Gestión de ventas: el primer paso

La gestión de ventas es el primer paso para optimizar la gestión de tu empresa.

En este punto incluimos todo lo que tiene lugar desde que un cliente potencial contacta con tu empresa hasta que le elaboras un presupuesto. De modo que vamos a ver por un lado la captación de clientes, y por otro los presupuestos.

Proceso de captación de clientes

El proceso de captación de clientes consiste en convertir clientes potenciales en clientes. En Fixner esta diferenciación se define de la siguiente forma:

  • Clientes potenciales: son empresas o personas que aún no han cerrado ninguna actividad comercial con la empresa, pero muestran interés en ello. En resumen, son prospecciones a clientes futuros.
  • Clientes: son empresas o personas que necesitan un presupuesto para cerrar alguna operación comercial con la empresa.

Ahora bien, ¿cómo se transforma un cliente potencial en cliente? Vamos a ver un ejemplo de este proceso de captación:

  1. Una persona entra en contacto con tu empresa. Puede ser entrando directamente en tu tienda o estudio, a través de una llamada o desde la web de tu empresa.
  2. Un comercial de tu empresa atiende a esa persona y crea un nuevo cliente potencial.
  3. Este cliente potencial comunica al comercial sus necesidades. Este paso se conoce como “Petición de necesidades”.
  4. El comercial procesa esta petición y valora:
    1. El cliente no tiene necesidades reales: entonces cierra el cliente potencial.
    2. El cliente sí tiene necesidades reales: entonces convierte al cliente potencial en cliente para realizarle un presupuesto.

Seguro que este proceso te resulta familiar: es lo que lleva sucediendo desde hace años en cualquier empresa de reformas. Seguro que ahora mismo te viene a la mente esa ficha que se rellena a mano con los datos del cliente. Pero, ¿quieres saber cómo puedes hacerlo con Fixner?

Recuerda que todos los pasos que has realizado en el seguimiento y gestión del cliente potencial te acercan a tu objetivo final: realizar ventas. De modo que la gestión de clientes es un punto importante de la gestión de ventas de tu empresa.

Seguimiento del proceso de venta

Una vez tienes hecha la ficha del cliente potencial, puedes añadir tareas o notas para organizar y facilitar el seguimiento del mismo.

En las tareas el comercial puede agregar todas las acciones que va a llevar a cabo para realizar el seguimiento del cliente potencial: llamar por teléfono para recordar que se puso en contacto con la empresa, agregar al cliente potencial a una campaña de mails, valorar sus necesidades para determinar la posibilidad de conversión, etc

Para facilitar el seguimiento de las tareas, Fixner te las clasifica en dos pestañas: tareas pendientes y todas las tareas. De este modo puedes centrarte primero en las tareas pendientes, pero también puedes revisar todas las tareas que has ido apuntando para ese cliente potencial.

En las notas el comercial puede añadir toda la información que considere relevante a la hora de tratar con el cliente potencial. Por ejemplo, imagina que este cliente potencial ha llegado a tu tienda interesándose por mobiliario de estilo minimalista para realizar una reforma de su cocina. Esta información debería insertarse en una nota dentro de su ficha personal para evitar mandarle información que no quiere.

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Lo siguiente no aparece en la ficha del cliente, pero es una ayuda increíble para el seguimiento diario del proceso de venta: las tareas aparecen reflejadas en el calendario. Esto te permite organizar la agenda de un simple vistazo. Para hacerlo aún más visual, cada tipo de tarea aparece en un color diferente. Así puedes diferenciar rápidamente llamadas y reuniones, por ejemplo.

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Gestión de los clientes potenciales

Al crear un nuevo cliente potencial debes rellenar sus  datos personales y de ventas (responsable, fuente de procedencia, etc). Parte de la información que introduzcas en la ficha de “Nuevo cliente potencial” aparecerá en la pantalla de seguimiento de clientes potenciales.

Esta pantalla de seguimiento recoge la información más importante para gestionar tu proceso de ventas de un simple vistazo.

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Es más, respecto a este punto, las columnas “Estado” y “Calificación” son vitales para determinar la posible conversión de cliente potencial a cliente.

 

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Conversión de clientes potenciales a clientes

Una vez que el cliente potencial decide solicitar presupuesto de alguno de los servicios de tu empresa, deja de ser cliente potencial y se convierte en cliente. Con Fixner esto es tan sencillo como pulsar un botón. El software convierte al cliente potencial en cliente copiando todos los datos introducidos en la ficha.

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Ten definido tu catálogo de productos y servicios

Definir el catálogo de tu empresa de reformas puede resumirse en dos pasos: hacer un listado con los productos y servicios de tu empresa y ponerles precio. Pero esto no significa que este punto sea poco importante, pues no establecer bien tus precios de venta puede llevarte a perder dinero al realizar descuentos a tus clientes.

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Debes tener claro el listado de productos y servicios que formarán tu catálogo. De esta forma después podrás calcular el precio de venta de tus productos y servicios. Recuerda que Fixner te ahorra los cálculos, pues sólo debes introducir el coste y el margen de beneficio que quieres aplicar y el software realizará todos los cálculos automáticamente.

Además, en el siguiente post puedes consultar cómo calcular el coste hora de tus trabajadores, ¡e incluye una tabla de excel en la que tú introduces los datos relevantes y el cálculo se hace instantáneamente!

¿Has visto todas las tareas que puedes realizar con Fixner dentro de una de las partes de la gestión de ventas? Pues ha llegado el momento de conocer la otra mitad: la elaboración y gestión de presupuestos.

Realizar presupuestos

Una vez el comercial ha determinado que el cliente potencial que tiene necesidades reales y lo ha convertido en cliente, llega el momento de elaborar un presupuesto adaptado a sus necesidades.

Es importante recordar los 5 puntos que debe cumplir todo presupuesto:

  1. Debe reflejar la mejor cara de tu empresa.
  2. La redacción del presupuesto debe ser clara y completa. Plantea las necesidades del cliente y las soluciones que ofrece tu empresa. Cuantas más aclaraciones realices, menos malentendidos habrá en el futuro. Incluye datos como el plazo de entrega, la forma de pago, las garantías y condiciones legales,…
  3. Define bien tu catálogo.
  4. Rapidez a la hora de entregarlo.
  5. Es necesario un seguimiento. 

Como ves, un presupuesto completo puede hacer que tu cliente se decante por tu empresa entre varias opciones. Pero a la vez, un fallo al establecer tus precios de ventas podría hacerte perder dinero. Además, ¿sabes que dedicar más tiempo del debido a realizar el presupuesto también hace perder dinero a tu empresa? Por tanto, según el trabajo que deba realizar tu empresa, deberás realizar el presupuesto de forma ligeramente diferente.

En esta guía voy a explicarte tres formas diferentes de hacer un presupuesto. Nosotros las llamamos:

  1. Presupuesto Básico: Con capítulos pero sin costes.
  2. Presupuesto Intermedio: Con costes y capítulos.
  3. Presupuesto Avanzado: para varias estancias de una vivienda, en donde se hace un presupuesto por estancia. Es interesante realizar este presupuesto desde el proyecto.

Vamos a ver cada una de estas formas por separado y con ejemplos aclaratorios.

Presupuesto con capítulos: Presupuesto Básico

El presupuesto con capítulos es el más sencillo de realizar, ya que en este caso no se tienen en cuenta los costes en los que incurres; pero sí que realizas varios apartados en los presupuestos, con los capítulos.

Voy a mostrártelo con un ejemplo muy básico, en el que el Sr. Gutiérrez quiere cambiar la placa de vitrocerámica de su cocina por una nueva placa de inducción.

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En este presupuesto solamente enumeras los productos y servicios que son facturables al cliente, diferenciándolos con los capítulos.

En nuestra Guía de Soporte tienes la información ampliada de este tipo de presupuesto. Te recomiendo que la consultes y prestes especial atención al apartado “Facturación Productos/Servicios“.

A modo de resumen, te diré que las líneas de facturación son los productos o servicios que facturarás a tu cliente. Puedes separarlas por capítulos e incluso incluir líneas de texto con carácter informativo o aclaratorio.

En cualquier presupuesto que realices, el apartado “Resumen de Importes” se rellena automáticamente.

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Presupuesto con capítulos y costes: Presupuesto Intermedio

En el presupuesto con capítulos y costes, tienes en cuenta los costes de los distintos productos o servicios que facturarás a tu cliente. Además, utilizas los capítulos para realizar varios apartados en el presupuesto.

El primer paso para realizar un presupuesto con capítulos y costes es activar la gestión de costes en la configuración de tu empresa.

En este ejemplo el Sr. Gutiérrez desea realizar la reforma completa del baño de su vivienda.

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En nuestra Página de Soporte puedes ver paso a paso cómo hacer un presupuesto con capítulos y costes. Por ello, en esta guía para gestionar tu empresa de reformas veremos los puntos relevantes de este presupuesto.

En el bloque Costes Productos/Servicios debes añadir todos los costes de los productos y servicios que incurren en el presupuesto (incluso aquellos cuyo coste no se repercuten al cliente). Puedes seleccionar en el menú desplegable productos o servicios ya disponibles en tu catálogo, o crearlos nuevos desde esta misma casilla.

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Pulsando el icono “Generar línea de facturación” puedes facturar los costes de los productos o servicios que sí repercuten a tu cliente. Además, puedes elegir entre tres tipos diferentes de líneas de facturación:

  1. Línea de facturación relacionada. Se creará una línea de facturación relacionada con la línea de coste. Así, si modificas algún dato de la línea de coste, se modificará también la línea de facturación.
  2. Línea de facturación relacionada y editable. Se creará una línea de facturación relacionada con la línea de coste, y a la vez también será editable. Puedes usar esta línea, por ejemplo, cuando la línea de coste representa una cantidad estimada de horas de trabajo. De esta forma, podrás modificar la línea de facturación con la cantidad real de horas trabajadas.
  3. Línea de facturación No relacionada. Esta línea de facturación se crea a partir de la línea de coste y sólo se aplica el margen de beneficio. Pero si posteriormente realizas algún cambio en la línea de coste, la línea de facturación NO se verá modificada.

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El bloque “Resumen de Importes” se rellena automáticamente a partir de la información anterior.

Se trata de un resumen de los importes asociados al presupuesto creado, en el que puedes ver: el subtotal, los descuentos aplicados, la base imponible, los impuestos y el importe final. Y lo más importante: puedes ver el margen de beneficio de este presupuesto. De esta forma, si no es el esperado, puedes realizar las modificaciones oportunas antes de entregarlo a tu cliente.

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Presupuesto por estancias: Presupuesto Avanzado

Creación del proyecto

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En el caso de un presupuesto para varias estancias, te aconsejamos realizarlo siempre desde el proyecto. Este paso te dará mayor control sobre todo el proceso y trabajo de este proyecto en el futuro. A modo de resumen, podrás hacer un seguimiento económico, de ejecución, de facturas y tesorería de cada proyecto. También podrás controlar el trabajo en el calendario, ver los presupuestos asociados a cada proyecto,…

Por tanto, para crear un presupuesto avanzado, tan sólo debes:

  1. Crear el proyecto de trabajo. En este paso, es importante seleccionar correctamente el tipo de proyecto y el tipo de facturación. Estos dos datos te serán de ayuda posteriormente, por ejemplo, al facturar.
  2. gestionar-empresa-de-reformas-campos-proyectoIr a la pantalla general del proyecto.
  3. Hacer clic en Presupuesto.
  4. Clic en Crear Presupuesto.
  5. Hacer un presupuesto intermedio para cada estancia y opción que desees presentar a tu cliente.

Presupuesto por estancias

Vamos a ver un ejemplo de presupuesto avanzado o por estancias.

En este caso, el Sr. Gutiérrez quiere hacer una reforma completa tanto del baño como de la cocina de su vivienda. Es decir, este proyecto incluye trabajar en dos estancias diferentes de la vivienda.

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Para esta forma de presupuesto, debes realizar un presupuesto para cada una de las estancias del proyecto. Dentro de cada presupuesto, debes hacer un capítulo para cada oficio. Aunque la primera impresión es que es una forma complicada de realizar el presupuesto, no es ni más ni menos que hacer un presupuesto con capítulos y costes para cada estancia.

La siguiente imagen resume lo que sería el presupuesto por estancias para el ejemplo propuesto:

  • Se ha creado un proyecto llamado “Reforma Baño y Cocina Sr. Gutierrez”
  • Se ha realizado un presupuesto para el baño.
  • Se ha creado un presupuesto para la cocina.
  • Existen dos presupuestos para electrodomésticos. De esta forma puedes presentar al cliente opciones de varias gamas y que sea él quién decida en función del montante final.
  • Dentro de cada presupuesto, se han separado los distintos oficios por capítulos.

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La forma de realizar cada uno de los presupuestos es exactamente igual que en el caso de un presupuesto intermedio (o presupuesto con capítulos y costes).

Otra posibilidad muy interesante que ofrece Fixner en cuanto al tema presupuestos es que puedes imprimir los que tú quieras y en el orden que desees. Esto es tan sencillo como numerar los presupuestos según el orden que deben aparecer para tu cliente. Como puedes ver en el siguiente ejemplo, los presupuestos se imprimirían en el siguiente orden: baño, cocina y opción elegida de electrodomésticos. Además, el presupuesto de electrodomésticos descartado por el cliente NO se imprimirá (basta con marcarlo como de orden 0).

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A modo de resumen…

En este capítulo has visto cómo Fixner puede ayudarte a:

  • Dar de alta clientes potenciales y realizar su seguimiento hasta convertirlos en clientes.
  • Definir tu catálogo de productos y servicios
  • Realizar presupuestos de varias formas diferentes

Por ahora hemos terminado con el punto de “Gestión de ventas”. Pero gestionar tu empresa implica mucho más, de modo que te invito a leer el capítulo 2: “Gestión de proyectos y del trabajo diario”.