsado el botón de enviar.

VeriFactu y TicketBAI: la era de la inmutabilidad total

Aquí la cosa se pone seria. Con los sistemas de facturación digital como TicketBAI (País Vasco y Navarra) y el sistema VeriFactu (resto de España), el concepto clave es la inmutabilidad.

En cuanto generas una factura y tu sistema la «encadena» y envía a la agencia tributaria correspondiente (generando el código TBAI o el QR de VeriFactu), esa factura queda grabada en piedra digital.

• No existe el «borrar».
• No existe el «modificar».

Si detectas un error después de haberla generado, la única vía para corregirlo es emitiendo una factura rectificativa. El propio sistema VeriFactu/TicketBAI está diseñado para que esta nueva factura rectificativa (con su serie «R-«) se encadene legalmente con la original.

Hacienda no ve una factura «borrada». Ve una cadena: «Factura A (errónea) -> Factura R/001 (corrige la A)». Intentar romper esa cadena o «colar» una factura nueva es exactamente lo que estos sistemas están diseñados para detectar y sancionar.

El caso del SII: la contabilidad en tiempo (casi) real

Si tu empresa supera los 6 millones de euros de facturación o está en regímenes especiales (como el REDEME), ya conoces el Suministro Inmediato de Información (SII).

El principio es idéntico al de VeriFactu: una vez «suministras» una factura a la AEAT (tienes 4 días para hacerlo), esa factura existe en sus servidores. No hay marcha atrás. Si detectas un error después de haberla enviado al SII, la única solución es generar y suministrar una factura rectificativa.

Esta nueva factura llevará su serie «R-«, la referencia a la original y el motivo. El SII cruzará los datos, anulará el efecto de la primera factura y validará la segunda, manteniendo la cadena de IVA perfectamente trazable.

El caso de FACe: rectificar ante la Administración Pública

Este es el dolor de cabeza de muchas constructoras, ingenierías y empresas de servicios que trabajan para el sector público. Enviar una factura a través de FACe (el portal del Estado) o cualquier otro punto de entrada de FacturaE es un proceso formal.

Si te la rechazan por un error (un NIF incorrecto, un código DIR3 erróneo, un importe que no cuadra con el pedido), no puedes simplemente «arreglar el XML» y reenviarlo.

El proceso correcto es:

1. Esperar al rechazo: La administración revisará tu factura y, si hay un error, la marcará como «Rechazada» en la plataforma, indicando el motivo.
2. Generar la rectificativa: Debes crear una factura rectificativa formal en tu programa (con su serie R- y su referencia a la original).
3. Generar el nuevo Facturae: Tu software debe generar el archivo .xsig o .xml de esta nueva factura rectificativa.
4. Volver a presentarla: Entras de nuevo en FACe, pero en lugar de presentar una factura «nueva», tienes que indicarla como una «factura sustitutiva» o adjuntarla al expediente de la original rechazada.

Error a evitar: Intentar reenviar la misma factura con el mismo número pero con el XML «corregido». El sistema la detectará como duplicada y la rechazará de plano.

Anulación vs. Rectificación en VeriFactu y TicketBAI: El matiz clave

Aquí hay una duda técnica que veo a menudo. Los nuevos sistemas (como TicketBAI y el reglamento VeriFactu) sí contemplan un registro de «anulación» de factura, que es diferente a una «rectificativa».

• Registro de Anulación: Se usa cuando la operación se cancela antes de tener efecto. Ejemplo: Emites una factura con VeriFactu, pero el cliente te llama a los 5 minutos y anula el servicio. La factura ni se ha enviado ni se va a cobrar. En este caso, tu software no emite una «rectificativa», sino que envía un registro de «anulación» (con un código específico) a Hacienda que mata esa factura. Es un borrado legal.
• Registro de Rectificación: Se usa cuando la operación sí tuvo lugar, pero los datos eran erróneos (el precio, el NIF, los servicios…). Aquí no se anula la operación, se corrige. Y para eso, se usa la factura rectificativa que hemos explicado en toda esta guía.

En resumen: Si la operación se anula por completo y la factura muere, usas «Anulación». Si la operación es válida pero la factura tiene errores, usas «Rectificación».

De la corrección al control: cómo tu software evita este incendio

He pasado 20 años en la trinchera, gestionando proyectos de reformas, equipos de mantenimiento y SAT. He visto cómo se pierden los márgenes de beneficio. Y te aseguro que muchos de esos márgenes no se van en los materiales o en la mano de obra; se van en la «niebla de la desinformación» entre el técnico que hace el trabajo y la persona que emite la la factura.

La mayoría de las facturas rectificativas no nacen de un «dedo gordo» al teclear. Nacen de:

• Un parte de trabajo en papel, arrugado e ilegible.
• Un técnico que apuntó «3 horas» cuando fueron «3.5».
• Un material que se usó y no se apuntó en el albarán.
• Un cliente cuyo NIF estaba mal anotado en un post-it.

En Fixner vemos patrones en los datos de cientos de empresas. Y el patrón es claro: las empresas que digitalizan la captura de datos en origen (partes de trabajo digitales, albaranes en la app del técnico) no solo son más rápidas, sino que ven cómo su número de facturas rectificativas cae en picado, a veces más de un 80%.

Cuando la factura se genera automáticamente desde un parte de trabajo que el cliente ya ha firmado en la tablet, con los materiales imputados desde el almacén y el tiempo registrado por el técnico, la posibilidad de error humano se desploma.

La factura rectificativa es tu red de seguridad. Es una herramienta excelente y necesaria. Pero un buen sistema de gestión operativa (como Fixner) es tu cinturón de seguridad, tu airbag y tus frenos ABS. En un mundo VeriFactu, donde cada factura es un «récord legal» instantáneo, no puedes permitirte que ese récord sea erróneo. El trabajo de un buen software es que nunca tengas que usar la red de seguridad.

Preguntas frecuentes sobre la factura rectificativa

Hemos recopilado las dudas más comunes que nos llegan desde empresas de servicios. Aquí van respuestas directas.