Cómo calcular el precio de un servicio técnico: el método para proteger tu margen de beneficio

Son las tantas de la noche, estás repasando las cuentas y una pregunta te taladra la cabeza: «¿Estaré cobrando lo suficiente?». Miras los partes de trabajo, las facturas de proveedores, las nóminas… y la sensación es de ir a ciegas. Intuyes que ganas dinero, pero no sabes exactamente dónde, ni cuánto, ni por qué. Esa incertidumbre es un ladrón silencioso que se come tu rentabilidad y tu tranquilidad.

El problema no es cuánto trabajas, sino la falta de un método fiable para valorar ese trabajo. Seguir los precios de la competencia o subir «un poco» cada año es navegar en la niebla. Si estás aquí es porque quieres respuestas claras, una hoja de ruta que te devuelva el control. Empecemos a construirla.

Antes de la calculadora: la mentalidad que lo cambia todo

Antes de lanzarnos a sumar y restar, tenemos que enfrentarnos al verdadero enemigo: el «siempre se ha hecho así». Es una mentalidad peligrosa que nos lleva a copiar los precios de la competencia sin entender su estructura de costes, o a subir «un poco» cada año sin una justificación real.

El primer paso es un cambio de mentalidad: dejas de ser un «apaga-fuegos» para convertirte en el arquitecto de tu propia rentabilidad. Tu objetivo no es solo cubrir gastos, es construir un negocio sano, predecible y que crezca de forma sostenible.

Para eso, necesitas datos. No intuiciones. Necesitas conocer tus números como la palma de tu mano, porque son los cimientos sobre los que vas a construir tus precios. Si los cimientos son débiles —como un parte de trabajo mal rellenado—, todo el edificio de tu facturación se tambalea.

Los tres pilares de tu coste real: lo que de verdad te cuesta abrir la persiana

Para poner un precio, primero hay que saber cuánto te cuesta hacer el trabajo. Y no, no es solo el sueldo del técnico y el material. Hay un gigante invisible que se come tus beneficios si no lo controlas. Vamos a desglosarlo en tres territorios.

1. El coste por hora de tu equipo: el motor de tu empresa

Este es el corazón de tu estructura de costes. Calcularlo mal es como intentar dirigir una orquesta donde cada músico tiene una partitura diferente: un desastre garantizado. Hemos dedicado un artículo pilar completo a desgranar con todo detalle cómo calcular el coste por hora de un técnico, pero aquí tienes la aplicación directa y sin rodeos que necesitas para empezar.

El coste por hora de un técnico NO es su sueldo dividido entre las horas que trabaja. Eso es un error de novato. El coste real incluye:

• Salario Bruto Anual: Lo que le pagas antes de impuestos.
• Seguridad Social a cargo de la empresa: Ese 30-34% (aproximado en España) que a menudo se olvida.
• Pagas Extra: Prorrateadas mensualmente.
• Otros costes directos: Mutua, formación obligatoria, ropa de trabajo, herramientas personales, etc.

Suma todo eso y tendrás el Coste Anual Total de ese empleado. Ahora, la parte clave: ¿entre cuántas horas lo divides? No entre todas las horas del año. Tienes que calcular las Horas Productivas Reales.

Cálculo de Horas Productivas: Horas laborables anuales (ej: 1900h) – Horas de vacaciones (ej: 176h) – Horas de festivos (ej: 112h) – Estimación de horas de baja/ausencias (ej: 40h) – Estimación de horas no productivas (reuniones, formación, tiempo en el almacén, etc. ej: 80h) = Total de Horas Productivas Anuales

Ahora sí, la fórmula correcta es:

Coste por Hora del Técnico = Coste Anual Total / Total de Horas Productivas Anuales

Consejo de experto: Haz este cálculo para cada técnico o, si tienen salarios similares, crea una media por categoría (oficial de primera, ayudante…). Este número es la verdad. Es lo que te cuesta tener a ese técnico en la calle, listo para producir, por cada hora facturable.

2. Los costes indirectos: el gigante invisible

Estos son los gastos que tienes, vendas o no vendas, hagas una o cien instalaciones. Son como una manguera llena de agujeros en tu jardín: si no los tapas, la mitad del agua (tu dinero) se pierde por el camino.

Aquí entran:

• Alquiler de la nave u oficina.
• Suministros (luz, agua, internet).
• Gestoría, seguros de responsabilidad civil.
• Amortización de vehículos y maquinaria grande.
• Software de gestión (como Fixner), licencias, ordenadores.
• Marketing y publicidad.
• Salarios del personal de oficina (que no son productivos directamente).

Súmalos todos para tener tu Coste Indirecto Anual.

3. Materiales y repuestos: el coste variable que no puedes ignorar

Parece obvio, pero aquí se escapan muchos euros. No se trata solo de lo que te cuesta la pieza, sino de todo lo que la rodea:

• Coste de adquisición: El precio de compra del material.
• Coste de gestión: El tiempo que tu personal (o tú) dedica a buscarlo, pedirlo, recibirlo y almacenarlo.
• Coste de transporte: Si tienes que ir a buscarlo específicamente.
• Mermas: Material que se daña, se pierde o caduca.

Cómo calcular tu precio de servicio técnico paso a paso: el método del arquitecto

Con los cimientos de los costes bien definidos, ahora vamos a levantar el edificio de tus precios. Este es el método que vemos que funciona, una y otra vez, en las empresas que tienen el control.

Paso 1: Audita tus números sin miedo

Lo primero que vamos a hacer es abrir los libros del año pasado. Coge tus cuentas, tu programa de facturación, y clasifica cada euro que gastaste en las tres categorías que vimos antes: costes de personal, costes indirectos y materiales. Sé brutalmente honesto. El objetivo es tener una foto real, no una ideal.

• Acción: Crea una hoja de cálculo con tres columnas: «Coste de Personal», «Costes Indirectos», «Materiales». Vuelca ahí todos los gastos anuales.

Paso 2: Calcula el coste-hora REAL de tu equipo

Con los datos del paso 1, aplica la fórmula que te di antes para cada miembro de tu equipo técnico. Calcula su coste anual total y divídelo por sus horas productivas estimadas.

• Acción: Calcula el coste/hora de cada técnico. Esto te dará un número, por ejemplo, 22 €/hora para un oficial y 18 €/hora para un ayudante. Esta cifra es tu línea roja. Cobrar por debajo de esto es pagar por trabajar.

Paso 3: Asigna el gigante invisible (los costes indirectos)

Ahora tenemos que repartir esa gran bolsa de costes indirectos entre las horas productivas de tu equipo. ¿Por qué? Porque cada hora de trabajo de un técnico tiene que contribuir a pagar el alquiler de la nave y el sueldo de la persona de administración.

• Acción: Suma el total de horas productivas de TODO tu equipo técnico. Luego, divide tu Coste Indirecto Anual entre ese total de horas. Recargo por Coste Indirecto (€/hora) = Coste Indirecto Anual / Total Horas Productivas Anuales del Equipo Imagina que te sale 8 €/hora. Ahora, súmalo al coste/hora de cada técnico.

Este es tu coste total por hora. El coste de verdad. Por debajo de esta cifra, cada hora que trabajas, pierdes dinero.

Paso 4: Define tu margen estratégico

El margen de beneficio no es avaricia. Es el oxígeno de tu empresa. Es lo que te permite reinvertir, comprar mejores herramientas, contratar a más gente y, sí, dormir tranquilo. Un margen sano suele oscilar entre el 20% y el 40%, dependiendo de tu sector, especialización y competencia.

• Acción: Aplica tu margen deseado sobre el coste total por hora. Precio de Venta por Hora (PVH) = Coste Total por Hora / (1 – % Margen)
• Ejemplo con un 30% de margen para el oficial: 30 € / (1 – 0.30) = 30 € / 0.70 = 42,85 €/hora.

Con este número sobre la mesa, tienes tu precio de venta por hora. Es el ancla que te servirá para definir tu precio de venta para servicios y productos y dejar de ir a ciegas.

Error a evitar: No es lo mismo sumar un 30% que aplicar un 30% de margen. Si a 30€ le sumas el 30% (9€), te da 39€. El margen sobre 39€ no es del 30%, es del 23%. La fórmula correcta es la que te he dado.

Paso 5: Elige tu modelo de tarificación

Con tu PVH como ancla, ahora puedes decidir cómo presentarle los precios a tu cliente:

• Por horas: Ideal para averías o trabajos difíciles de predecir. Es transparente, pero a algunos clientes les genera incertidumbre. (Ej: 42,85 €/h + materiales).
• Precio cerrado: Perfecto para instalaciones o mantenimientos estándar (instalar un aire acondicionado, revisar una caldera…). Calculas las horas que te llevará, las multiplicas por tu PVH, sumas el material con su propio margen (normalmente entre un 15-30%) y presentas un presupuesto cerrado. Te da seguridad a ti y al cliente.
• Contratos de mantenimiento: La joya de la corona. Te garantiza ingresos recurrentes. Calculas las horas anuales estimadas para un cliente, aplicas tu tarifa y lo divides en cuotas mensuales. Es la mejor forma de estabilizar tu flujo de caja.

Más allá de la calculadora: cuándo y cómo ajustar tus precios

Tener una fórmula no significa que la grabes en piedra. El mercado cambia, tus costes cambian (¡hola, inflación!) y tu valor también.

• Revisa tus costes cada 6-12 meses. ¿Ha subido el combustible? ¿Has renovado un seguro? ¿Has subido sueldos? Tu precio debe reflejarlo.
• Escucha al mercado, pero no lo copies. Si tu competencia tira los precios, no entres en esa guerra a menos que sepas con certeza que tu estructura de costes te lo permite. A lo mejor ellos no han hecho este ejercicio y están, literalmente, pagando por trabajar.
• Comunica el valor, no el precio. Un cliente que solo busca lo más barato no suele ser un buen cliente. Tu precio se justifica con tu puntualidad, la calidad de tu trabajo, tu garantía y la tranquilidad que le ofreces. Eso tiene un valor incalculable. Cuando un cliente entiende que le estás vendiendo «cero problemas», el precio pasa a un segundo plano.

Este método es un punto de partida universal, ya gestiones un equipo de SAT o una pequeña empresa de mantenimiento. De hecho, sus principios son tan sólidos que pueden adaptarse a sectores con particularidades complejas, como el de la construcción y las reformas.

Digitalizar tus partes de trabajo con una herramienta como Fixner te da los datos precisos para hacer estos cálculos no una vez al año, sino de forma continua. Sabes exactamente cuántas horas productivas metes, qué materiales gastas en cada servicio y qué trabajos son realmente rentables. Dejas de navegar en la niebla de la desinformación para tomar decisiones con la luz de los datos. Y ese, amigo mío, es el verdadero significado de tener el control.